Eine Qualifikationsmatrix ist ein tabellarisches Werkzeug, das die Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeiter:innen systematisch erfasst und mit Stellenanforderungen abgleicht. Sie hilft HR-Verantwortlichen, Kompetenzlücken zu erkennen, Weiterbildungen zu planen und ISO 9001-Anforderungen zu erfüllen. Typischerweise werden Hard Skills, Soft Skills und Zertifikate in Spalten abgebildet, während Zeilen die einzelnen Mitarbeiter:innen auflisten.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Definition und Synonyme

Die Qualifikationsmatrix ist ein strukturiertes Instrument der Personalentwicklung. Sie visualisiert in tabellarischer Form, welche Fähigkeiten, Zertifikate und Kompetenzen einzelne Mitarbeiter:innen, Teams oder ganze Abteilungen besitzen. In der Praxis wird sie auch als Skill Matrix, Kompetenzmatrix oder Fähigkeitsmatrix bezeichnet.

Der Aufbau folgt einem einfachen Prinzip: In den Zeilen stehen die Namen der Mitarbeiter:innen, in den Spalten die relevanten Qualifikationen. An den Schnittpunkten wird der jeweilige Kompetenzgrad eingetragen – beispielsweise auf einer Skala von 1 (keine Kenntnisse) bis 4 (Expert:in). So entsteht ein übersichtliches Bild der vorhandenen und fehlenden Fähigkeiten.

Unterschied: Qualifikationsmatrix vs. Kompetenzmatrix

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied. Die Qualifikationsmatrix fokussiert sich primär auf messbare Fähigkeiten wie Hard Skills, also konkrete Fertigkeiten wie Programmiersprachen, Maschinenführung oder Fremdsprachenkenntnisse. Auch formale Nachweise wie Zertifikate, Lizenzen und Schulungsabschlüsse werden erfasst.

Die Kompetenzmatrix geht einen Schritt weiter: Sie bezieht zusätzlich Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke oder Problemlösungskompetenz ein. Auch Wissen und persönliche Einstellungen können Teil einer Kompetenzmatrix sein. Für die meisten HR-Anwendungen ist diese Unterscheidung jedoch akademisch – beide Werkzeuge erfüllen denselben Zweck.

Warum ist eine Qualifikationsmatrix wichtig?

Vorteile für HR-Verantwortliche

Eine gut gepflegte Qualifikationsmatrix bringt Struktur in die Personalentwicklung. Statt Kompetenzdaten in verstreuten Excel-Listen, Ordnern oder nur in den Köpfen einzelner Führungskräfte zu haben, bündelt sie alle relevanten Informationen an einem Ort.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Die Matrix macht verborgene Potenziale sichtbar. Vielleicht beherrscht eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung eine Programmiersprache, die für ein anstehendes Projekt wertvoll wäre. Ohne systematische Erfassung bleibt dieses Wissen oft ungenutzt.

Sie ermöglicht einen objektiven Soll-Ist-Vergleich. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt die Differenz zwischen den geforderten Qualifikationen für eine Stelle und den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten. Diese Kompetenzlücken – auch Skill Gaps genannt – werden auf einen Blick erkennbar.

Die Weiterbildungsplanung wird zielgerichteter. Anstatt Schulungen nach dem Gießkannenprinzip anzubieten, können HR-Teams genau dort investieren, wo tatsächlich Bedarf besteht. Das spart Budget und erhöht die Wirksamkeit.

Personalentscheidungen werden fundierter. Ob Beförderung, Projektbesetzung oder Nachfolgeplanung – mit einer aktuellen Qualifikationsmatrix triffst du Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Bauchgefühl.

Anforderungen nach ISO 9001

Die DIN EN ISO 9001:2015 stellt in Kapitel 7.2 konkrete Anforderungen an das Kompetenzmanagement. Unternehmen müssen demnach die notwendigen Kompetenzen für Tätigkeiten bestimmen, die das Qualitätsmanagementsystem beeinflussen. Außerdem ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen diese Kompetenzen besitzen oder erlangen.

Eine Qualifikationsmatrix ist ein geeignetes Werkzeug, um diese Norm-Anforderungen zu erfüllen. Sie dokumentiert nachweisbar, welche Qualifikationen vorhanden sind und welche Maßnahmen zur Schließung von Lücken ergriffen werden. Bei Audits oder Zertifizierungen ist eine aktuelle Matrix ein wichtiges Nachweisdokument.

Auch branchenspezifische Standards wie die IATF 16949 für die Automobilindustrie oder Normen in der Medizintechnik und Luftfahrt fordern vergleichbare Kompetenznachweise.

Qualifikationsmatrix erstellen: Schritt für Schritt

1. Relevante Kompetenzen definieren

Bevor du eine Matrix aufbaust, musst du klären, welche Fähigkeiten für dein Unternehmen oder deine Abteilung überhaupt relevant sind. Orientiere dich dabei an Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen und strategischen Unternehmenszielen.

Typische Kategorien sind fachliche Qualifikationen wie Softwarekenntnisse oder Maschinenführung, methodische Kompetenzen wie Projektmanagement oder Analysefähigkeiten, sowie Zertifikate und Lizenzen wie Führerscheine, Schweißerscheine oder IT-Zertifizierungen.

Ein Teammeeting kann helfen, die richtigen Anforderungen herauszuarbeiten. Führungskräfte und erfahrene Mitarbeiter:innen wissen oft am besten, welche Skills im Tagesgeschäft wirklich gebraucht werden.

2. Bewertungsskala festlegen

Eine einheitliche Skala sorgt für Vergleichbarkeit. Bewährt hat sich eine vierstufige Bewertung: Stufe 1 steht für keine Kenntnisse, Stufe 2 für Grundkenntnisse mit Unterstützungsbedarf, Stufe 3 bedeutet selbstständige Anwendung, und Stufe 4 kennzeichnet Expert:innen, die andere anleiten können.

Alternativ nutzen manche Unternehmen eine Skala von 1 bis 5 oder symbolische Darstellungen wie Ampelfarben. Entscheidend ist, dass jede Stufe klar definiert ist und von allen Beteiligten gleich verstanden wird.

3. Soll- und Ist-Werte erfassen

Für jede Stelle oder Rolle legst du zunächst den Soll-Wert fest: Welchen Kompetenzgrad braucht jemand, um diese Aufgabe gut zu erledigen? Anschließend erfasst du den Ist-Wert – also den aktuellen Stand der jeweiligen Person.

Die Ist-Erfassung kann durch Selbsteinschätzung, Vorgesetztenbeurteilung oder eine Kombination aus beidem erfolgen. Wichtig: Binde Mitarbeiter:innen frühzeitig ein und kommuniziere transparent, wofür die Daten genutzt werden. Das erhöht die Akzeptanz.

4. Maßnahmen ableiten

Der eigentliche Wert der Qualifikationsmatrix zeigt sich in der Ableitung konkreter Maßnahmen. Bei kleinen Kompetenzlücken reicht oft eine Einarbeitung durch Kolleg:innen oder die Zuweisung geeigneter Aufgaben. Größere Lücken erfordern interne Schulungen oder externe Weiterbildungen.

Manchmal zeigt die Matrix auch, dass bestimmte Kompetenzen im Unternehmen fehlen und durch Recruiting geschlossen werden müssen. In diesem Fall liefert sie wertvolle Hinweise für die Stellenausschreibung.

Qualifikationsmatrix: Beispiel und Vorlage

Eine typische Qualifikationsmatrix in Excel könnte so aufgebaut sein: In der ersten Spalte stehen die Namen der Mitarbeiter:innen, in den folgenden Spalten die einzelnen Kompetenzen wie Excel-Kenntnisse, SAP, Projektmanagement oder Englisch. Jede Zelle enthält den Bewertungswert.

Zusätzlich kannst du eine Soll-Zeile einfügen, die den Anforderungswert für eine bestimmte Rolle definiert. Farbliche Markierungen helfen dabei, Lücken schnell zu erkennen – etwa Rot für Abweichungen und Grün für erfüllte Anforderungen.

Für den Einstieg reicht eine einfache Excel-Tabelle. Bei wachsender Komplexität oder mehreren Standorten lohnt sich der Umgang auf spezialisierte HR-Software, die automatische Auswertungen und Erinnerungen für ablaufende Zertifikate bietet.

Rechtliche Rahmenbedingungen

ISO 9001:2015 Kapitel 7.2

Die Qualitätsmanagementnorm fordert, dass Unternehmen die erforderlichen Kompetenzen für Tätigkeiten bestimmen, die das QM-System beeinflussen. Diese Kompetenzen müssen dokumentiert und nachgewiesen werden. Bei Audits kann eine aktuelle Qualifikationsmatrix als Beleg dienen.

Betriebsratsmitbestimmung

Wenn die Qualifikationsmatrix über einen Fragebogen oder ein systematisches Erfassungstool aufgebaut wird, greift unter Umständen die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Konkret ist §94 BetrVG relevant, der dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Personalfragebögen einräumt.

Auch bei Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung, die aus der Matrix abgeleitet werden, hat der Betriebsrat Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte nach §96 bis §98 BetrVG. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats ist daher empfehlenswert.

Datenschutz (DSGVO)

Qualifikationsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Ihre Erhebung, Speicherung und Verarbeitung muss rechtmäßig erfolgen. Achte auf transparente Information der Mitarbeiter:innen, Zweckbindung der Daten und angemessene technische Schutzmaßnahmen.

Häufige Fragen zur Qualifikationsmatrix

Was ist der Unterschied zwischen Qualifikationsmatrix und Kompetenzmatrix?

Die Qualifikationsmatrix fokussiert sich auf messbare Fähigkeiten, Zertifikate und Hard Skills. Die Kompetenzmatrix ist umfassender und bezieht auch Wissen, Einstellungen und Soft Skills ein. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet – für die meisten Anwendungen macht die Unterscheidung keinen praktischen Unterschied.

Ist eine Qualifikationsmatrix nach ISO 9001 Pflicht?

Die ISO 9001:2015 schreibt keine Qualifikationsmatrix wörtlich vor. Kapitel 7.2 fordert jedoch, dass Unternehmen Kompetenzen systematisch bestimmen, dokumentieren und sicherstellen. Eine Qualifikationsmatrix ist ein bewährtes und anerkanntes Werkzeug, um diese Anforderungen nachweisbar zu erfüllen.

Wie erstelle ich eine Qualifikationsmatrix in Excel?

Trage in den Zeilen die Mitarbeiter:innen-Namen ein, in den Spalten die relevanten Kompetenzen. An den Schnittpunkten gibst du die Bewertung ein, etwa auf einer Skala von 1 bis 4. Ergänze eine Soll-Zeile für den Anforderungswert und nutze bedingte Formatierung, um Abweichungen farblich hervorzuheben.

Welche Bewertungsskala eignet sich für eine Qualifikationsmatrix?

Eine vierstufige Skala hat sich bewährt: Stufe 1 für keine Kenntnisse, Stufe 2 für Grundkenntnisse, Stufe 3 für selbstständige Anwendung und Stufe 4 für Expert:innen-Niveau. Wichtig ist, dass jede Stufe klar definiert und von allen Beteiligten einheitlich verstanden wird.

Muss der Betriebsrat bei der Qualifikationsmatrix einbezogen werden?

Wenn die Erfassung über einen Fragebogen erfolgt, kann der Betriebsrat nach §94 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht haben. Auch bei abgeleiteten Weiterbildungsmaßnahmen greifen Mitbestimmungsrechte nach §96 bis §98 BetrVG. Eine frühzeitige Abstimmung ist empfehlenswert.

Wie oft sollte eine Qualifikationsmatrix aktualisiert werden?

Mindestens einmal jährlich sollte eine Überprüfung stattfinden. Zusätzlich ist eine Aktualisierung sinnvoll nach abgeschlossenen Schulungen oder Zertifizierungen, bei Stellenwechseln oder neuen Mitarbeiter:innen sowie vor Audits oder Zertifizierungsprüfungen.

Fazit

Die Qualifikationsmatrix ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug für die strategische Personalentwicklung. Sie schafft Transparenz über vorhandene und fehlende Kompetenzen, ermöglicht gezielte Weiterbildungsplanung und hilft bei der Erfüllung von Norm-Anforderungen wie ISO 9001.

Für den Einstieg reicht eine Excel-Tabelle. Mit wachsender Unternehmensgröße und steigenden Compliance-Anforderungen lohnt sich jedoch der Umstieg auf spezialisierte Software-Lösungen. Entscheidend ist, dass die Matrix regelmäßig gepflegt wird – nur so behält sie ihren Wert als Entscheidungsgrundlage.

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Quellen

• DIN EN ISO 9001:2015 – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen. Deutsches Institut für Normung (DIN), 2015. https://www.din.de
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), insbesondere §94, §96-98. Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/
• ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft: Wissensmanagement kompakt – Informationen, Instrumente, Methoden, Praxisbeispiele. 2017. https://www.arbeitswissenschaft.net/
• RKW Kompetenzzentrum: Kompetenzmatrix - Qualifikationsmatrix (perso-net). https://www.perso-net.de/rkw/Kompetenzmatrix_-_Qualifikationsmatrix