Die Lohnabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber laut §108 GewO bei jeder Gehaltszahlung in Textform erstellen müssen. Sie schlüsselt das Arbeitsentgelt auf: Bruttolohn, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge sowie den Netto-Auszahlungsbetrag. Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens 6 Jahre.
Definition: Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung – auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt – ist ein schriftliches Dokument, das die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum (meist einen Monat) transparent darstellt. Sie zeigt Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen, wie sich der Verdienst zusammensetzt und welche Abzüge anfallen.
Lohn vs. Gehalt vs. Entgelt
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber in ihrer Bedeutung:
Lohn bezeichnet eine Vergütung, die auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird. Der monatliche Betrag kann daher variieren – je nachdem, wie viele Stunden gearbeitet wurden.
Gehalt ist ein fester Monatsbetrag, der unabhängig von der tatsächlichen Stundenanzahl gezahlt wird. Angestellte erhalten in der Regel ein Gehalt.
Entgelt ist der Oberbegriff für beide Vergütungsformen. Die Entgeltabrechnung umfasst daher sowohl Lohn- als auch Gehaltsabrechnungen.
Rechtliche Grundlagen
§108 GewO: Die gesetzliche Pflicht
Die Verpflichtung zur Lohnabrechnung ergibt sich aus §108 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO). Demnach muss jeder Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer:innen bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen.
Die Abrechnung muss laut Gesetz mindestens folgende Angaben enthalten:
- Den Abrechnungszeitraum
- Die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
- Art und Höhe von Zuschlägen und Zulagen
- Art und Höhe der Abzüge
- Abschlagszahlungen und Vorschüsse
Eine Besonderheit: Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben (§108 Abs. 2 GewO). In der Praxis erstellen die meisten Unternehmen dennoch monatlich eine Abrechnung, um Transparenz zu gewährleisten.
Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)
Seit dem 1. Juli 2013 regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) detailliert, welche Angaben eine Lohnabrechnung enthalten muss, wenn sie für Sozialleistungen (z.B. Elterngeld, Arbeitslosengeld) verwendet werden soll. Diese standardisierte Form wird als Entgeltbescheinigung nach §108 Abs. 3 GewO bezeichnet.
Aufbau einer Lohnabrechnung
Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung gliedert sich in drei Bereiche:
Kopfteil: Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten
Der Kopfteil enthält alle relevanten Stammdaten:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum der Arbeitnehmer:in
- Steuer-ID und Steuerklasse
- Sozialversicherungsnummer
- Beginn (und ggf. Ende) des Beschäftigungsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum
Hauptteil: Brutto, Abzüge, Netto
Der Hauptteil schlüsselt die eigentliche Berechnung auf:
Bruttoentgelt: Das vereinbarte Gehalt oder der berechnete Lohn plus alle Zuschläge (z.B. für Nacht- oder Sonntagsarbeit), Zulagen, Prämien und geldwerte Vorteile.
Steuerliche Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Die Höhe richtet sich nach Steuerklasse, Einkommen und individuellen Freibeträgen.
Sozialversicherungsbeiträge: Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Diese werden je zur Hälfte von Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in getragen.
Nettoentgelt: Der Betrag, der nach allen Abzügen übrig bleibt und auf das Konto überwiesen wird.
Schlussteil: Auszahlungsbetrag und Kontodaten
Der Schlussteil enthält:
- Die Bankverbindung der Arbeitnehmer:in
- Den finalen Auszahlungsbetrag
- Die Summe der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Ggf. einen Hinweis auf §108 GewO
Brutto-Netto-Berechnung verstehen
Steuerliche Abzüge
Die Lohnsteuer wird direkt vom Bruttogehalt abgezogen und vom Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt. Die Höhe hängt von mehreren Faktoren ab:
- Steuerklasse (I bis VI)
- Höhe des Einkommens
- Freibeträge (z.B. Kinderfreibetrag)
- Kirchensteuerpflicht
Der Solidaritätszuschlag fällt seit 2021 nur noch für Besserverdienende an. Die Kirchensteuer beträgt je nach Bundesland 8% oder 9% der Lohnsteuer.
Sozialversicherungsbeiträge 2026
Für das Jahr 2026 gelten folgende Beitragssätze (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen):
- Krankenversicherung: 14,6% + durchschnittlich 1,7% Zusatzbeitrag
- Rentenversicherung: 18,6%
- Pflegeversicherung: 3,4% (Kinderlose: +0,6% Zuschlag)
- Arbeitslosenversicherung: 2,6%
Die Beitragsbemessungsgrenzen legen fest, bis zu welchem Einkommen Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden. Sie steigen 2026 aufgrund der guten Lohnentwicklung deutlich an.
Lohnabrechnung erstellen: Optionen für Arbeitgeber
Inhouse vs. Outsourcing
Du hast als Arbeitgeber:in mehrere Möglichkeiten:
Interne Erstellung: Die Personalabteilung erstellt die Abrechnungen mit einer spezialisierten Software (z.B. DATEV, Lexware, Sage). Dies erfordert Fachwissen und regelmäßige Weiterbildung zu Gesetzesänderungen.
Outsourcing: Die Lohnabrechnung wird an einen Steuerberater, ein Lohnbüro oder einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert. Das reduziert den internen Aufwand und minimiert Fehlerrisiken.
Für kleine Unternehmen und Startups ist Outsourcing oft die praktikablere Lösung. Größere Unternehmen profitieren dagegen häufig von einer internen Lösung mit direkter Anbindung an HR-Systeme.
Digitale Lohnabrechnung
Seit einem wegweisenden BAG-Urteil aus dem Jahr 2025 ist klargestellt: Arbeitgeber dürfen die Lohnabrechnung digital über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach bereitstellen. Die Textform nach §108 GewO ist damit gewahrt.
Wichtig dabei: Beschäftigte, die privat keinen Online-Zugang haben, müssen die Möglichkeit erhalten, ihre Abrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Der Arbeitgeber muss den Zugang sicherstellen, ist aber nicht für den tatsächlichen Abruf durch die Arbeitnehmer:in verantwortlich.
Aufbewahrungspflichten
Für Lohnabrechnungen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:
Steuerrechtlich (§41 EStG): Lohnkonten und Aufzeichnungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
Betriebsprüfungsrelevant: Dokumente, die für die Gewinnermittlung relevant sind, müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
Betriebliche Altersvorsorge: Bei Dokumenten zur bAV kann die Aufbewahrungspflicht laut §18a BetrAVG sogar bis zu 30 Jahre betragen.
Als Faustregel gilt: Im Zweifel länger aufbewahren. Digitale Archivierung erleichtert dies erheblich.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?
Die Lohnabrechnung basiert auf geleisteten Arbeitsstunden und kann monatlich variieren. Die Gehaltsabrechnung weist einen festen Monatsbetrag aus. Der Oberbegriff für beide ist Entgeltabrechnung. In der Praxis werden die Begriffe oft synonym verwendet.
Welche Angaben müssen auf einer Lohnabrechnung stehen?
Pflichtangaben sind: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in, Abrechnungszeitraum, Bruttolohn mit allen Entgeltbestandteilen, steuerliche Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer), Sozialversicherungsbeiträge und der Netto-Auszahlungsbetrag.
Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?
Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre. Bei betriebsprüfungsrelevanten Dokumenten sind es 10 Jahre. Für Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge gilt eine Frist von bis zu 30 Jahren.
Kann die Lohnabrechnung digital erfolgen?
Ja, das ist seit dem BAG-Urteil 2025 ausdrücklich erlaubt. Die Bereitstellung im digitalen Mitarbeiterpostfach erfüllt die Textform-Anforderung. Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass alle Beschäftigten Zugang haben – auch wenn sie kein privates Endgerät nutzen.
Wann muss die Lohnabrechnung erstellt werden?
Laut §108 GewO bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts. Die Abrechnung kann entfallen, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat. In der Praxis erstellen die meisten Unternehmen monatlich eine Abrechnung.
Was tun bei fehlerhafter Lohnabrechnung?
Fehler sollten schnellstmöglich korrigiert werden. Für Sozialversicherungsbeiträge gilt eine Korrekturfrist von 3 Monaten. Bei zu wenig einbehaltener Lohnsteuer kann der Arbeitgeber eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt stellen. Arbeitnehmer:innen können zu wenig gezahltes Entgelt innerhalb der dreijährigen Verjährungsfrist nach §195 BGB einfordern.
Kann ich die Lohnabrechnung selbst erstellen?
Ja, mit entsprechender Software ist das möglich. Gängige Programme wie DATEV, Lexware oder Sage unterstützen bei der korrekten Berechnung. Alternativ kannst du die Abrechnung an Steuerberater:innen oder spezialisierte Lohnbüros auslagern.
Fazit
Die Lohnabrechnung ist für jeden Arbeitgeber gesetzliche Pflicht und ein wichtiges Instrument für Transparenz im Arbeitsverhältnis. Sie dokumentiert nicht nur die Vergütung, sondern dient Arbeitnehmer:innen auch als Einkommensnachweis für Kredite, Wohnungsbewerbungen oder Behörden.
Achte als HR-Verantwortliche:r auf die korrekte Umsetzung aller Pflichtangaben nach §108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung. Digitale Lösungen vereinfachen den Prozess und erfüllen seit 2025 auch die gesetzlichen Anforderungen an die Textform.
Die Mitarbeiterzufriedenheit beginnt jedoch nicht erst bei der Lohnabrechnung – sondern bereits im Recruiting-Prozess. Mit wissenschaftlich fundierten Methoden lassen sich die passenden Talente objektiv identifizieren.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wende dich an eine:n Steuerberater:in oder Fachanwält:in für Arbeitsrecht.
Sources
- §108 GewO – Settlement of Remuneration. German Legislature, 2024.
https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html - Remuneration Statement Regulation (EBV). Federal Ministry of Labour and Social Affairs, 2013/2024.
https://www.lohn-info.de/entgeltbescheinigung_verordnung.html - BAG Ruling: Payslips as Electronic Documents. Federal Labor Court, 2025.
https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/entgeltabrechnungen-als-elektronisches-dokument/ - §41 EStG – Record-Keeping Obligations for Wage Tax Deduction. German Legislature, 2024.
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html - Wage and Salary Accounting: Employer Obligations. Haufe, 2025.
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