Ein Personalzeiterfassungssystem dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Mitarbeiter:innen. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 sind Arbeitgeber:innen in Deutschland verpflichtet, ein solches System einzuführen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Die elektronische Erfassung wird mit der geplanten Gesetzesänderung 2026 zum Standard.

Was ist ein Personalzeiterfassungssystem?

Ein Personalzeiterfassungssystem ist ein technisches oder organisatorisches Instrument zur systematischen Dokumentation von Arbeitszeiten. Es erfasst, wann Mitarbeiter:innen ihre Arbeit beginnen, Pausen einlegen und den Arbeitstag beenden. Im Gegensatz zur reinen Projektzeiterfassung, die Arbeitszeit einzelnen Aufgaben oder Kunden zuordnet, dient die Personalzeiterfassung primär der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.

Die Systeme reichen von einfachen handschriftlichen Stundenzetteln über Excel-Tabellen bis hin zu cloudbasierten Softwarelösungen mit mobiler App. Im Zuge der Digitalisierung im Recruiting und im gesamten HR-Bereich setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Lösungen, die automatische Auswertungen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und rechtssichere Dokumentation ermöglichen.

Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassungspflicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat sich über mehrere Jahre entwickelt – von einer europäischen Grundsatzentscheidung bis zur verbindlichen Umsetzung in Deutschland.

EuGH-Urteil 2019: Der Startpunkt

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank), dass alle EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber:innen verpflichten müssen, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das System muss laut EuGH „objektiv, verlässlich und zugänglich" sein. Nur so lasse sich die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfen – ein zentrales Element des Arbeitnehmer:innenschutzes.

BAG-Beschluss 2022: Die Umsetzung in Deutschland

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) konkretisierte die europäischen Vorgaben mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht stellte klar: Arbeitgeber:innen in Deutschland sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in europarechtskonformer Auslegung.

Konkret bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden – und zwar für alle Arbeitnehmer:innen, nicht nur bei Überstunden oder Sonntagsarbeit wie zuvor in § 16 Abs. 2 ArbZG geregelt.

Aktuelle Gesetzeslage 2025/2026

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025 sieht die verbindliche Einführung der elektronischen Zeiterfassung vor. Ein konkretes Gesetz wurde bisher nicht verabschiedet, jedoch liegt ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vor. Dieser sieht unter anderem vor:

• Elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Erfassung am selben Tag der Arbeitsleistung
• Bußgelder von bis zu 30.000 Euro bei Verstößen
• Gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße

Anforderungen an ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem

Gesetzliche Mindestanforderungen

Nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG muss ein Zeiterfassungssystem folgende Kriterien erfüllen:

• Objektivität: Die erfassten Daten müssen nachvollziehbar und überprüfbar sein
• Verlässlichkeit: Das System muss manipulationssicher sein und Daten korrekt speichern
• Zugänglichkeit: Sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Behörden müssen auf die Daten zugreifen können

Erfasst werden müssen mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen. Eine pauschale Notiz wie „8 Stunden gearbeitet" genügt nicht – die konkreten Uhrzeiten sind erforderlich.

Technische Optionen: Analog, digital, cloud-basiert

Aktuell besteht keine gesetzliche Vorgabe zur Form der Zeiterfassung. Folgende Optionen sind grundsätzlich zulässig:

Mit der erwarteten Gesetzesänderung wird die elektronische Erfassung zum Standard – analoge Methoden werden für die meisten Unternehmen nicht mehr ausreichen.

Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht?

Ausnahmen: Leitende Angestellte und Sonderfälle

Die Zeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer:innen. Ausnahmen bestehen jedoch für:

• Leitende Angestellte nach § 18 ArbZG: Führungskräfte mit besonderen Befugnissen wie Einstellungs- oder Entlassungsrecht sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen
• Bestimmte Branchen: Tarifvertragliche Sonderregelungen können abweichende Dokumentationspflichten vorsehen
• Geschäftsführer:innen und Vorstände: Als Organmitglieder gelten sie nicht als Arbeitnehmer:innen im Sinne des Gesetzes

Übergangsfristen nach Unternehmensgröße

Der Gesetzesentwurf des BMAS sieht gestaffelte Übergangsfristen vor:

• Großunternehmen (ab 250 Mitarbeiter:innen): 1 Jahr nach Inkrafttreten
• Mittlere Unternehmen (50-249 Mitarbeiter:innen): 2 Jahre
• Kleine Unternehmen (11-49 Mitarbeiter:innen): 5 Jahre
• Kleinstbetriebe (bis 10 Mitarbeiter:innen): Von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen, aber Dokumentationspflicht besteht

Umsetzung in der Praxis

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Vertrauensarbeitszeit bleibt auch nach der neuen Rechtslage grundsätzlich möglich. Der entscheidende Unterschied: Die Arbeitszeit muss trotzdem dokumentiert werden. Mitarbeiter:innen können ihre Zeiten selbstständig erfassen – etwa per App oder Weboberfläche. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung bleibt jedoch bei der Arbeitgeber:in.

Für Homeoffice und mobiles Arbeiten gelten dieselben Anforderungen wie für die Arbeit im Büro. Digitale Zeiterfassungssysteme mit mobiler App erleichtern hier die Umsetzung erheblich. Die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten muss auch im Homeoffice gewährleistet und dokumentiert sein. Eine gute Candidate Experience beginnt bereits bei transparenten Arbeitsbedingungen – dazu gehört auch Klarheit über Arbeitszeitregelungen.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dies bezieht sich auf die Ausgestaltung des Systems – also das „Wie", nicht das „Ob". Ein Initiativrecht zur Einführung besteht laut BAG-Beschluss nicht, da die Pflicht bereits gesetzlich geregelt ist.

In der Praxis empfiehlt sich eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, um Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen zu schaffen und Konflikte zu vermeiden.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung 2025/2026 Pflicht?

Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022. Die Grundlage bildet § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in europarechtskonformer Auslegung. Die elektronische Erfassung wird voraussichtlich 2026 gesetzlich verankert.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Aktuell besteht keine Formvorgabe – analog oder digital ist möglich. Mit der Gesetzesänderung wird die elektronische Erfassung zum Standard.

Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?

Leitende Angestellte nach § 18 ArbZG sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Für Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeiter:innen sind längere Übergangsfristen geplant. Tarifvertragliche Abweichungen sind in bestimmten Branchen möglich.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – allerdings mit Dokumentationspflicht. Mitarbeiter:innen können ihre Zeiten selbst erfassen, die Verantwortung für die korrekte Dokumentation trägt jedoch die Arbeitgeber:in.

Welche Strafen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Aktuell drohen keine direkten Bußgelder, aber behördliche Anordnungen zur Einführung eines Systems sind möglich. Der Gesetzesentwurf sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Zudem besteht ein Beweislastnachteil bei Überstundenstreitigkeiten.

Was muss ein Zeiterfassungssystem können?

Ein rechtssicheres System muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen können, Pausen und Überstunden dokumentieren, manipulationssichere Speicherung gewährleisten und für Mitarbeiter:innen sowie Behörden zugänglich sein.

Hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrecht?

Ja, der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ein Initiativrecht zur Einführung besteht nach dem BAG-Beschluss nicht. Die Mitbestimmung umfasst Art und Umfang der technischen Überwachung.

Fazit

Die Zeiterfassungspflicht ist keine Zukunftsmusik mehr – sie gilt bereits heute. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zur endgültigen Gesetzesänderung nutzen, um ein rechtssicheres System einzuführen. Die Wahl zwischen analoger und digitaler Lösung fällt dabei zunehmend zugunsten elektronischer Systeme aus: Sie bieten Rechtssicherheit, reduzieren den Verwaltungsaufwand und ermöglichen flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice.

Für HR-Verantwortliche bedeutet das: Jetzt handeln, Betriebsrat einbinden und ein System wählen, das zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Die Investition in ein modernes Zeiterfassungssystem zahlt sich durch Transparenz, Compliance und effizientere Prozesse aus.

Du möchtest deine HR-Prozesse ganzheitlich digitalisieren? Erfahre, wie objektive Eignungsdiagnostik deine Personalauswahl optimiert. Mehr über Aivy erfahren

Quellen

• Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
• Europäischer Gerichtshof: Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO). https://curia.europa.eu
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 3 Abs. 2 Nr. 1. Bundesregierung, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 16 Abs. 2. Bundesregierung, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, 2024.
• IHK Berlin: Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, 2024. https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/arbeitsrecht/arbeitszeiterfasung-5666426
• Aivy HR-Blog – Aktuelle Themen aus dem Personalwesen