Ein Zwischenzeugnis ist eine schriftliche Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, die während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird – im Unterschied zum Arbeitszeugnis, das erst nach Beendigung der Beschäftigung erteilt wird. Arbeitnehmer:innen können ein Zwischenzeugnis bei triftigem Grund verlangen; Arbeitgebende dürfen es ohne einen solchen Grund ablehnen. Rechtliche Grundlage ist § 109 GewO in Verbindung mit § 630 BGB.
Was ist ein Zwischenzeugnis?
Ein Zwischenzeugnis ist eine offizielle, schriftliche Beurteilung, die ein Arbeitgeber oder eine Arbeitgeberin für eine:n Mitarbeiter:in ausstellt, während das Arbeitsverhältnis noch besteht. Es dokumentiert Tätigkeiten, Leistungen und Sozialverhalten zum Zeitpunkt der Ausstellung – nicht rückblickend nach dem Austritt.
Das Dokument wird stets als qualifiziertes Zeugnis ausgestellt: Es enthält neben der reinen Tätigkeitsbeschreibung auch eine Beurteilung der Arbeitsleistung und des Verhaltens. Ein einfaches Zwischenzeugnis – das nur sachliche Eckdaten ohne Bewertung aufführt – ist in der Praxis nicht üblich.
Zwischenzeugnis vs. Arbeitszeugnis
Der entscheidende Unterschied liegt im Zeitpunkt und in der Formulierung:
- Zeitpunkt: Das Zwischenzeugnis wird während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt, das Arbeitszeugnis erst nach dessen Beendigung.
- Zeitform: Das Zwischenzeugnis wird im Präsens formuliert („er erledigt …"), das Arbeitszeugnis in der Vergangenheit („er erledigte …").
- Enddatum: Das Zwischenzeugnis enthält kein Enddatum des Arbeitsverhältnisses – dieses besteht ja weiter. Beim Arbeitszeugnis ist das Enddatum ein Pflichtbestandteil.
Diese Unterschiede sind nicht nur Formsache: Wer ein Zwischenzeugnis in der Vergangenheitsform ausstellt, signalisiert unbeabsichtigt, dass das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist – ein Fehler mit potenziellen rechtlichen Folgen.
Rechtliche Grundlagen
§ 109 GewO und § 630 BGB
Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – und damit grundsätzlich auch auf ein Zwischenzeugnis bei berechtigtem Interesse – ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Danach haben Arbeitnehmer:innen bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Für Dienstverhältnisse gilt ergänzend § 630 BGB, der eine vergleichbare Pflicht zur Zeugniserteilung verankert.
Ein expliziter gesetzlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis – also während des laufenden Arbeitsverhältnisses – lässt sich aus diesen Normen nur mittelbar ableiten. Die Rechtsprechung hat jedoch anerkannt, dass Arbeitnehmer:innen bei Vorliegen eines triftigen Grundes einen Anspruch auf Ausstellung geltend machen können.
Wichtig zu wissen: Der Anspruch auf ein Zeugnis verjährt gemäß § 195 BGB drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Es empfiehlt sich daher, das Zwischenzeugnis zeitnah einzufordern.
Anspruch im Tarifvertrag (TVöD)
Im öffentlichen Dienst ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis explizit geregelt. § 35 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) sieht vor, dass Beschäftigte auf Verlangen ein Zwischenzeugnis erhalten – insbesondere bei Vorgesetztenwechsel, Versetzung oder wenn berechtigtes Interesse besteht. Für Arbeitgebende im öffentlichen Dienst besteht damit eine klarere Verpflichtung als im privatrechtlichen Bereich.
Auch in Betriebsvereinbarungen oder branchenspezifischen Tarifverträgen können entsprechende Regelungen verankert sein. HR-Verantwortliche sollten prüfen, ob für ihr Unternehmen Tarifverträge mit entsprechenden Klauseln gelten.
Wann darf der Arbeitgeber ablehnen?
Liegt kein triftiger Grund vor, kann der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Ausstellung des Zwischenzeugnisses verweigern. Die Ablehnung muss sachlich begründet sein. Unzulässig ist es, die Ausstellung zu verweigern, um Mitarbeiter:innen an das Unternehmen zu binden oder eine Kündigung zu verhindern – das hat die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) wiederholt klargestellt.
Triftige Gründe – eine Übersicht
Ein triftiger Grund liegt vor, wenn ein nachvollziehbarer, betrieblicher oder persönlicher Anlass besteht, der eine aktuelle Leistungsdokumentation sinnvoll oder notwendig macht. Anerkannte triftige Gründe sind:
- Vorgesetztenwechsel: Der oder die neue Vorgesetzte kennt die bisherige Leistung nicht – ein Zwischenzeugnis schafft eine dokumentierte Ausgangsbasis.
- Interne Versetzung oder Umstrukturierung: Die bisherigen Aufgaben ändern sich grundlegend.
- Betriebsübergang: Bei Unternehmenskauf oder -übernahme können Beschäftigte ein Zwischenzeugnis zur Sicherung ihrer bisherigen Leistungsbeurteilung verlangen.
- Beginn einer längeren Abwesenheit: Vor Elternzeit, Sabbatical oder einer mehrmonatigen Weiterbildung soll der aktuelle Stand dokumentiert werden.
- Ankündigung einer Kündigung durch den Arbeitgebenden: Arbeitnehmer:innen haben in dieser Situation häufig ein berechtigtes Interesse an einem vorläufigen Zeugnis für laufende Bewerbungen.
- Bewerbung auf eine interne Stelle: Der Wechsel innerhalb des Unternehmens erfordert eine aktuelle Referenz.
- Mehrjährige Betriebszugehörigkeit ohne schriftliche Beurteilung: Ein Zwischenzeugnis kann sinnvoll sein, wenn seit Beginn des Arbeitsverhältnisses noch keine schriftliche Leistungsbeurteilung erfolgt ist.
Wird ein Zwischenzeugnis trotz triftigem Grund verweigert, sollten Arbeitnehmer:innen den Arbeitgebenden schriftlich mit angemessener Frist – in der Regel zwei Wochen – erneut auffordern. Bei anhaltender Weigerung kann eine:n Fachanwält:in für Arbeitsrecht eingeschaltet werden.
Aufbau und Pflichtbestandteile
Pflichtbestandteile im Überblick
Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis enthält folgende Elemente:
- Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum und -ort der oder des Mitarbeiter:in
- Unternehmensdaten und Ausstellungsdatum: Firmenname, Adresse, Datum der Ausstellung
- Beschäftigungsdauer und Funktion: Von wann bis zum Zeitpunkt der Ausstellung, in welcher Position
- Tätigkeitsbeschreibung: Welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche wurden übernommen?
- Leistungsbeurteilung: Fachkompetenz, Arbeitsweise, Arbeitsergebnisse
- Sozialverhalten: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und – falls zutreffend – Kunden
- Unterschrift: Handschriftlich vom oder von der direkten Vorgesetzten, mit vollständigem Namen, Position und Vollmacht
Das Zwischenzeugnis muss auf Firmenpapier ausgestellt und handschriftlich unterzeichnet werden. Eine rein digitale Übermittlung ist rechtlich nicht ausreichend.
Die Präsens-Pflicht und ihre Bedeutung
Das Zwischenzeugnis wird zwingend im Präsens formuliert – nicht in der Vergangenheitsform. Der Grund: Das Beschäftigungsverhältnis besteht zum Zeitpunkt der Ausstellung noch fort. Formulierungen wie „er erledigt seine Aufgaben stets sorgfältig" signalisieren, dass die Tätigkeit aktuell andauert. Die Vergangenheitsform würde fälschlicherweise auf eine bereits beendete Beschäftigung hinweisen und kann zu Missverständnissen bei potenziellen zukünftigen Arbeitgebenden führen.
Ebenfalls typisch für das Zwischenzeugnis: Es enthält kein Enddatum des Arbeitsverhältnisses.
Formulierungshinweise und Zeugnissprache
In der Praxis hat sich eine eigene Zeugnissprache etabliert, bei der bestimmte Formulierungen eine kodierte Bewertung ausdrücken. Dieses System ist für Außenstehende oft schwer zu durchschauen, für erfahrene Recruiter:innen und HR-Fachkräfte jedoch lesbar. Einige Orientierungspunkte für qualifizierte Beurteilungen:
Beim Sozialverhalten gilt: Die Reihenfolge der Nennung ist bedeutsam. In einem wohlwollend formulierten Zeugnis werden Vorgesetzte zuerst genannt, dann Kolleg:innen, dann Kunden oder externe Partner:innen.
Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, das Zwischenzeugnis wohlwollend und der Wahrheit entsprechend zu formulieren. Bewusst negative Formulierungen oder versteckte Kritik, die über den tatsächlichen Sachverhalt hinausgeht, sind rechtlich anfechtbar.
Häufige Fragen zum Zwischenzeugnis
Was ist der Unterschied zwischen Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis?
Das Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt und im Präsens formuliert. Es enthält kein Enddatum. Das Arbeitszeugnis hingegen wird nach Beendigung der Beschäftigung erteilt, steht in der Vergangenheitsform und weist das Enddatum des Arbeitsverhältnisses aus. Beide Dokumente werden als qualifiziertes Vollzeugnis ausgestellt und enthalten Tätigkeitsbeschreibung sowie Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.
Wann haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?
Ein Anspruch besteht bei Vorliegen eines triftigen Grundes – also bei Vorgesetztenwechsel, interner Versetzung, Betriebsübergang, Beginn von Elternzeit oder Sabbatical, bei einer angekündigten Kündigung durch den Arbeitgebenden oder bei einer Bewerbung auf eine interne Stelle. Im öffentlichen Dienst ist der Anspruch durch § 35 TVöD explizit geregelt. Ohne triftigen Grund können Arbeitgebende die Ausstellung ablehnen.
Kann der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis verweigern?
Ja – wenn kein triftiger Grund vorliegt, ist eine Ablehnung rechtlich zulässig. Liegt jedoch ein anerkannter triftiger Grund vor, darf das Zwischenzeugnis nicht verweigert werden. Unzulässig ist es in jedem Fall, die Ausstellung zu verweigern, um Mitarbeiter:innen zu halten. Bei ungerechtfertigter Verweigerung sollte der Antrag schriftlich mit einer gesetzten Frist von zwei Wochen wiederholt werden.
Warum muss ein Zwischenzeugnis im Präsens formuliert sein?
Weil das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Ausstellung noch besteht. Die Vergangenheitsform würde signalisieren, dass die Tätigkeit bereits abgeschlossen ist – was irreführend wäre. Die korrekte Formulierung lautet daher: „Sie erledigt ihre Aufgaben …" und nicht „Sie erledigte ihre Aufgaben …". Ein Zwischenzeugnis in der Vergangenheitsform gilt als fehlerhaft und kann auf Verlangen der oder des Mitarbeiter:in korrigiert werden.
Welche Pflichtbestandteile hat ein Zwischenzeugnis?
Pflichtbestandteile sind: persönliche Daten der oder des Mitarbeiter:in, Unternehmensdaten und Ausstellungsdatum, Beschäftigungsdauer und Funktion, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung (qualifiziertes Zeugnis) sowie die handschriftliche Unterschrift der zuständigen Person mit Namen, Position und Vollmacht. Das Dokument muss auf Firmenpapier ausgestellt werden.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit für die Ausstellung?
Eine gesetzlich festgelegte Frist existiert nicht. In der Praxis gilt eine Bearbeitungszeit von zwei bis drei Wochen als angemessen. Empfehlenswert ist es, beim Antrag eine konkrete Frist zu nennen – etwa zwei Wochen. So wird unnötiges Hinauszögern vermieden, und der Antrag ist dokumentiert.
Was ist ein triftiger Grund – und wer entscheidet darüber?
Ein triftiger Grund ist ein sachlich nachvollziehbarer Anlass, der eine aktuelle Leistungsdokumentation erforderlich macht. Anerkannte Gründe sind unter anderem Vorgesetztenwechsel, Versetzung, Betriebsübergang oder der Beginn einer langen Abwesenheit. Im Streitfall entscheidet das Arbeitsgericht. Arbeitgebende können keine willkürlichen eigenen Maßstäbe setzen, um einen Antrag abzulehnen.
Fazit
Das Zwischenzeugnis ist ein wichtiges HR-Dokument, das Transparenz und Fairness im Arbeitsverhältnis fördert. Für Arbeitgebende bedeutet es einerseits eine administrative Aufgabe, andererseits die Möglichkeit, eine sachliche und wohlwollende Leistungskultur zu demonstrieren. Wer als HR-Verantwortliche:r klare Prozesse für die Ausstellung von Zwischenzeugnissen etabliert – inklusive Checkliste für triftige Gründe und Formulierungsstandards –, minimiert rechtliche Risiken und stärkt das Vertrauen im Team.
Drei Punkte solltest du dir merken: Erstens muss das Zwischenzeugnis bei triftigem Grund ausgestellt werden. Zweitens ist die Präsens-Formulierung keine Option, sondern Pflicht. Drittens schützt eine wohlwollende, wahre Beurteilung sowohl Arbeitgebende als auch Mitarbeiter:innen.
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Quellen
- § 109 GewO – Zeugnis. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html
- § 630 BGB – Pflicht zur Zeugniserteilung. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630.html
- § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html
- TVöD § 35 – Zeugnis im öffentlichen Dienst. ver.di / dbb, 2023. https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund/p-35.html
- Personio AG: Zwischenzeugnis – Aufbau, Inhalt und Bedeutung. https://www.personio.ch/hr-lexikon/zwischenzeugnis/
- Ordio GmbH: Zwischenzeugnis – Anspruch, Anfordern & Formulierungen. 2026. https://www.ordio.com/insights/lexikon/zwischenzeugnis/
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