Personalinformationssystem – Definition, Funktionen & DSGVO

Ein Personalinformationssystem (PIS) ist eine Softwarelösung, die alle personalbezogenen Daten eines Unternehmens zentral erfasst, verwaltet und auswertet – von Stammdaten über Arbeitszeiterfassung bis hin zu Recruiting und Weiterbildung. Es bildet die digitale Grundlage für effizientes, DSGVO-konformes HR-Management. Moderne Systeme sind modular aufgebaut und lassen sich mit spezialisierten Tools – etwa Bewerbermanagementsystemen oder Eignungsdiagnostik-Plattformen – integrieren.

Was ist ein Personalinformationssystem?

Ein Personalinformationssystem, kurz PIS, ist eine zentrale Datenbank- und Verwaltungslösung für alle Informationen rund um die Belegschaft eines Unternehmens. Im englischen Sprachraum ist der Begriff HRIS (Human Resource Information System) geläufig. Das System bündelt Daten, die bisher verteilt in Tabellenkalkulationen, E-Mails und verschiedenen Einzellösungen abgelegt wurden, in einer einheitlichen, strukturierten Plattform.

Der Ursprung liegt in den 1970er Jahren, als erste computergestützte Personalverwaltungssysteme in Großunternehmen eingeführt wurden. Heute sind PIS-Lösungen auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich und als Cloud-Services verfügbar. Sie decken den gesamten Employee-Lifecycle ab: vom ersten Bewerbungseingang über Onboarding, Entwicklung und Vergütung bis hin zum Austritt.

HRIS, HRMS und HCM – was ist der Unterschied?

In der Praxis werden die Begriffe HRIS, HRMS und HCM häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Funktionsumfänge beschreiben:

HRIS (Human Resource Information System) ist der Grundtyp: Fokus auf Datenverwaltung und Administration – Stammdaten, digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung. Geeignet für Unternehmen, die eine solide Datenbasis schaffen möchten.

HRMS (Human Resource Management System) erweitert das HRIS um operative HR-Prozesse: Onboarding-Workflows, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen und strukturierte Mitarbeiterkommunikation. Es unterstützt HR-Verantwortliche bei der täglichen operativen Arbeit.

HCM (Human Capital Management) ist die umfassendste Kategorie. Neben operativen Funktionen enthält sie strategische Module: Talentmanagement, Workforce Planning, Nachfolgeplanung und People Analytics. Große Unternehmen setzen auf HCM-Suiten wie SAP SuccessFactors oder Workday, um HR als strategischen Geschäftsbereich zu steuern.

Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein solides HRIS oder HRMS der passende Einstieg – eine vollständige HCM-Suite ist erst ab einer Mitarbeiterzahl von mehreren Hundert Personen wirtschaftlich sinnvoll.

Typische Funktionen eines Personalinformationssystems

Personalstammdaten und digitale Personalakte

Der Kern jedes PIS ist die zentrale Verwaltung von Stammdaten: Name, Adresse, Bankverbindung, Vertragsdetails, Qualifikationen und Organigramm-Position. Die digitale Personalakte ersetzt die physische Akte und ermöglicht rollenbasierte Zugriffsrechte – nur berechtigte Personen sehen sensible Informationen. Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Zeugnisse lassen sich direkt im System ablegen und revisionssicher archivieren.

Zeitwirtschaft und Abwesenheitsverwaltung

Moderne PIS erfassen Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit) automatisiert. Mitarbeitende können Anträge digital stellen, Vorgesetzte genehmigen per Klick. Das reduziert manuelle Prozesse und liefert verlässliche Daten für die Lohnabrechnung.

Recruiting-Modul und Eignungsdiagnostik

Viele PIS-Lösungen integrieren ein ATS (Applicant Tracking System), das Stellenausschreibungen, Bewerbungseingang und Kandidatenkommunikation koordiniert. Fortschrittliche Systeme lassen sich über standardisierte Schnittstellen (API) mit spezialisierten Eignungsdiagnostik-Plattformen verbinden. So fließen Assessment-Ergebnisse direkt ins Bewerberprofil im PIS – ohne Medienbrüche und manuelle Doppeleingaben.

MCI Deutschland hat diesen Ansatz konsequent umgesetzt: Durch die Integration eines ATS mit einer Eignungsdiagnostik-Plattform konnte das Unternehmen die Time-to-Hire um 55 % reduzieren und die Cost-per-Hire um 92 % senken. Die Erfolgsgeschichte von MCI zeigt, wie ein vollständig digitalisierter, vernetzter Recruiting-Prozess in der Praxis aussieht.

Die digitale Plattform Aivy lässt sich über offene Schnittstellen in bestehende HR-Systeme einbinden und übermittelt validierte Assessment-Ergebnisse direkt in den Bewerberprozess – für eine objektive, vorurteilsfreiere Personalauswahl.

Weiterbildung und Talentmanagement

Lernmodule (LMS-Integration) und Kompetenzprofile ermöglichen es HR, Weiterbildungsbedarfe zu identifizieren und zu steuern. Für weiterführende Informationen zur systematischen Potenzialanalyse bietet das Aivy-Lexikon einen separaten Artikel.

Reporting und HR-Analytics

Ein zentrales PIS liefert die Datenbasis für fundierte Entscheidungen: Fluktuation, Time-to-Hire, Headcount-Entwicklung, Krankenquoten. HR-Analytics-Funktionen ermöglichen es, Muster zu erkennen und HR-Strategien datengestützt anzupassen – statt auf Bauchgefühl zu vertrauen.

DSGVO und Datenschutz: Was muss ein PIS erfüllen?

Erlaubte Datenkategorien (BDSG §26)

Gemäß §26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dürfen im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses nur Daten verarbeitet werden, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Typische erlaubte Datenkategorien sind: Name, Adresse, Bankverbindung, Vertragsdaten, Qualifikationen und Leistungsbeurteilungen.

Besonders sensible Daten – etwa Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft – unterliegen erhöhtem Schutz nach Art. 9 DSGVO und dürfen grundsätzlich nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet werden. Das Prinzip der Datensparsamkeit gilt: Im PIS darf nur gespeichert werden, was wirklich benötigt wird.

Aufbewahrungsfristen

Personaldaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Orientierungsrahmen:

• Lohnunterlagen und buchführungsrelevante Dokumente: 6 Jahre (§ 147 AO) bis 10 Jahre (§ 257 HGB)
• Bewerberdaten abgelehnter Kandidat:innen: Maximal 6 Monate nach Absage (AGG-Ausschlussfrist)
• Allgemeine Personalakten: In der Regel bis zu 10 Jahre nach Ausscheiden aus dem Unternehmen

Ein gutes PIS unterstützt automatisierte Löschfristen und informiert HR-Verantwortliche rechtzeitig über ablaufende Aufbewahrungspflichten.

Anforderungen an Cloud-Lösungen (AVV und Serverstandort)

Wer eine Cloud-basierte PIS-Lösung nutzt, muss mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abschließen. Dieser regelt, wie der Anbieter die übermittelten Personaldaten verarbeiten darf. Außerdem sollte der Serverstandort innerhalb der EU liegen, um DSGVO-Konformität sicherzustellen. Anbieter aus Drittländern (z. B. USA) erfordern zusätzliche Prüfung der Datentransfer-Grundlagen (z. B. Standardvertragsklauseln).

Personalinformationssystem auswählen: Checkliste für HR

Vor der Systemauswahl lohnt sich eine strukturierte Bedarfsanalyse. Folgende Fragen helfen dabei:

Funktionsumfang:

• Welche HR-Prozesse sollen abgebildet werden (Stammdaten, Recruiting, Zeitwirtschaft, Weiterbildung)?
• Werden Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung, ATS oder Eignungsdiagnostik benötigt?
• Sind Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende gewünscht?

Technische Anforderungen:

• Cloud (SaaS) oder On-Premise?
• Mobile-Nutzung erforderlich?
• Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden?

Compliance:

• Wird ein AVV angeboten?
• Liegt der Serverstandort in der EU?
• Werden automatisierte Löschfristen unterstützt?

Unternehmensgröße und Budget:

• Bis 100 Mitarbeitende: Einfache HRIS-Lösungen (z. B. Personio, Kenjo, HeavenHR)
• 100–500 Mitarbeitende: Modulare HRMS-Plattformen (z. B. DATEV, Rexx Systems)
• Über 500 Mitarbeitende: Umfassende HCM-Suiten (z. B. SAP SuccessFactors, Workday)

Für Unternehmen, die auch das Thema Cultural Fit oder interne Personalbeschaffung im PIS abbilden möchten, bieten sich Lösungen mit integrierten Talentmanagement-Modulen an.

Häufige Fragen zu Personalinformationssystemen

Was ist ein Personalinformationssystem?

Ein Personalinformationssystem (PIS oder HRIS) ist eine Softwarelösung zur zentralen Verwaltung aller personalbezogenen Daten eines Unternehmens. Es umfasst typischerweise Stammdatenverwaltung, digitale Personalakte, Zeitwirtschaft, Abwesenheitsverwaltung, Recruiting-Unterstützung und Reporting-Funktionen.

Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM?

HRIS konzentriert sich auf die Datenverwaltung und Administration. HRMS erweitert dies um operative HR-Prozesse wie Onboarding und Gehaltsabrechnung. HCM ist die umfassendste Kategorie und deckt zusätzlich strategische Funktionen wie Talentmanagement und Workforce Planning ab. In der Praxis werden die Begriffe häufig synonym verwendet.

Welche Daten darf ein Personalinformationssystem speichern?

Gemäß BDSG §26 dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Typisch erlaubt sind: Name, Adresse, Bankverbindung, Vertragsdaten und Qualifikationen. Besonders sensible Daten (Gesundheit, Religion) erfordern eine ausdrückliche Einwilligung. Der DSGVO-Grundsatz der Datensparsamkeit ist strikt einzuhalten.

Wie lange müssen Personaldaten aufbewahrt werden?

Lohnunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 147 AO) bzw. 10 Jahren bei buchführungsrelevanten Unterlagen (§ 257 HGB). Bewerberdaten abgelehnter Kandidat:innen dürfen maximal 6 Monate aufbewahrt werden. Allgemeine Personalakten werden in der Regel bis zu 10 Jahre nach dem Ausscheiden archiviert.

Was muss eine DSGVO-konforme PIS-Lösung leisten?

Zu den Mindestanforderungen gehören: rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung von Datenzugriffen, Unterstützung bei Auskunftsersuchen und Datenlöschung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei Cloud-Lösungen sowie ein Serverstandort innerhalb der EU.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich welches System?

Kleine Unternehmen bis 100 Mitarbeitende sind mit schlanken HRIS-Tools gut bedient. Mittelständische Unternehmen profitieren von modularen HRMS-Plattformen. Für Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden empfehlen sich vollständige HCM-Suiten, die strategisches HR abbilden können.

Wie integriert sich ein PIS mit anderen HR-Tools?

Moderne Systeme bieten standardisierte Schnittstellen (REST-API), über die ATS, Payroll-Systeme, LMS oder Eignungsdiagnostik-Plattformen angebunden werden können. Ein bidirektionaler Datenaustausch vermeidet manuelle Doppeleingaben und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen – auch Assessment-Ergebnisse aus dem Recruiting-Prozess – zentral im PIS verfügbar sind.

Fazit

Ein Personalinformationssystem ist kein Luxus, sondern eine operative Notwendigkeit für Unternehmen, die HR effizient, skalierbar und DSGVO-konform gestalten wollen. Wer Stammdaten, Zeitwirtschaft, Recruiting und Reporting aus einem zentralen System heraus steuert, spart Zeit, minimiert Fehler und gewinnt die Datenbasis für fundierte HR-Entscheidungen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Systemwahl: Nicht das größte, sondern das passende System für die eigene Unternehmensgröße und die tatsächlichen Anforderungen. Und in der konsequenten Integration spezialisierter Tools – von der Lohnbuchhaltung bis zur Eignungsdiagnostik – über offene Schnittstellen.

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Quellen

• DSGVO Art. 88 – Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext. Europäisches Parlament / Rat der EU, 2018. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
• BDSG §26 – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Bundesministerium der Justiz, 2018. https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
• HGB §257 – Aufbewahrung von Unterlagen. Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
• AO §147 – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• Bitkom e.V.: Digitalisierung im HR-Bereich. https://www.bitkom.org/Themen/Digitale-Transformation/HR
• MCI Deutschland GmbH – Erfolgsgeschichte. Aivy GmbH. https://www.aivy.app/erfolgsgeschichten/mci-deutschland-gmbh