Workation – Definition, Rechtslage & Praxis-Tipps für HR

Eine Workation bezeichnet das Arbeiten von einem anderen – meist attraktiven – Ort, häufig im Ausland, kombiniert mit Freizeit- und Urlaubselementen. Für Unternehmen bietet das Modell echtes Potenzial als Employer-Branding-Benefit im War for Talent, birgt aber erhebliche rechtliche Risiken bei Steuer, Sozialversicherung und Aufenthaltsrecht. HR-Verantwortliche sollten Workation-Anfragen daher nicht ad hoc genehmigen, sondern mit einer klaren Policy strukturiert und rechtssicher gestalten.

Was ist eine Workation? Definition und Bedeutung

Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern „Work" (Arbeit) und „Vacation" (Urlaub) zusammen. Gemeint ist das mobile Arbeiten von einem Ort, der typischerweise mit Erholung oder Reise verbunden ist – etwa einem Ferienort, einer anderen Stadt oder einem Land im Ausland. Dabei gelten weiterhin die regulären arbeitsvertraglichen Pflichten: Mitarbeiter:innen arbeiten in vollem Umfang, während sie gleichzeitig ihren Aufenthaltsort frei wählen.

Workation ist keine eigene Rechtsform und kein gesetzlich definierter Begriff. Es handelt sich vielmehr um ein flexibles Arbeitsmodell, das auf dem bestehenden Arbeitsvertrag und den vereinbarten Rahmenbedingungen basiert. Genau das macht es für HR-Teams so herausfordernd: Es gibt keinen einheitlichen gesetzlichen Rahmen, der alle relevanten Fragen – Steuer, Sozialversicherung, Aufenthaltsrecht – auf einen Schlag klärt.

Workation, Homeoffice im Ausland und Sabbatical: Die Unterschiede

Diese drei Begriffe werden häufig verwechselt, unterscheiden sich aber grundlegend:

Workation bezeichnet einen zeitlich begrenzten Aufenthalt an einem anderen Ort, bei dem normal weitergearbeitet wird. Die Dauer ist in der Regel kurz (einige Wochen bis wenige Monate).

Homeoffice im Ausland ist eine dauerhaftere Verlagerung des Arbeitsortes ins Ausland, oft ohne festes Rückkehrdatum. Dieser Fall ist steuer- und sozialversicherungsrechtlich deutlich komplexer und kann eine Betriebsstätte des Unternehmens im Ausland begründen.

Sabbatical hingegen ist eine längere, bezahlte oder unbezahlte Auszeit vom Job – ohne reguläre Arbeitspflicht. Beim Sabbatical ruht das Arbeitsverhältnis, bei der Workation bleibt es aktiv.

Für HR-Teams ist diese Abgrenzung wichtig: Eine Workation-Policy ersetzt keine Regelung für dauerhaftes Remote Work im Ausland.

Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Workation

Workation berührt mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig. Eine pauschale Genehmigung ohne Prüfung kann für Unternehmen teuer werden.

Steuerliche Aspekte: Was gilt im Ausland?

Grundsätzlich bleibt die Steuerpflicht für Mitarbeiter:innen in Deutschland bestehen, solange sie ihren steuerlichen Wohnsitz hier haben. Entscheidend ist dabei die sogenannte 183-Tage-Regel: Hält sich eine Person mehr als 183 Tage im Jahr in einem anderen Land auf, kann dort eine zusätzliche Steuerpflicht entstehen – auch wenn weiterhin ein deutsches Gehalt bezogen wird.

Die meisten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), die Deutschland mit rund 90 Ländern abgeschlossen hat, schützen vor einer doppelten Besteuerung desselben Einkommens. Allerdings ist nicht jedes Land durch ein DBA abgedeckt, und die konkreten Regelungen variieren stark. Bei Workations unter 30 Tagen in Ländern mit DBA ist das Risiko in der Regel gering. Ab einer Aufenthaltsdauer von 30 Tagen oder mehr empfiehlt sich die Konsultation einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters.

Für Unternehmen besteht zusätzlich das Risiko, ungewollt eine steuerliche Betriebsstätte im Ausland zu begründen. Eine Betriebsstätte entsteht, wenn Mitarbeiter:innen dauerhaft und regelmäßig von einem bestimmten Ort im Ausland für das Unternehmen tätig werden und dabei unternehmerische Entscheidungen treffen. Dies kann zur Steuerpflicht des Unternehmens im Aufenthaltsland führen.

Sozialversicherung und die A1-Bescheinigung

Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gilt: Wer vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat arbeitet, bleibt in der Regel im Heimatland sozialversichert – sofern die A1-Bescheinigung vorliegt.

Die A1-Bescheinigung ist ein offizielles EU-Dokument, das bestätigt, dass eine Person weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegt, obwohl sie temporär im EU-Ausland arbeitet. Sie muss beim zuständigen Sozialversicherungsträger (in der Regel der Krankenkasse) beantragt werden – und zwar bereits vor Antritt der Workation, nicht erst nachträglich.

Ohne A1-Bescheinigung drohen bei einer Kontrolle im Aufenthaltsland empfindliche Bußgelder – für Mitarbeiter:innen und Unternehmen. HR-Teams sollten deshalb sicherstellen, dass die Beantragung verbindlicher Bestandteil des Workation-Genehmigungsprozesses ist.

Für Länder außerhalb der EU gelten in der Regel keine automatischen Schutzregelungen. Hier sollte die Sozialversicherungssituation individuell geprüft werden.

Aufenthalts- und Arbeitsrecht: Touristenvisum reicht oft nicht

Ein oft unterschätzter Aspekt: In vielen Ländern erlaubt ein Touristenvisum ausdrücklich kein Arbeiten – auch nicht für einen ausländischen Arbeitgeber. Wer während einer vermeintlichen Workation auf Touristenbasis arbeitet, riskiert die Ausweisung oder zukünftige Einreisesperren.

Innerhalb der EU ist das weniger problematisch, da EU-Bürger:innen in anderen Mitgliedstaaten grundsätzlich arbeiten dürfen. Bei Drittstaaten – also Ländern außerhalb der EU – ist die Lage jedoch individuell zu prüfen. Einige Länder haben spezielle „Digital Nomad Visa" eingeführt (z.B. Portugal, Spanien, Griechenland), die gezielt für Fernarbeit konzipiert sind und legale Workations erleichtern.

Workation als HR-Benefit: Chancen und Risiken

Chancen: Employer Branding und Mitarbeiterbindung

Workation ist inzwischen ein gefragter Benefit – besonders bei jüngeren Fachkräften und in Branchen, in denen Remote Work Standard ist. Unternehmen, die Workation strukturiert anbieten, signalisieren Vertrauen, Flexibilität und eine moderne Unternehmenskultur. Das stärkt sowohl das Employer Branding als auch die Mitarbeiterbindung.

Laut einer Erhebung von Buffer aus dem Jahr 2024 zählt die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, für die Mehrheit der befragten Remote-Mitarbeiter:innen zu den wichtigsten Gründen, beim aktuellen Arbeitgeber zu bleiben. Workation als gezielter, klar geregelter Benefit kann diesen Effekt verstärken – ohne das Unternehmen rechtlich zu überfordern, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Risiken: Rechtliche Fallstricke für Arbeitgeber:innen

Die Risiken sind real und sollten nicht unterschätzt werden:

Steuerliche Risiken: Unbeabsichtigte Steuerpflicht im Aufenthaltsland oder Betriebsstätten-Risiken für das Unternehmen.

Sozialversicherungsrisiken: Fehlende A1-Bescheinigung führt zu Bußgeldern; bei Ländern außerhalb der EU ist die Situation oft ungeklärt.

Aufenthaltsrechtliche Risiken: Arbeiten auf Touristenbasis ist in vielen Ländern illegal.

Datenschutzrisiken: Zugriff auf Unternehmensdaten aus unsicheren Netzwerken oder aus Ländern ohne ausreichendes DSGVO-Schutzniveau kann datenschutzrechtliche Probleme verursachen.

Arbeitsrechtliche Mindeststandards: Das Aufenthaltsland kann eigene Mindeststandards (z.B. Mindestruhezeiten, Urlaubsansprüche) für dort tätige Arbeitnehmer:innen vorschreiben.

Workation-Policy erstellen: Checkliste für HR-Teams

Eine klare Policy schützt beide Seiten und verhindert unklare Einzelfall-Entscheidungen. Die folgenden fünf Punkte bilden das Grundgerüst:

1. Maximale Dauer festlegenViele Unternehmen begrenzen Workation auf 30 bis 60 Tage pro Kalenderjahr. Das reduziert steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken erheblich.

2. Zulässige Länder definierenEmpfehlenswert ist eine Liste genehmigter Länder – idealerweise EU-Staaten oder Länder mit Doppelbesteuerungsabkommen. Länder ohne klare Regelungen oder ohne DBA sollten zunächst ausgeschlossen werden.

3. Genehmigungsprozess festlegenWer genehmigt die Workation (direkte Führungskraft, HR)? Wie lange ist die Vorlaufzeit (mindestens 2–4 Wochen)? Was muss vorab eingereicht werden?

4. Pflichten der Mitarbeiter:innen definierenMitarbeiter:innen sollten verpflichtet sein, die A1-Bescheinigung rechtzeitig zu beantragen, Datenschutzregeln einzuhalten (VPN-Pflicht, keine öffentlichen WLAN-Netzwerke für sensible Daten) und den Aufenthaltsort zu melden.

5. Versicherung und Haftung klärenGilt die gesetzliche Unfallversicherung auch im Ausland? Welche Zusatzversicherungen sind notwendig oder empfehlenswert? Diese Fragen sollten mit dem zuständigen Unfallversicherungsträger abgestimmt werden.

Häufige Fragen zur Workation

Was ist eine Workation?

Workation beschreibt das Arbeiten von einem anderen – oft urlaubsartigen – Ort, häufig im Ausland. Die Bezeichnung kombiniert „Work" und „Vacation". Es handelt sich nicht um eine gesetzlich definierte Arbeitsform, sondern um ein flexibles Modell auf Basis des bestehenden Arbeitsvertrags. Mitarbeiter:innen arbeiten dabei regulär, können aber Ort und Umgebung frei wählen – im Rahmen der unternehmensinternen Policy.

Wie lange darf eine Workation dauern?

Ein gesetzlicher Maximalrahmen existiert in Deutschland nicht. Aus steuerlicher Sicht gilt: Aufenthalte unter 183 Tagen pro Jahr im Ausland sind in Ländern mit Doppelbesteuerungsabkommen in der Regel unkritisch. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ist die A1-Bescheinigung ab dem ersten Arbeitstag im EU-Ausland empfehlenswert. Viele Unternehmen begrenzen Workation intern auf 30 bis 90 Tage pro Jahr, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Ist Workation steuerpflichtig?

Die Steuerpflicht in Deutschland bleibt grundsätzlich bestehen. Bei Aufenthalten im Ausland unter 183 Tagen/Jahr ist in Ländern mit DBA in der Regel keine zusätzliche Steuerpflicht im Aufenthaltsland zu erwarten. Bei längeren Aufenthalten oder in Ländern ohne DBA kann eine Steuerpflicht im Aufenthaltsland entstehen. Ab einer Aufenthaltsdauer von 30 Tagen wird die Konsultation einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters empfohlen.

Was ist eine A1-Bescheinigung und wann ist sie nötig?

Die A1-Bescheinigung ist ein offizielles EU-Dokument, das bestätigt, dass eine Person weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert ist, obwohl sie vorübergehend in einem anderen EU-/EWR-Land oder der Schweiz arbeitet. Sie muss beim zuständigen Sozialversicherungsträger (meist der Krankenkasse) beantragt werden – idealerweise vor Beginn der Workation. Ohne dieses Dokument drohen Bußgelder bei Kontrollen im Aufenthaltsland.

Darf der Arbeitgeber Workation ablehnen?

Ja. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Workation. Arbeitgeber:innen können Anträge ablehnen – zum Beispiel aus rechtlichen Gründen (steuerliche Risiken, Aufenthaltsrecht), aus Datenschutzgründen oder wegen betrieblicher Anforderungen. Eine transparente Policy hilft, solche Entscheidungen nachvollziehbar und fair zu kommunizieren und Einzelfall-Diskussionen zu vermeiden.

Welche Länder eignen sich für Workation?

Am unkompliziertesten sind EU-Staaten, da hier die Arbeitnehmerfreizügigkeit gilt, A1-Bescheinigungen problemlos ausgestellt werden und Doppelbesteuerungsabkommen bestehen. Besonders beliebt sind Portugal, Spanien, Italien, Kroatien und Griechenland. Einige Nicht-EU-Länder (z.B. Portugal mit dem „Digital Nomad Visa") haben spezielle Visa-Programme eingeführt. Für Drittstaaten sollte die Rechtslage individuell geprüft werden.

Wie erstelle ich eine Workation-Policy?

Eine solide Workation-Policy enthält mindestens fünf Elemente: (1) Maximale Dauer pro Jahr, (2) Liste zulässiger Länder, (3) Genehmigungsprozess mit Vorlaufzeiten, (4) Pflichten der Mitarbeiter:innen (A1-Bescheinigung, Datenschutz, Meldepflicht) sowie (5) Klärung von Versicherungsschutz und Haftungsfragen. Die Policy sollte mit der Rechts- und Steuerabteilung abgestimmt und regelmäßig aktualisiert werden.

Fazit

Workation ist mehr als ein Trend – es ist ein Benefit, das Mitarbeiter:innen zunehmend einfordern und das im Employer Branding echte Wirkung entfalten kann. Gleichzeitig ist es ein Thema, das HR-Verantwortliche nicht ohne rechtliche Grundlage angehen sollten. Steuer, Sozialversicherung und Aufenthaltsrecht greifen ineinander und erfordern eine klare Policy.

Der pragmatische Weg: Workation auf EU-Länder und begrenzte Zeiträume (30–60 Tage/Jahr) beschränken, A1-Bescheinigung zur Pflicht machen und einen verbindlichen Genehmigungsprozess etablieren. Wer das strukturiert angeht, kann Workation als modernen Benefit nutzen – ohne unkalkulierbare rechtliche Risiken einzugehen.

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Quellen

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
• Einkommensteuergesetz (EStG), §§ 34d, 49. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/
• A1-Bescheinigung – Informationen für Arbeitgeber. Deutsche Rentenversicherung, 2024. https://www.deutsche-rentenversicherung.de
• Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmer:innen (geändert durch Richtlinie 2018/957/EU). Europäische Kommission. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32018L0957
• State of Remote Work 2024. Buffer, 2024. https://buffer.com/state-of-remote-work
• Homeoffice und mobiles Arbeiten in Deutschland. Bitkom, 2024. https://www.bitkom.org