Rückwirkende Krankschreibung – Definition, Rechtslage & Praxis-Tipps

Eine rückwirkende Krankschreibung ist ein ärztliches Attest, das nachträglich Arbeitsunfähigkeit für einen Zeitraum vor dem Arztbesuch bescheinigt – maximal drei Kalendertage zurück, einschließlich Wochenende und Feiertage. Sie ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich und liegt im Ermessen des Arztes bzw. der Ärztin. Die oft genannte "7-Tage-Regel" existiert nicht: Sie ist ein weit verbreiteter Mythos.

Was ist eine rückwirkende Krankschreibung?

Eine rückwirkende Krankschreibung – fachlich: rückwirkend ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – bescheinigt, dass ein:e Arbeitnehmer:in bereits vor dem Zeitpunkt des Arztbesuchs arbeitsunfähig erkrankt war. Im Regelfall wird eine Krankschreibung erst ab dem Tag der ärztlichen Untersuchung ausgestellt. Die rückwirkende Variante stellt arbeitsrechtlich eine Ausnahme dar und ist an strenge Voraussetzungen geknüpft.

Abgrenzung: Krankmeldung vs. Krankschreibung

Diese beiden Begriffe werden im Alltag häufig verwechselt, bezeichnen jedoch unterschiedliche Vorgänge:

Krankmeldung: Die Mitteilung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin an den Arbeitgeber, dass eine Erkrankung vorliegt. Sie erfolgt in der Regel am ersten Krankheitstag – telefonisch, per E-Mail oder über betriebliche Systeme. Eine Krankmeldung ersetzt keine ärztliche Bescheinigung.

Krankschreibung (AU): Das ärztliche Attest, das die Arbeitsunfähigkeit offiziell bestätigt. Laut § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) müssen Arbeitnehmer:innen dem Arbeitgeber spätestens ab dem vierten Krankheitstag eine solche Bescheinigung vorlegen. Arbeitgeber:innen können vertraglich auch eine frühere Vorlage verlangen – bis hin zum ersten Krankheitstag.

Was hat die eAU damit zu tun?

Seit Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) als Standard. Ärzt:innen übermitteln die AU digital direkt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin. Arbeitgeber:innen rufen die Daten anschließend selbst bei der Krankenkasse ab – der frühere "gelbe Schein" entfällt. Auch rückwirkend ausgestellte AUs werden über diesen digitalen Weg übermittelt.

Rechtliche Grundlage: § 5 AU-RL und § 5 EntgFG

Was sagt das Gesetz genau?

Die zentrale Rechtsgrundlage findet sich in § 5 Absatz 3 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie (AU-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA). Dort heißt es sinngemäß: Die Arbeitsunfähigkeit soll für einen Zeitraum vor der ersten ärztlichen Inanspruchnahme grundsätzlich nicht bescheinigt werden. Eine Rückdatierung ist jedoch ausnahmsweise möglich – und zwar für maximal drei Kalendertage –, wenn der Arzt bzw. die Ärztin durch die Untersuchung nachvollziehen kann, dass die Erkrankung bereits zu einem früheren Zeitpunkt vorlag.

Ergänzend regelt § 5 EntgFG die Melde- und Nachweispflichten der Arbeitnehmer:innen: Die AU muss dem Arbeitgeber spätestens ab dem vierten Krankheitstag vorliegen.

Mythos widerlegen: Die 7-Tage-Regel existiert nicht

Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Arbeitnehmer:innen glauben, sie könnten sich bis zu sieben Tage rückwirkend krankschreiben lassen. Diese "7-Tage-Regel" hat keine gesetzliche Grundlage für rückwirkende Krankschreibungen.

Die Verwechslung entsteht häufig dadurch, dass seit Dezember 2023 eine telefonische Krankschreibung dauerhaft für bekannte Patient:innen möglich ist – bei leichten Erkrankungen bis zu 5 Tage (Telefonat), per Videosprechstunde sogar bis zu 7 Tage. Diese Regelungen betreffen jedoch ausschließlich aktuelle und zukünftige Arbeitsunfähigkeiten, nicht rückwirkende. Für eine rückwirkende AU gilt weiterhin: maximal 3 Kalendertage und persönliche Untersuchung Pflicht.

Wie lange ist eine rückwirkende Krankschreibung möglich?

Die 3-Tage-Regel erklärt (inkl. Wochenende)

Gemäß § 5 Abs. 3 AU-RL darf ein Arzt oder eine Ärztin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für maximal drei Kalendertage rückwirkend ausstellen. Dabei zählen Wochenende, Feiertage und Werktage gleichermaßen. Es gibt keine Sonderregelung, die die Frist bei einem langen Wochenende verlängert.

Wichtig: Der Begriff "Kalendertage" bedeutet, dass der Samstag und Sonntag vollständig in die Frist eingerechnet werden. Wer am Montag zum Arzt geht, kann rückwirkend höchstens bis zum Freitag davor krankgeschrieben werden – nicht bis zum Mittwoch oder Donnerstag der Vorwoche.

Beispiel: Erkrankung am Freitag, Arztbesuch am Montag

Maria Müller erkrankt an einem Freitagabend mit starkem Fieber. Da am Wochenende keine reguläre Arztpraxis geöffnet hat und ihr Zustand keinen Notarztbesuch erfordert, geht sie am darauffolgenden Montag zur Hausarztpraxis. Die Ärztin kann nach eingehender Untersuchung bestätigen, dass Maria bereits seit Freitag arbeitsunfähig war. Damit kann sie die AU rückwirkend ab Freitag ausstellen – drei Kalendertage (Samstag und Sonntag zählen mit). Dies ist der häufigste und rechtlich unproblematischste Anwendungsfall.

Voraussetzungen: Wann stellt ein Arzt rückwirkend aus?

Triftige Gründe für den verspäteten Arztbesuch

Eine rückwirkende Krankschreibung setzt voraus, dass ein nachvollziehbarer Grund vorlag, der einen früheren Arztbesuch unmöglich machte. Typische anerkannte Gründe sind:

• Erkrankung am Wochenende oder an einem Feiertag, wenn keine Praxis erreichbar war
• Schwerer Krankheitsverlauf, der das Verlassen des Hauses unmöglich machte (z. B. hohes Fieber, starker Schwindel)
• Stationäre Notfallbehandlung, bei der zunächst keine AU ausgestellt wurde
• Akute Verschlimmerung einer bekannten Erkrankung

Die bloße Behauptung, krank gewesen zu sein, reicht nicht aus. Der Arzt oder die Ärztin muss durch die aktuelle Untersuchung und ggf. vorliegende Befunde medizinisch nachvollziehen können, dass die Erkrankung tatsächlich bereits zu einem früheren Zeitpunkt bestand.

Ärztliches Ermessen – kein Rechtsanspruch

Es besteht kein Rechtsanspruch auf eine rückwirkende Krankschreibung. Die Entscheidung liegt vollständig im ärztlichen Ermessen. Lehnt der Arzt oder die Ärztin die Rückdatierung ab, bleibt der betroffene Zeitraum ohne AU-Nachweis. In diesem Fall:

• besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung für die nicht belegten Tage
• kann der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin das Gehalt für diesen Zeitraum einbehalten
• drohen im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung

Wichtig: Telefonische Rückdatierungen sind ausdrücklich nicht zulässig (§ 4 Abs. 1 AU-RL). Eine rückwirkende AU erfordert immer eine persönliche Untersuchung.

Was müssen Arbeitgeber:innen bei rückwirkender AU beachten?

Beweislast und Beweiswert der AU

Eine ordnungsgemäß ausgestellte rückwirkende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat vollen Beweiswert. Das bedeutet: Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin kann die Bescheinigung zwar anzweifeln, trägt aber in diesem Fall die vollständige Beweislast. In der Praxis ist es für Arbeitgeber:innen kaum möglich, die ärztliche Beurteilung zu widerlegen.

Arbeitgeber:innen sind nicht berechtigt, die Diagnose zu erfragen – der Krankheitsgrund ist nicht auf der AU vermerkt und muss auch nicht mitgeteilt werden.

Häufen sich rückwirkende Krankschreibungen bei einer einzelnen Person, kann dies jedoch Anlass für ein klärendes Mitarbeitergespräch geben. Ein solches Gespräch sollte sachlich und ohne Vorwürfe geführt werden, da der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin keine belastbaren Rückschlüsse auf Missbrauch ziehen kann, solange gültige AUs vorliegen.

Lohnfortzahlung und eAU-Prozess

Liegt eine gültige rückwirkende AU vor, besteht für den gesamten bescheinigten Zeitraum Anspruch auf Entgeltfortzahlung gemäß § 3 EntgFG – bis zu sechs Wochen lang. Für den Bezug von Krankengeld (ab der 7. Woche) ist eine lückenlose AU-Dokumentation zwingend erforderlich. Rückwirkende Bescheinigungen können dabei helfen, ungewollte Unterbrechungen zu vermeiden.

Seit Einführung der eAU übermitteln Ärzt:innen die Bescheinigung digital direkt an die Krankenkasse. Arbeitgeber:innen erhalten keine Papierbescheinigung mehr und müssen die AU-Daten selbst bei der zuständigen Krankenkasse abrufen – auch bei rückwirkend ausgestellten Bescheinigungen.

Checkliste für HR bei rückwirkender AU

• Eingang der eAU-Meldung prüfen: Hat die Krankenkasse die AU-Daten bereitgestellt?
• Rückdatierungszeitraum prüfen: Liegt die Rückdatierung innerhalb der zulässigen 3 Kalendertage?
• Fehlzeiten dokumentieren: Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit korrekt im System erfassen
• Lohnfortzahlung auslösen: Für den gesamten AU-Zeitraum Entgeltfortzahlung sicherstellen
• Häufungen beobachten: Bei wiederholten rückwirkenden AUs ggf. klärendes Gespräch führen
• Keine Diagnose erfragen: Krankheitsgrund ist nicht relevant und darf nicht verlangt werden

Häufige Fragen zur rückwirkenden Krankschreibung

Wie lange darf ein Arzt rückwirkend krankschreiben?

Maximal drei Kalendertage darf ein Arzt oder eine Ärztin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rückwirkend ausstellen (§ 5 Abs. 3 AU-RL). Wochenende und Feiertage werden dabei mitgezählt. Der genaue Zeitraum liegt im ärztlichen Ermessen – auch eine Rückdatierung um nur einen Tag ist möglich.

Gibt es eine 7-Tage-Regel bei rückwirkenden Krankschreibungen?

Nein. Die sogenannte "7-Tage-Regel" existiert für rückwirkende Krankschreibungen nicht. Die telefonische Krankschreibung ermöglicht seit Dezember 2023 zwar eine AU für bis zu 5 Tage (per Telefon) bzw. 7 Tage (per Video) – diese gilt aber ausschließlich für aktuelle oder zukünftige Arbeitsunfähigkeiten, nicht rückwirkend.

Wann ist eine rückwirkende Krankschreibung zulässig?

Eine rückwirkende AU ist zulässig, wenn ein triftiger Grund vorlag, der einen früheren Arztbesuch unmöglich machte (z. B. Wochenende, schwerer Krankheitsverlauf) und der Arzt bzw. die Ärztin die Erkrankung rückwirkend eindeutig diagnostizieren kann. Die bloße Behauptung reicht nicht aus.

Muss der Arzt rückwirkend krankschreiben?

Nein. Es gibt keinen Rechtsanspruch auf eine rückwirkende Krankschreibung. Die Entscheidung liegt vollständig beim behandelnden Arzt oder bei der behandelnden Ärztin. Wird die Rückdatierung abgelehnt, besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung für den nicht bescheinigten Zeitraum.

Darf eine rückwirkende AU telefonisch ausgestellt werden?

Nein. Für rückwirkende Krankschreibungen ist gemäß § 4 Abs. 1 AU-RL eine persönliche ärztliche Untersuchung zwingend erforderlich. Die telefonische Krankschreibung gilt ausdrücklich nur für aktuelle und zukünftige Arbeitsunfähigkeiten, nicht für Rückdatierungen.

Kann der Arbeitgeber eine rückwirkende AU ablehnen?

Eine ordnungsgemäß ausgestellte rückwirkende AU hat vollen Beweiswert. Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin kann sie zwar anzweifeln, trägt dann jedoch die volle Beweislast – was in der Praxis kaum realisierbar ist. Solange die AU korrekt ausgestellt ist, besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung.

Was passiert, wenn keine rückwirkende AU ausgestellt wird?

Ohne AU für den betreffenden Zeitraum gelten die Fehltage als unentschuldigt. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ist dann nicht zur Lohnfortzahlung verpflichtet und kann das Gehalt für diese Tage einbehalten. Bei wiederholtem Auftreten sind auch arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung möglich.

Fazit

Die rückwirkende Krankschreibung ist ein wichtiges Instrument, das Arbeitnehmer:innen schützt, wenn ein sofortiger Arztbesuch krankheitsbedingt nicht möglich war. Die Rechtslage ist eindeutig: Maximal drei Kalendertage, nur nach persönlicher Untersuchung, nur im Ausnahmefall und stets nach ärztlichem Ermessen. Die weit verbreitete "7-Tage-Regel" ist ein Mythos und hat keine rechtliche Grundlage für rückwirkende Bescheinigungen.

Für HR-Verantwortliche ist die korrekte Dokumentation entscheidend: Eine gültige rückwirkende AU sichert den Lohnfortzahlungsanspruch und schützt beide Seiten vor rechtlichen Unsicherheiten. Bei häufigen Fehlzeiten empfiehlt sich ein offenes Mitarbeitergespräch – sachlich, ohne Vorwürfe und auf Basis konkreter Fakten.

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Quellen

• Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie (AU-RL), insbesondere § 5 Abs. 3. Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), zuletzt geändert 2023. https://www.g-ba.de/richtlinien/2/
• Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG), § 5 (Anzeige- und Nachweispflichten). Bundesministerium der Justiz, aktuell gültige Fassung. https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__5.html
• Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV): Telefonische Krankschreibung – dauerhafte Regelung ab Dezember 2023. https://www.kbv.de
• GKV-Spitzenverband: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – Informationen für Arbeitgeber. https://www.gkv-spitzenverband.de