Ein Lohnabrechnungsprogramm ist eine Software, die alle Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung automatisiert – von der Berechnung von Brutto und Netto über Steuerabzüge bis hin zu Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Arbeitgeber sind laut § 108 GewO verpflichtet, ihren Beschäftigten eine Lohnabrechnung in Textform bereitzustellen. Moderne Lohnsoftware spart Zeit, reduziert Fehler und stellt Compliance mit den komplexen deutschen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsvorschriften sicher.

Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?

Ein Lohnabrechnungsprogramm (auch: Lohnsoftware, Payroll-Software oder Gehaltsabrechnungsprogramm) ist eine spezialisierte Softwarelösung zur Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Software berechnet auf Basis von Stammdaten, Arbeitszeiten und gesetzlichen Vorgaben das Bruttogehalt, alle Abzüge sowie das Nettogehalt der Beschäftigten.

Anders als bei einer manuellen Abrechnung übernimmt das Programm auch die Kommunikation mit Behörden: Lohnsteueranmeldungen werden automatisch ans Finanzamt übermittelt, Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen gemeldet. Für Unternehmen bedeutet das: weniger Zeitaufwand, weniger Fehlerquellen und mehr Rechtssicherheit.

Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Vergütungsformen. Beim Lohn wird die Vergütung nach geleisteten Arbeitsstunden berechnet – der Betrag kann monatlich variieren. Das Gehalt hingegen ist ein festes monatliches Entgelt, unabhängig von der tatsächlichen Stundenzahl. Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm kann beide Varianten sowie Mischformen (z. B. Grundgehalt plus Überstundenvergütung) abbilden.

Rechtliche Grundlagen der Lohnabrechnung

§ 108 GewO – Pflicht zur Lohnabrechnung

Die gesetzliche Grundlage für die Lohnabrechnung findet sich in § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Demnach ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seinen Beschäftigten bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts transparent darstellen – also Bruttogehalt, sämtliche Abzüge und den Nettobetrag.

Eine Ausnahme besteht nur, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat. In der Praxis erstellen die meisten Arbeitgeber dennoch monatlich eine Abrechnung, da Beschäftigte dies erwarten und es der Nachweispflicht dient.

Wichtig: Die Lohnabrechnung kann seit 2001 auch digital erfolgen. Nach § 126b BGB genügt die Textform, wenn das Dokument lesbar ist, der Arbeitgeber erkennbar ist und der oder die Beschäftigte jederzeit darauf zugreifen kann. Bei einer rein digitalen Bereitstellung (z. B. im Mitarbeiterportal) ist jedoch die ausdrückliche Zustimmung der Beschäftigten erforderlich.

Aufbewahrungspflichten

Lohnabrechnungen müssen gemäß § 41 EStG sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem 1. Januar des Jahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt. Ein Lohnabrechnungsprogramm sollte daher eine revisionssichere Archivierung ermöglichen.

Datenschutz: DSGVO-Anforderungen

Da Lohnabrechnungen sensible personenbezogene Daten enthalten – darunter auch besonders geschützte Kategorien wie die Religionszugehörigkeit (relevant für die Kirchensteuer) – gelten strenge Datenschutzanforderungen. Nach DSGVO und BDSG müssen Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten umsetzen. Bei Cloud-Lösungen ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter Pflicht.

Wichtige Funktionen von Lohnabrechnungsprogrammen

Lohn- und Gehaltsberechnung

Die Kernfunktion jeder Lohnsoftware ist die automatische Berechnung von Brutto- und Nettogehalt unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren: Steuerklasse, Kirchensteuerpflicht, Sozialversicherungsbeiträge, Freibeträge sowie variable Bestandteile wie Überstunden, Zuschläge, Prämien oder geldwerte Vorteile. Gute Programme berücksichtigen auch Sonderfälle wie Minijobs, Kurzarbeit, Altersteilzeit oder die Beschäftigung von Werkstudierenden.

Meldewesen (ELStAM, DEÜV, AAG)

Ein wesentlicher Vorteil von Lohnabrechnungsprogrammen ist die automatisierte Kommunikation mit Behörden:

• ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale): Abruf und Verarbeitung der Steuerklasse und Freibeträge direkt vom Finanzamt
• DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung): Meldungen zu Sozialversicherungsbeiträgen an Krankenkassen und Rentenversicherung
• AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz): Erstattungsanträge bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Mutterschutz

Diese Meldungen müssen fristgerecht und formal korrekt erfolgen – Fehler können zu Nachzahlungen und Säumniszuschlägen führen. Lohnsoftware minimiert dieses Risiko erheblich.

Schnittstellen

Moderne Lohnabrechnungsprogramme bieten Schnittstellen zu anderen Systemen:

• DATEV-Schnittstelle: Ermöglicht die direkte Übertragung von Abrechnungsdaten an Steuerberater:innen oder Lohnbüros. Für Unternehmen, die mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, ist diese Funktion unverzichtbar.
• Buchhaltungssoftware: Automatische Übernahme von Lohnkosten in die Finanzbuchhaltung
• Zeiterfassung: Import von Arbeitsstunden, Überstunden und Fehlzeiten direkt in die Lohnabrechnung
• HR-Software: Integration mit digitaler Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Bewerbermanagement

Lohnabrechnungsprogramme im Vergleich

Der Markt für Lohnsoftware ist vielfältig. Die folgende Übersicht zeigt gängige Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen (Stand: Januar 2025):

Die Preise variieren je nach Mitarbeiteranzahl und Funktionsumfang. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an.

Software, Steuerberater:in oder Outsourcing?

Für die Lohnabrechnung gibt es drei grundsätzliche Optionen:

Option 1: Inhouse mit Software - Du führst die Lohnabrechnung selbst mit einem Lohnabrechnungsprogramm durch. Das erfordert Einarbeitung und laufende Weiterbildung zu Gesetzesänderungen, bietet aber volle Kontrolle und ist bei wachsender Mitarbeiterzahl oft die günstigste Lösung.

Option 2: Steuerberater:in oder Lohnbüro - Die Abrechnung wird an externe Expert:innen ausgelagert. Das garantiert Rechtssicherheit und spart Zeit, ist aber mit laufenden Kosten verbunden (oft 15-30 € pro Abrechnung). Eine DATEV-Schnittstelle in deiner HR-Software kann den Datenaustausch erheblich vereinfachen.

Option 3: Full-Service-Outsourcing - Spezialisierte Payroll-Dienstleister übernehmen die komplette Lohnabrechnung. Diese Option eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Abrechnungssituationen oder internationalen Beschäftigten.

Entscheidungshilfe: Für Kleinstunternehmen (1-5 Beschäftigte) ist oft der Steuerberater die pragmatischste Lösung. Ab etwa 10 Beschäftigten rechnet sich meist eine eigene Lohnsoftware – idealerweise mit DATEV-Anbindung, sodass der Steuerberater bei Bedarf unterstützen kann.

Auswahlkriterien für Lohnsoftware

Bei der Wahl eines Lohnabrechnungsprogramms solltest du folgende Punkte prüfen:

Funktionsumfang

• Deckt die Software alle relevanten Lohnarten ab (Gehalt, Stundenlohn, Minijob, Kurzarbeit)?
• Sind alle benötigten Meldeverfahren integriert?
• Gibt es Schnittstellen zu deiner bestehenden Software-Landschaft?

Rechtssicherheit

• Wird die Software regelmäßig aktualisiert (Beitragssätze, Gesetzesänderungen)?
• Ist sie GoBD-konform für die revisionssichere Archivierung?
• Entspricht sie den DSGVO-Anforderungen?

Benutzerfreundlichkeit

• Ist die Oberfläche intuitiv bedienbar?
• Gibt es Assistenten oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen?
• Wie aufwendig ist die Einarbeitung?

Support und Kosten

• Welcher Support ist im Preis enthalten?
• Wie ist das Preismodell (pro Mitarbeiter, Flatrate, jährlich)?
• Gibt es versteckte Kosten für Updates oder Zusatzfunktionen?

Häufige Fragen zu Lohnabrechnungsprogrammen

Ist eine Lohnabrechnung für Arbeitgeber Pflicht?

Ja. Gemäß § 108 GewO müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten bei jeder Gehaltszahlung eine Abrechnung in Textform erteilen. Diese muss den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts nachvollziehbar darstellen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat.

Was kostet ein Lohnabrechnungsprogramm?

Die Kosten variieren stark. Einfache Cloud-Lösungen starten ab etwa 10 € pro Monat, professionelle Programme für den Mittelstand kosten 30-100 € monatlich. Bei den meisten Anbietern richtet sich der Preis nach der Anzahl der abzurechnenden Beschäftigten. Desktop-Lösungen mit Jahreslizenz gibt es ab etwa 100-600 €.

Welche Funktionen muss eine Lohnsoftware haben?

Unverzichtbar sind: Lohn- und Gehaltsberechnung inklusive Sonderfälle, automatische Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger (ELStAM, DEÜV), DSGVO-konforme Datenspeicherung und automatische Updates bei Gesetzesänderungen. Je nach Bedarf sind DATEV-Schnittstelle, Zeiterfassungs-Integration und Mitarbeiterportal sinnvolle Ergänzungen.

Kann ich die Lohnabrechnung auch ohne Software machen?

Theoretisch ja, praktisch kaum. Die Komplexität der deutschen Lohnabrechnung – Deutschland liegt im Global Payroll Complexity Index 2023 auf Platz 2 weltweit – macht spezialisierte Software faktisch unverzichtbar. Ohne automatisierte Berechnungen und Meldeverfahren ist das Fehlerrisiko zu hoch.

Cloud oder On-Premise – was ist sicherer?

Beide Varianten können die Datenschutzanforderungen erfüllen. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil automatischer Updates und professioneller Server-Sicherheit durch den Anbieter. On-Premise-Lösungen geben dir die volle Kontrolle über deine Daten, erfordern aber eigene IT-Ressourcen. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung ist Cloud meist die pragmatischere Wahl.

Wie oft muss eine Lohnabrechnung erstellt werden?

In der Regel monatlich – entsprechend dem üblichen Abrechnungszeitraum. Bei Stundenlöhnen mit wöchentlicher Auszahlung entsprechend häufiger. Die Abrechnung muss spätestens zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung vorliegen.

Was passiert bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

Fehlerhafte Lohnabrechnungen können korrigiert werden – sie sind rechtlich nur eine Wissenserklärung, kein Schuldanerkenntnis. Beschäftigte können innerhalb von drei Jahren Widerspruch einlegen (allgemeine Verjährungsfrist), wobei kürzere Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag gelten können. Bei Fehlern zu deinen Ungunsten als Arbeitgeber können Nachzahlungen und Säumniszuschläge anfallen.

Fazit

Ein Lohnabrechnungsprogramm ist für Unternehmen mit Beschäftigten kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Die Software spart Zeit, minimiert Fehler und stellt die Einhaltung der komplexen deutschen Lohn- und Sozialversicherungsvorschriften sicher. Bei der Auswahl solltest du auf Funktionsumfang, Rechtssicherheit, Benutzerfreundlichkeit und passende Schnittstellen achten – insbesondere die DATEV-Anbindung ist für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen wertvoll.

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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei konkreten Fragen zur Lohnabrechnung wende dich an eine:n Steuerberater:in oder Fachanwält:in für Arbeitsrecht.

Quellen

• § 108 GewO – Abrechnung des Arbeitsentgelts. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html
• § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten bei Lohnsteuer. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html
• § 126b BGB – Textform. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126b.html
• Lohn- und Gehaltsabrechnung / Arbeitsrecht. Haufe, 2025. https://www.haufe.de/id/beitrag/lohn-und-gehaltsabrechnung-arbeitsrecht-HI727125.html
• Global Payroll Complexity Index 2023. Alight Solutions, 2023.