Eine HR KPI Vorlage ist ein strukturiertes Tool (meist Excel oder Dashboard), mit dem du die wichtigsten Personalkennzahlen systematisch erfassen, berechnen und visualisieren kannst. Zu den zentralen HR-KPIs gehören Recruiting-Kennzahlen (Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality-of-Hire), Retention-Metriken (Fluktuationsrate, Mitarbeiterbindung) und Performance-Indikatoren (Produktivität, Zielerreichung). Mit einer durchdachten Vorlage kannst du datenbasierte Personalentscheidungen treffen und die Wirksamkeit deiner HR-Strategie messen.
Was sind HR KPIs?
HR KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Kennzahlen, die den Erfolg deiner Personalstrategie im Kontext der Unternehmensziele abbilden. Im Gegensatz zu allgemeinen Kennzahlen, die lediglich Daten erfassen (z.B. Anzahl Bewerbungen), sind KPIs strategisch relevante Metriken, die direkt auf definierte Geschäftsziele einzahlen.
Ein KPI muss SMART sein: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Terminiert. Wenn dein Unternehmen beispielsweise Recruitingkosten senken möchte, wäre "Cost-per-Hire unter 3.000€" ein konkreter KPI. Die reine Kennzahl "Recruitingkosten: 45.000€ im Quartal" hingegen ist deskriptiv, aber nicht zielorientiert.
KPIs vs. Kennzahlen: Der Unterschied
Während Kennzahlen ein breites Spektrum an Informationen umfassen, beziehen sich KPIs als essenzielle Leistungsindikatoren direkt auf strategische Ziele. Nicht jede messbare Zahl ist automatisch ein KPI – sie muss die Einzigartigkeit und Ziele deines Unternehmens widerspiegeln.
Die Balanced Scorecard im HR
Ein bewährtes Framework für die Strukturierung von HR-KPIs ist die Balanced Scorecard von Kaplan und Norton. Sie unterteilt KPIs in vier Perspektiven:
- Finanzperspektive: Cost-per-Hire, Personalkosten als Anteil am Umsatz
- Kundenperspektive: Candidate Experience, Mitarbeiterzufriedenheit (eNPS)
- Prozessperspektive: Time-to-Hire, Abschlussquote im Recruiting
- Lern- und Entwicklungsperspektive: Trainingseffektivität, interne Beförderungsquote
Laut einer PwC-Studie aus 2024 sind Unternehmen mit fortschrittlichen HR-Analytics 3x erfolgreicher bei der Verbesserung der Mitarbeiterleistung und 1,5x erfolgreicher bei der Talentbindung. HR-KPIs sind damit kein "Nice-to-have", sondern ein strategisches Muss.
Die wichtigsten HR KPIs im Überblick
Eine HR KPI Vorlage sollte die folgenden Kernbereiche abdecken. Wähle aus jedem Bereich 2-3 KPIs, die zu deinen Unternehmenszielen passen.
Recruiting-KPIs
Time-to-Hire: Die Zeit von der Jobausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie misst die Effizienz deines Recruiting-Prozesses. Der deutsche Durchschnitt liegt bei 30-50 Tagen, abhängig von Branche und Position.
Berechnung: Time-to-Hire = Datum Jobannahme - Datum Jobposting (in Tagen)
Cost-per-Hire: Die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung. Diese umfassen Recruiting-Software, Stellenanzeigen, Personalkosten für Interviews und Onboarding.
Berechnung: Cost-per-Hire = Gesamtrecruiting-Kosten ÷ Anzahl Einstellungen
Quality-of-Hire: Die Qualität neuer Mitarbeiter:innen, gemessen an Performance, Retention nach 12 Monaten und Cultural Fit. Eine hohe Quality-of-Hire zeigt sich darin, dass neue Mitarbeiter:innen ihre Leistungsziele übertreffen und langfristig im Unternehmen bleiben.
Beispiel: Von 20 Neueinstellungen 2024 sind nach 12 Monaten noch 18 im Unternehmen, und 15 übertreffen ihre Performance-Erwartungen → Quality-of-Hire = 75%
Retention-KPIs
Fluktuationsrate: Der Anteil der Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen in einem Zeitraum verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate verursacht erhebliche Kosten durch Recruiting und Einarbeitung.
Berechnung: Fluktuationsrate = (Anzahl Kündigungen ÷ durchschnittliche Mitarbeiterzahl) × 100
Mitarbeiterbindungsrate: Der Anteil der Mitarbeiter:innen, die zu Jahresbeginn beschäftigt waren und zum Jahresende noch im Unternehmen sind. Sie zeigt die Stabilität deiner Belegschaft.
90-Tage-Quit-Rate: Der Anteil neuer Mitarbeiter:innen, die innerhalb der ersten 90 Tage kündigen. Eine hohe Quote deutet auf Probleme im Onboarding oder auf Fehlentscheidungen im Recruiting hin.
Performance-KPIs
Umsatz pro Mitarbeiter:in: Eine Kennzahl für die Gesamtproduktivität deines Unternehmens. Sie wird berechnet, indem der Gesamtumsatz durch die Anzahl der Mitarbeiter:innen geteilt wird. Wichtig: Benchmark innerhalb deiner Branche, da die Werte stark variieren.
Zielerreichungsgrad: Der Anteil der Mitarbeiter:innen, die ihre individuellen oder Team-Ziele erreichen oder übertreffen. Dieser KPI zeigt, wie effektiv dein Performance-Management-System ist.
Entwicklungs-KPIs
Trainingseffektivität: Misst, ob Weiterbildungsmaßnahmen den gewünschten Effekt haben. Dies kann durch Wissenstests, Performance-Verbesserung oder Mitarbeiter-Feedback erfasst werden.
Interne Beförderungsquote: Der Anteil der Führungspositionen, die intern besetzt werden. Eine hohe Quote zeigt, dass du erfolgreich Talente entwickelst und bindest.
HR KPI Vorlage: Aufbau und Nutzung
Eine professionelle HR KPI Vorlage sollte drei Kernelemente enthalten: Datenerfassung, Berechnung und Visualisierung.
Was gehört in eine KPI-Vorlage?
- Stammdaten-Bereich: Erfasse alle Basisinformationen (Mitarbeiterzahl, Neueinstellungen, Kündigungen, Recruitingkosten). Diese Daten bilden die Grundlage für alle Berechnungen.
- Formel-Bereich: Vordefinierte Berechnungen für jeden KPI. Beispiel: Eine Zelle für Time-to-Hire berechnet automatisch die Differenz zwischen Einstellungsdatum und Ausschreibungsdatum.
- Dashboard-Bereich: Visuelle Darstellung der KPIs in Form von Diagrammen. Ein gut gestaltetes Dashboard zeigt auf einen Blick, ob du deine Ziele erreichst oder Handlungsbedarf besteht.
- Zielwerte & Benchmarks: Definiere für jeden KPI einen Zielwert (z.B. "Time-to-Hire < 35 Tage") und vergleiche mit Branchenbenchmarks.
Excel vs. HR-Software: Vor- und Nachteile
Excel-Vorlage:
- ✓ Kostenlos und sofort verfügbar
- ✓ Flexibel anpassbar
- ✓ Keine Einarbeitung in neue Software nötig
- ✗ Manuelle Dateneingabe zeitaufwändig
- ✗ Fehleranfälligkeit bei komplexen Formeln
- ✗ Keine Echtzeit-Daten
HR-Software (z.B. Personio, Factorial, Haufe HR Analytics):
- ✓ Automatisierte Datenerfassung
- ✓ Echtzeit-Dashboards
- ✓ Integration mit anderen HR-Systemen (ATS, Zeiterfassung)
- ✗ Kostenpflichtig (ab ~50€/Monat pro User)
- ✗ Einarbeitungszeit erforderlich
- ✗ Abhängigkeit vom Anbieter
Empfehlung: Starte mit einer Excel-Vorlage, wenn du weniger als 50 Mitarbeiter:innen hast oder gerade erst mit HR-Analytics beginnst. Wechsle zu einer HR-Software, sobald der manuelle Aufwand zu groß wird oder du Echtzeit-Reporting benötigst.
Eine Hybrid-Lösung ist die Kombination von HR-Software mit Power BI: Du ziehst Daten automatisch aus deinem HR-System (z.B. über Personio API) und visualisierst sie in einem individuellen Dashboard.
Dashboard-Gestaltung: Visualisierung von Kennzahlen
Ein effektives KPI-Dashboard folgt diesen Prinzipien:
- Weniger ist mehr: Zeige maximal 8-10 KPIs pro Dashboard. Zu viele Zahlen überfordern und verwässern den Fokus.
- Farbcodierung: Nutze ein Ampelsystem (Grün = Ziel erreicht, Gelb = Warnung, Rot = Handlungsbedarf). So erkennst du kritische Bereiche sofort.
- Trend-Visualisierung: Zeige nicht nur aktuelle Werte, sondern auch die Entwicklung über Zeit (z.B. Time-to-Hire der letzten 12 Monate als Liniendiagramm).
- Vergleichswerte: Stelle IST-Werte neben Zielwerte und Benchmarks. So siehst du auf einen Blick, ob du auf Kurs bist.
So wählen Sie die richtigen KPIs aus
Die Auswahl der richtigen KPIs ist entscheidend. Zu viele KPIs führen zu Überforderung, zu wenige lassen wichtige Bereiche unkontrolliert.
Die SMART-Kriterien für KPIs
Jeder KPI sollte diese fünf Kriterien erfüllen:
Spezifisch: Der KPI beschreibt genau, was gemessen wird. Statt "Recruiting verbessern" → "Time-to-Hire von 50 auf 35 Tage reduzieren".
Messbar: Du kannst den KPI quantitativ erfassen. "Mitarbeiterzufriedenheit" ist vage, "eNPS-Score über 30" ist messbar.
Erreichbar: Der KPI ist ambitioniert, aber realistisch. Eine Reduktion der Fluktuationsrate von 25% auf 5% innerhalb von 3 Monaten ist unrealistisch.
Relevant: Der KPI zahlt direkt auf Unternehmensziele ein. Wenn Kostensenkung Priorität hat, sind Cost-per-Hire und Fluktuationskosten relevanter als Trainingseffektivität.
Terminiert: Der KPI hat einen klaren Zeitrahmen. "Bis Q3 2026" statt "irgendwann".
Checkliste: 5 Schritte zur KPI-Auswahl
Schritt 1: Definiere deine HR-Strategie und Unternehmensziele. Beispiel: "Wir wollen 2026 um 20% wachsen und benötigen dafür 30 neue Mitarbeiter:innen."
Schritt 2: Identifiziere die kritischen HR-Bereiche. Im Wachstumsszenario sind das: Recruiting-Effizienz, Einarbeitungszeit, Mitarbeiterbindung.
Schritt 3: Wähle 2-3 KPIs pro Bereich. Fokus auf das Wesentliche: Time-to-Hire, Quality-of-Hire (Recruiting), 90-Tage-Quit-Rate (Onboarding), Fluktuationsrate (Bindung).
Schritt 4: Definiere Zielwerte basierend auf Ist-Werten und Benchmarks. Wenn deine aktuelle Time-to-Hire bei 55 Tagen liegt und der Branchenschnitt bei 40 Tagen, ist "45 Tage bis Q2 2026" ein realistisches Ziel.
Schritt 5: Review nach 6 Monaten. Passe KPIs an veränderte Prioritäten an. Wenn das Wachstumsziel erreicht ist, verlagert sich der Fokus vielleicht auf Retention oder Produktivität.
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Zu viele KPIs tracken. Faustregel: Maximal 10 KPIs gleichzeitig. Weniger ist mehr, wenn es um Fokus geht.
Fehler 2: KPIs ohne Zielwerte. Ein KPI ohne Zielwert ist nur eine Kennzahl. "Time-to-Hire: 48 Tage" sagt wenig aus. "Time-to-Hire: 48 Tage (Ziel: 40 Tage)" schafft Handlungsdruck.
Fehler 3: Nur quantitative KPIs. Ergänze harte Zahlen durch qualitative Metriken. Neben "Anzahl Einstellungen" solltest du auch "Candidate Experience Score" messen.
Fehler 4: KPIs isoliert betrachten. Kontext ist wichtig. Eine niedrige Time-to-Hire kann gut sein – oder darauf hindeuten, dass du zu schnell entscheidest und die Quality-of-Hire leidet.
Recruiting-KPIs optimieren mit digitalen Tools
Gerade im Recruiting bieten digitale Eignungsdiagnostik-Tools großes Potenzial zur Optimierung von KPIs. Moderne Plattformen ermöglichen objektive, schnelle Bewertungen durch Game-Based Assessments und wissenschaftlich fundierte Verfahren.
Die Praxis zeigt: Unternehmen wie MCI Deutschland konnten durch den Einsatz digitaler Eignungsdiagnostik ihre Time-to-Hire um 55% reduzieren und die Cost-per-Hire um 92% senken. Die Abschlussquote im Assessment lag bei 96%, und die Vorhersagekraft war 5x stärker als bei traditionellen Methoden.
Solche Tools wirken auf drei Ebenen:
- Time-to-Hire-Reduktion: Schnelle Assessments (15-20 Minuten) ermöglichen eine effiziente Vorauswahl. Statt 50 Kandidat:innen zu Interviews einzuladen, konzentrierst du dich auf die 10 mit der höchsten Passung.
- Quality-of-Hire-Steigerung: Objektive Eignungsdiagnostik erhöht die Trefferquote. Wissenschaftlich validierte Verfahren reduzieren Unconscious Bias und messen relevante Kompetenzen statt nur CV-Passung.
- Cost-per-Hire-Senkung: Effiziente Vorauswahl bedeutet weniger Interviews, weniger Fehlbesetzungen und damit niedrigere Gesamtkosten.
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Häufige Fragen zu HR KPI Vorlagen
Was ist eine HR KPI Vorlage?
Eine HR KPI Vorlage ist ein strukturiertes Tool (meist Excel oder Dashboard) zur Erfassung und Visualisierung von Personalkennzahlen. Sie enthält vordefinierte Formeln und Kategorien (z.B. Recruiting, Retention, Performance) und ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne KPI-Wissen von Grund auf aufbauen zu müssen. Die Vorlage hilft, die HR-Strategie messbar zu machen und Fortschritte zu tracken.
Welche HR KPIs sollte ich unbedingt tracken?
Konzentriere dich auf 5-10 strategisch relevante KPIs: (1) Recruiting: Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality-of-Hire (Trefferquote), (2) Retention: Fluktuationsrate, Mitarbeiterbindungsrate, 90-Tage-Quit-Rate, (3) Performance: Umsatz pro Mitarbeiter:in, Zielerreichungsgrad, (4) Entwicklung: Trainingseffektivität, interne Beförderungsquote. Faustregel: Wähle KPIs, die direkt auf deine Unternehmensziele einzahlen.
Wie berechne ich Time-to-Hire?
Die Formel lautet: Time-to-Hire = Datum Jobannahme - Datum Jobposting (in Tagen). Beispiel: Stelle am 1. Januar ausgeschrieben, Kandidat:in unterschreibt am 15. Februar → Time-to-Hire = 45 Tage. Der deutsche Durchschnitt liegt bei 30-50 Tagen (je nach Branche). Ziel ist die Reduktion durch effiziente Prozesse wie objektive Eignungsdiagnostik.
Was ist der Unterschied zwischen KPIs und Kennzahlen?
Kennzahlen sind alle messbaren Daten (z.B. Anzahl Bewerbungen, Gehaltssumme). KPIs sind strategisch relevante Kennzahlen, die direkt auf Unternehmensziele einzahlen. Nicht jede Kennzahl ist automatisch ein KPI. KPIs müssen SMART sein: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert.
Kostenlose HR KPI Vorlage – wo finde ich eine?
Anbieter wie Factorial, Kenjo und AIHR bieten kostenlose Excel-Vorlagen zum Download. Achte auf vordefinierte Formeln, Dashboard-Visualisierung und Anpassbarkeit. Prüfe, ob die Vorlage zu deiner Unternehmensgröße passt (KMU vs. Konzern). Alternativ kannst du HR-Software mit integriertem KPI-Dashboard nutzen (z.B. Personio, Haufe HR Analytics).
Excel-Vorlage oder HR-Software für KPIs?
Excel-Vorlage: Kostenlos, flexibel, aber manueller Aufwand (Dateneingabe, Updates). HR-Software: Automatisiert, Echtzeit-Daten, aber kostenpflichtig (ab ~50€/Monat). Empfehlung für KMU: Starte mit Excel, wechsle bei >50 Mitarbeiter:innen zu Software. Hybrid-Lösung: Power BI + Personio API für automatisierte Dashboards.
Wie viele HR KPIs sollte ich tracken?
Faustregel: 5-10 KPIs pro HR-Bereich (Recruiting, Retention, Performance). Weniger ist mehr – zu viele KPIs führen zu Überforderung und fehlender Priorisierung. Fokussiere auf KPIs, die direkt auf strategische Ziele einzahlen (z.B. Kostensenkung → Cost-per-Hire). Führe jährliche Überprüfungen durch und passe KPIs an veränderte Ziele an (z.B. Homeoffice-Quote seit 2020).
Wie optimiere ich Recruiting-KPIs mit digitalen Tools?
Moderne Eignungsdiagnostik-Tools können Recruiting-KPIs signifikant verbessern: (1) Time-to-Hire: Schnelle Assessments (z.B. Game-Based Diagnostik) verkürzen die Prozessdauer, (2) Quality-of-Hire: Objektive Eignungsdiagnostik erhöht die Trefferquote und reduziert Fehlbesetzungen, (3) Cost-per-Hire: Effiziente Vorauswahl reduziert Interviewanzahl und Recruitingkosten. Beispiel: MCI Deutschland konnte Time-to-Hire um 55% reduzieren und Cost-per-Hire um 92% senken.
Fazit
HR KPI Vorlagen sind unverzichtbare Werkzeuge für datengetriebene Personalarbeit. Sie ermöglichen es dir, die Wirksamkeit deiner HR-Strategie messbar zu machen und kontinuierlich zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der intelligenten Auswahl: Fokussiere dich auf 5-10 strategisch relevante KPIs, die SMART-Kriterien erfüllen und direkt auf deine Unternehmensziele einzahlen.
Starte mit einer einfachen Excel-Vorlage, wenn du noch am Anfang stehst. Sobald dein Unternehmen wächst oder der manuelle Aufwand zu groß wird, lohnt sich der Wechsel zu einer HR-Software mit automatisiertem Reporting. Besonders im Recruiting bieten digitale Lösungen wie objektive Eignungsdiagnostik großes Optimierungspotenzial – sowohl für Time-to-Hire als auch für Quality-of-Hire und Cost-per-Hire.
Vergiss nicht: KPIs sind Mittel zum Zweck, nicht Selbstzweck. Sie sollen dir helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und deine HR-Arbeit kontinuierlich zu verbessern. Review und passe deine KPIs regelmäßig an veränderte Prioritäten an.
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Quellen
- AIHR Academy: HR KPIs: Guide, 20 Examples & Free Template. 2024. https://www.aihr.com/blog/human-resources-key-performance-indicators-hr-kpis/
- Kaplan, Robert S.; Norton, David P.: The Balanced Scorecard. Harvard Business Review Press, 1996.
- PwC: HR Analytics Study. 2024. https://www.pwc.com
- SHRM (Society for Human Resource Management): How to Establish Key Performance Indicators. 2023. https://www.shrm.org
- Factorial HR: Kennzahlen: 7 wichtige HR KPIs im Überblick. 2024. https://factorialhr.de/blog/kennzahlen/
- Recruitee: 14 HR-KPIs, die Sie im Jahr 2025 verfolgen müssen. 2024. https://recruitee.com/de-artikel/hr-kpis
- Haufe: HR-KPIs: Mit Personalkennzahlen strategische Ziele erreichen. 2024. https://www.haufe.de/hr/magazin/hr-kpis-mit-personalkennzahlen-strategische-ziele-erreichen
- MCI Deutschland GmbH: Erfolgsgeschichte – Digitalisierung im Recruiting. Aivy, 2024. https://www.aivy.app/erfolgsgeschichten/mci-deutschland-gmbh
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