Ein Gehaltsband definiert die Spanne zwischen Mindest- und Maximalgehalt für eine bestimmte Position oder Stellengruppe. Es schafft Transparenz, erleichtert die Budgetplanung und fördert faire Vergütung. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026 werden Gehaltsbänder für viele Unternehmen zur Pflicht – spätestens dann müssen Arbeitgeber Bewerber:innen vorab über Gehaltsspannen informieren.

Was ist ein Gehaltsband? Definition und Abgrenzung

Ein Gehaltsband (auch Entgeltband oder Vergütungsspanne genannt, englisch: Salary Band) ist ein Instrument der Personalvergütung, das die Unter- und Obergrenze des Gehalts für eine bestimmte Position oder Stellengruppe festlegt. Es strukturiert die Bezahlung innerhalb eines Unternehmens und macht Vergütungsentscheidungen nachvollziehbar.

Im Gegensatz zu starren Entgeltgruppen, wie sie in Tarifverträgen üblich sind, bieten Gehaltsbänder mehr Flexibilität. Sie ermöglichen es, innerhalb der definierten Spanne individuelle Faktoren wie Berufserfahrung, Qualifikation oder Leistung zu berücksichtigen.

Gehaltsband vs. Entgeltgruppe

Während Entgeltgruppen oft durch Tarifverträge fest vorgegeben sind, werden Gehaltsbänder unternehmensspezifisch definiert. In tarifgebundenen Unternehmen dienen die Tarifentgelte häufig als Untergrenze, während die Obergrenze individuell festgelegt wird. Im außertariflichen Bereich haben Unternehmen bei der Gestaltung der Gehaltsbänder freie Hand.

Aufbau eines Gehaltsbands

Ein klassisches Gehaltsband besteht aus drei Elementen:

Untergrenze, Midpoint und Obergrenze

Die Untergrenze markiert das Einstiegsgehalt für die jeweilige Position – typischerweise für Berufseinsteiger:innen oder Mitarbeiter:innen, die gerade in diese Rolle wechseln.

Der Midpoint (Mittelwert) liegt genau zwischen Unter- und Obergrenze. Er orientiert sich häufig am Marktdurchschnitt für vergleichbare Positionen und dient als Referenzpunkt für Gehaltsverhandlungen. Mitarbeiter:innen, die ihre Rolle solide erfüllen, sollten sich im Bereich des Midpoints bewegen.

Die Obergrenze definiert das Maximum für diese Position. Hier befinden sich erfahrene Mitarbeiter:innen mit überdurchschnittlicher Leistung oder besonderen Qualifikationen.

Bandbreite: Wie breit sollte ein Gehaltsband sein?

Die Bandbreite beschreibt den Abstand zwischen Unter- und Obergrenze. Typische Spannen liegen zwischen 20% und 50% – je nach Position und Branche:

Enge Bänder (unter 20%) bieten mehr Struktur und Vergleichbarkeit, lassen aber wenig Spielraum für individuelle Entwicklung. Breite Bänder (über 40%) ermöglichen mehr Flexibilität, bergen jedoch das Risiko von Intransparenz.

Überlappungen zwischen Gehaltsbändern

In der Praxis überlappen sich Gehaltsbänder häufig. Das bedeutet: Eine erfahrene Fachkraft im oberen Bereich ihres Bands kann mehr verdienen als ein:e Einsteiger:in im nächsthöheren Band. Diese Überlappung ist gewollt – sie verhindert, dass Mitarbeiter:innen bei einer Beförderung automatisch einen Gehaltssprung erwarten, obwohl sie in der neuen Rolle erst Erfahrung sammeln müssen.

Vorteile von Gehaltsbändern

Transparenz und Fairness

Gehaltsbänder machen Vergütungsentscheidungen nachvollziehbar. Mitarbeiter:innen verstehen, wo sie innerhalb der Spanne stehen und welche Entwicklungsmöglichkeiten existieren. Das stärkt das Vertrauen in die Vergütungspolitik des Unternehmens.

Budgetkontrolle und Planbarkeit

Für HR und Geschäftsführung bieten Gehaltsbänder einen klaren Rahmen für die Personalkostenplanung. Gehaltserhöhungen lassen sich besser steuern, und das Risiko von unkontrollierten Gehaltsentwicklungen sinkt.

Reduktion von Bias und Gender Pay Gap

Strukturierte Gehaltsbänder können dazu beitragen, unbewusste Vorurteile bei Gehaltsentscheidungen zu reduzieren. Wenn klare Kriterien für die Positionierung innerhalb des Bands definiert sind, werden subjektive Faktoren wie Verhandlungsgeschick oder persönliche Sympathie weniger relevant. Das kann langfristig den Gender Pay Gap reduzieren – laut Statistischem Bundesamt lag dieser 2024 in Deutschland noch bei etwa 16%.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Entgelttransparenzgesetz (seit 2017)

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit Juli 2017 in Kraft. Es gibt Beschäftigten in Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeiter:innen einen Auskunftsanspruch: Sie können erfahren, wie Kolleg:innen des anderen Geschlechts bei vergleichbarer Tätigkeit durchschnittlich vergütet werden.

Für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten besteht zudem eine Berichtspflicht zur Entgeltgleichheit. Die praktische Wirkung des Gesetzes blieb bisher begrenzt – laut Evaluationsbericht 2023 haben nur etwa 4% der Beschäftigten ihren Auskunftsanspruch genutzt.

EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) verschärft die Anforderungen erheblich. Bis Juni 2026 muss sie in deutsches Recht umgesetzt werden. Die wichtigsten Neuerungen:

• Transparenz im Bewerbungsprozess: Arbeitgeber müssen Bewerber:innen vor Vertragsabschluss über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne informieren
• Verbot der Gehaltshistorie: Arbeitgeber dürfen nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt fragen
• Erweiterte Berichtspflichten: Bereits ab 100 Beschäftigten (statt bisher 500)
• Strengere Sanktionen: Bei Verstößen drohen wirksame Strafen

Für Unternehmen bedeutet das: Wer noch keine strukturierten Gehaltsbänder hat, sollte jetzt mit der Einführung beginnen.

Gehaltsbänder einführen: 5 Schritte

Schritt 1: Stellen analysieren und bewerten

Bewerte alle Positionen im Unternehmen nach einheitlichen Kriterien wie Verantwortung, Anforderungen, Komplexität und Qualifikation. Die analytische Stellenbewertung hat sich als Standard etabliert.

Schritt 2: Marktdaten recherchieren

Nutze Gehaltsstudien und Benchmarks, um marktübliche Vergütungen für die jeweiligen Positionen zu ermitteln. Quellen sind beispielsweise Kienbaum, StepStone oder Branchenverbände.

Schritt 3: Stellen in Gruppen einteilen

Fasse Positionen mit ähnlicher Wertigkeit in Gruppen (Grades) zusammen. Typischerweise haben Unternehmen zwischen 8 und 15 Gehaltsgruppen.

Schritt 4: Bandbreiten festlegen

Definiere für jede Gruppe die Unter- und Obergrenze. Der Midpoint sollte sich am Marktdurchschnitt orientieren. Übliche Berechnungen: Untergrenze = Midpoint minus 15–25%, Obergrenze = Midpoint plus 15–25%.

Schritt 5: Regelmäßig aktualisieren

Gehaltsbänder müssen an Marktentwicklungen, Inflation und Unternehmensstrategie angepasst werden. Eine jährliche Überprüfung ist empfehlenswert.

Häufige Fehler bei der Gehaltsband-Gestaltung

• Keine Marktdaten nutzen: Gehaltsbänder ohne externe Benchmarks werden schnell realitätsfern
• Zu enge Bänder: Lassen keinen Spielraum für Erfahrungsunterschiede
• Zu breite Bänder: Führen zu Intransparenz und gefühlter Ungerechtigkeit
• Fehlende Kommunikation: Mitarbeiter:innen verstehen das System nicht
• Keine regelmäßige Aktualisierung: Bänder verlieren den Anschluss an den Markt
• Unklare Kriterien: Positionierung im Band wirkt willkürlich

Häufige Fragen zu Gehaltsbändern

Was ist ein Gehaltsband?

Ein Gehaltsband definiert die Spanne zwischen Mindest- und Maximalgehalt für eine Position. Es besteht aus Untergrenze, Midpoint (Mittelwert) und Obergrenze und dient der Strukturierung und Transparenz der Vergütung.

Sind Gehaltsbänder gesetzlich vorgeschrieben?

Aktuell gibt es keine direkte Pflicht zur Einführung von Gehaltsbändern. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie müssen Arbeitgeber ab Juni 2026 jedoch Bewerber:innen vorab über Gehaltsspannen informieren – de facto macht das strukturierte Gehaltsbänder erforderlich.

Wie breit sollte ein Gehaltsband sein?

Typische Bandbreiten liegen zwischen 20% und 50%. Einstiegspositionen haben meist engere Bänder (15–25%), Führungspositionen breitere (35–50%). Die optimale Breite hängt von Branche, Unternehmenskultur und Zielsetzung ab.

Was ist der Midpoint im Gehaltsband?

Der Midpoint ist der Mittelwert zwischen Unter- und Obergrenze. Er orientiert sich oft am Marktdurchschnitt und dient als Referenzpunkt für Gehaltsverhandlungen und -entwicklungen.

Können sich Gehaltsbänder überlappen?

Ja, Überlappungen sind üblich und gewollt. Eine erfahrene Fachkraft kann mehr verdienen als ein:e Einsteiger:in in der nächsthöheren Gehaltsgruppe. Das fördert Flexibilität und reduziert Druck bei Beförderungen.

Was ändert sich 2026 durch die EU-Richtlinie?

Ab Juni 2026 gelten erweiterte Transparenzpflichten: Gehaltsspannen müssen bereits im Bewerbungsprozess kommuniziert werden, die Frage nach dem bisherigen Gehalt wird verboten, und Berichtspflichten gelten schon ab 100 Beschäftigten.

Wie kommuniziere ich Gehaltsbänder an Mitarbeiter:innen?

Erkläre transparent die Logik und Kriterien der Gehaltsbänder. Zeige auf, wie Entwicklung innerhalb des Bands funktioniert und welche Faktoren die Positionierung beeinflussen. Bei Unsicherheiten biete Einzelgespräche an.

Gehaltsband vs. Entgeltgruppe – was ist der Unterschied?

Entgeltgruppen sind meist tariflich festgelegt und starr. Gehaltsbänder werden unternehmensspezifisch definiert und bieten mehr Flexibilität für individuelle Faktoren wie Erfahrung und Leistung.

Fazit

Gehaltsbänder sind ein zentrales Instrument für faire, transparente und planbare Vergütung. Sie helfen HR-Verantwortlichen, Gehaltsentscheidungen nachvollziehbar zu gestalten und Bias zu reduzieren. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026 werden strukturierte Gehaltsbänder für viele Unternehmen faktisch zur Pflicht.

Wer jetzt mit der Einführung beginnt, verschafft sich einen Vorsprung – und profitiert von höherer Mitarbeiterzufriedenheit, besserer Budgetkontrolle und einem positiven Arbeitgeberimage.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen wende dich bitte an eine:n Fachanwält:in für Arbeitsrecht.

Quellen

• Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG). Bundesgesetzblatt, 2017.
  https://www.gesetze-im-internet.de/entgtranspg/
• EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970. Europäisches Parlament und Rat, 2023.
  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023L0970
• Informationen zum Entgelttransparenzgesetz. Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), 2023.
  https://www.bmbfsfj.bund.de/bmbfsfj/themen/gleichstellung/frauen-und-arbeitswelt/lohngerechtigkeit/entgelttransparenzgesetz/
• Gender Pay Gap – Verdienstunterschiede zwischen Frauen und Männern. Statistisches Bundesamt, 2024.
  https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Verdienste/Verdienste-GenderPayGap/
• Kienbaum Vergütungsreport. Kienbaum Consultants International, 2024.
• Gehaltsreport Deutschland. StepStone GmbH, 2024.