Interne Personalbeschaffung: So finden Sie die besten Talente im eigenen Unternehmen

Fachkräftemangel, hohe Time-to-Hire und steigende Recruiting-Kosten – viele Unternehmen suchen händeringend nach schnellen und effizienten Lösungen, um offene Stellen zu besetzen. Die interne Personalbeschaffung rückt dabei zunehmend in den Fokus und verspricht, viele dieser Herausforderungen zu lösen. Doch wie funktioniert die Suche im eigenen Talentpool wirklich? Und wie stellen Sie sicher, dass Sie die besten internen Kandidat:innen identifizieren, ohne dabei Fairness und Transparenz zu vernachlässigen?

In diesem umfassenden Guide erfährst du, was interne Personalbeschaffung genau ist, welche Methoden und Prozesse es gibt, und warum ein evidenzbasierter, diagnostischer Ansatz der Schlüssel zu nachhaltigem Recruiting-Erfolg ist.

Was ist interne Personalbeschaffung? Eine Definition

Die interne Personalbeschaffung ist ein strategischer Prozess innerhalb des Personalmanagements, bei dem offene Stellen mit bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter:innen besetzt werden. Im Gegensatz zur externen Personalbeschaffung, bei der neue Kandidat:innen vom Arbeitsmarkt gewonnen werden, liegt der Fokus hier auf der Nutzung und Förderung des vorhandenen internen Talentpools.

Typische Maßnahmen sind unter anderem:

• Interne Stellenausschreibung: Offene Positionen werden ausschließlich oder parallel zur externen Ausschreibung den eigenen Mitarbeiter:innen angeboten, oft über das Intranet, interne Karriereportale oder firmeninterne Newsletter.
• Interne Versetzung: Mitarbeiter:innen wechseln von einer Abteilung oder einem Standort in eine andere, ohne dass eine offizielle Ausschreibung erfolgt (z. B. auf Initiative der Führungskraft).
• Weiterentwicklung & Karriereplanung: Proaktive Förderung von Mitarbeiter:innen, um sie auf zukünftige, höher qualifizierte Positionen vorzubereiten.
• Talentpools & Talentmarktplätze: Aufbau von strukturierten Datenbanken oder digitalen Plattformen, in denen Mitarbeiter:innen ihre Fähigkeiten und Karrierewünsche hinterlegen können, um bei passenden Vakanzen automatisch berücksichtigt zu werden.

Dieses Vorgehen ist nicht nur eine schnelle Lösung für akute Personalbedarfe, sondern auch ein entscheidender Hebel für die Mitarbeiterbindung, die Reduzierung von Recruiting-Kosten und die Stärkung der Unternehmenskultur.

Vorteile der internen Personalbeschaffung: Mehr als nur Kosten sparen

Die Entscheidung für eine interne Besetzung kann erhebliche Vorteile mit sich bringen, die weit über finanzielle Aspekte hinausgehen.

1. Kürzere Time-to-Hire & geringere Kosten

Einer der offensichtlichsten Vorteile ist die Geschwindigkeit. Die Einstellungsverfahren sind oft kürzer, da der gesamte externe Suchprozess entfällt. Interne Kandidat:innen sind bereits bekannt, ihre Qualifikationen, ihr Arbeitsstil und ihre Unternehmenskultur-Fit wurden bereits im Arbeitsalltag unter Beweis gestellt. Dies reduziert den Aufwand für die Sichtung von Bewerbungsunterlagen, das Führen aufwändiger Interviews und die Hintergrundüberprüfung. Dementsprechend sinken auch die Cost-per-Hire deutlich, da die Ausgaben für Jobbörsen, Personalvermittler:innen oder externe Werbeanzeigen entfallen.

2. Schnelleres Onboarding & höhere Produktivität

Interne Kandidat:innen kennen bereits die Unternehmenskultur, die internen Prozesse und die Kolleg:innen. Das verkürzt die Einarbeitungszeit drastisch, da sie nicht erst in die Grundlagen des Unternehmens eingeführt werden müssen. Sie können sich sofort auf ihre neuen Aufgaben konzentrieren und sind schneller produktiv. Dies spart nicht nur Zeit für die neuen Teamkolleg:innen, sondern reduziert auch die Anlaufverluste, die eine lange Einarbeitungsphase mit sich bringen würde.

3. Steigerung der Mitarbeiterbindung und -motivation

Die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung ist ein zentraler Motivator für viele Mitarbeiter:innen. Eine transparente und aktive interne Personalbeschaffung signalisiert, dass das Unternehmen in die Karriere seiner Beschäftigten investiert. Dies stärkt die Bindung, steigert die Motivation und reduziert die Fluktuation. Es entsteht eine Kultur, in der sich Mitarbeiter:innen wertgeschätzt fühlen und eine klare Perspektive für ihre Zukunft im Unternehmen sehen.

4. Geringeres Risiko von Fehlbesetzungen

Da die Leistung, die Arbeitsweise und die Persönlichkeit interner Kandidat:innen bereits bekannt sind, ist das Risiko einer Fehlbesetzung deutlich geringer als bei externen Neueinstellungen. Referenzen aus dem eigenen Haus liefern wertvolle Erkenntnisse, die externe Bewerbungsunterlagen und Interviews oft nur bedingt abbilden können.

Nachteile und Risiken: Wo die interne Personalbeschaffung an Grenzen stößt

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch potenzielle Nachteile, die ein strategisches Vorgehen erfordern.

1. Das „Vakanzen-Verschiebung“-Problem

Wird eine Stelle intern besetzt, entsteht in der bisherigen Abteilung eine neue Vakanz, die wiederum gefüllt werden muss. Dieser Dominoeffekt kann zu einer „Verschiebung“ des Problems führen und letztlich zu keinem tatsächlichen Gewinn an Personal. Eine sorgfältige Planung und ein ganzheitlicher Ansatz sind hier unerlässlich.

2. Geringere Auswahl an Kandidat:innen

Der interne Talentpool ist naturgemäß kleiner als der externe Arbeitsmarkt. Dies kann die Auswahl einschränken und dazu führen, dass die bestmögliche Besetzung nicht im eigenen Haus zu finden ist. Es besteht die Gefahr, dass die Besetzung aus pragmatischen Gründen erfolgt, nicht aber, weil die oder der Kandidat:In wirklich am besten geeignet ist.

3. Neid und Rivalität

Eine interne Besetzung kann bei nicht erfolgreichen Kandidat:innen zu Enttäuschung, Neid und Rivalität führen. Um dies zu vermeiden, sind eine transparente Kommunikation und faire, nachvollziehbare Auswahlverfahren essenziell.

4. Gefahr von Betriebsblindheit

Interne Kandidat:innen bringen zwar eine tiefe Kenntnis der Unternehmenskultur mit, jedoch oft auch dieselben Denkweisen und Perspektiven. Dies kann die Innovationskraft bremsen und das Einbringen frischer Ideen von außen verhindern.

Interne vs. Externe Personalbeschaffung: Die Entscheidungsmatrix

Wann ist es nun sinnvoll, intern zu rekrutieren und wann extern? Eine starre Regel gibt es nicht, jedoch eine Reihe von Kriterien, die als Entscheidungsgrundlage dienen können.

Die meisten Unternehmen nutzen heute eine kombinierte Strategie, bei der interne Kandidat:innen bevorzugt behandelt werden, aber parallel auch der externe Markt beobachtet wird. Dies ermöglicht eine optimale Mischung aus Geschwindigkeit, Kostenkontrolle und dem Zugang zu externem Know-how.

Governance & rechtliche Aspekte: Transparenz schafft Vertrauen

Eine erfolgreiche interne Personalbeschaffung steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen. Daher sind klare Richtlinien und eine transparente Kommunikation unerlässlich.

1. Gleichbehandlungsprinzip: Alle internen Bewerber:innen sollten die gleiche Chance erhalten und nach demselben Verfahren bewertet werden.
2. Einbeziehung des Betriebsrats: Gerade bei sensiblen Themen wie der internen Versetzung ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats entscheidend, um die Rechte der Mitarbeiter:innen zu wahren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Klare Kommunikation: Die Auswahlkriterien, der Prozess und die Entscheidung müssen transparent kommuniziert werden, auch an die Bewerber:innen, die nicht berücksichtigt wurden. Konstruktives Feedback und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung können hier Frustration verhindern.

Objektive Potenzialanalyse: Der Schlüssel zum Erfolg

Die internen Risiken wie Rivalität oder die Besetzung der Stelle mit nicht optimal passenden Kandidat:innen lassen sich nur durch eines minimieren: Objektivität.

Traditionelle interne Auswahlprozesse basieren oft auf informellen Empfehlungen, dem „Bauchgefühl“ der Führungskraft oder der bloßen Seniorität. Dies führt zu Intransparenz, begünstigt Vetternwirtschaft und kann sogar rechtliche Probleme aufgrund mangelnder Chancengleichheit verursachen.

Genau hier setzt die moderne, wissenschaftlich fundierte Eignungsdiagnostik an und schließt die Lücke. Statt auf subjektive Meinungen zu vertrauen, werden die Kompetenzen und Potenziale der internen Bewerber:innen objektiv und datenbasiert bewertet.

So objektiviert Aivy Ihre interne Personalbeschaffung

Eine digitale Lösung wie Aivy bietet ein Toolkit, das diese Herausforderungen direkt adressiert. Durch den Einsatz wissenschaftlich validierter Game-Based Assessments und fundierter Fragebögen können HR-Manager:innen und Führungskräfte ein objektives und faires Bild der internen Talente erstellen.

1. Interne Talentprofile erstellen: Mitarbeiter:innen durchlaufen in wenigen Minuten interaktive, spielerische Assessments, die ihre kognitiven Fähigkeiten (z. B. Problemlösung, Logik), ihre sozialen Kompetenzen (z. B. Empathie) und ihre Persönlichkeitsmerkmale (z. B. Offenheit, Gewissenhaftigkeit) messen. Basierend auf diesen Daten entstehen umfassende, datenbasierte Profile, die über die bloße Berufserfahrung hinausgehen.

2. Datengestütztes Matching: Anhand der internen Talentprofile und der Anforderungsprofile der offenen Stellen berechnet die Plattform einen Passungs-Score. Dieser Score gibt eine objektive Empfehlung, welche internen Kandidat:innen am besten zu den gesuchten Kompetenzen passen. So können Sie schnell und fair die am besten geeigneten Talente identifizieren und die gesamte Entscheidungsfindung wird von einem datenbasierten Prozess geleitet.

3. Bias-Minimierung: Ein großer Vorteil von wissenschaftlich fundierten Verfahren ist die Minimierung unbewusster Voreingenommenheiten (unconscious bias). Das Geschlecht, das Alter, die Herkunft oder der bisherige Werdegang spielen keine Rolle mehr. Es zählen allein die relevanten Fähigkeiten und Potenziale, die für den Erfolg in der neuen Rolle ausschlaggebend sind. So stellen Sie Chancengleichheit sicher und fördern aktiv Diversität.

Ein Praxisbeispiel: Auch bei OMR setzt man auf Diversität, Objektivität und Chancengerechtigkeit im Recruiting und bricht bewusst mit traditionellen Auswahlverfahren. Um sicherzustellen, dass nicht nur der Lebenslauf zählt und auch Kandidat*innen eine faire Chance erhalten, die auf den ersten Blick durchs Raster fallen könnten, nutzt OMR die objektive Potenzialanalyse von Aivy. Mithilfe von Game-based-Assessments am Smartphone werden Stärken und Potenziale unabhängig vom bisherigen Werdegang sichtbar gemacht. Wie OMR dies erfolgreich in der Praxis umsetzt, zeigen Kaya Kruse und Alexandra Kammer in einem kurzen Video auf der OMR HR-on-Demand-Plattform.

Fazit: Die interne Personalbeschaffung neu denken

Die interne Personalbeschaffung ist ein mächtiger Hebel, um auf die Herausforderungen des Arbeitsmarktes zu reagieren. Sie bietet nicht nur die Chance, Kosten und Zeit zu sparen, sondern auch die Mitarbeiterbindung zu stärken und eine Kultur der internen Entwicklung zu etablieren.

Doch um die potenziellen Risiken zu minimieren und Fairness sicherzustellen, reicht der traditionelle Ansatz nicht mehr aus. Ein evidenzbasierter, datengestützter Prozess ist entscheidend. Digitale Plattformen wie Aivy liefern die notwendigen Werkzeuge, um das interne Potenzial objektiv zu messen, Matching-Scores zu erstellen und so die bestehenden Talente auf die passendsten Rollen zu bringen. So wird aus einer einfachen Personalmaßnahme eine strategische Investition in die Zukunft des Unternehmens.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur internen Personalbeschaffung

1. ‍Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung? Die interne Personalbeschaffung besetzt offene Stellen mit bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter:innen, während die externe Personalbeschaffung neue Kandidat:innen von außerhalb des Unternehmens anzieht. Die interne Methode ist meist schneller und kostengünstiger, während die externe Methode den Zugang zu neuen Fähigkeiten und Perspektiven ermöglicht.‍
2. Welche Methoden der internen Personalbeschaffung gibt es? Zu den gängigsten Methoden gehören interne Stellenausschreibungen, die Versetzung von Mitarbeiter:innen, das proaktive Management von Talentpools und der Einsatz von internen Talentmarktplätzen.‍
3. Welche Vorteile hat die interne Personalbeschaffung für Unternehmen? Die größten Vorteile sind kürzere Einstellungszeiten, geringere Kosten, ein schnelleres Onboarding, eine stärkere Mitarbeiterbindung und ein geringeres Risiko für Fehlbesetzungen, da die Kandidat:innen bereits bekannt sind.‍
4. Welche Nachteile und Risiken gibt es? Nachteile können die begrenzte Auswahl an Kandidat:innen, das Entstehen von Rivalität zwischen den Bewerber:innen und die Gefahr von Betriebsblindheit sein, da keine neuen Impulse von außen kommen. Zudem kann die Besetzung einer Stelle eine neue Vakanz in der vorherigen Abteilung schaffen.‍
5. Wie finde ich die passendsten internen Kandidat:innen? Um die besten internen Talente objektiv zu identifizieren, eignen sich wissenschaftlich fundierte Verfahren wie psychologische Tests oder Game-Based Assessments. Sie messen die tatsächlichen Kompetenzen und Potenziale, die für die neue Rolle relevant sind, und minimieren so das Risiko von Fehlentscheidungen.

Quellen:

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• Lund, S., Madgavkar, A., Manyika, J., & Smit, S. (2021). The future of work after COVID-19. McKinsey Global Institute. https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
• Rivera, L. A. (2012). Hiring as cultural matching: The case of elite professional service firms. American Sociological Review, 77(6), 999–1022. https://doi.org/10.1177/0003122412463213
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