Eine Spesenabrechnung dokumentiert Ausgaben, die Mitarbeitende bei Dienstreisen oder beruflichen Tätigkeiten vorstrecken und vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Dazu zählen Verpflegung, Unterkunft, Fahrtkosten und Bewirtungskosten – jeweils innerhalb gesetzlich definierter Pauschalen und Belegpflichten. HR-Verantwortliche sollten eine klare Spesenrichtlinie etablieren, um Compliance zu gewährleisten und Mitarbeitende zu entlasten.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist die systematische Erfassung und Abrechnung von beruflich veranlassten Ausgaben, die Arbeitnehmer:innen im Rahmen ihrer Tätigkeit – etwa auf Dienstreisen, bei Kundenterminen oder Fortbildungen – aus eigener Tasche vorfinanzieren. Der Begriff "Spesen" wird im deutschen Sprachgebrauch häufig synonym mit "Reisekostenvergütung" verwendet, ist rechtlich jedoch weiter gefasst.
Die rechtliche Grundlage liefert § 670 BGB: Mitarbeitende haben gegenüber ihrem Arbeitgeber einen Anspruch auf Ersatz aller Aufwendungen, die sie zur Ausführung ihrer beruflichen Aufgaben für erforderlich halten durften. Das bedeutet: Spesen sind keine Gehaltsleistung, sondern ein Auslagenersatz – und damit grundsätzlich steuerfrei, soweit sie innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.
Abzugrenzen sind Spesen vom sogenannten geldwerten Vorteil: Übersteigt eine Erstattung die gesetzlichen Pauschalen oder handelt es sich um privat veranlasste Kosten, entsteht Lohnsteuerpflicht.
Rechtliche Grundlagen
§ 670 BGB: Anspruch auf Auslagenersatz
§ 670 BGB verpflichtet Arbeitgeber:innen zur Erstattung von Aufwendungen, die Arbeitnehmer:innen im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit entstehen. Dieser zivilrechtliche Anspruch besteht unabhängig davon, ob eine Spesenrichtlinie im Unternehmen existiert.
EStG: Was ist steuerfrei?
Das Einkommensteuergesetz definiert, welche Erstattungen steuerfrei bleiben:
- § 3 Nr. 13 EStG: Reisekostenvergütungen, die der Arbeitgeber für dienstlich veranlasste Reisen zahlt, sind steuerfrei – soweit sie die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreiten.
- § 3 Nr. 16 EStG: Gleiches gilt für Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung.
- § 4 Abs. 5 EStG: Bewirtungskosten sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig – und nur bei vollständigem Beleg (Datum, Ort, Anlass, Teilnehmer:innen, Betrag).
BMF-Schreiben: Aktuelle Verpflegungspauschalen
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gibt jährlich die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand heraus. Diese sind für Arbeitgeber:innen und Mitarbeitende verbindlich – wer darüber hinaus erstattet, muss den Differenzbetrag lohnversteuern.
Was kann abgerechnet werden?
Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)
Der Verpflegungsmehraufwand ist die am häufigsten abgerechnete Spesenkategorie. Er wird pauschal erstattet – ohne Einzelbelege. Maßgeblich ist die Abwesenheitsdauer vom ersten Tätigkeitsort:
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen gemäß der aktuellen BMF-Tabelle, die jährlich zum 1. Januar aktualisiert wird. Vor Veröffentlichung empfiehlt sich eine Prüfung der aktuellen BMF-Bekanntmachung.
Unterkunftskosten
Übernachtungskosten werden in der Regel per Einzelnachweis erstattet (Hotelrechnung auf den Namen des Unternehmens oder der/des Mitarbeitenden). Es gibt keine steuerrechtliche Pauschale für Inlandsübernachtungen – die tatsächlichen Kosten sind abzugsfähig, sofern sie angemessen sind.
Fahrtkosten
- Privatfahrzeug: 0,30 € pro Kilometer (steuerliche Kilometerpauschale gemäß Lohnsteuerrichtlinien)
- Öffentliche Verkehrsmittel: Erstattung des tatsächlichen Fahrpreises (Beleg erforderlich)
- Bahn/Flug: Erstattung laut Buchungsbeleg; Unternehmen können interne Buchungsklassen vorgeben
Bewirtungskosten
Werden Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Bewerber:innen bewirtet, sind 70 % der Nettokosten steuerlich abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Der Beleg muss enthalten: Datum, Ort, Namen aller Teilnehmenden, Anlass des Geschäftsessens sowie den Rechnungsbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, ist die steuerliche Absetzbarkeit gefährdet.
Sonstige Auslagen
Dazu zählen unter anderem Parkgebühren, Taxi- und Mietwagenkosten, Gepäckaufbewahrung oder beruflich veranlasste Telefonkosten – jeweils mit Beleg und klarer beruflicher Veranlassung.
Spesenpauschalen 2025: Aktuelle Beträge im Überblick
Hinweis: Verpflegungspauschalen werden zum 1. Januar eines jeden Jahres vom BMF aktualisiert. Bitte vor Veröffentlichung oder Aktualisierung der Spesenrichtlinie die aktuellen Beträge im offiziellen BMF-Schreiben prüfen.
Belegpflicht: Was muss aufbewahrt werden?
Die Belegpflicht richtet sich nach der Art der Ausgabe:
- Kein Beleg notwendig: Verpflegungspauschalen (Tagegeld) – hier reicht die Dokumentation der Reisedauer und des Reiseziels.
- Beleg Pflicht: Unterkunft, Fahrt (ÖPNV/Bahn/Flug), Bewirtung, sonstige Auslagen.
- Aufbewahrungspflicht: Alle Belege müssen gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) zehn Jahre aufbewahrt werden – auch digitale Belege sind zulässig (GoBD-konformes Scannen vorausgesetzt).
Praxis-Tipp: Mitarbeitende sollten Belege unmittelbar nach der Ausgabe fotografieren oder einscannen. Viele digitale Spesenlösungen ermöglichen dies direkt per App – was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Spesenrichtlinie erstellen: So geht's
Eine Spesenrichtlinie (auch: Reisekostenrichtlinie oder Travel Policy) schafft Klarheit für alle Beteiligten und schützt das Unternehmen vor unklaren Erstattungsansprüchen und steuerlichen Risiken. Eine rechtssichere Richtlinie sollte folgende Punkte regeln:
1. Geltungsbereich - Wer darf Spesen abrechnen? Gilt die Richtlinie für alle Mitarbeitenden, nur für bestimmte Funktionen oder auch für externe Dienstleister:innen?
2. Erstattungsfähige Kategorien und Höchstbeträge - Klare Angaben, welche Ausgaben in welcher Höhe erstattet werden – inklusive etwaiger interner Obergrenzen (z. B. Hotelkategorie, Bahnklasse).
3. Belegpflichten und Einreichungsfristen - Welche Belege sind in welcher Form einzureichen? Bis wann nach der Dienstreise muss die Abrechnung vorliegen?
4. Genehmigungsprozess - Wer genehmigt Dienstreisen vorab? Wer prüft und freigibt die Spesenabrechnung (Vorgesetzte, HR, Buchhaltung)?
5. Regelung für Auslandsreisen - Länderspezifische Pauschalen, Währungsumrechnung, Visagebühren – Auslandsreisen erfordern oft gesonderte Regelungen.
6. Digitale Abwicklung - Legt die Richtlinie fest, ob und wie Spesen digital eingereicht werden (z. B. über ein Spesenmanagementsystem).
Eine schriftlich fixierte Spesenrichtlinie schützt nicht nur vor Missverständnissen, sondern ist auch bei Betriebsprüfungen ein wichtiges Compliance-Dokument. Sie sollte beim Onboarding neuer Mitarbeitender aktiv kommuniziert werden.
Häufige Fragen zur Spesenabrechnung
Was sind Spesen?
Spesen sind Ausgaben, die Mitarbeitende beruflich vorstrecken und vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Nicht zu verwechseln mit Lohn oder Gehalt: Spesen sind ein Auslagenersatz gemäß § 670 BGB – kein Bestandteil der Vergütung. Typische Spesen umfassen Verpflegung, Unterkunft, Fahrtkosten und Bewirtungskosten.
Was darf ich auf einer Dienstreise abrechnen?
Abrechenbar sind alle beruflich veranlassten Ausgaben: Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld pauschal), Unterkunftskosten (per Beleg), Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder Beleg) sowie Bewirtungskosten (70 % mit vollständigem Beleg). Nicht abrechenbar sind private Ausgaben, auch wenn sie auf Reisen entstehen.
Müssen Spesen versteuert werden?
Erstattungen innerhalb der gesetzlichen Pauschalen sind steuerfrei (§ 3 Nr. 13 EStG). Übersteigt die Erstattung die Pauschale, wird der Differenzbetrag lohnsteuerpflichtig und muss in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Brauche ich immer einen Beleg?
Für Verpflegungspauschalen (Tagegeld) ist kein Einzelbeleg erforderlich – die Pauschale gilt automatisch bei nachgewiesener Abwesenheit. Für Unterkunft, Fahrt (ÖPNV, Bahn, Flug), Bewirtung und sonstige Auslagen ist ein Beleg Pflicht. Alle Belege unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO).
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?
"Reisekosten" ist der steuerrechtliche Oberbegriff (§ 4 Abs. 5 EStG), "Spesen" der umgangssprachliche Begriff für den Auslagenersatz durch den Arbeitgeber. Beide Begriffe werden im Alltag häufig synonym verwendet – inhaltlich decken sie sich weitgehend.
Wie hoch ist das Tagegeld 2025?
Für Inlandsreisen gilt: Ab 8 Stunden Abwesenheit 16,00 €, ab 24 Stunden 32,00 € pro Tag. An- und Abreisetage werden jeweils mit 16,00 € angesetzt. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen gemäß der aktuellen BMF-Tabelle.
Was muss eine Spesenrichtlinie enthalten?
Eine vollständige Spesenrichtlinie regelt: den Geltungsbereich, erstattungsfähige Kategorien mit Höchstbeträgen, Belegpflichten und Einreichungsfristen, den Genehmigungsprozess sowie Sonderregelungen für Auslandsreisen. Sie sollte schriftlich fixiert und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.
Können Bewerbungskosten als Spesen abgerechnet werden?
Fahrt- und Übernachtungskosten für Bewerber:innen zu einem Vorstellungsgespräch können vom einladenden Unternehmen erstattet werden. Dies ist steuerrechtlich möglich, aber keine gesetzliche Pflicht. Ob und in welcher Höhe Bewerbungskosten übernommen werden, sollte das Unternehmen vorab klar kommunizieren.
Fazit
Eine sauber geführte Spesenabrechnung schützt Unternehmen vor steuerlichen Risiken und gibt Mitarbeitenden Planungssicherheit auf Dienstreisen. Die wichtigsten Stellschrauben für HR-Verantwortliche sind: eine klare Spesenrichtlinie, aktuelle Pauschalen (jährlich zum 1. Januar prüfen!), konsequente Belegpflichten und – wo möglich – digitale Prozesse, die den Verwaltungsaufwand minimieren.
Wer die Richtlinie bereits im Onboarding verankert und regelmäßig aktualisiert, vermeidet spätere Missverständnisse und ist bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.
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Quellen
- § 670 BGB – Ersatz von Aufwendungen. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__670.html
- § 3 Nr. 13, Nr. 16 EStG – Steuerfreie Reisekostenvergütungen. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html
- § 4 Abs. 5 EStG – Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html
- § 147 AO – Aufbewahrungsfristen. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- BMF-Schreiben zu steuerfreiem Reisekostenersatz / Verpflegungspauschalen (aktuell). Bundesministerium der Finanzen. https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/lohnsteuer.html
- Übersicht Spesenpauschalen und Reisekostenrecht. Haufe Redaktion, 2025. https://www.haufe.de/personal/reisekosten/
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