Eine Gratifikation ist eine freiwillige Sonderzahlung des Arbeitgebers über das reguläre Gehalt hinaus, die als Anerkennung für Leistung oder Betriebstreue dient – typische Beispiele sind Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Jubiläumszahlungen. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch, jedoch kann ein Anspruch durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Gleichbehandlungsgrundsatz oder betriebliche Übung (dreimalige vorbehaltlose Zahlung) entstehen.

Definition: Was ist eine Gratifikation?

Eine Gratifikation (von lateinisch "gratificatio" = Gefälligkeit) ist eine zusätzliche Sonderzahlung, die Arbeitgeber:innen ihren Beschäftigten über das reguläre Arbeitsentgelt hinaus gewähren. Sie dient als Anerkennung für geleistete Arbeit, besondere Leistungen oder langjährige Betriebstreue.

Im Gegensatz zum regulären Gehalt ist eine Gratifikation grundsätzlich eine freiwillige Leistung – es gibt keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Arbeitgeber:innen entscheiden selbst, ob, wann und in welcher Höhe sie Gratifikationen zahlen. Wichtig für HR-Verantwortliche: Unter bestimmten Umständen kann dennoch ein rechtlicher Anspruch entstehen – etwa durch betriebliche Übung oder den Gleichbehandlungsgrundsatz.

Arten von Gratifikationen

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld

Die bekanntesten Formen der Gratifikation sind das Weihnachtsgeld und das Urlaubsgeld. Das Weihnachtsgeld wird typischerweise im November oder Dezember ausgezahlt und soll Arbeitnehmer:innen für die zusätzlichen Ausgaben in der Vorweihnachtszeit entlasten. Das Urlaubsgeld hingegen wird meist vor der Haupturlaubszeit im Sommer gewährt.

Wichtig: Das Urlaubsgeld ist nicht mit dem Urlaubsentgelt zu verwechseln. Das Urlaubsentgelt ist die reguläre Lohnfortzahlung während des Urlaubs, auf die Arbeitnehmer:innen einen gesetzlichen Anspruch haben. Das Urlaubsgeld ist eine zusätzliche freiwillige Zahlung.

Jubiläumszahlungen

Jubiläumszahlungen würdigen die langjährige Betriebszugehörigkeit von Mitarbeiter:innen. Sie werden oft bei runden Jubiläen ausgezahlt – beispielsweise nach 10, 25 oder 40 Jahren im Unternehmen. Die Höhe orientiert sich häufig an der Dauer der Betriebszugehörigkeit und kann in Betriebsvereinbarungen geregelt sein.

Sachleistungen und geldwerte Vorteile

Gratifikationen müssen nicht immer in Form von Geld erfolgen. Auch Sachleistungen zählen dazu, zum Beispiel Firmenwagen zur privaten Nutzung, Gutscheine, Rabatte auf Unternehmensprodukte oder zusätzliche Urlaubstage. Steuerlich können Sachzuwendungen bis zu einem bestimmten Wert günstiger sein als Geldzahlungen.

Anspruch auf Gratifikation – Wann entsteht er?

Arbeitsvertrag und Tarifvertrag

Der sicherste Weg zu einem Gratifikationsanspruch führt über eine ausdrückliche Vereinbarung. Ist die Gratifikation im Arbeitsvertrag festgeschrieben, haben Arbeitnehmer:innen einen durchsetzbaren Rechtsanspruch. Gleiches gilt für tarifvertragliche Regelungen – diese sind für alle tarifgebundenen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen verbindlich.

Betriebsvereinbarung

In Unternehmen mit Betriebsrat können Gratifikationen auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Diese gilt dann für alle Beschäftigten des Betriebs. Der Anspruch kann nur durch einen neuen Vertrag oder eine Änderungskündigung beseitigt werden.

Betriebliche Übung (3-mal-Regel)

Auch ohne ausdrückliche Vereinbarung kann ein Anspruch entstehen: durch die sogenannte betriebliche Übung. Zahlt ein Arbeitgeber mindestens dreimal hintereinander vorbehaltlos eine Gratifikation in gleicher Höhe, können Beschäftigte daraus einen Rechtsanspruch für die Zukunft ableiten.

Die betriebliche Übung ist ein häufiges Problem in der HR-Praxis. Einmal entstanden, kann sie nicht einfach durch eine Betriebsvereinbarung rückgängig gemacht werden – nur ein Abänderungsvertrag oder eine Änderungskündigung helfen dann noch. HR-Verantwortliche sollten daher bei jeder Gratifikationszahlung einen schriftlichen Freiwilligkeitsvorbehalt verwenden.

Gleichbehandlungsgrundsatz

Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz kann ebenfalls einen Anspruch begründen. Wenn ein Arbeitgeber einer Gruppe von Beschäftigten eine Gratifikation zahlt, darf er vergleichbare Mitarbeiter:innen nicht ohne sachlichen Grund davon ausschließen. Unzulässig wäre etwa, alle Beschäftigten unter 30 Jahren vom Weihnachtsgeld auszuschließen – das würde eine Altersdiskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darstellen.

Gratifikation bei Kündigung und Rückzahlung

Rückzahlungsklauseln und ihre Grenzen

Viele Arbeitgeber:innen knüpfen Gratifikationen an die Bedingung, dass Beschäftigte noch eine bestimmte Zeit im Unternehmen bleiben. Solche Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich zulässig, unterliegen aber strengen rechtlichen Grenzen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts:

• Gratifikation unter 100 Euro: Rückzahlungsklauseln sind generell unzulässig.
• Gratifikation über 100 Euro, aber unter einem Monatsgehalt: Eine Bindung bis maximal zum 31. März des Folgejahres ist zulässig.
• Gratifikation ab einem Monatsgehalt: Eine Bindung bis maximal zum 30. Juni des Folgejahres ist möglich.

Wichtig: Ist eine Rückzahlungsklausel zu weit gefasst, wird sie insgesamt unwirksam – sie darf nicht einfach auf eine zulässige Dauer "gekürzt" werden. Außerdem gilt: Sonderzahlungen mit reinem Entgeltcharakter (als Vergütung für bereits erbrachte Arbeitsleistung) können gar nicht zurückgefordert werden.

Freiwilligkeitsvorbehalt

Mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt können Arbeitgeber:innen verhindern, dass durch wiederholte Zahlungen eine betriebliche Übung entsteht. Der Vorbehalt muss schriftlich, transparent und bei jeder Zahlung erfolgen. Eine Beispielformulierung: "Diese Zahlung erfolgt freiwillig ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und begründet keinen Anspruch für die Zukunft."

Vorsicht: Leere Floskeln, die nicht ernst gemeint sind, können von Gerichten als unwirksam angesehen werden – etwa wenn der Arbeitgeber trotz Vorbehalt in Situationen gezahlt hat, in denen er die Zahlung hätte verweigern können.

Steuerliche Behandlung von Gratifikationen

Gratifikationen sind grundsätzlich steuerpflichtig und sozialabgabenpflichtig. Sie zählen steuerrechtlich zu den "sonstigen Bezügen" und werden gesondert versteuert. Das kann dazu führen, dass im Auszahlungsmonat eine höhere Steuerbelastung entsteht.

Für Arbeitgeber:innen gibt es Alternativen: Sachzuwendungen bis zu 50 Euro pro Monat (Freigrenze) sind steuer- und sozialabgabenfrei. Auch bestimmte anlassbezogene Zahlungen können steuerlich begünstigt sein – wie etwa die Inflationsausgleichsprämie, die zwischen 2023 und 2024 steuerfrei war.

Gratifikation vs. Bonus – Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Gratifikation und Bonus werden im Alltag oft synonym verwendet, juristisch gibt es jedoch Unterschiede:

• Gratifikation: Grundsätzlich eine freiwillige Sonderzahlung, die als Anerkennung für Betriebstreue oder zu besonderen Anlässen gewährt wird. Kein Rechtsanspruch, es sei denn durch Vertrag oder betriebliche Übung begründet.
• Bonus: Oft leistungsbezogen und an konkrete Ziele oder Erfolge gekoppelt. Wird als variabler Lohnbestandteil betrachtet, auf den unter Umständen ein Rechtsanspruch bestehen kann.
• 13. Gehalt: Ein fester Gehaltsbestandteil ohne Bedingungen. Wird auch bei vorzeitiger Kündigung anteilig gezahlt und kann nicht mit Rückzahlungsklauseln versehen werden.

Häufige Fragen zur Gratifikation

Was ist eine Gratifikation?

Eine Gratifikation ist eine zusätzliche Sonderzahlung des Arbeitgebers über das reguläre Entgelt hinaus. Sie dient als Anerkennung für geleistete Arbeit, besondere Leistungen oder Betriebstreue. Typische Beispiele sind Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und Jubiläumszahlungen. Auch Sachleistungen wie Firmenwagen oder Gutscheine können Gratifikationen sein.

Wann entsteht ein Anspruch auf Gratifikation?

Ein Anspruch kann entstehen durch: ausdrückliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag, Regelung in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung, betriebliche Übung (dreimalige vorbehaltlose Zahlung in gleicher Höhe) oder den Gleichbehandlungsgrundsatz (wenn vergleichbare Kolleg:innen die Gratifikation erhalten). Ein schriftlicher Freiwilligkeitsvorbehalt kann die Entstehung eines Anspruchs verhindern.

Was ist die betriebliche Übung bei Gratifikationen?

Die betriebliche Übung entsteht, wenn ein Arbeitgeber mindestens dreimal hintereinander vorbehaltlos eine Zahlung in gleicher Höhe leistet. Arbeitnehmer:innen können daraus einen Rechtsanspruch für die Zukunft ableiten. Die betriebliche Übung kann nur durch einen Abänderungsvertrag oder eine Änderungskündigung beseitigt werden – nicht durch einseitige Entscheidung des Arbeitgebers.

Muss eine Gratifikation bei Kündigung zurückgezahlt werden?

Nur bei ausdrücklicher Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag. Bei Gratifikationen unter 100 Euro ist eine Rückzahlungsklausel generell unzulässig. Bei Beträgen über 100 Euro bis unter einem Monatsgehalt ist eine Bindung bis maximal zum 31. März des Folgejahres möglich, ab einem Monatsgehalt bis zum 30. Juni. Sonderzahlungen mit Entgeltcharakter (Vergütung für bereits erbrachte Arbeitsleistung) können grundsätzlich nicht zurückgefordert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Gratifikation und Bonus?

Eine Gratifikation ist grundsätzlich eine freiwillige Sonderzahlung für Betriebstreue oder besondere Anlässe. Ein Bonus ist meist leistungsbezogen und an konkrete Ziele gekoppelt. Juristisch wird der Bonus als variabler Lohnbestandteil betrachtet, auf den unter Umständen ein Rechtsanspruch besteht. Das 13. Gehalt ist wiederum ein fester Gehaltsbestandteil ohne Bedingungen.

Sind Gratifikationen steuerpflichtig?

Ja, Gratifikationen sind voll steuerpflichtig und sozialabgabenpflichtig. Sie zählen zu den "sonstigen Bezügen" und können zu einer höheren Steuerprogression im Auszahlungsmonat führen. Alternative: Steuerfreie Sachzuwendungen bis 50 Euro pro Monat (Freigrenze) oder steuerlich begünstigte anlassbezogene Zahlungen.

Wie formuliere ich einen wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt?

Der Vorbehalt muss schriftlich, transparent und bei jeder Zahlung erfolgen. Eine Beispielformulierung lautet: "Diese Zahlung erfolgt freiwillig ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und begründet keinen Anspruch für die Zukunft." Das Transparenzgebot nach § 307 BGB ist zu beachten. Leere Floskeln können als unwirksam angesehen werden.

Fazit

Gratifikationen sind ein wichtiges Instrument für Mitarbeiterbindung und Employer Branding. Sie zeigen Wertschätzung und können die Motivation steigern. Für HR-Verantwortliche ist es jedoch entscheidend, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen: Ohne Freiwilligkeitsvorbehalt kann schnell eine betriebliche Übung entstehen, Rückzahlungsklauseln unterliegen strengen Grenzen, und der Gleichbehandlungsgrundsatz verbietet willkürliche Ausschlüsse.

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Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Bundesrepublik Deutschland, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Bundesrepublik Deutschland, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/agg/
• Bundesarbeitsgericht – Rechtsprechung zu Gratifikationen und betrieblicher Übung. https://www.bundesarbeitsgericht.de/
• Haufe Personal Office – Gratifikation: Rückzahlungsklauseln. Haufe-Lexware GmbH, 2024. https://www.haufe.de/