Eine Arbeitszeiterfassung Vorlage dokumentiert Arbeitsbeginn, -ende und Pausen – als Excel-Tabelle, PDF-Stundenzettel oder Word-Dokument. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber:innen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Vorlagen müssen mindestens Datum, Start- und Endzeit sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten.

Definition: Was ist eine Arbeitszeiterfassung Vorlage?

Eine Arbeitszeiterfassung Vorlage ist ein standardisiertes Dokument zur systematischen Dokumentation von Arbeitszeiten. Sie dient als Nachweis für geleistete Arbeitsstunden und hilft Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung zu erfüllen.

Im Unterschied zu einer vollautomatisierten Zeiterfassungssoftware erfordert eine Vorlage die manuelle oder halbautomatische Eingabe der Zeiten – entweder durch die Mitarbeiter:innen selbst oder durch HR-Verantwortliche. Gängige Formate sind Excel-Tabellen mit integrierten Formeln, ausfüllbare PDF-Formulare und Word-Dokumente.

Der Begriff "Stundenzettel" wird oft synonym verwendet, bezeichnet aber traditionell eher die papierbasierte Variante der Arbeitszeiterfassung.

Rechtliche Grundlage – Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Das BAG-Urteil vom 13. September 2022

Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) wurde verbindlich festgestellt: Arbeitgeber:innen in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Das BAG bezieht sich dabei auf §3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der bei europarechtskonformer Auslegung eine Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems begründet.

Diese Entscheidung setzt das "Stechuhr-Urteil" des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 um. Der EuGH hatte bereits damals entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber:innen zur Einrichtung eines "objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems" zur Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen.

Wichtig: Die Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist. Ein konkretes Gesetz mit Detailregelungen steht zwar noch aus, die Erfassungspflicht besteht aber bereits jetzt.

Welche Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben?

Laut BAG-Beschluss und den FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) müssen folgende Angaben erfasst werden:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit

Die konkrete Form der Erfassung ist nicht vorgeschrieben – weder das BAG noch das Arbeitsschutzgesetz verlangen zwingend eine elektronische Erfassung. Damit sind auch Excel-Vorlagen, PDF-Stundenzettel oder handschriftliche Aufzeichnungen grundsätzlich zulässig.

Arten von Vorlagen im Überblick

Excel-Vorlagen – Vorteile und Nachteile

Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung sind besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet. Sie bieten den Vorteil, dass Arbeitszeiten automatisch berechnet werden können – Formeln ermitteln die tägliche Arbeitszeit, summieren Wochenstunden und zeigen Überstunden an.

Vorteile:

• Kostenlos oder günstig verfügbar
• Automatische Berechnungen durch Formeln
• Flexibel anpassbar an individuelle Bedürfnisse
• Für kleine Teams gut geeignet

Nachteile:

• Manipulationsanfällig (Einträge können nachträglich geändert werden)
• Datenschutz problematisch (personenbezogene Daten in lokalen Dateien)
• Fehleranfällig bei manueller Eingabe
• Bei vielen Mitarbeiter:innen unübersichtlich

PDF-Vorlagen zum Ausdrucken

PDF-Stundenzettel sind die einfachste Form der Arbeitszeiterfassung. Sie werden ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und abgeheftet oder eingescannt.

Diese Methode eignet sich für Betriebe ohne digitale Infrastruktur oder als Übergangslösung. Der Nachteil: Handschriftliche Erfassung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und erschwert die Auswertung.

Software vs. Vorlage – wann lohnt sich der Umstieg?

Vorlagen sind ein guter Einstieg, stoßen aber schnell an Grenzen. Ein Umstieg auf professionelle Zeiterfassungssoftware empfiehlt sich, wenn:

• das Team wächst (ab ca. 20 Mitarbeiter:innen)
• Schichtarbeit oder flexible Arbeitszeiten vorherrschen
• eine revisionssichere Dokumentation erforderlich ist
• die Lohnabrechnung automatisiert werden soll
• Homeoffice und mobiles Arbeiten zunehmen

Checkliste: Was muss eine Vorlage enthalten?

Eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung Vorlage sollte folgende Angaben ermöglichen:

Pflichtangaben:

• Datum und Wochentag
• Arbeitsbeginn (Uhrzeit)
• Arbeitsende (Uhrzeit)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Empfohlene Angaben:

• Pausenzeiten (Beginn, Ende oder Dauer)
• Name der Mitarbeiter:in
• Personalnummer oder Abteilung
• Unterschriftsfeld für Mitarbeiter:in und Vorgesetzte:n
• Feld für Bemerkungen (z.B. Homeoffice, Dienstreise)
• Wöchentliche und monatliche Summen

Gut zu wissen: Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erhöht aber die Verbindlichkeit der Aufzeichnungen.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch im Homeoffice – das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht nach Arbeitsort. Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass auch remote arbeitende Beschäftigte ihre Zeiten dokumentieren.

In der Praxis bedeutet das: Die Erfassung kann an die Arbeitnehmer:innen delegiert werden. Diese tragen ihre Arbeitszeiten selbstständig in die Vorlage ein – idealerweise täglich. Der Arbeitgeber / die Arbeitgeberin bleibt aber für die Bereitstellung des Systems und die Kontrolle verantwortlich.

Auch die Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§5 ArbZG) gilt im Homeoffice. Die Zeiterfassung hilft, deren Einhaltung nachzuweisen.

Besondere Regelungen für Minijobber

Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gelten nach §17 Mindestlohngesetz (MiLoG) besonders strenge Dokumentationspflichten. Arbeitgeber:innen müssen:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen
• die Erfassung spätestens bis zum 7. Kalendertag nach der erbrachten Arbeitsleistung vornehmen
• die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren

Diese Pflicht besteht unabhängig vom BAG-Urteil und gilt bereits seit Einführung des Mindestlohngesetzes 2015. Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Anwendungsfall:

• §16 Abs. 2 ArbZG: Mindestens 2 Jahre für Überstunden-Nachweise
• §17 MiLoG: Mindestens 2 Jahre für Minijobber
• Allgemeine Empfehlung: 3 Jahre (wegen der regulären Verjährungsfrist für Lohnansprüche)

Die Aufbewahrung darf digital erfolgen – wichtig ist, dass die Unterlagen im Prüfungsfall zugänglich und lesbar sind.

Datenschutz bei Excel-Vorlagen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Bei der Nutzung von Excel-Vorlagen ist zu beachten:

• Dateien sollten passwortgeschützt sein
• Zugriff nur für berechtigte Personen (HR, Vorgesetzte)
• Keine Speicherung auf privaten Geräten oder unsicheren Cloud-Diensten
• Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Für größere Unternehmen oder sensible Branchen sind professionelle Softwarelösungen mit integrierten Datenschutzfunktionen die sicherere Wahl.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung Vorlage

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber:innen nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Die Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist. Ein direktes Bußgeld für fehlende Zeiterfassung existiert derzeit nicht – allerdings können Behörden eine Anordnung erlassen, deren Missachtung mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld geahndet werden kann.

Welche Angaben muss eine Arbeitszeiterfassung Vorlage enthalten?

Pflicht sind: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Empfohlen werden zusätzlich Pausenzeiten, Name und Personalnummer sowie ein Unterschriftsfeld. Die konkrete Form – ob Excel, PDF oder handschriftlich – ist nicht vorgeschrieben.

Ist eine Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung rechtssicher?

Grundsätzlich ja. Das BAG schreibt keine elektronische Erfassung vor, sodass auch Excel-Tabellen zulässig sind. Allerdings sind Excel-Dateien manipulationsanfällig und datenschutzrechtlich problematisch. Für kleine Unternehmen sind sie als Einstieg geeignet, bei Wachstum empfiehlt sich der Umstieg auf professionelle Software.

Wer ist für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich?

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber / bei der Arbeitgeberin. Die tatsächliche Erfassung kann jedoch an die Beschäftigten delegiert werden – diese tragen ihre Zeiten dann selbst ein. Der Arbeitgeber / die Arbeitgeberin muss aber das System bereitstellen und die Einhaltung kontrollieren. Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich möglich, die Dokumentationspflicht besteht aber trotzdem.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Mindestens 2 Jahre für Überstunden-Nachweise (§16 ArbZG) und für Minijobber (§17 MiLoG). Empfohlen werden 3 Jahre wegen der allgemeinen Verjährungsfrist für Lohnansprüche. Die digitale Aufbewahrung ist zulässig.

Gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht auch im Homeoffice?

Ja. Das Arbeitszeitgesetz und die Erfassungspflicht gelten unabhängig vom Arbeitsort. Im Homeoffice können Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen, der Arbeitgeber / die Arbeitgeberin muss aber ein geeignetes System bereitstellen. Auch die Ruhezeit von 11 Stunden gilt im Homeoffice.

Müssen auch Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen?

Ja, und zwar besonders streng. Nach §17 MiLoG müssen Arbeitgeber:innen bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren – spätestens bis zum 7. Tag nach der Arbeitsleistung. Die Unterlagen sind 2 Jahre aufzubewahren.

Was passiert bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Aktuell gibt es kein direktes Bußgeld für das Fehlen eines Zeiterfassungssystems. Allerdings kann die zuständige Arbeitsschutzbehörde eine Anordnung zur Einführung eines Systems erlassen (§22 Abs. 3 ArbSchG). Wird diese Anordnung missachtet, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz selbst (z.B. Überschreitung der Höchstarbeitszeit) werden unabhängig davon geahndet.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung Vorlage ist ein praktisches Werkzeug, um die seit 2022 geltende Erfassungspflicht umzusetzen. Ob Excel, PDF oder handschriftlich – entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Für kleine Teams sind Vorlagen ein guter Einstieg, bei wachsender Belegschaft oder komplexen Arbeitsmodellen empfiehlt sich jedoch der Umstieg auf professionelle Software.

Achte bei der Auswahl einer Vorlage auf vollständige Pflichtangaben, Datenschutz und eine praktikable Handhabung im Alltag. So erfüllst du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern schaffst auch Transparenz für dein Team.

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Quellen

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §3. Bundesrepublik Deutschland, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) §16. Bundesrepublik Deutschland, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
• BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21). Bundesarbeitsgericht, 2022. https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/
• FAQ zur Arbeitszeiterfassung. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), 2024. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
• Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeber. IHK Berlin, 2024. https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/arbeitsrecht/arbeitszeiterfasung-5666426