Kündigungsschreiben – Pflichtangaben, Fristen & Checkliste für HR

Ein Kündigungsschreiben muss in Deutschland zwingend in Schriftform erfolgen (§ 623 BGB) – E-Mail, Fax oder mündliche Kündigung sind rechtlich unwirksam. Für Arbeitgeber:innen gilt: Nur mit korrekten Pflichtangaben, der richtigen Kündigungsfrist und einer nachweisbaren Zustellung ist die Kündigung wirksam. Formfehler können dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist die formelle, schriftliche Erklärung zur einseitigen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Es handelt sich um eine einseitige Willenserklärung – die Zustimmung der anderen Partei ist nicht erforderlich. Die gesetzliche Grundlage bildet § 623 BGB, der die Schriftform für alle Kündigungen von Arbeitsverhältnissen verbindlich vorschreibt.

Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen können gleichermaßen kündigen. Für beide Seiten gelten dieselben Formvorschriften, für Arbeitgeber:innen kommen jedoch zusätzliche rechtliche Anforderungen hinzu – insbesondere die Prüfung des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) und gegebenenfalls die Anhörung des Betriebsrats.

Pflichtangaben: Was muss im Kündigungsschreiben stehen?

Formale Mindestanforderungen

Ein rechtswirksames Kündigungsschreiben muss folgende Angaben enthalten:

• Vollständige Namen und Adressen beider Vertragsparteien (Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in)
• Datum des Schreibens (dient als Nachweis der fristgerechten Ausstellung)
• Eindeutige Kündigungserklärung – z. B. „Hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht..."
• Beendigungsdatum bzw. Kündigungstermin – das genaue Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis endet
• Eigenhändige Originalunterschrift der kündigungsberechtigten Person

Eine Begründung ist im Kündigungsschreiben selbst grundsätzlich nicht erforderlich. Ausnahmen gelten in der Probezeit bei Auszubildenden sowie auf Verlangen des Betriebsrats.

Schriftformerfordernis – was gilt nicht?

Gemäß § 623 BGB ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Folgende Übermittlungsformen sind nicht rechtswirksam:

• E-Mail (auch mit eingescannter Unterschrift)
• Fax
• SMS oder Messenger-Nachrichten (z. B. WhatsApp)
• Mündliche Kündigung

Das Kündigungsschreiben muss auf Papier ausgedruckt und mit der Originalunterschrift versehen sein. Bei Arbeitgeberkündigungen muss die Unterschrift von einer vertretungsberechtigten Person stammen (z. B. Geschäftsführung, bevollmächtigte HR-Leitung). Im Rahmen der sogenannten Gesamtvertretung kann es erforderlich sein, dass mehrere Personen gemeinsam unterzeichnen.

Arten der Kündigung

Ordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der gesetzlichen, vertraglichen oder tariflichen Kündigungsfristen. Sie ist der Regelfall und kann aus betriebsbedingten, personenbedingten oder verhaltensbedingten Gründen ausgesprochen werden.

• Betriebsbedingte Kündigung: Der Arbeitsplatz entfällt aus wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen. Bei mehreren betroffenen Mitarbeiter:innen ist eine Sozialauswahl nach § 1 Abs. 3 KSchG durchzuführen.
• Personenbedingte Kündigung: Die oder der Arbeitnehmer:in ist dauerhaft nicht mehr in der Lage, die vertraglich vereinbarten Leistungen zu erbringen – etwa durch Langzeiterkrankung.
• Verhaltensbedingte Kündigung: Sie setzt ein schuldhaftes, vertragswidriges Verhalten voraus. In der Regel ist zuvor eine erfolglose Abmahnung erforderlich.

Fristlose (außerordentliche) Kündigung

Die fristlose Kündigung nach § 626 BGB beendet das Arbeitsverhältnis sofort, ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Sie ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig – also wenn der kündigenden Partei die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses auch nur für die Dauer der ordentlichen Kündigungsfrist unzumutbar ist. Typische Beispiele sind Diebstahl, Arbeitszeitbetrug oder grobe Pflichtverletzungen.

Wichtig: Die fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden (§ 626 Abs. 2 BGB). Wird diese Frist versäumt, ist die außerordentliche Kündigung unwirksam.

Kündigung in der Probezeit

Während einer vertraglich vereinbarten Probezeit (maximal 6 Monate) kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten mit einer verkürzten Frist von zwei Wochen gekündigt werden – und zwar taggenau, nicht zwingend zum 15. oder Monatsende (§ 622 Abs. 3 BGB). Eine Begründung ist nicht erforderlich.

Kündigungsfristen im Überblick

Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitgeber:innen richten sich nach der Betriebszugehörigkeit und sind in § 622 BGB geregelt:

Tarifverträge oder Arbeitsverträge können längere Fristen vorsehen. Für Arbeitnehmer:innen gilt ohne besondere Vereinbarung die Grundkündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder Monatsende. Maßgeblich ist immer der Zugang des Kündigungsschreibens beim Empfänger – nicht das Datum auf dem Schreiben.

Checkliste für Arbeitgeber:innen

Bevor das Kündigungsschreiben versendet wird, sollten HR-Verantwortliche diese Punkte prüfen:

1. Betriebsrat-Anhörung (§ 102 BetrVG)

Besteht ein Betriebsrat im Unternehmen, ist dieser vor jeder Kündigung anzuhören – ohne Ausnahme. Die Anhörung muss vor Ausspruch der Kündigung erfolgen und dem Betriebsrat die Kündigungsgründe vollständig mitteilen. Der Betriebsrat hat je nach Kündigungsart unterschiedliche Fristen zur Stellungnahme (3 Tage bei fristloser, 1 Woche bei ordentlicher Kündigung). Eine Kündigung ohne vorherige Betriebsratsanhörung ist zwingend unwirksam.

2. Sonderkündigungsschutz prüfen

Bestimmte Personengruppen genießen besonderen gesetzlichen Schutz vor Kündigung. Eine Kündigung ist in diesen Fällen ohne behördliche Zustimmung nicht oder nur eingeschränkt möglich:

• Schwangere und Personen in Mutterschutz (§ 17 MuSchG)
• Beschäftigte in Elternzeit (§ 18 BEEG)
• Schwerbehinderte Menschen – Zustimmung des Integrationsamts erforderlich (§§ 168 ff. SGB IX)
• Betriebsratsmitglieder – Kündigung nur in sehr engen Ausnahmen möglich (§ 15 KSchG)
• Auszubildende nach der Probezeit – nur aus wichtigem Grund (§ 22 BBiG)

3. Rechtssichere Zustellung

Die Kündigung wird erst mit ihrem Zugang beim Empfänger wirksam. Für den Nachweis der Zustellung empfehlen sich folgende Methoden:

• Persönliche Übergabe unter Anwesenheit mindestens eines Zeugen, mit schriftlicher Empfangsbestätigung
• Einwurf-Einschreiben (nicht: Einschreiben mit Rückschein, da dieser unsicher ist)
• Einwurf durch Zeuge in den Briefkasten (Zeuge muss den Inhalt des Umschlags bezeugen können)

Verweigert die oder der Arbeitnehmer:in die Annahme, ist das Schreiben erneut zuzustellen. Arbeitgeber:innen tragen im Streitfall die Beweispflicht für den rechtzeitigen Zugang.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Viele Kündigungen scheitern nicht an inhaltlichen Mängeln, sondern an Formfehlern. Die häufigsten Fehler im Überblick:

• Fehlende Originalunterschrift – Eingescannte oder digitale Unterschriften sind nach § 623 BGB nicht ausreichend.
• Falsche Kündigungsfrist – Insbesondere bei langer Betriebszugehörigkeit werden die verlängerten Fristen nach § 622 BGB übersehen.
• Betriebsrat nicht angehört – Selbst eine inhaltlich korrekte Kündigung ist unwirksam, wenn § 102 BetrVG nicht eingehalten wurde.
• Sonderkündigungsschutz nicht geprüft – Eine Kündigung einer schwangeren Mitarbeiterin ohne behördliche Genehmigung ist in der Regel unwirksam.
• Unsichere Zustellung – Einschreiben mit Rückschein gilt als nicht zugegangen, wenn der Empfänger die Annahme verweigert oder nicht zu Hause ist.
• Fehlerhaftes Beendigungsdatum – Wird ein Termin gewählt, der nicht dem korrekten Fristablauf entspricht, kann die Kündigung als unwirksam gelten oder sich auf einen späteren Termin verschieben.

Häufige Fragen zum Kündigungsschreiben

Was muss ein Kündigungsschreiben zwingend enthalten?

Ein rechtswirksames Kündigungsschreiben muss folgende Angaben enthalten: die vollständigen Namen und Adressen beider Vertragsparteien, das Datum des Schreibens, eine eindeutige Kündigungserklärung, das Beendigungsdatum sowie die eigenhändige Originalunterschrift der kündigungsberechtigten Person. Eine Begründung ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Kann man per E-Mail oder Fax kündigen?

Nein. § 623 BGB schreibt zwingend die Schriftform vor und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. E-Mail, Fax, SMS, WhatsApp und auch Telegramm sind nicht rechtswirksam. Selbst eine eingescannte Originalunterschrift reicht nicht aus. Das Kündigungsschreiben muss auf Papier mit Originalunterschrift vorliegen.

Muss ein Kündigungsschreiben begründet werden?

Arbeitnehmer:innen müssen ihre Kündigung grundsätzlich nicht begründen. Arbeitgeber:innen sind ebenfalls nicht verpflichtet, die Gründe im Schreiben selbst zu nennen – müssen aber intern eine soziale Rechtfertigung nach § 1 KSchG vorweisen können. Auf Verlangen des Betriebsrats besteht eine Begründungspflicht. Bei der Kündigung von Auszubildenden nach der Probezeit ist eine schriftliche Begründung gesetzlich vorgeschrieben (§ 22 Abs. 3 BBiG).

Welche Kündigungsfristen gelten für Arbeitgeber:innen?

Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum 15. oder Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB). Ab einer Betriebszugehörigkeit von 2 Jahren verlängert sie sich auf 1 Monat zum Monatsende, ab 5 Jahren auf 2 Monate – und steigt in Stufen bis auf maximal 7 Monate bei 20 Jahren Betriebszugehörigkeit. In der Probezeit gilt eine verkürzte Frist von 2 Wochen taggenau.

Wie muss das Kündigungsschreiben zugestellt werden?

Die sicherste Methode ist die persönliche Übergabe unter Zeugen mit schriftlicher Empfangsbestätigung. Alternativ ist ein Einwurf-Einschreiben geeignet – nicht jedoch ein Einschreiben mit Rückschein, da dieses bei Nichtannahme als nicht zugegangen gilt. Maßgeblich ist stets der tatsächliche Zugang beim Empfänger, nicht das Datum auf dem Schreiben. Arbeitgeber:innen tragen im Streitfall die Beweispflicht.

Wann ist ein Kündigungsschreiben unwirksam?

Ein Kündigungsschreiben kann aus verschiedenen Gründen unwirksam sein: fehlende Originalunterschrift oder digitale Übermittlung (§ 623 BGB), Nichteinhalten der Kündigungsfrist, unterlassene Betriebsratsanhörung nach § 102 BetrVG, Verstoß gegen Sonderkündigungsschutz (z. B. bei Schwangeren oder Schwerbehinderten) sowie fehlerhafte oder fehlende Adressierung des Arbeitsverhältnisses.

Was ist der Unterschied zwischen ordentlicher und fristloser Kündigung?

Die ordentliche Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist. Die fristlose Kündigung nach § 626 BGB beendet es sofort – sie ist nur zulässig, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. Die fristlose Kündigung muss innerhalb von 2 Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden.

Muss der Betriebsrat vor jeder Kündigung angehört werden?

Ja – sofern im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, ist dessen Anhörung vor jeder Kündigung gesetzlich vorgeschrieben (§ 102 BetrVG). Ohne vorherige Anhörung ist die Kündigung unwirksam, unabhängig davon, ob der Betriebsrat der Kündigung widerspricht oder zustimmt. Bei ordentlichen Kündigungen hat der Betriebsrat eine Woche Zeit zur Stellungnahme, bei außerordentlichen Kündigungen drei Tage.

Fazit

Ein rechtswirksames Kündigungsschreiben setzt mehr voraus als nur eine klare Formulierung. Arbeitgeber:innen müssen die Schriftformvorschrift nach § 623 BGB einhalten, die korrekte Kündigungsfrist nach § 622 BGB berechnen, den Betriebsrat vorab anhören und bestehenden Sonderkündigungsschutz prüfen. Selbst kleinere Formfehler – wie eine fehlende Originalunterschrift oder eine unsichere Zustellung – können dazu führen, dass die Kündigung vor dem Arbeitsgericht scheitert.

Empfehlenswert ist eine standardisierte interne Checkliste im HR-Bereich, die alle Schritte vor Ausspruch einer Kündigung verbindlich regelt. Bei Unsicherheiten – insbesondere bei fristlosen Kündigungen, Sonderkündigungsschutzfällen oder Massenentlassungen – sollte frühzeitig eine:n Fachanwält:in für Arbeitsrecht hinzugezogen werden.

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Quellen

• § 623 BGB – Schriftform der Kündigung. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__623.html
• § 622 BGB – Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__622.html
• § 626 BGB – Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__626.html
• § 1 KSchG – Sozialwidrigkeit der Kündigung. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/kschg/__1.html
• § 102 BetrVG – Anhörung des Betriebsrats. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__102.html
• Ratgeber Arbeitsrecht. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), 2023. https://www.bmas.de/DE/Service/Publikationen/Broschueren/a696-ratgeber-zum-arbeitsrecht.html