Urlaubsabgeltung – Definition, Berechnung & Rechtslage

Urlaubsabgeltung bezeichnet die finanzielle Entschädigung für Urlaubstage, die Arbeitnehmer:innen bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in Natur nehmen konnten. Der Anspruch ergibt sich aus § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) und entsteht automatisch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses — Arbeitgeber:innen haben dabei kein Wahlrecht. Die Höhe berechnet sich aus dem durchschnittlichen Tagesarbeitsentgelt multipliziert mit den abzugeltenden Urlaubstagen.

Was ist Urlaubsabgeltung?

Urlaubsabgeltung ist die Auszahlung von Geld für Urlaubstage, die beim Ausscheiden aus einem Unternehmen noch offen sind. Sie tritt an die Stelle des Urlaubs, der nicht mehr in natura — also als tatsächliche Freizeit — gewährt werden kann.

Wichtig ist die Abgrenzung zum Resturlaub im laufenden Arbeitsverhältnis: Solange das Arbeitsverhältnis besteht, hat der/die Arbeitgeber:in den Urlaub zu gewähren. Eine Abgeltung in Geld ist während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses grundsätzlich nicht zulässig. Erst mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses — durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder das Ende einer Befristung — wandelt sich der Urlaubsanspruch in einen Geldanspruch um.

Rechtliche Grundlage: § 7 Abs. 4 BUrlG

Der gesetzliche Anspruch auf Urlaubsabgeltung ist in § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) geregelt. Dort heißt es sinngemäß: Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten.

Wann entsteht der Anspruch?

Der Abgeltungsanspruch entsteht, sobald das Arbeitsverhältnis endet und noch offene Urlaubstage vorhanden sind. Das gilt unabhängig davon, ob die Kündigung vom Unternehmen oder von der Arbeitnehmer:in ausgesprochen wurde. Auch bei fristloser Kündigung, bei einvernehmlicher Aufhebung (Aufhebungsvertrag) oder bei Auslaufen eines befristeten Vertrags greift die Abgeltungspflicht.

Kein Wahlrecht für Arbeitgeber:innen

Arbeitgeber:innen können die Urlaubsabgeltung nicht ablehnen oder durch vertragliche Regelungen ausschließen. Der Anspruch ist zwingend und entsteht kraft Gesetzes. Vertragsklauseln, die die Abgeltung ausschließen oder einschränken, sind nach § 13 BUrlG unwirksam, soweit sie den gesetzlichen Mindesturlaub betreffen.

Urlaubsabgeltung berechnen: Formel und Beispiel

Die Formel Schritt für Schritt

Für die Berechnung der Urlaubsabgeltung gibt es eine anerkannte Formel, die auf dem durchschnittlichen Tagesarbeitsentgelt basiert:

Formel:

(Bruttomonatsgehalt × 3) ÷ 65 × Anzahl abzugeltender Urlaubstage

Die Zahl 65 ergibt sich aus 13 Wochen (= 3 Monate) à 5 Arbeitstage. Diese Berechnungsmethode entspricht der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Alternativ lässt sich der Tagessatz auch so berechnen:

Jahresbruttolohn ÷ Jahresarbeitstage × abzugeltende Urlaubstage

Rechenbeispiel mit realen Zahlen

Anna Müller verdient 3.000 € brutto pro Monat und hat bei Austritt noch 5 Urlaubstage offen.

Schritt 1: Quartalslohn berechnen: 3.000 € × 3 = 9.000 €
Schritt 2: Tagessatz ermitteln: 9.000 € ÷ 65 = 138,46 €
Schritt 3: Urlaubsabgeltung berechnen: 138,46 € × 5 = 692,31 € brutto

Dieser Betrag wird mit der letzten Gehaltsabrechnung ausgezahlt.

Steuern und Sozialversicherung

Urlaubsabgeltung ist kein steuerfreier Bonus, sondern wird wie reguläres Arbeitsentgelt behandelt. Das bedeutet konkret:

• Lohnsteuerpflichtig: Der Abgeltungsbetrag wird dem letzten Monatsgehalt hinzugerechnet und entsprechend versteuert.
• Sozialversicherungspflichtig: Es fallen Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung an.
• Keine Pauschalierung möglich: Eine günstigere steuerliche Behandlung oder Steuerfreiheit ist gesetzlich nicht vorgesehen.

Arbeitgeber:innen sollten die Abgeltung deshalb korrekt in der Lohnabrechnung abbilden und die Sozialversicherungsbeiträge fristgerecht abführen.

Sonderfälle der Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung bei Krankheit

Häufig entsteht Unsicherheit, wenn Arbeitnehmer:innen krankheitsbedingt über einen langen Zeitraum nicht arbeiten konnten und danach aus dem Unternehmen ausscheiden. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seiner Entscheidung vom 20. Januar 2009 (C-350/06) klargestellt: Urlaubsansprüche verfallen nicht automatisch wegen dauerhafter Arbeitsunfähigkeit. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht deshalb auch für krankheitsbedingt nicht genommenen Urlaub ein Abgeltungsanspruch. Nationale Regelungen sehen dabei in der Regel eine 15-Monats-Frist nach Ende des Urlaubsjahres vor, nach der der Anspruch erlöschen kann — sofern die Arbeitnehmer:in tatsächlich dauerhaft erkrankt war.

Urlaubsabgeltung in der Elternzeit

Während der Elternzeit entsteht grundsätzlich weiterhin ein Urlaubsanspruch — allerdings kann der/die Arbeitgeber:in den Urlaub nach § 17 BEEG für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen, sofern dies schriftlich erklärt wird. Nicht genommener Urlaub aus der Elternzeit ist nach deren Ende nachzugewähren oder — bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses — abzugelten.

Urlaubsabgeltung bei Tod des/der Arbeitnehmer:in

Der EuGH hat mit Urteil vom 6. November 2018 (C-569/16) entschieden, dass der Urlaubsabgeltungsanspruch vererblich ist. Stirbt eine Arbeitnehmer:in, geht der Anspruch auf ausstehende Urlaubsabgeltung auf die Erb:innen über. Diese können den Betrag gegenüber dem Unternehmen geltend machen.

Urlaubsabgeltung bei Insolvenz des Unternehmens

Tritt das Unternehmen in Insolvenz, wird die Urlaubsabgeltung als Insolvenzforderung behandelt. Arbeitnehmer:innen müssen ihre Ansprüche beim Insolvenzverwalter oder bei der Insolvenzverwalterin anmelden. Ein vollständiger Ausfall ist in der Praxis möglich, wenn die Insolvenzmasse nicht ausreicht. Ansprüche, die in den letzten drei Monaten vor Insolvenzeröffnung entstanden sind, können über das Insolvenzgeld der Bundesagentur für Arbeit gesichert sein.

Verjährung und Verfall: Was HR-Verantwortliche wissen müssen

EuGH-Pflicht zur aktiven Unterrichtung

Ein häufig übersehener Aspekt: Urlaubsansprüche verfallen am Ende des Urlaubsjahres (31. Dezember) oder des zulässigen Übertragungszeitraums (31. März des Folgejahres) grundsätzlich nur dann, wenn der/die Arbeitgeber:in die Arbeitnehmer:in rechtzeitig und aktiv darüber informiert hat, dass der Urlaub bis Jahresende genommen werden muss — und zwar in klarer, transparenter und rechtzeitiger Form. Diese Pflicht ergibt sich aus dem EuGH-Urteil vom 6. November 2018 (C-684/16), das das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) für das deutsche Recht übernommen hat.

Für HR-Verantwortliche bedeutet das: Wer Mitarbeitende nicht aktiv über drohenden Urlaubsverfall informiert, riskiert, dass Urlaubsansprüche dauerhaft bestehen bleiben — und im Fall einer Kündigung als Abgeltungsanspruch geltend gemacht werden.

Verjährungsfrist: 3 Jahre

Der Abgeltungsanspruch verjährt nach der regelmäßigen Verjährungsfrist des § 195 BGB nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Grundsatzurteil aus dem Jahr 2022 klargestellt, dass die dreijährige Verjährungsfrist für den Urlaubsabgeltungsanspruch erst zu laufen beginnt, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin seine Hinweispflicht erfüllt hat. Wurde die Unterrichtungspflicht nicht erfüllt, beginnt die Verjährung entsprechend später.

Häufige Fragen zur Urlaubsabgeltung

Wann hat man Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Der Anspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses — also bei Kündigung (durch Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in), Aufhebungsvertrag oder Auslaufen einer Befristung — sofern zu diesem Zeitpunkt noch offene Urlaubstage vorhanden sind, die nicht mehr in Natur gewährt werden können. Ein Anspruch auf Abgeltung im laufenden Arbeitsverhältnis besteht nicht.

Wie berechnet man die Urlaubsabgeltung?

Die gängige Formel lautet: (Bruttomonatsgehalt × 3) ÷ 65 × Anzahl abzugeltender Urlaubstage. Der Divisor 65 entspricht den Arbeitstagen eines Quartals (13 Wochen × 5 Tage). Das Ergebnis ist der Bruttobetrag, der zusammen mit der letzten Gehaltsabrechnung ausgezahlt wird.

Wird Urlaubsabgeltung versteuert?

Ja. Die Urlaubsabgeltung ist vollständig lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Sie wird dem letzten Monatsgehalt hinzugerechnet und entsprechend dem persönlichen Steuersatz versteuert. Eine Steuerfreiheit oder Pauschalierung ist nicht möglich.

Was passiert mit dem Resturlaub bei Kündigung?

Kann der verbleibende Urlaub bis zum letzten Arbeitstag nicht mehr genommen werden — weil die verbleibende Zeit zu kurz ist oder weil eine Freistellung nicht möglich ist —, wandelt sich der Urlaubsanspruch in einen Geldanspruch um. Dieser ist zwingend auszuzahlen.

Kann man Urlaubsabgeltung ablehnen oder vertraglich ausschließen?

Nein. Der Abgeltungsanspruch ist gesetzlich zwingend und kann nicht durch Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen werden, soweit er den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche laut § 3 BUrlG) betrifft. Für übergesetzlichen Urlaub (z. B. 5 zusätzliche Tage aus dem Arbeitsvertrag) können abweichende Regelungen vereinbart werden.

Wie viele Tage werden bei der Urlaubsabgeltung berücksichtigt?

Abgegolten werden alle Urlaubstage, auf die zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch ein Anspruch besteht. Das umfasst in der Regel den Jahresurlaub des laufenden Jahres (anteilig oder voll, je nach Zeitpunkt der Kündigung) sowie rechtmäßig übertragenen Resturlaub aus dem Vorjahr.

Kann die Urlaubsabgeltung verjähren?

Ja. Der Anspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete — jedoch erst, nachdem der/die Arbeitgeber:in seine Hinweispflicht nach der EuGH-Rechtsprechung erfüllt hat.

Fazit

Urlaubsabgeltung ist für HR-Verantwortliche ein verpflichtend zu berücksichtigendes Thema bei jeder Vertragsbeendigung. Der Anspruch entsteht automatisch, ist nicht abdingbar und muss korrekt berechnet und versteuert werden. Besonders wichtig ist die aktive Unterrichtungspflicht gegenüber Mitarbeitenden: Wer versäumt, rechtzeitig auf drohenden Urlaubsverfall hinzuweisen, riskiert, dass Urlaubsansprüche angesammelt werden und bei Kündigung als Abgeltungsforderung anfallen. Eine sorgfältige Urlaubsdokumentation und ein klarer Offboarding-Prozess schützen das Unternehmen vor unerwarteten Nachforderungen.

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Quellen

• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) § 7 Abs. 4. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html
• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) §§ 1, 3, 13. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/
• EuGH, Urteil v. 06.11.2018, C-684/16 — Pflicht zur aktiven Unterrichtung vor Urlaubsverfall. Gerichtshof der Europäischen Union, 2018. https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=207286
• EuGH, Urteil v. 06.11.2018, C-569/16 — Vererblichkeit des Urlaubsabgeltungsanspruchs. Gerichtshof der Europäischen Union, 2018. https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=207262
• EuGH, Urteil v. 20.01.2009, C-350/06 — Urlaubsanspruch bei Krankheit. Gerichtshof der Europäischen Union, 2009.
• BAG, Urteil v. 19.02.2019, 9 AZR 541/15 — Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung zum Urlaubsverfall. Bundesarbeitsgericht, 2019. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-541-15/
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): Urlaub — Fragen und Antworten, 2024. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Urlaub/urlaub.html
• Gesetz über Elterngeld und Elternzeit (BEEG) § 17. Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/beeg/__17.html