Personalakte – Definition, Inhalt & Rechtslage

Die Personalakte ist die Sammlung aller relevanten Dokumente zu einem Arbeitsverhältnis – von Arbeitsvertrag und Gehaltsabrechnungen bis zu Beurteilungen und Abmahnungen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine Personalakte zu führen, aber klare Regelungen darüber, was hineingehört, was verboten ist und welche Rechte Mitarbeitende haben – geregelt durch §83 BetrVG, BDSG §26 und die DSGVO.

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist die geordnete Sammlung aller Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in dokumentieren. Sie begleitet Mitarbeitende vom ersten Tag der Einstellung bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses – und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Obwohl keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte besteht, ist sie in der Praxis aus organisatorischen und rechtlichen Gründen unverzichtbar. Sie dient als Nachweis bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, als Grundlage für Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungsmeldungen und als Basis für Personalentscheidungen.

Die Personalakte kann in Papierform oder digital geführt werden. Beide Formen unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen – insbesondere dem Datenschutzrecht.

Was gehört in die Personalakte?

Typische Bestandteile

Obwohl es keine gesetzlich vorgeschriebene Musterstruktur gibt, haben sich in der Praxis bestimmte Bestandteile etabliert, die in eine Personalakte gehören:

• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate (sofern für das Arbeitsverhältnis relevant)
• Vertragsdokumente: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Nebenabreden
• Gehaltsunterlagen: Gehaltsabrechnungen, Vereinbarungen zu Gehaltsänderungen
• Personalstammdaten: Name, Adresse, Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
• Zeugnisse und Beurteilungen: Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen
• Abmahnungen: Schriftliche Abmahnungen inkl. Zustellungsnachweis
• Krank- und Urlaubsunterlagen: Urlaubsanträge und -genehmigungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (nur Dauer, nicht Diagnose)
• Weiterbildungsnachweise: Teilnahmebescheinigungen, Qualifikationsnachweise
• Austrittsdokumente: Kündigung, Aufhebungsvertrag, Abgangszeugnis

Maßgeblich ist das sogenannte Zweckbindungsprinzip nach DSGVO Art. 5: In die Personalakte dürfen nur Unterlagen aufgenommen werden, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben und für dessen Durchführung notwendig sind.

Was nicht in die Personalakte darf

Bestimmte Informationen sind in der Personalakte ausdrücklich unzulässig – entweder weil sie gegen das Diskriminierungsverbot (AGG) verstoßen oder weil sie datenschutzrechtlich nicht erforderlich sind:

• Religionszugehörigkeit, politische Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft (sofern nicht steuerlich relevant)
• Ärztliche Diagnosen – nur die Dauer der Arbeitsunfähigkeit darf dokumentiert werden, nicht die Erkrankung selbst
• Informationen zur Schwangerschaft (in der Regel)
• Private Informationen ohne Arbeitsbezug (z.B. Familienstand, Hobbys, persönliche Ansichten)
• Interne Notizen des Arbeitgebers, die der/dem Mitarbeitenden nicht bekannt gemacht wurden

Die Verletzung dieser Regeln kann zu Bußgeldern nach DSGVO und zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

Rechtliche Grundlagen

Einsichtsrecht nach §83 BetrVG

Laut §83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer:innen das Recht, jederzeit Einsicht in ihre vollständige Personalakte zu nehmen. Dieses Recht ist nicht auf bestimmte Situationen beschränkt – Mitarbeitende können es jederzeit und ohne Begründung ausüben.

Wichtig: Arbeitnehmer:innen dürfen ein Mitglied des Betriebsrats zur Einsicht hinzuziehen. Voraussetzung ist jedoch die ausdrückliche Zustimmung der/des Beschäftigten – der Betriebsrat hat kein eigenständiges Einsichtsrecht ohne diese Zustimmung.

Nach §83 Abs. 2 BetrVG haben Arbeitnehmer:innen außerdem das Recht auf Gegendarstellung: Wer mit einem Eintrag in der Personalakte nicht einverstanden ist, kann eine schriftliche Stellungnahme beifügen lassen. Diese muss dauerhaft in der Akte verbleiben.

Datenschutz: BDSG §26 und DSGVO

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Personalakte sind in §26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und der DSGVO geregelt.

§26 BDSG erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für dessen Begründung, Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Was nicht erforderlich ist, darf nicht verarbeitet – und damit auch nicht in der Personalakte abgelegt – werden.

Mitarbeitende können nach DSGVO Art. 15 jederzeit Auskunft über alle gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Nach DSGVO Art. 17 besteht ein Recht auf Löschung, sobald der Zweck der Datenspeicherung entfallen ist.

Entfernung von Einträgen aus der Personalakte

Abmahnungen müssen nicht dauerhaft in der Personalakte verbleiben. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) können Abmahnungen entfernt werden, wenn sie so weit zurückliegen, dass eine Wiederholungsgefahr nicht mehr besteht und der Sachverhalt keine rechtliche Relevanz mehr hat. In der Praxis werden Abmahnungen häufig nach drei bis fünf Jahren entfernt – eine gesetzliche Frist gibt es jedoch nicht.

Bei falschen oder unrichtigen Einträgen haben Arbeitnehmer:innen nach §83 Abs. 2 BetrVG das Recht, deren Entfernung zu verlangen.

Aufbewahrungsfristen der Personalakte

Eine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Die Fristen richten sich nach dem jeweiligen Dokumententyp:

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Unterlagen nach Ablauf der jeweiligen Frist zu löschen. Steuerlich relevante Dokumente wie Gehaltsabrechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren – danach besteht eine vollständige Löschungspflicht nach DSGVO Art. 17.

Die digitale Personalakte

Immer mehr Unternehmen wechseln von der Papierakte zur digitalen Personalakte (auch: elektronische Personalakte). Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellerer Zugriff, zentrale Ablage, einfachere Rechteverwaltung und reduzierter Verwaltungsaufwand.

Vorteile der elektronischen Personalakte

• Effizienz: Unterlagen sind standortunabhängig und schnell abrufbar
• Zugriffsrechte: Genau steuerbar, wer welche Dokumente einsehen darf
• Datensicherheit: Verschlüsselung und Zugangsbeschränkungen reduzieren das Risiko unbefugter Einsicht
• Vollständigkeit: Automatische Erinnerungen an fehlende Dokumente möglich
• Revisionssicherheit: Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar

DSGVO-Anforderungen an digitale Personalakten

Die Digitalisierung der Personalakte entbindet nicht von den datenschutzrechtlichen Pflichten – im Gegenteil: Es gelten dieselben Anforderungen wie bei der Papierakte, ergänzt durch spezifische technische Anforderungen nach DSGVO Art. 32:

• Zugriffsberechtigungen: Nur autorisierte Personen dürfen die Akte einsehen
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Verschlüsselung, Passwortschutz, regelmäßige Backups
• Revisionssicherheit: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Kann je nach Umfang der verarbeiteten Daten erforderlich sein (DSGVO Art. 35)

Bei der Auswahl einer HR-Software für die digitale Personalakte sollten Unternehmen auf eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sowie idealerweise auf Serverstandorte in der EU achten.

Häufige Fragen zur Personalakte

Was muss in eine Personalakte?

Es gibt keine gesetzliche Musterliste, aber typischerweise gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und Arbeitszeugnisse in die Akte. Grundsatz: Nur Unterlagen mit direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis dürfen aufgenommen werden (Zweckbindungsprinzip nach DSGVO Art. 5).

Was darf nicht in die Personalakte?

Verboten sind Informationen, die für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich sind oder gegen Diskriminierungsverbote verstoßen: Religiöse und politische Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, ärztliche Diagnosen (nur Dauer der Arbeitsunfähigkeit ist zulässig), private Informationen ohne Arbeitsbezug sowie interne Notizen, die dem/der Mitarbeitenden nicht bekannt sind.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Arbeitnehmer:innen haben nach §83 BetrVG jederzeit das Recht auf Einsicht in ihre eigene Akte. Vorgesetzte und HR dürfen die Akte im Rahmen ihrer Aufgaben einsehen. Der Betriebsrat darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung der/des Mitarbeitenden Einsicht nehmen. Dritte haben grundsätzlich keinen Zugang.

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?

Es gibt keine einheitliche Frist. Gehaltsabrechnungen: 10 Jahre (Abgabenordnung). Sozialversicherungsunterlagen: 4–5 Jahre. Arbeitsverträge und arbeitsrechtlich relevante Unterlagen: in der Regel 3 Jahre nach Beendigung (Verjährungsfrist BGB §195). Danach besteht Löschungspflicht nach DSGVO Art. 17.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Nach Ende des Arbeitsverhältnisses sind Dokumente sukzessive zu löschen – je nach Dokumententyp nach unterschiedlichen Fristen. Steuerlich relevante Unterlagen bleiben 10 Jahre aufzubewahren. Ein automatisches Recht auf Herausgabe der gesamten Akte besteht nicht. Auf Anfrage haben ehemalige Mitarbeitende jedoch Anspruch auf Auskunft über gespeicherte Daten (DSGVO Art. 15).

Muss ich als Arbeitgeber:in eine Personalakte führen?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte. Es besteht jedoch eine Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen – insbesondere Lohnunterlagen und Sozialversicherungsnachweise. Aus organisatorischen und haftungsrechtlichen Gründen ist das Führen einer Personalakte in jedem Fall empfehlenswert.

Kann ich falsche Einträge aus der Personalakte entfernen lassen?

Ja. Laut §83 Abs. 2 BetrVG haben Arbeitnehmer:innen das Recht, auf Einträge in ihrer Personalakte mit einer Gegendarstellung zu reagieren. Unrichtige Einträge können zur Entfernung beantragt werden. Abmahnungen können nach der BAG-Rechtsprechung nach angemessener Zeit – in der Praxis häufig nach drei bis fünf Jahren – aus der Akte entfernt werden.

Was ist bei der digitalen Personalakte besonders zu beachten?

Dieselben Datenschutzpflichten wie bei der Papierakte gelten auch digital. Zusätzlich sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach DSGVO Art. 32 einzuhalten: Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselung, Revisionssicherheit und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Eine Potenzialanalyse der genutzten HR-Software hinsichtlich DSGVO-Konformität ist vor der Einführung sinnvoll.

Fazit

Die Personalakte ist ein zentrales Instrument der Personalverwaltung. Obwohl keine gesetzliche Pflicht zu ihrer Führung besteht, ist sie in der Praxis unverzichtbar – als rechtliche Dokumentation, als Grundlage für Lohnbuchhaltung und als Nachweis bei Streitigkeiten.

Entscheidend ist, dass die Personalakte datenschutzkonform geführt wird: Nur Unterlagen mit direktem Arbeitsbezug dürfen aufgenommen werden. Mitarbeitende haben jederzeit das Recht auf Einsicht und Gegendarstellung. Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp und sind konsequent einzuhalten.

Der Trend zur digitalen Personalakte bietet erhebliche Effizienzgewinne – erfordert aber eine sorgfältige Umsetzung der DSGVO-Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Zugriffsrechten und Revisionssicherheit. Wer den Wechsel plant, sollte technische Maßnahmen, Rechteverwaltung und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung frühzeitig einplanen.

Mehr Informationen zu modernen HR-Prozessen findest du auch in den Lexikon-Artikeln zu Interne Personalbeschaffung und Onboarding.

Quellen

• §83 BetrVG – Einsicht in die Personalakten. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html
• §26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Bundesministerium der Justiz, 2018. https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
• DSGVO Art. 17 – Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"). Europäisches Parlament / EU-Kommission, 2018. https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/
• DSGVO Art. 5 – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Europäisches Parlament / EU-Kommission, 2018. https://dsgvo-gesetz.de/art-5-dsgvo/
• DGFP-Leitfaden Digitale Personalakte. Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V., 2022. https://www.dgfp.de
• Bitkom-Studie: Digitalisierung in HR-Abteilungen. Bitkom e.V., 2023. https://www.bitkom.org