Eine Mitarbeiter Zeiterfassung App dokumentiert Arbeitszeiten digital – per Smartphone, Tablet oder Browser. Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die elektronische Zeiterfassung als Standard vor, mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 30.000 Euro.
Was ist eine Mitarbeiter Zeiterfassung App?
Eine Mitarbeiter Zeiterfassung App ist eine digitale Anwendung, mit der Beschäftigte ihre Arbeitszeiten erfassen können. Anders als klassische Stechuhren oder Stundenzettel ermöglicht sie die Dokumentation von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen direkt auf dem Smartphone, Tablet oder im Webbrowser – unabhängig vom Arbeitsort.
Definition und Grundfunktionen
Die Kernaufgabe einer Zeiterfassung App besteht darin, die tägliche Arbeitszeit minutengenau zu dokumentieren. Typische Grundfunktionen umfassen das Ein- und Ausstempeln per Knopfdruck, die automatische Pausenerfassung sowie die Berechnung von Überstunden. Die erfassten Daten werden in der Regel cloudbasiert gespeichert und können von Vorgesetzten oder der Personalabteilung eingesehen und freigegeben werden.
Der Begriff "Employee Self Service" beschreibt dabei das Prinzip, dass Mitarbeiter:innen ihre Zeiten selbstständig ins System eintragen. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Abgrenzung: Zeiterfassung vs. Projektzeiterfassung
Während eine klassische Zeiterfassung App die reine Anwesenheitszeit dokumentiert, erfasst eine Projektzeiterfassung zusätzlich, für welche Projekte oder Kunden die Arbeitszeit aufgewendet wurde. Für die gesetzliche Zeiterfassungspflicht ist die Anwesenheitszeiterfassung ausreichend. Projektzeiterfassung ist vor allem für Dienstleister und Agenturen relevant, die ihre Leistungen stunden- oder projektbasiert abrechnen.
Rechtliche Grundlagen – Was sagt das Gesetz?
Die rechtliche Situation zur Arbeitszeiterfassung hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Zwei wegweisende Urteile haben die Zeiterfassungspflicht in Deutschland etabliert.
EuGH-Urteil 2019
Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Urteil C-55/18, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Ziel dieser Entscheidung war der Schutz der Arbeitnehmer:innen: Nur durch systematische Zeiterfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten wirksam kontrollieren.
BAG-Urteil 2022
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte am 13. September 2022 im Beschluss 1 ABR 22/21, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits besteht. Die Präsidentin des BAG, Inken Gallner, begründete dies mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem EuGH-Urteil. Damit gilt: Arbeitgeber müssen seit Oktober 2022 die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen.
Aktueller Stand 2025/2026
Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD sieht die Einführung der elektronischen Zeiterfassung als Pflicht für alle Arbeitgeber vor. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) konkretisiert die Anforderungen: Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch aufzeichnen müssen. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, sofern die Dokumentation gewährleistet ist.
Wichtig: Die grundsätzliche Zeiterfassungspflicht gilt bereits jetzt. Die geplanten Regelungen betreffen vor allem die elektronische Form und die Übergangsfristen.
Wichtige Funktionen einer Zeiterfassung App
Bei der Auswahl einer Zeiterfassung App solltest du zwischen gesetzlich notwendigen Kernfunktionen und optionalen Zusatzfunktionen unterscheiden.
Kernfunktionen (Pflicht)
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, muss eine Zeiterfassung App folgende Funktionen bieten:
Die Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten ist grundlegend. Das System muss die Daten manipulationssicher speichern, sodass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben. Laut EuGH-Urteil muss das System zudem für Mitarbeiter:innen zugänglich sein – sie müssen ihre eigenen Zeitdaten einsehen können.
Die revisionssichere Speicherung bedeutet, dass Daten nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Dies ist für behördliche Prüfungen durch Zoll oder Deutsche Rentenversicherung relevant.
Erweiterte Funktionen
Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen bieten viele Apps zusätzliche Funktionen: automatische Überstundenberechnung, Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement, Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung (z.B. DATEV-Export), Geofencing zur standortbasierten Zeiterfassung sowie Berichte und Auswertungen für das Management.
Geofencing ermöglicht es, die Zeiterfassung auf bestimmte geografische Bereiche zu beschränken – etwa das Betriebsgelände oder definierte Baustellen. So wird sichergestellt, dass Buchungen nur am tatsächlichen Arbeitsort erfolgen.
Datenschutz und DSGVO
Eine Zeiterfassung App verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt damit der DSGVO. Achte bei der Auswahl auf folgende Kriterien: Die Daten sollten auf Servern in der EU, idealerweise in Deutschland, gespeichert werden. Das System muss klare Zugriffskontrollen bieten – nicht jede:r darf alle Daten sehen. Die Aufbewahrungsfristen sollten konfigurierbar sein. Bei Unternehmen mit Betriebsrat besteht zudem ein Mitbestimmungsrecht nach §87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht?
Grundsätzlich gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Der BMAS-Gesetzentwurf sieht jedoch Übergangsfristen und wenige Ausnahmen vor.
Übergangsfristen nach Betriebsgröße
Nach dem geplanten Gesetz gelten gestaffelte Fristen für die Umstellung auf elektronische Zeiterfassung:
Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten haben ein Jahr nach Inkrafttreten Zeit für die Umstellung. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten erhalten zwei Jahre Übergangsfrist. Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten haben fünf Jahre Zeit. Kleinstbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sind von der elektronischen Pflicht ausgenommen und dürfen Arbeitszeiten weiterhin auf Papier dokumentieren.
Ausnahmen von der Pflicht
Von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen sind leitende Angestellte mit eigenständiger Entscheidungsbefugnis über ihre Arbeitszeit sowie Hausangestellte in Privathaushalten. Für alle anderen Beschäftigten – einschließlich Teilzeitkräfte, Minijobber:innen und Werkstudent:innen – gilt die Dokumentationspflicht vollumfänglich.
Häufige Fragen zur Mitarbeiter Zeiterfassung App
Ist eine Zeiterfassung App Pflicht?
Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Urteil 2022 in Deutschland Pflicht. Eine elektronische bzw. digitale Lösung ist noch nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber durch den Koalitionsvertrag 2025 angestrebt. Für Unternehmen ab einer bestimmten Größe wird die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen verpflichtend.
Ab wann gilt die elektronische Zeiterfassungspflicht?
Die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits seit Oktober 2022. Die elektronische Pflicht ist im BMAS-Gesetzentwurf vorgesehen, das genaue Inkrafttreten steht noch aus. Nach Inkrafttreten gelten gestaffelte Übergangsfristen von einem bis fünf Jahren je nach Betriebsgröße.
Dürfen Mitarbeiter:innen ihre Zeiten selbst erfassen?
Ja, das ist ausdrücklich erlaubt und in der Praxis üblich. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt jedoch weiterhin beim Arbeitgeber. Dieser muss das System bereitstellen und sollte einen Freigabeprozess durch Vorgesetzte implementieren.
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
Es gibt keine einheitliche gesetzliche Vorgabe. In der Praxis wird empfohlen, Arbeitszeitdaten mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Sonderfälle wie Jugendarbeitsschutz oder Mutterschutz gelten längere Fristen. Digitale Systeme erleichtern die revisionssichere Archivierung erheblich.
Was droht bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?
Laut BMAS-Gesetzentwurf können Verstöße mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Zusätzlich drohen Beweislastnachteile bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten sowie Probleme bei behördlichen Prüfungen. Auch ohne finales Gesetz sind Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz möglich.
Was kostet eine Zeiterfassung App?
Für Freelancer und Kleinstbetriebe gibt es kostenlose Basisversionen. Professionelle Lösungen kosten in der Regel zwischen 3 und 15 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat. Enterprise-Lösungen für größere Unternehmen haben individuelle Preisgestaltungen. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen von 14 bis 30 Tagen.
Ist Zeiterfassung per App DSGVO-konform?
Ja, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind: Datenverarbeitung auf EU-Servern, klare Zugriffskontrollen, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Berücksichtigung des Mitbestimmungsrechts des Betriebsrats. Bei der Auswahl solltest du auf entsprechende Zertifizierungen achten.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich erlaubt. Allerdings muss auch hier die tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden. Das bedeutet: Mitarbeiter:innen, die ihre Zeiten selbst einteilen, müssen dennoch Beginn, Ende und Pausen erfassen. Die Dokumentation muss prüfsicher erfolgen.
Fazit
Die Mitarbeiter Zeiterfassung App ist für Unternehmen in Deutschland kein optionales Tool mehr, sondern rechtliche Notwendigkeit. Seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Zeiterfassungspflicht – die elektronische Erfassung wird mit dem geplanten Gesetz zum Standard. Wer jetzt auf eine digitale Lösung setzt, schafft Rechtssicherheit, spart Verwaltungsaufwand und ist auf künftige Anforderungen vorbereitet.
Bei der Auswahl solltest du auf Kernfunktionen (manipulationssichere Erfassung von Beginn, Ende, Pausen), DSGVO-Konformität und passende Schnittstellen zu deiner bestehenden HR-Software achten.
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Quellen
- Europäischer Gerichtshof (2019). Urteil zur Arbeitszeiterfassung (C-55/18). https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=214043&doclang=DE
- Bundesarbeitsgericht (2022). Beschluss zur Zeiterfassungspflicht (1 ABR 22/21). https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/
- Bundesministerium der Justiz. Arbeitszeitgesetz (ArbZG). https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
- Bundesministerium der Justiz. Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/
- CDU/CSU und SPD (2025). Koalitionsvertrag – Verantwortung für Deutschland. https://www.bundesregierung.de
- IHK Berlin: Merkblatt Arbeitszeiterfassung
- BITKOM: Studien zur HR-Digitalisierung
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