Verpflegungsmehraufwand 2025 – Definition, Pauschalen & Abrechnung

erpflegungsmehraufwand bezeichnet die steuerlich anerkannten Mehrkosten für Mahlzeiten, die entstehen, wenn Arbeitnehmer:innen vorübergehend außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte tätig sind. Der Staat erkennt pauschale Beträge an – 2025 sind es 14 Euro bei einer Abwesenheit von 8 bis unter 24 Stunden bzw. 28 Euro an einem vollen Reisetag im Inland –, die entweder als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand (kurz: VMA) bezeichnet den steuerrechtlich anerkannten Mehraufwand, der Arbeitnehmer:innen entsteht, wenn sie berufsbedingt außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte essen müssen. Die Grundlage bildet § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Der Begriff grenzt sich vom alltagssprachlichen "Spesen" ab: Spesen ist der Oberbegriff für alle Reisekosten – also Fahrt, Unterkunft und Verpflegung zusammen. Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich ausschließlich auf den Verpflegungsanteil. Entscheidend: Es werden keine tatsächlichen Kosten erstattet oder abgezogen, sondern ausschließlich die vom Gesetzgeber festgelegten Pauschbeträge – unabhängig davon, was das Mittagessen tatsächlich gekostet hat.

Erste Tätigkeitsstätte ist der vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegte Arbeitsort – meist das Büro oder der Betrieb. An diesem Ort entsteht kein Anspruch auf VMA.

Rechtliche Grundlage

Der Verpflegungsmehraufwand ist in § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Dort sind die Voraussetzungen, die Höhe der Pauschbeträge sowie die Kürzungsregelungen für den Fall festgelegt, dass der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt. Ergänzend konkretisiert das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten (Bundesministerium der Finanzen, 2021) die praktische Anwendung. Die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR R 9.6) bieten weitere Auslegungshilfen für die tägliche Praxis in der Lohnbuchhaltung.

Aktuelle Pauschbeträge 2025

Inland: Pauschbeträge nach Abwesenheitsdauer

Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (beide Bedingungen müssen erfüllt sein):

Wichtig: Die Pauschbeträge können sich jährlich ändern. Bitte prüfe vor Jahresbeginn stets die aktuellen Werte beim Bundesministerium der Finanzen.

Ausland: Länderspezifische Pauschbeträge

Für Auslandsreisen gelten abweichende, länderspezifische Pauschbeträge. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jährlich eine aktualisierte Tabelle mit den gültigen Sätzen je Zielland. Die Beträge variieren erheblich: Länder wie die Schweiz haben deutlich höhere Pauschalen als etwa osteuropäische Reiseziele. Auch im Ausland gilt die gleiche Mindestabwesenheit von 8 Stunden.

Die aktuelle BMF-Auslandstabelle findest du unter: BMF Pauschbeträge für Auslandsreisekosten

Kürzungsregelung bei Mahlzeitengestellung

Stellt der Arbeitgeber – oder ein Dritter auf dessen Veranlassung – kostenlose Mahlzeiten, wird der Pauschbetrag des jeweiligen Tages gekürzt. Die Kürzung gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich angenommen wurde.

Rechenbeispiel: Dreitägige Dienstreise (Montag Anreise, Dienstag voller Reisetag, Mittwoch Abreise). Der Arbeitgeber stellt täglich ein Frühstück.

• Montag (Anreisetag): 14 Euro – 2,80 Euro (Frühstück) = 11,20 Euro
• Dienstag (voller Tag): 28 Euro – 5,60 Euro (Frühstück) = 22,40 Euro
• Mittwoch (Abreisetag): 14 Euro – 2,80 Euro (Frühstück) = 11,20 Euro
• Gesamt: 44,80 Euro steuerfrei erstattbar

Unterschreitet der verbleibende Betrag nach der Kürzung null, entfällt der VMA-Anspruch für diesen Tag vollständig.

Voraussetzungen: Wann gilt Verpflegungsmehraufwand?

Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand setzt eine Auswärtstätigkeit voraus. Diese liegt vor, wenn Arbeitnehmer:innen vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind – und dies mindestens 8 Stunden lang.

Folgende Punkte sind bei der Abgrenzung wichtig:

Home-Office: Das Arbeiten von zu Hause begründet keine Auswärtstätigkeit. Da die Wohnung der Ausgangspunkt ist, aber keine erste Tätigkeitsstätte im steuerrechtlichen Sinne, entsteht kein VMA-Anspruch.

Erste Tätigkeitsstätte: Hat ein Unternehmen mehrere Standorte und der Arbeitgeber legt einen davon als erste Tätigkeitsstätte fest, entsteht nur beim Besuch anderer Standorte ein möglicher VMA-Anspruch – sofern die 8-Stunden-Grenze erreicht wird.

Dauerhaftigkeit: Wird eine auswärtige Tätigkeitsstätte dauerhaft zur neuen ersten Tätigkeitsstätte, erlischt der VMA-Anspruch nach spätestens 48 Monaten (§ 9 Abs. 4 EStG).

Praktische Umsetzung für HR und Payroll

In der Lohnabrechnung lassen sich folgende Szenarien unterscheiden:

Arbeitgeber erstattet den VMA: Die Erstattung bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge ist steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Eine Einzelbelegpflicht besteht für die Verpflegung nicht – die Pauschale gilt ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten. Voraussetzung ist eine korrekte Reisekostenabrechnung mit Angabe von Datum, Uhrzeit (Abfahrt/Ankunft), Reiseziel und Zweck.

Arbeitgeber erstattet mehr als die Pauschale: Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Alternativ ist eine Pauschalversteuerung mit 25 % gemäß § 40 Abs. 2 EStG möglich, die den Arbeitnehmer:innen die individuelle Versteuerung erspart.

Kein Arbeitgeber-Ersatz: Arbeitnehmer:innen können den VMA als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen (Anlage N). Auch hier gelten die gesetzlichen Pauschbeträge – keine tatsächlichen Belege erforderlich.

Dokumentationspflicht: Für eine betriebsprüfungssichere Abrechnung sollten Reisekostenabrechnungen mindestens folgende Angaben enthalten: Name der reisenden Person, Reisezeitraum mit genauen Uhrzeiten, Reiseziel, dienstlicher Anlass sowie ggf. gestellte Mahlzeiten.

Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand

Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Spesen?

"Spesen" ist der umgangssprachliche Oberbegriff für alle Reisekosten, die bei einer Dienstreise anfallen – also Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten zusammen. Der Verpflegungsmehraufwand ist der steuerrechtliche Fachbegriff, der ausschließlich die Verpflegungskomponente bezeichnet. Im Alltag werden beide Begriffe häufig synonym verwendet, was in der Lohnbuchhaltung zu Unklarheiten führen kann.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 im Inland?

Bei einer Abwesenheit von 8 bis unter 24 Stunden beträgt der Pauschbetrag 14 Euro. An einem vollen Abwesenheitstag (24 Stunden) sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen gelten je 28 Euro bzw. 14 Euro. Bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit entsteht kein Anspruch. Die Beträge sind gesetzlich festgelegt und können sich jährlich durch BMF-Anpassung ändern.

Ab wann gilt Verpflegungsmehraufwand?

Der Anspruch entsteht ab einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Wer zwar 8 Stunden unterwegs ist, aber seine erste Tätigkeitsstätte nicht verlässt, hat keinen Anspruch.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei Mahlzeitengestellung gekürzt?

Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit, wird der Tagespauschbetrag prozentual gekürzt: Frühstück um 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils um 40 %. Basis ist stets der volle Tagessatz (28 Euro bzw. 14 Euro). Die Kürzung greift unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde.

Ist Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig?

Erstattet der Arbeitgeber den VMA bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge, ist dieser Betrag steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Erstattungen oberhalb der Pauschale sind steuerpflichtiger Arbeitslohn – alternativ ist Pauschalversteuerung mit 25 % (§ 40 Abs. 2 EStG) möglich. Wer den VMA selbst trägt (kein Arbeitgeber-Ersatz), kann ihn als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abziehen.

Gilt Verpflegungsmehraufwand auch im Home-Office?

Nein. Home-Office begründet keine Auswärtstätigkeit im steuerrechtlichen Sinne. Da die Tätigkeit in der eigenen Wohnung stattfindet und keine Auswärtstätigkeit vorliegt, entsteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.

Welche Pauschbeträge gelten bei Auslandsreisen?

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschbeträge, die vom Bundesministerium der Finanzen jährlich veröffentlicht werden. Die Beträge unterscheiden sich je nach Zielland erheblich. Auch im Ausland gilt die Kürzungsregelung bei Mahlzeitengestellung in gleicher Weise wie im Inland.

Fazit

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein klar geregeltes Instrument des deutschen Reisekostenrechts: Wer berufsbedingt auswärts tätig ist und mindestens 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, hat Anspruch auf die gesetzlichen Pauschbeträge. Für HR- und Payroll-Verantwortliche gilt: korrekte Dokumentation der Reisekostenabrechnungen, jährliche Prüfung der aktuellen Pauschbeträge und konsequente Anwendung der Kürzungsregelung schützen vor Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen.

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Quellen

• § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) – Werbungskosten bei Auswärtstätigkeit. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html
• BMF-Schreiben: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Bundesministerium der Finanzen, 25. Oktober 2021. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2021-10-25-steuerliche-behandlung-reisekosten-arbeitnehmer.html
• Pauschbeträge für Auslandsreisekosten ab 01.01.2025. Bundesministerium der Finanzen, Dezember 2024. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/2024-12-09-pauschbetraege-fuer-auslandsreisekosten.html
• Haufe Online Redaktion: Verpflegungsmehraufwand – Definition, Pauschalen und Abrechnung. Haufe Verlag, 2024. https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/verpflegungsmehraufwand