Zeiterfassungssoftware für KMU ermöglicht die rechtskonforme, digitale Dokumentation von Arbeitszeiten gemäß dem BAG-Beschluss von 2022. Die Software muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfassen. Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich besonders cloudbasierte Lösungen mit App-Zugang, die einfach zu implementieren und DSGVO-konform sind.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist ein digitales Tool zur systematischen Dokumentation von Arbeitszeiten. Sie erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten und Überstunden. Im Gegensatz zu manuellen Methoden wie Stundenzetteln oder Excel-Tabellen bietet eine Software automatisierte Berechnungen, Auswertungen und eine rechtssichere Archivierung.
Vorteile für KMU
Für kleine und mittlere Unternehmen bringt eine digitale Zeiterfassungslösung mehrere Vorteile: Die Erfassung erfolgt fehlerfrei und manipulationssicher, was die Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) erfüllt. Gleichzeitig entfällt der manuelle Aufwand für die Lohnabrechnung, da die Daten automatisch übertragen werden können. Transparenz über Überstunden, Abwesenheiten und Projektzeiten ermöglicht eine bessere Personalplanung. Gerade für KMU ohne eigene HR-Abteilung bedeutet das eine erhebliche Entlastung.
Rechtliche Grundlagen: Ist Zeiterfassung Pflicht?
Die Frage nach der Zeiterfassungspflicht beschäftigt viele HR-Verantwortliche. Die Antwort ist eindeutig: Ja, Zeiterfassung ist seit 2022 für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht – unabhängig von der Größe.
EuGH-Urteil 2019: Der europäische Impuls
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied am 14. Mai 2019 im sogenannten "Stechuhr-Urteil" (Rs. C-55/18 CCOO), dass Arbeitgeber:innen in der EU verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmer:innen vor Überarbeitung und die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinie.
BAG-Beschluss 2022: Pflicht für Deutschland
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der unionskonform ausgelegt wird. Laut BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) gilt diese Pflicht bereits jetzt – Arbeitgeber:innen müssen nicht auf weitere Gesetze warten.
Aktuelle Gesetzeslage 2025/2026
Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD kündigt an, die elektronische Zeiterfassungspflicht gesetzlich zu konkretisieren. Übergangsfristen nach Unternehmensgröße sind geplant, wobei Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeiter:innen möglicherweise von der elektronischen Pflicht ausgenommen werden könnten. Bis zur Verabschiedung eines neuen Gesetzes gilt jedoch die Pflicht aus dem BAG-Beschluss uneingeschränkt.
Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem
Gesetzliche Anforderungen nach BAG und EuGH
Ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem muss laut EuGH und BAG folgende Kriterien erfüllen:
Objektivität: Das System muss die tatsächliche, korrekte Arbeitszeit wiedergeben – ohne Möglichkeit zur Manipulation.
Verlässlichkeit: Die Erfassung muss konsistent und fehlerfrei funktionieren. Papieraufzeichnungen sind zwar zulässig, digitale Lösungen gelten jedoch als verlässlicher.
Zugänglichkeit: Sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Aufsichtsbehörden müssen bei Bedarf Zugang zu den Daten haben.
Was muss erfasst werden? Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – einschließlich Überstunden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre.
DSGVO und Datenschutz
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für KMU solltest du auf folgende Punkte achten:
- Zweckbindung (Art. 5 DSGVO): Die Daten dürfen nur für die Arbeitszeitverwaltung verwendet werden.
- Technische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Server sind Pflicht.
- Serverstandort: Bei cloudbasierten Lösungen sollten die Server in der EU stehen.
- Auftragsverarbeitung: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter ist erforderlich.
Arten von Zeiterfassungssoftware
Cloud-basierte Lösungen (SaaS)
Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware wird über das Internet bereitgestellt und erfordert keine lokale Installation. Du zahlst in der Regel eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter:in. Diese Lösungen eignen sich besonders für KMU, da sie schnell einsatzbereit sind, automatische Updates erhalten und von überall zugänglich sind. Die meisten Anbieter bieten auch mobile Apps an.
On-Premise-Software
On-Premise-Lösungen werden auf eigenen Servern installiert. Sie bieten mehr Kontrolle über die Daten, erfordern jedoch eigene IT-Ressourcen für Installation und Wartung. Für KMU ohne IT-Abteilung ist diese Option meist weniger praktikabel.
Mobile Apps und hybrides Arbeiten
In Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen ist mobile Zeiterfassung unverzichtbar. Die meisten modernen Systeme bieten Apps für iOS und Android, mit denen Mitarbeiter:innen ihre Zeiten per Smartphone erfassen können – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Funktionen wie GPS-basierte Standorterfassung oder QR-Code-Stempeln erweitern die Möglichkeiten.
Zeiterfassungssoftware für KMU: Auswahlkriterien
Checkliste: 5 Kriterien für die Auswahl
Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für dein KMU solltest du folgende Punkte prüfen:
- Rechtssicherheit: Erfüllt das System die Anforderungen nach BAG und EuGH? Werden Beginn, Ende und Dauer erfasst? Ist die Lösung DSGVO-konform?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv bedienbar? Können Mitarbeiter:innen ohne lange Schulung starten? Eine komplizierte Lösung führt zu geringer Akzeptanz.
- Flexibilität: Unterstützt das System verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit? Ist eine mobile App verfügbar?
- Integration: Lässt sich die Software mit deiner Lohnabrechnungssoftware oder deinem HR-System verbinden? Automatisierte Datenübertragung spart Zeit.
- Support und Updates: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support? Werden rechtliche Änderungen zeitnah umgesetzt?
Typische Kostenbereiche
Die Kosten für Zeiterfassungssoftware variieren je nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße:
- Cloudbasierte Lösungen: ca. 3-10 € pro Mitarbeiter:in und Monat
- Einrichtungskosten: 0-500 € (bei manchen Anbietern inklusive)
- Kostenlose Basisversionen: Bei einigen Anbietern für kleine Teams verfügbar
- On-Premise-Lösungen: Höhere Einmalkosten (mehrere tausend Euro), dafür geringere laufende Kosten
Für ein KMU mit 20 Mitarbeiter:innen liegen die monatlichen Kosten bei einer Cloud-Lösung also typischerweise zwischen 60 und 200 €.
Einführung in 5 Schritten
Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware in deinem KMU gelingt mit einem strukturierten Vorgehen:
Schritt 1 – Anforderungen definieren: Welche Arbeitszeitmodelle nutzt dein Unternehmen? Welche Integrationen sind nötig? Wie viele Mitarbeiter:innen sollen erfasst werden?
Schritt 2 – Anbieter vergleichen: Teste 2-3 Anbieter mit kostenlosen Testphasen. Achte auf die oben genannten Kriterien.
Schritt 3 – Team informieren: Erkläre dem Team den Nutzen der Zeiterfassung – nicht als Kontrolle, sondern als Schutz vor Überstunden und für faire Abrechnung.
Schritt 4 – Pilotphase starten: Beginne mit einem kleinen Team oder einer Abteilung. Sammle Feedback und optimiere Prozesse.
Schritt 5 – Go-Live: Nach erfolgreicher Pilotphase führst du das System unternehmensweit ein. Plane kurze Schulungen oder Online-Einführungen ein.
Häufige Fragen zur Zeiterfassungssoftware für KMU
Ist Zeiterfassung für KMU Pflicht?
Ja, seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von der Größe. Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionskonformer Auslegung.
Was muss bei der Zeiterfassung erfasst werden?
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – einschließlich Überstunden. Auch Pausenzeiten sollten dokumentiert werden, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes nachweisen zu können.
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Derzeit ist auch die Papierform zulässig. Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt jedoch eine elektronische Pflicht an. Für Kleinstunternehmen unter 10 Mitarbeiter:innen sind möglicherweise Ausnahmen geplant. Eine digitale Lösung wird aufgrund ihrer Verlässlichkeit und Auswertbarkeit empfohlen.
Können Mitarbeiter:innen die Zeiterfassung selbst übernehmen?
Ja, die Delegation an Beschäftigte ist erlaubt. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung und die Einhaltung der Arbeitszeiten verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Dieser muss sicherstellen, dass das System tatsächlich genutzt wird.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Ja, Vertrauensarbeitszeit als Arbeitszeitmodell bleibt weiterhin erlaubt. Die Zeiterfassung muss jedoch trotzdem erfolgen. Auch bei flexiblen Modellen ist die Dokumentation der Arbeitszeiten Pflicht.
Was kostet eine Zeiterfassungssoftware für KMU?
Cloudbasierte Lösungen kosten typischerweise 3-10 € pro Mitarbeiter:in und Monat. Einmalige Einrichtungskosten variieren zwischen 0 und 500 €. Einige Anbieter bieten kostenlose Basisversionen für kleine Teams an.
Welche Strafen drohen bei fehlender Zeiterfassung?
Derzeit ist kein spezifisches Bußgeld im ArbSchG verankert. Die zuständige Aufsichtsbehörde kann jedoch Anordnungen erlassen. Verstöße gegen diese Anordnungen können geahndet werden. Zukünftige Gesetze könnten konkrete Sanktionen einführen.
Welche DSGVO-Anforderungen gelten für Zeiterfassung?
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Es gilt die Zweckbindung: Die Daten dürfen nur für die Arbeitszeitverwaltung verwendet werden. Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind Pflicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre.
Fazit
Zeiterfassungssoftware ist für KMU keine Option mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Cloudbasierte Lösungen bieten für kleine und mittlere Unternehmen die beste Kombination aus Rechtssicherheit, einfacher Implementierung und überschaubaren Kosten. Bei der Auswahl solltest du auf DSGVO-Konformität, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten achten. Mit einer strukturierten Einführung und transparenter Kommunikation gelingt der Umstieg auf digitale Zeiterfassung in wenigen Wochen.
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Quellen
- Bundesarbeitsgericht (2022). Beschluss 1 ABR 22/21 – Arbeitszeiterfassungspflicht. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2023). Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
- Europäischer Gerichtshof (2019). Urteil Rs. C-55/18 CCOO – Stechuhr-Urteil. https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-55/18
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG). https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
- Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU, SPD) – Passagen zur Arbeitszeiterfassung
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