Onboarding bezeichnet den strukturierten Prozess der Integration neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen. Es umfasst die Phase vom Vertragsabschluss bis zum Ende der Probezeit und hat zum Ziel, neue Teammitglieder fachlich, sozial und kulturell einzuarbeiten. Effektives Onboarding steigert die Mitarbeiterbindung um bis zu 82% und reduziert die Time-to-Productivity deutlich.

Was ist Onboarding?

Onboarding (englisch: "an Bord nehmen") beschreibt den systematischen Prozess, mit dem neue Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen integriert werden. Dieser Prozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag – in der sogenannten Pre-Boarding-Phase – und erstreckt sich typischerweise über die gesamte Probezeit von drei bis sechs Monaten.

Im Gegensatz zur klassischen Einarbeitung, die sich primär auf die Vermittlung fachlicher Kompetenzen konzentriert, umfasst Onboarding drei zentrale Dimensionen: die fachliche Integration (Aufgaben, Prozesse, Tools), die soziale Integration (Team, Netzwerk, Unternehmenskultur) und die strategische Integration (Vision, Werte, Erwartungen). Ein ganzheitlicher Onboarding-Prozess berücksichtigt alle drei Ebenen gleichwertig.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Pre-Boarding bezeichnet die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Hier werden administrative Aufgaben erledigt, erste Informationen geteilt und Vorfreude aufgebaut. Pre-Boarding bereitet vor, während Onboarding aktiv integriert.

Offboarding ist das Gegenstück zum Onboarding: der strukturierte Austrittsprozess von Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verlassen. Auch hier sind klare Prozesse wichtig, um Wissen zu sichern und positive Beziehungen zu erhalten.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Die ersten Wochen und Monate prägen die gesamte Employee Experience nachhaltig. Studien zeigen eindrücklich, welchen Einfluss professionelles Onboarding auf den Unternehmenserfolg hat.

Retention und Mitarbeiterbindung

Laut der Society for Human Resource Management (SHRM) steigert effektives Onboarding die Mitarbeiterbindung um bis zu 82%. Umgekehrt verlassen 20-30% der neu eingestellten Mitarbeiter:innen das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate, wenn Onboarding schlecht oder gar nicht strukturiert ist. Diese Early Attrition – die Fluktuation in der Anfangsphase – kostet Unternehmen nicht nur Recruiting-Budgets, sondern auch Zeit, Teamstabilität und Image.

Gut strukturiertes Onboarding vermittelt von Anfang an, dass neue Teammitglieder willkommen sind und ihre Entwicklung Priorität hat. Diese Wertschätzung zahlt direkt auf Loyalität und Engagement ein.

Time-to-Productivity

Ein weiterer kritischer Faktor ist die Time-to-Productivity: die Zeit, bis neue Mitarbeiter:innen vollständig produktiv und eigenständig arbeiten können. Laut Aberdeen Group verkürzt strukturiertes Onboarding diese Phase um bis zu 70%. Während schlecht eingearbeitete Mitarbeiter:innen oft sechs Monate oder länger benötigen, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu erreichen, schaffen gut begleitete Neueinsteiger:innen dies bereits nach zwei bis drei Monaten.

Das bedeutet nicht nur schnellere Wertschöpfung, sondern auch geringere Belastung für bestehende Teams, die weniger Zeit mit Nachfragen und Korrekturen verbringen müssen.

Employee Engagement

Der Gallup State of the American Workplace Report zeigt: Mitarbeiter:innen, die ein positives Onboarding erleben, sind langfristig engagierter, motivierter und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber. Sie empfehlen das Unternehmen häufiger weiter (höherer Employee Net Promoter Score) und zeigen eine deutlich niedrigere Krankheitsquote.

Gutes Onboarding ist also nicht nur ein HR-Prozess, sondern eine strategische Investition in die langfristige Unternehmenskultur.

Die 4 Phasen des Onboardings

Ein effektiver Onboarding-Prozess folgt einer klaren Struktur mit vier aufeinander aufbauenden Phasen.

Phase 1: Pre-Boarding (vor Tag 1)

Pre-Boarding beginnt unmittelbar nach der Vertragsunterschrift und endet am ersten Arbeitstag. Typische Dauer: ein bis vier Wochen. In dieser Phase liegt der Fokus auf administrativen Vorbereitungen und dem Aufbau von Vorfreude.

Kernaktivitäten:

• Versand eines Welcome-Pakets (digital oder physisch) mit Infos über das Unternehmen, das Team und den ersten Tag
• Klärung organisatorischer Details (IT-Ausstattung, Zugänge, Arbeitsplatz)
• Einladung zu ersten virtuellen Meet & Greets mit dem Team
• Bereitstellung von Infomaterialien (z.B. Unternehmenswiki, Videos zur Einführung)
• Optional: Zugang zu E-Learning-Modulen für fachliche Grundlagen

Pre-Boarding reduziert Unsicherheit, schafft Verbindlichkeit und zeigt, dass das Unternehmen gut vorbereitet ist. Neue Mitarbeiter:innen können sich mental auf den Start einstellen und fühlen sich bereits als Teil des Teams.

Phase 2: Erster Arbeitstag (Orientation)

Der erste Arbeitstag ist der wichtigste Moment im gesamten Onboarding-Prozess. Hier werden die Weichen für Motivation, Vertrauen und Integration gestellt.

Kernaktivitäten:

• Persönlicher Empfang durch Führungskraft oder Buddy
• Arbeitsplatz-Setup und IT-Einrichtung
• Unternehmens-Rundgang (physisch oder virtuell)
• Teamvorstellung und erstes Kennenlernen
• Klärung der ersten Aufgaben und Ziele für die Woche
• Überblick über wichtigste Prozesse, Tools und Ansprechpersonen

Erfolgreich ist der erste Tag, wenn neue Mitarbeiter:innen abends das Gefühl haben: "Ich bin willkommen, ich weiß, was mich erwartet, und ich freue mich auf morgen."

Phase 3: Erste Wochen (Einarbeitung)

In den ersten zwei bis vier Wochen steht die fachliche Einarbeitung im Vordergrund. Neue Teammitglieder lernen ihre Aufgaben, Tools und Prozesse kennen und arbeiten zunehmend eigenständig.

Kernaktivitäten:

• Strukturierter Einarbeitungsplan mit klaren Wochen- und Monatszielen
• Regelmäßige Check-ins mit Führungskraft (z.B. täglich oder wöchentlich)
• Shadowing: Erfahrene Kolleg:innen bei der Arbeit begleiten
• Erste kleine Projekte oder Aufgaben übernehmen
• Teilnahme an relevanten Meetings und Workshops
• Feedback-Gespräche nach 14 und 30 Tagen

In dieser Phase ist es wichtig, weder zu unterfordern (Langeweile) noch zu überfordern (Überforderung). Ein guter Einarbeitungsplan balanciert Lernen, Anwenden und Reflektieren.

Phase 4: Erste Monate (Integration)

Die Integration erstreckt sich über die gesamte Probezeit – typischerweise drei bis sechs Monate. Hier geht es um Vertiefung, Selbstständigkeit und kulturelle Verankerung.

Kernaktivitäten:

• Übernahme von Verantwortung für eigene Projekte oder Bereiche
• Ausbau des internen Netzwerks (Meetings mit Stakeholdern, anderen Abteilungen)
• Teilnahme an Unternehmensevents, Teambuildings oder Trainings
• Feedback-Gespräche nach 60 und 90 Tagen
• Abschlussgespräch am Ende der Probezeit mit Zielvereinbarung für die nächsten Monate

Am Ende dieser Phase sollten neue Mitarbeiter:innen vollständig produktiv sein, die Unternehmenskultur verstanden haben und sich als integraler Teil des Teams fühlen.

Erfolgsfaktoren für effektives Onboarding

Was macht den Unterschied zwischen durchschnittlichem und exzellentem Onboarding? Diese Faktoren sind entscheidend.

Strukturierte Onboarding-Pläne

Ein klarer Onboarding-Plan gibt sowohl neuen Mitarbeiter:innen als auch Führungskräften Orientierung. Er sollte Wochen- und Monatsziele definieren, konkrete Aufgaben und Meilensteine festlegen sowie Ansprechpersonen benennen.

Erfolgreich sind Pläne, die flexibel sind: Jede Rolle, jedes Team und jede Person ist unterschiedlich. Ein guter Onboarding-Plan ist eine Vorlage, die individuell angepasst werden kann.

Mentoren- und Buddy-Programme

Ein Onboarding-Buddy ist eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege, der oder die neue Mitarbeiter:innen in den ersten Wochen begleitet. Im Gegensatz zur Führungskraft ist der Buddy informelle:r Ansprechpartner:in für alle Fragen – von "Wo finde ich die Kaffeemaschine?" bis "Wie läuft das mit den Urlaubsanträgen?".

Buddy-Programme fördern soziale Integration, reduzieren Unsicherheit und schaffen schneller Verbindung zum Team. Gleichzeitig profitieren Buddies selbst: Sie reflektieren die Unternehmenskultur, verbessern ihre Kommunikationsfähigkeiten und fühlen sich wertgeschätzt.

Klare Erwartungen und Ziele

Neue Mitarbeiter:innen möchten wissen: Was wird von mir erwartet? Woran wird mein Erfolg gemessen? Klare Zielsetzungen für die ersten 30, 60 und 90 Tage schaffen Sicherheit und Orientierung.

Wichtig: Ziele sollten realistisch, messbar und gemeinsam vereinbart sein. Nicht: "Lerne alles über unser CRM-System." Sondern: "Bis Ende Monat 1: Eigenständige Erfassung von Kundendaten im CRM. Bis Ende Monat 2: Erstes eigenständiges Kundengespräch."

Datenbasierte Individualisierung

Moderne Onboarding-Prozesse nutzen objektive Daten, um Einarbeitung zu personalisieren. Stärkenprofile aus Pre-Hire-Assessments – wie sie beispielsweise die digitale Plattform Aivy im Recruiting erstellt – können bereits vor dem ersten Arbeitstag vorliegen. HR-Teams und Führungskräfte wissen dadurch, welche Kompetenzen neue Mitarbeiter:innen mitbringen, wo Entwicklungspotenziale liegen und wie der Cultural Fit ausgeprägt ist.

Diese Informationen ermöglichen es, Onboarding-Pläne gezielt anzupassen: Wer starke analytische Fähigkeiten hat, kann früher komplexe Aufgaben übernehmen. Wer hohe soziale Kompetenzen zeigt, wird schneller in Kundenkontakt oder Teamkoordination eingebunden. Datenbasierte Individualisierung verkürzt Time-to-Productivity und erhöht Zufriedenheit.

Regelmäßiges Feedback

Feedback ist das Fundament erfolgreichen Onboardings. Strukturierte Feedback-Gespräche nach 14, 30, 60 und 90 Tagen geben beiden Seiten die Möglichkeit, Erwartungen zu klären, Fortschritte zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen.

Erfolgreich ist Feedback, wenn es in beide Richtungen fließt: Nicht nur Führungskräfte bewerten neue Mitarbeiter:innen, sondern auch neue Mitarbeiter:innen geben Rückmeldung zum Onboarding-Prozess selbst. Was lief gut? Was könnte verbessert werden? Dieses Feedback hilft, den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

Remote, Hybrid und Office Onboarding

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Onboarding findet heute nicht mehr nur im Büro statt. Drei Szenarien erfordern unterschiedliche Ansätze.

Best Practices für Remote Onboarding

Remote Onboarding stellt besondere Anforderungen: Soziale Integration ist schwieriger, informelle Gespräche fehlen, technische Hürden sind größer.

Was funktioniert:

• Virtuelle Welcome-Sessions: Strukturierte Video-Calls am ersten Tag mit Team, Führungskraft und Buddy
• Digitale Onboarding-Plattformen: Zentrale Hubs für Dokumente, Schulungen, Checklisten und Kontakte
• Regelmäßige 1:1-Video-Calls: Mindestens wöchentlich mit Führungskraft und Buddy in den ersten Wochen
• Asynchrone Lernmaterialien: Videos, Wikis und E-Learning-Module, die flexibel durchgearbeitet werden können
• Virtuelle Social Events: Kaffee-Runden, Team-Lunches oder Onboarding-Gruppen zum Kennenlernen

Kritisch: Überfordern Sie neue Mitarbeiter:innen nicht mit endlosen Video-Calls. Balance zwischen synchroner (Live-Meetings) und asynchroner Kommunikation (Dokumente, Videos) ist entscheidend.

Hybrides Onboarding (Mix aus Office und Remote)

Hybrides Onboarding kombiniert das Beste aus beiden Welten: persönliche Begegnungen im Büro für Beziehungsaufbau und kulturelles Verständnis, flexible Remote-Phasen für fokussierte Einarbeitung.

Empfohlene Struktur:

• Erste Woche im Office: Persönliches Kennenlernen, Arbeitsplatz-Setup, intensive Team-Integration
• Wochen 2-4 hybrid: Mix aus Office-Tagen (z.B. 2-3x pro Woche) und Remote-Arbeit
• Ab Woche 5: Flexibles Modell entsprechend der Team-Regelung

Wichtig: Klare Kommunikation, wann Präsenz erwartet wird und wann Remote-Arbeit möglich ist. Neue Mitarbeiter:innen sollten nicht raten müssen.

Office Onboarding

Klassisches Onboarding im Büro bleibt der Standard für viele Branchen und Rollen. Die Vorteile: Informeller Austausch, schnelle Hilfe bei Fragen, besseres Gefühl für Unternehmenskultur.

Best Practices:

• Strukturierter erster Tag mit festen Terminen (nicht: "Komm einfach vorbei")
• Persönliche Arbeitsplatz-Einrichtung vor Ankunft (IT läuft, Namensschild da)
• Team-Lunch am ersten Tag oder in der ersten Woche
• Fester Buddy-Platz in der Nähe (zumindest in den ersten Tagen)
• Regelmäßige Kaffeepausen oder Walks mit verschiedenen Kolleg:innen

Office Onboarding lebt von persönlichen Begegnungen. Nutzen Sie diese für Beziehungsaufbau und kulturelle Integration – das lässt sich remote deutlich schwerer erreichen.

Onboarding-Kennzahlen: Erfolg messbar machen

Ohne Messung kein Management. Diese Kennzahlen zeigen, ob Ihr Onboarding funktioniert.

Time-to-Productivity

Time-to-Productivity misst, wie lange neue Mitarbeiter:innen benötigen, um vollständig produktiv zu sein. "Produktiv" bedeutet: eigenständiges Arbeiten ohne konstante Rückfragen, Erreichen der Leistungsziele der Rolle.

Wie messen?

• Feedback von Führungskraft: "Ab wann konnte die Person eigenständig arbeiten?"
• Selbsteinschätzung: "Wann hast du dich voll produktiv gefühlt?"
• Objektive Metriken: Aufgaben erledigt, Projekte abgeschlossen, KPIs erreicht

Benchmark: In vielen Branchen liegt die Time-to-Productivity bei drei bis sechs Monaten. Mit strukturiertem Onboarding lässt sich diese Zeit deutlich verkürzen.

90-Tage-Retention

Die 90-Tage-Retention misst, wie viele neue Mitarbeiter:innen nach drei Monaten noch im Unternehmen sind. Eine niedrige Retention deutet auf Probleme im Onboarding oder im Recruiting (falsche Erwartungen, schlechter Cultural Fit) hin.

Formel:
90-Tage-Retention = (Anzahl Mitarbeiter:innen nach 90 Tagen / Anzahl Neueinstellungen) × 100

Benchmark: Über 90% gilt als gut. Unter 80% sollte ein Alarmsignal sein.

Employee Net Promoter Score (eNPS)

Der eNPS misst, wie wahrscheinlich Mitarbeiter:innen das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen. Frage: "Auf einer Skala von 0-10: Wie wahrscheinlich würdest du unser Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?"

Kategorisierung:

• 9-10: Promoter (loyale Botschafter:innen)
• 7-8: Passive (zufrieden, aber nicht begeistert)
• 0-6: Detraktoren (unzufrieden, potenziell schädlich für Reputation)

Formel:
eNPS = % Promoter - % Detraktoren

Nach dem Onboarding sollte der eNPS bei neuen Mitarbeiter:innen besonders hoch sein. Wenn nicht, liegt ein Problem vor.

Häufige Fragen

Wie lange dauert Onboarding?

Onboarding dauert typischerweise drei bis sechs Monate – also die gesamte Probezeit. Die Pre-Boarding-Phase beginnt bereits ein bis vier Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Die ersten zwei Wochen bilden die Intensivphase mit höchster Betreuungsdichte. Die ersten 90 Tage gelten als kritische Einarbeitungsphase. Je nach Rolle und Komplexität kann die Dauer variieren: Einfache Rollen sind oft nach drei Monaten vollständig eingearbeitet, hochspezialisierte oder Führungspositionen benötigen sechs Monate oder länger.

Was ist der Unterschied zwischen Pre-Boarding und Onboarding?

Pre-Boarding ist die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Hier werden administrative Aufgaben erledigt, erste Informationen geteilt und Vorfreude aufgebaut. Onboarding beginnt ab dem ersten Arbeitstag und endet typischerweise am Ende der Probezeit. Pre-Boarding bereitet vor, Onboarding integriert aktiv. Pre-Boarding baut Vorfreude und Verbindlichkeit auf, Onboarding schafft Produktivität und kulturelle Verankerung.

Was gehört alles zu einem guten Onboarding?

Ein gutes Onboarding umfasst: einen strukturierten Onboarding-Plan mit klaren Wochen- und Monatszielen, ein Welcome-Paket und vollständige IT-Ausstattung am ersten Tag, ein Mentoren- oder Buddy-Programm für informelle Unterstützung, regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft (z.B. wöchentlich), fachliche Schulungen sowie kulturelle Integration ins Team und die Unternehmenswerte, und strukturierte Feedback-Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen. Wichtig ist die Balance zwischen fachlicher Einarbeitung, sozialer Integration und strategischem Verständnis der Unternehmensziele.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Onboarding steigert die Mitarbeiterbindung um bis zu 82% laut SHRM-Studien. Es reduziert Early Attrition – die Fluktuation in den ersten sechs Monaten, bei der 20-30% der Neueinstellungen ohne gutes Onboarding das Unternehmen wieder verlassen. Strukturiertes Onboarding verkürzt die Time-to-Productivity um bis zu 70%, sodass neue Mitarbeiter:innen schneller eigenständig und wertschöpfend arbeiten können. Es verbessert das Employee Engagement langfristig und sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen motivierter, loyaler und identifizierter mit dem Unternehmen sind. Die ersten Eindrücke prägen die gesamte Employee Experience nachhaltig.

Wie funktioniert Remote Onboarding?

Remote Onboarding erfordert bewusste Strukturierung: Virtuelle Welcome-Sessions am ersten Tag mit Video-Calls zu Team, Führungskraft und Buddy schaffen persönlichen Kontakt. Digitale Onboarding-Plattformen zentralisieren Dokumente, Schulungen und Kontakte. Regelmäßige Video-Calls mit Mentor:in und Team (mindestens wöchentlich) halten die Verbindung aufrecht. Asynchrone Lernmaterialien wie Videos und Wikis ermöglichen flexibles Lernen. Virtuelle Social Events wie Kaffee-Runden oder Team-Lunches fördern die soziale Integration. Wichtig: Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation, um Überforderung zu vermeiden.

Welche Kennzahlen messen Onboarding-Erfolg?

Die wichtigsten Kennzahlen sind: Time-to-Productivity – wie schnell sind neue Mitarbeiter:innen vollständig produktiv und eigenständig? 90-Tage-Retention – wie viele Neueinstellungen sind nach drei Monaten noch im Unternehmen (Benchmark: über 90%)? Employee Net Promoter Score (eNPS) – wie wahrscheinlich würden neue Mitarbeiter:innen das Unternehmen weiterempfehlen? Feedback-Scores aus Onboarding-Umfragen nach 30, 60 und 90 Tagen geben direktes Feedback zum Prozess. Das Engagement-Level nach Probezeit zeigt, wie motiviert und verbunden neue Teammitglieder sind.

Was ist ein Onboarding-Buddy?

Ein Onboarding-Buddy ist eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege, der oder die neue Mitarbeiter:innen in den ersten Wochen begleitet. Der Buddy ist informelle:r Ansprechpartner:in für alle Fragen – sowohl fachlich als auch kulturell oder organisatorisch. Wichtig: Der Buddy ist nicht die Führungskraft, sondern eine Peer-Ebene, was offenere Fragen und ungezwungeneren Austausch ermöglicht. Buddies unterstützen bei kultureller und sozialer Integration, teilen internes Wissen und Unternehmenskultur und helfen, das Netzwerk schneller aufzubauen. Buddy-Programme verbessern Onboarding-Erfolg nachweislich.

Was passiert wenn Onboarding schlecht läuft?

Schlechtes Onboarding hat messbare Konsequenzen: 20-30% der Neueinstellungen verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate. Die Produktivität wird später erreicht, was höhere Kosten verursacht und bestehende Teams stärker belastet. Negative Employee Experience führt zu schlechten Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor, was das Employer Branding schädigt. Höherer Recruiting-Aufwand durch Early Attrition bindet Ressourcen, die anderweitig genutzt werden könnten. Die Team-Moral kann leiden, wenn neue Kolleg:innen schnell wieder gehen oder unzufrieden sind. Investitionen in Recruiting verpuffen, wenn Onboarding die Erwartungen nicht erfüllt.

Fazit

Onboarding ist weit mehr als Einarbeitung. Es ist der zentrale Prozess, der über Mitarbeiterbindung, Produktivität und langfristigen Unternehmenserfolg entscheidet. Die Zahlen sprechen für sich: 82% höhere Retention, 70% kürzere Time-to-Productivity, deutlich höheres Engagement. Unternehmen, die in strukturiertes Onboarding investieren, sichern sich einen messbaren Wettbewerbsvorteil.

Erfolgreiches Onboarding kombiniert klare Struktur mit individueller Flexibilität. Es beginnt bereits im Pre-Boarding, begleitet neue Mitarbeiter:innen durch alle vier Phasen und nutzt datenbasierte Insights, um Einarbeitung zu personalisieren. Ob remote, hybrid oder im Office – entscheidend sind Klarheit, Wertschätzung und kontinuierliches Feedback.

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Quellen

• Society for Human Resource Management (SHRM). "SHRM Onboarding Research – Employee Retention & Engagement." 2023. https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/onboarding-programs
• Gallup Inc. "Gallup State of the American Workplace Report." 2024. https://www.gallup.com/workplace/employee-engagement
• Michael D. Watkins. "The First 90 Days: Proven Strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter." Harvard Business Review Press, 2023. https://www.amazon.de/First-90-Days-Strategies-Smarter/dp/1422188612
• Aberdeen Group. "Onboarding Benchmark Report." 2022. Zugriff über HR-Fachportale.
• Personio GmbH. "Personio HR-Lexikon – Onboarding." 2024. https://www.personio.de/hr-lexikon/onboarding/
• Haufe Lexware GmbH. "Haufe Online – Onboarding neuer Mitarbeiter." 2024. https://www.haufe.de/personal/onboarding
• LinkedIn Talent Solutions. "LinkedIn Talent Blog – Onboarding Trends 2024." 2024. https://business.linkedin.com/talent-solutions/blog