Zeiterfassungssoftware dokumentiert Arbeitszeiten digital und erfüllt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil von 2022. Bei der Auswahl sind Rechtssicherheit, DSGVO-Konformität, Benutzerfreundlichkeit und Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen entscheidend. Je nach Unternehmensgröße und Branche eignen sich Cloud-Lösungen, Apps oder stationäre Terminals.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware ist ein digitales Tool zur Dokumentation und Verwaltung von Arbeitszeiten. Sie ersetzt manuelle Methoden wie Stundenzettel oder Excel-Tabellen und erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit automatisch oder per Eingabe durch Mitarbeiter:innen.

Im Unterschied zu klassischen Stempeluhren bietet moderne Zeiterfassungssoftware zusätzliche Funktionen: Sie verwaltet Überstunden, Pausen, Urlaubsanträge und Abwesenheiten zentral an einem Ort. Viele Lösungen integrieren sich direkt in bestehende HR-Software und Lohnabrechnungssysteme, was den administrativen Aufwand für Personalverantwortliche deutlich reduziert.

Typische Funktionen

Zeiterfassungssoftware umfasst in der Regel folgende Kernfunktionen:

• Arbeitszeiterfassung per App, Web oder Terminal
• Überstunden- und Pausenberechnung
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Individuelle Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Schichtarbeit)
• Reporting und Auswertungen
• Export für Lohnabrechnung (z.B. DATEV-Schnittstelle)

Warum ist Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland basiert auf zwei wegweisenden Gerichtsentscheidungen: dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Urteil von 2022.

Das EuGH-Urteil 2019 (Stechuhr-Urteil)

Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 CCOO), dass Arbeitgeber:innen in der EU ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Ziel dieser Entscheidung: Arbeitnehmer:innen vor übermäßiger Arbeitsbelastung schützen und die Einhaltung von Ruhezeiten sicherstellen.

Das BAG-Urteil 2022

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) verbindlich fest, dass die EuGH-Vorgaben auch in Deutschland gelten. Laut BAG sind Arbeitgeber:innen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Größe oder Branche.

Laut den FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, nicht nur Überstunden wie bisher im Arbeitszeitgesetz geregelt.

Aktuelle Gesetzeslage

Derzeit existiert noch keine explizite gesetzliche Regelung zur elektronischen Zeiterfassung. Ein Referentenentwurf des BMAS sieht jedoch vor, die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Der Koalitionsvertrag 2025 bekräftigt diese Absicht. Bis zur gesetzlichen Umsetzung gilt die Pflicht auf Basis der Rechtsprechung.

Welche Arten von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Der Markt bietet verschiedene Lösungsansätze, die sich nach Betriebsmodell und Erfassungsmethode unterscheiden.

Cloud-Lösungen vs. On-Premises

Cloud-basierte Software wird über das Internet genutzt und erfordert keine lokale Installation. Daten werden auf Servern des Anbieters gespeichert. Vorteile: schnelle Einrichtung, automatische Updates, ortsunabhängiger Zugriff. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen und mobilen Teams.

On-Premises-Lösungen werden auf eigenen Servern des Unternehmens installiert. Vorteile: volle Kontrolle über Daten, Anpassungsmöglichkeiten. Nachteile: höherer IT-Aufwand, eigene Wartung. Diese Variante bevorzugen Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder vorhandener IT-Infrastruktur.

Erfassungsmethoden

• Web-Anwendung: Mitarbeiter:innen erfassen Zeiten am PC über den Browser
• Smartphone-App: Mobile Erfassung, ideal für Außendienst und Homeoffice
• Stationäres Terminal: Klassische Stempeluhr-Alternative für feste Arbeitsplätze
• Kombination: Viele Anbieter ermöglichen alle Methoden parallel

Worauf bei der Auswahl achten?

Die Wahl der passenden Zeiterfassungssoftware hängt von den individuellen Anforderungen deines Unternehmens ab. Folgende Kriterien helfen bei der Entscheidung.

Kernfunktionen

Eine rechtssichere Zeiterfassungssoftware sollte mindestens folgende Funktionen bieten:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
• Automatische Berechnung von Überstunden
• Pausenregelungen nach Arbeitszeitgesetz
• Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit)
• Auswertungen und Berichte

Je nach Branche sind weitere Funktionen sinnvoll: Projektzeiterfassung für Agenturen und Beratungen, Schichtplanung für Produktion und Handel, GPS-Tracking für Außendienst.

Datenschutz und DSGVO

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Bei der Auswahl solltest du auf folgende Punkte achten:

• Serverstandort: Bevorzuge Anbieter mit Servern in der EU oder dem EWR
• Zertifizierungen: ISO 27001 und ISO 27018 bestätigen hohe Sicherheitsstandards
• Zweckbindung: Die Software sollte nur die notwendigen Daten erfassen
• Zugriffsrechte: Klare Regelungen, wer welche Daten einsehen darf
• Löschfristen: Automatische Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist

Schnittstellen

Die Integration in bestehende Systeme spart Zeit und reduziert Fehler. Wichtige Schnittstellen sind:

• DATEV: Für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen und Lohnbuchhaltung
• ERP-Systeme: SAP, Microsoft Dynamics, SAGE
• HR-Software: Personio, HRworks, rexx systems
• Projektmanagement: Bei Projektzeiterfassung (Asana, Jira, Monday)

Kosten und Preismodelle

Die meisten Anbieter arbeiten mit monatlichen Gebühren pro Nutzer:in. Typische Preisspannen:

• Basisversion: 5-10 € pro Nutzer:in/Monat
• Erweiterte Funktionen: 10-15 € pro Nutzer:in/Monat
• Enterprise-Lösungen: Individuelle Preise

Einige Anbieter staffeln nach Unternehmensgröße oder bieten Pauschalpreise an. Kostenlose Versionen existieren, sind aber meist funktional eingeschränkt oder nur für sehr kleine Teams geeignet.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungssoftware

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja, seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber:innen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem EuGH-Urteil von 2019. Die Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Was muss bei der Zeiterfassung dokumentiert werden?

Laut BAG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden – inklusive Überstunden. Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich sein. Pausenzeiten sollten ebenfalls dokumentiert werden, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes nachweisen zu können.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Aktuell besteht keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung. Papierbasierte Dokumentation ist weiterhin zulässig. Der Referentenentwurf des BMAS sieht jedoch eine elektronische Erfassungspflicht vor. Digitale Lösungen sind effizienter, weniger fehleranfällig und erleichtern die Auswertung.

Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich für kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen profitieren von Cloud-basierten Lösungen ohne IT-Aufwand. Kriterien: einfache Bedienung, schnelle Einrichtung, geringe Kosten (ab 5-10 € pro Nutzer:in/Monat), mobiler Zugriff per App. Achte auf DATEV-Schnittstellen für die unkomplizierte Lohnabrechnung.

Kann Vertrauensarbeitszeit weiter bestehen?

Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt als Arbeitsmodell möglich. Allerdings müssen die Arbeitszeiten trotzdem erfasst werden – das hat das BAG ausdrücklich bestätigt. Die Erfassung kann an die Mitarbeiter:innen selbst delegiert werden, die Verantwortung für die korrekte Dokumentation bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Wie funktioniert mobile Zeiterfassung im Homeoffice?

Mitarbeiter:innen erfassen ihre Arbeitszeiten per Smartphone-App oder Web-Anwendung. Wichtig: Die Software sollte offline-fähig sein für instabile Verbindungen. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice – Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten müssen eingehalten werden.

Worauf sollte man bei der DSGVO achten?

Achte auf Serverstandorte in der EU/EWR, Zertifizierungen wie ISO 27001, klare Zugriffsrechte und definierte Löschfristen. Personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden. Bei biometrischen Systemen (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) gelten besonders strenge Anforderungen.

Welche Schnittstellen sind wichtig?

Die DATEV-Schnittstelle ist für die meisten deutschen Unternehmen unverzichtbar, da sie den Export zur Lohnabrechnung ermöglicht. Je nach Unternehmen sind weitere Integrationen sinnvoll: ERP-Systeme, HR-Software, Projektmanagement-Tools.

Fazit

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist seit dem BAG-Urteil 2022 nicht mehr optional, sondern gesetzliche Pflicht. Entscheidend für die Auswahl sind Rechtssicherheit, DSGVO-Konformität, passende Schnittstellen und die Benutzerfreundlichkeit für dein Team. Cloud-basierte Lösungen bieten für die meisten Unternehmen das beste Verhältnis aus Funktionsumfang und Einführungsaufwand.

Bevor du dich für eine Software entscheidest, definiere deine Anforderungen: Welche Erfassungsmethoden brauchst du? Welche Systeme müssen angebunden werden? Wie groß ist dein Team? Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen an – nutze diese, um die Bedienung im Alltag zu prüfen.

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Quellen

• Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). FAQ Arbeitszeiterfassung, 2024.
• Bundesarbeitsgericht. Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de
• Europäischer Gerichtshof. Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO). https://curia.europa.eu
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 3 Abs. 2 Nr. 1. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
• Personio GmbH. Zeiterfassungssysteme im Vergleich, 2024. https://www.personio.de/hr-lexikon/zeiterfassungssysteme/