Ein Schulungsplan ist ein strukturiertes Dokument zur Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeiterschulungen. Er enthält typischerweise Schulungsthema, Termine, Teilnehmende, Lernziele und eine Wirksamkeitsbewertung. Als Vorlage in Excel oder Word hilft er HR-Verantwortlichen, Weiterbildungsmaßnahmen systematisch zu organisieren – und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der ISO 9001.
Definition: Was ist ein Schulungsplan?
Ein Schulungsplan ist ein Planungsdokument, das alle geplanten und durchgeführten Schulungsmaßnahmen in einem Unternehmen erfasst. Er dient als zentrale Übersicht für die Personalentwicklung und dokumentiert, welche Mitarbeiter:innen wann an welchen Weiterbildungen teilnehmen.
Im Unterschied zur Qualifikationsmatrix, die den Ist-Stand der Mitarbeiterkompetenzen abbildet, zeigt der Schulungsplan den geplanten Soll-Zustand: Welche Schulungen sind geplant? Wer nimmt teil? Und wie wird der Erfolg gemessen?
Typische Formate sind Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder spezialisierte HR-Software. Die Wahl des Formats hängt von der Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen ab.
Warum ist ein Schulungsplan wichtig?
Vorteile für Unternehmen
Ein systematischer Schulungsplan bringt mehrere Vorteile:
Die Planungssicherheit steigt erheblich. Termine, Verantwortlichkeiten und Inhalte sind klar definiert. HR-Verantwortliche behalten den Überblick über alle anstehenden und abgeschlossenen Maßnahmen.
Die Dokumentation wird professionalisiert. Jede Schulung ist nachvollziehbar erfasst – wichtig für interne Audits, Zertifizierungen und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
Das Budget lässt sich besser steuern. Durch die Übersicht über alle geplanten Schulungen können Kosten realistisch kalkuliert und Ressourcen effizient eingesetzt werden.
Vorteile für Mitarbeitende
Auch Mitarbeitende profitieren von einem strukturierten Schulungsplan. Sie wissen frühzeitig, welche Weiterbildungen geplant sind, und können sich entsprechend vorbereiten. Die transparente Planung zeigt zudem, dass das Unternehmen in ihre Entwicklung investiert – ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterbindung.
Was muss ein Schulungsplan enthalten?
Pflichtangaben für jeden Schulungsplan
Ein professioneller Schulungsplan sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
Schulungsthema und Lernziele: Was sollen die Teilnehmenden nach der Schulung können? Je konkreter die Lernziele formuliert sind, desto besser lässt sich später die Wirksamkeit bewerten.
Datum, Dauer und Ort: Wann findet die Schulung statt? Handelt es sich um eine Präsenzveranstaltung, ein Online-Seminar oder eine Mischform?
Teilnehmende: Welche Mitarbeiter:innen nehmen teil? In größeren Unternehmen empfiehlt sich die Angabe von Abteilung und Position.
Trainer:in oder Schulungsanbieter: Wer führt die Schulung durch? Bei externen Anbietern sollte auch der Dienstleister dokumentiert werden.
Wirksamkeitsbewertung: Wie wird geprüft, ob die Schulung ihr Ziel erreicht hat? Dieser Punkt ist besonders für ISO 9001-zertifizierte Unternehmen relevant.
Optionale Elemente
Je nach Unternehmen und Anforderung können weitere Felder sinnvoll sein:
- Kosten der Schulung (Teilnahmegebühr, Reisekosten, Arbeitszeit)
- Schulungsnachweis (Zertifikat, Teilnahmebescheinigung)
- Ablageort der Unterlagen
- Wiederholungstermin (bei Pflichtschulungen wie Arbeitssicherheit)
- Genehmigungsstatus (beantragt, genehmigt, abgeschlossen)
Schulungsplan erstellen: Schritt-für-Schritt
Schritt 1: Schulungsbedarf ermitteln
Bevor du einen Schulungsplan erstellst, musst du den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen kennen. Die Schulungsbedarfsermittlung ist der wichtigste Schritt – denn nur relevante Schulungen bringen echten Mehrwert.
Stelle dir folgende Fragen:
- Welche Qualifikationen werden im Unternehmen dringend gebraucht?
- Wo gibt es Wissenslücken bei einzelnen Mitarbeiter:innen oder Teams?
- Welche gesetzlichen Pflichtschulungen stehen an (z.B. Arbeitssicherheit, Datenschutz)?
- Welche strategischen Ziele erfordern neue Kompetenzen?
Nutze dafür Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Feedback aus den Fachabteilungen. Auch die Qualifikationsmatrix kann helfen, Lücken zu identifizieren.
Schritt 2: Schulungen planen und dokumentieren
Sobald der Bedarf klar ist, trägst du alle geplanten Schulungen in den Schulungsplan ein. Achte auf realistische Zeitplanung – nicht alle Schulungen können gleichzeitig stattfinden.
Priorisiere nach:
- Gesetzliche Pflichtschulungen (höchste Priorität)
- Schulungen für aktuelle Projekte oder Aufgaben
- Strategische Weiterbildungen für zukünftige Anforderungen
- Individuelle Entwicklungswünsche der Mitarbeitenden
Kommuniziere den Schulungsplan rechtzeitig an alle Beteiligten – sowohl an die Teilnehmenden als auch an deren Vorgesetzte.
Schritt 3: Wirksamkeit bewerten
Nach jeder Schulung solltest du prüfen, ob sie ihr Ziel erreicht hat. Die Wirksamkeitsbewertung ist kein Selbstzweck, sondern hilft dir, zukünftige Schulungen zu verbessern.
Mögliche Methoden zur Wirksamkeitsprüfung:
- Wissenstest: Kurze Abfrage vor und nach der Schulung
- Beobachtung: Hat sich die Arbeitsleistung verbessert?
- Feedback: Was sagen die Teilnehmenden selbst?
- Zielerreichung: Wurden die definierten Lernziele erreicht?
Dokumentiere das Ergebnis im Schulungsplan. Bei unzureichender Wirksamkeit kann eine Nachschulung oder ein alternatives Format sinnvoll sein.
Schulungsplan und ISO 9001
Viele HR-Verantwortliche fragen sich: Ist ein Schulungsplan nach ISO 9001 Pflicht?
Die kurze Antwort: Nein, nicht explizit. Die Norm fordert kein spezifisches Dokument namens "Schulungsplan". Laut ISO 9001:2015, Abschnitt 7.2, müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass Personen, die Tätigkeiten mit Einfluss auf das Qualitätsmanagementsystem ausführen, die erforderliche Kompetenz besitzen.
Das bedeutet in der Praxis: Du musst nachweisen können, dass Mitarbeiter:innen kompetent sind – und wie du diese Kompetenz sicherstellst. Ein Schulungsplan ist dafür ein bewährtes und empfohlenes Werkzeug.
Besonders wichtig für ISO 9001: Die dokumentierte Wirksamkeitsbewertung. Es reicht nicht, nur zu planen – du musst auch zeigen, dass die Schulungen ihr Ziel erreicht haben.
Schulungsplan Vorlage: Excel, Word oder Software?
Die Wahl des richtigen Formats hängt von deinen Anforderungen ab:
Excel-Vorlage: Die beliebteste Option für kleine bis mittlere Unternehmen. Excel bietet Flexibilität, automatische Berechnungen (z.B. Gesamtkosten), Filter- und Sortierfunktionen. Ideal, wenn du viele Schulungen verwaltest und Auswertungen brauchst.
Word-Vorlage: Besser geeignet für einzelne Schulungen oder wenn du einen strukturierten Bericht erstellen möchtest. Einfacher zu formatieren, aber weniger flexibel bei großen Datenmengen.
PDF-Vorlage: Sinnvoll für unveränderliche Nachweise, etwa als Anhang zur Personalakte. Nicht zum aktiven Arbeiten geeignet.
HR-Software: Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt sich spezialisierte Software. Sie bietet automatische Erinnerungen, Verknüpfung mit Personalstammdaten und professionelle Auswertungen. Der Nachteil: höhere Kosten und Einarbeitungsaufwand.
Für den Einstieg reicht eine kostenlose Excel-Vorlage vollkommen aus. Wichtiger als das Format ist, dass der Schulungsplan tatsächlich gepflegt und genutzt wird.
Häufige Fragen zu Schulungsplan Vorlagen
Was muss ein Schulungsplan enthalten?
Ein vollständiger Schulungsplan enthält mindestens: Schulungsthema, Lernziele, Datum und Dauer, Ort, Teilnehmende, Trainer:in und eine Wirksamkeitsbewertung. Optional können Kosten, Nachweise und Follow-up-Termine ergänzt werden.
Ist ein Schulungsplan nach ISO 9001 Pflicht?
Nein, die ISO 9001 fordert keinen expliziten Schulungsplan. Sie verlangt aber den Nachweis, dass Mitarbeiter:innen kompetent sind. Ein Schulungsplan ist ein bewährtes Werkzeug, um diese Anforderung zu erfüllen – besonders die dokumentierte Wirksamkeitsbewertung ist wichtig.
Welche Vorlage ist besser – Excel oder Word?
Excel eignet sich besser für die Verwaltung vieler Schulungen, da es Filter, Berechnungen und Auswertungen ermöglicht. Word ist praktischer für einzelne Schulungen oder formatierte Berichte. Für unveränderliche Nachweise ist PDF sinnvoll.
Wie führe ich eine Schulungsbedarfsermittlung durch?
Nutze Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Feedback aus Fachabteilungen. Identifiziere Qualifikationslücken, erfasse gesetzliche Pflichtschulungen und berücksichtige strategische Unternehmensziele. Eine Qualifikationsmatrix kann dabei helfen.
Wie bewerte ich die Wirksamkeit einer Schulung?
Mögliche Methoden sind: Wissenstests vor und nach der Schulung, Beobachtung der Arbeitsleistung, Feedback der Teilnehmenden und Überprüfung der Zielerreichung nach einem definierten Zeitraum.
Wer ist für den Schulungsplan verantwortlich?
In der Regel liegt die Verantwortung bei der Personalabteilung oder dem HR-Management. Bei QM-zertifizierten Unternehmen sollte der/die Qualitätsmanagementbeauftragte eingebunden werden. Fachabteilungen liefern Bedarfsmeldungen zu.
Fazit
Ein Schulungsplan ist ein unverzichtbares Werkzeug für die systematische Personalentwicklung. Er hilft dir, Weiterbildungen zu planen, zu dokumentieren und ihre Wirksamkeit zu prüfen – und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen wie ISO 9001.
Ob als Excel-Tabelle, Word-Dokument oder in spezialisierter Software: Wichtiger als das Format ist die konsequente Nutzung. Starte mit einer einfachen Vorlage, passe sie an deine Anforderungen an und entwickle sie mit der Zeit weiter.
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Quellen
- DIN EN ISO 9001:2015 – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen. Beuth Verlag.
https://www.beuth.de/de/norm/din-en-iso-9001/235671251 - Weiterbildungsförderung – Informationen für Arbeitgeber. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), 2024.
https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsfoerderung/Weiterbildung/weiterbildung.html - DGFP-Praxispapiere zur Personalentwicklung. Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. https://www.dgfp.de/
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