Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – Definition, Pflichten & Praxis-Tipps

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt seit dem 1. Januar 2023 den klassischen „gelben Schein" für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer:innen. Ärztliche Praxen übermitteln die AU-Daten direkt digital an die Krankenkasse – Arbeitgeber:innen rufen diese aktiv ab, ohne dass Beschäftigte eine Papierbescheinigung einreichen müssen. Seit dem 1. Januar 2025 sind zusätzlich Zeiten in Reha- und Vorsorgeeinrichtungen in das Verfahren eingebunden.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU, auch elektronische Krankmeldung oder digitale Krankschreibung genannt – ist die digitale Nachfolge des papierbasierten Krankenscheins (Muster 1), der im Volksmund als „gelber Schein" bekannt ist. Die gesetzliche Grundlage für ihre Einführung legte das Bürokratieentlastungsgesetz III aus dem Jahr 2019. Ziel war eine zweifache Entlastung: weniger Verwaltungsaufwand für Unternehmen und eine nachhaltigere, papierlose Prozesskette. Bei rund 77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr lassen sich mit der eAU laut Personio schätzungsweise 308 Millionen Papierformulare einsparen.

Das Verfahren läuft zweistufig ab: In der ersten Stufe (seit Oktober 2021) übermitteln Arztpraxen die AU-Daten direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse. In der zweiten Stufe (seit 1. Januar 2023, für alle Arbeitgeber verpflichtend) rufen Arbeitgeber:innen die Daten aktiv bei der Krankenkasse ab, anstatt sie von den Beschäftigten auf Papier zu erhalten.

Rechtliche Grundlagen

Das eAU-Verfahren fußt auf mehreren gesetzlichen Grundlagen, die ineinandergreifen:

SGB V und Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

§ 275 SGB V (Sozialgesetzbuch Fünftes Buch) regelt die Grundsätze der Begutachtung und die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV). § 5 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) bestimmt die Anzeige- und Nachweispflichten bei Arbeitsunfähigkeit: Arbeitnehmer:innen sind weiterhin verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen – die Pflicht zur Vorlage einer Papierbescheinigung beim Arbeitgeber entfällt jedoch für gesetzlich Versicherte.

BMAS-Grundsätze Version 2.0 (2024)

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat am 30. April 2024 die überarbeiteten „Grundsätze für das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung" (Version 2.0) genehmigt. Diese bildeten die Basis für die Erweiterungen, die zum 1. Januar 2025 in Kraft traten.

So läuft das eAU-Verfahren ab

Der Prozess gliedert sich in sechs aufeinanderfolgende Schritte:

1. Arztbesuch und AU-Feststellung: Die erkrankte Person sucht eine Vertragsarztpraxis auf. Die Arbeitsunfähigkeit wird festgestellt und digital dokumentiert.
2. Elektronische Übermittlung an die Krankenkasse: Die Praxis sendet die AU-Daten über die Telematikinfrastruktur (TI) – ein sicheres, verschlüsseltes Netzwerk im deutschen Gesundheitswesen – mithilfe des KIM-Dienstes (Kommunikation im Medizinwesen) an die zuständige Krankenkasse.
3. Papierausdruck für Beschäftigte (optional): Auf Verlangen erhalten Versicherte weiterhin einen Papierausdruck für ihre eigenen Unterlagen. Dieser Ausdruck enthält die Diagnose, die dem Arbeitgeber üblicherweise nicht mitgeteilt wird.
4. Krankmeldung an den Arbeitgeber: Beschäftigte informieren ihren Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer – telefonisch, per E-Mail oder über betriebsinterne Wege. Diese Meldepflicht bleibt bestehen.
5. Bereitstellung durch die Krankenkasse: Sobald die Krankmeldung beim Arbeitgeber eingegangen ist, stellt die Krankenkasse die eAU-Daten zum elektronischen Abruf bereit.
6. Aktiver Abruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ruft die Daten eigenständig ab – über ein systemgeprüftes Lohn- oder Entgeltabrechnungsprogramm oder alternativ über das SV-Meldeportal (sv.net) für Betriebe ohne entsprechende Software.

Pflichten für Arbeitgeber: Was du beachten musst

Wann darf abgerufen werden?

Ein Abruf der eAU ist nur dann zulässig, wenn zwei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind:

• Ein aktives Beschäftigungsverhältnis besteht zum abgefragten Zeitraum.
• Die oder der Beschäftigte hat dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer vorab gemeldet.

Ein pauschaler oder prophylaktischer Abruf für alle Mitarbeitenden ist datenschutzrechtlich unzulässig. Der Abruf darf erst nach der Krankmeldung erfolgen – und aus technischen Gründen empfiehlt sich ein Puffer von mindestens einem Tag, da Arztpraxen ihre Daten auch nachts übermitteln können.

Wie erfolgt der Abruf?

Arbeitgeber:innen haben drei Wege zur Auswahl:

• Über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (z. B. DATEV, Lexware, Personio mit DATEV-Schnittstelle)
• Über ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem mit eAU-Funktion
• Über das SV-Meldeportal (sv.net) – die kostenfreie Alternative für Betriebe ohne Lohnsoftware

Fristen und Speicherdauer

Bereitgestellte eAU-Daten werden auf dem GKV-Kommunikationsserver für 42 Tage zwischengespeichert (seit 1. Januar 2024, zuvor 30 Tage). Innerhalb dieser Frist muss der Abruf erfolgen. Empfohlen wird mindestens einmal pro Woche abzurufen, um keine Daten zu verlieren. Für zurückliegende Zeiträume können Daten direkt bei der Krankenkasse nachgefragt werden.

Die Krankenkasse übermittelt beim Abruf folgende Daten an den Arbeitgeber: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, Information zu Erst- oder Folgebescheinigung sowie einen Hinweis, ob ein Unfall (z. B. Arbeitsunfall) ursächlich war.

Neuerungen ab 2025

Zum 1. Januar 2025 trat eine deutliche Erweiterung des eAU-Verfahrens in Kraft, die auf den BMAS-Grundsätzen Version 2.0 beruht:

Reha- und Vorsorgezeiten einbezogen: Zeiten stationärer Rehabilitations- und Vorsorgeeinrichtungen werden nun ebenfalls elektronisch an Arbeitgeber:innen übermittelt – sofern der Leistungsträger die GKV oder die gesetzliche Rentenversicherung ist. Bislang mussten Beschäftigte hierfür noch einen Papiernachweis einreichen. Da für diese Zeiten grundsätzlich Entgeltfortzahlungsanspruch besteht (gemäß EFZG), ändert sich der Sprachgebrauch im Verfahren von „Arbeitsunfähigkeit" zu „Abwesenheit".

Automatische Übermittlung des Krankenhausentlassungsdatums: Bisher musste das tatsächliche Ende eines stationären Krankenhausaufenthalts durch eine erneute Abfrage ermittelt werden. Seit 2025 übermitteln die Krankenkassen das tatsächliche Entlassungsdatum aktiv, sofern eine eAU-Abfrage vorliegt.

Neue Rückmeldegründe: Das Verfahren kennt jetzt weitere Rückmeldegründe, die mehr Transparenz schaffen. Neu hinzugekommen sind unter anderem: Rückmeldegrund 5 (Reha-/Vorsorgezeiten liegen vor) und Rückmeldegrund 8 („Anderer Nachweis liegt vor" – z. B. bei Auslandskrankschreibung, bei der die Krankenkasse informiert ist, jedoch keine genauen Zeiträume weitergibt).

Ausnahmen: Wer fällt nicht unter die eAU-Pflicht?

Das elektronische Verfahren gilt nicht in allen Fällen. Die folgenden Konstellationen erfordern weiterhin eine Papierbescheinigung:

• Privat Krankenversicherte: Für Privatpatient:innen gibt es keine eAU. Sie nutzen weiterhin den klassischen gelben Schein.
• Krankschreibung durch Privatärzte: Vertragsärztlich nicht zugelassene Praxen sind nicht an das eAU-System angeschlossen.
• Erkrankung im Ausland: Laut § 5 Abs. 2 EFZG müssen Arbeitnehmer:innen bei Auslandserkrankung sowohl Arbeitgeber als auch Krankenkasse unverzüglich informieren und eine Papier-AU selbst einreichen. Seit 2025 kann die Krankenkasse dem Arbeitgeber in bestimmten Fällen den Rückmeldegrund 8 übermitteln – allerdings ohne Zeitraumangaben.
• Minijobs in Privathaushalten: Arbeitgeber:innen von Haushaltshilfen können sich nicht an das eAU-System anschließen.
• Technische Störfälle: Bei Ausfällen der Telematikinfrastruktur stellen Arztpraxen weiterhin Papier-AUs aus. Der Papierausdruck hat weiterhin hohen rechtlichen Beweiswert und dient als Nachweis in Störfällen.

Häufige Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Müssen Mitarbeitende seit der eAU gar nichts mehr beim Arbeitgeber einreichen?

Für gesetzlich Versicherte entfällt seit dem 1. Januar 2023 die Vorlagepflicht einer Papierbescheinigung beim Arbeitgeber. Die Meldepflicht bleibt jedoch bestehen: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen – z. B. telefonisch oder per E-Mail. Auf Wunsch kann die Arztpraxis weiterhin einen Papierausdruck für eigene Unterlagen aushändigen.

Wie ruft der Arbeitgeber die eAU korrekt ab?

Der Abruf erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem oder das SV-Meldeportal. Wichtig: Der Abruf darf erst nach der Krankmeldung durch die oder den Beschäftigten erfolgen. Als Abrufdatum gilt der erste Tag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit – bei Folgebescheinigungen der erste Tag nach Ende der bisherigen Krankschreibung. Aus technischen Gründen sollte mit dem Abruf mindestens ein Tag gewartet werden.

Gilt die eAU auch für Privatversicherte?

Nein. Privatversicherte erhalten weiterhin den klassischen Krankenschein auf Papier, den sie selbst beim Arbeitgeber einreichen müssen. Das elektronische Verfahren gilt ausschließlich für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte bei Krankschreibung durch einen Vertragsarzt oder eine Vertragsärztin.

Darf der Arbeitgeber eAU-Daten pauschal für alle Mitarbeitenden abrufen?

Nein. Ein pauschaler oder vorsorglich für alle Beschäftigten durchgeführter Abruf ist datenschutzrechtlich unzulässig. Der Abruf ist nur erlaubt, wenn ein aktives Beschäftigungsverhältnis besteht und die betreffende Person sich zuvor beim Arbeitgeber krankgemeldet hat.

Was ändert sich mit der eAU ab Januar 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 werden Zeiten stationärer Reha- und Vorsorgeeinrichtungen elektronisch an Arbeitgeber:innen übermittelt. Außerdem sendet die Krankenkasse das tatsächliche Krankenhausentlassungsdatum nun automatisch nach, ohne dass eine erneute Abfrage notwendig ist. Neue Rückmeldegründe (u. a. Rückmeldegrund 5 und 8) schaffen mehr Transparenz im Verfahren.

Wie lange werden eAU-Daten auf dem GKV-Server gespeichert?

Seit dem 1. Januar 2024 werden bereitgestellte eAU-Daten für 42 Tage auf dem GKV-Kommunikationsserver zwischengespeichert (zuvor 30 Tage). Innerhalb dieser Frist muss der Arbeitgeber die Daten abrufen. Empfohlen wird ein wöchentlicher Abruf-Rhythmus. Für weiter zurückliegende Zeiträume können Daten direkt bei der zuständigen Krankenkasse angefordert werden.

Was passiert bei technischen Störungen der eAU?

Bei Ausfällen der Telematikinfrastruktur stellen Arztpraxen weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aus. Dieser Ausdruck besitzt weiterhin hohen rechtlichen Beweiswert und dient insbesondere als Nachweis, wenn das elektronische Verfahren scheitert. Für Beschäftigte empfiehlt es sich, den Papierausdruck sicherheitshalber aufzubewahren.

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist seit 2023 fester Bestandteil des deutschen Arbeitsalltags. Sie vereinfacht den Krankmeldeprozess für Beschäftigte erheblich – die Vorlagepflicht entfällt, der Verwaltungsaufwand sinkt. Arbeitgeber:innen tragen nun die Verantwortung für den aktiven Abruf und müssen sicherstellen, dass die nötige technische Infrastruktur vorhanden ist. Die Neuerungen ab Januar 2025 (Reha/Vorsorge, Krankenhausentlassung, neue Rückmeldegründe) erfordern eine Aktualisierung bestehender Abruf-Prozesse. Wer Ausnahmen kennt – privat Versicherte, Auslandserkrankungen, Minijobs in Privathaushalten – vermeidet Fehler im operativen Alltag.

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Quellen

• SGB V § 275 – Begutachtung und Beratung. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__275.html
• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) § 5 – Anzeige- und Nachweispflichten. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/efzg/__5.html
• Grundsätze für das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung, Version 2.0. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), genehmigt 30.04.2024.
• AU-Richtlinien – Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses über die Beurteilung der Arbeitsunfähigkeit. G-BA, 2023. https://www.g-ba.de/richtlinien/2/