Fehlzeiten im Einzelhandel – Ursachen, Kennzahlen & Maßnahmen

Fehlzeiten im Einzelhandel erreichten 2024 mit einem Krankenstand von 7,14 Prozent den höchsten Stand seit über zwei Jahrzehnten – besonders psychische Erkrankungen treiben die Zahlen in die Höhe. Die Ursachen sind vielschichtig: körperliche Belastung, Stress im Kundenkontakt und mangelnde Wertschätzung spielen eine zentrale Rolle. Mit einem strukturierten Fehlzeitenmanagement – von der Ursachenanalyse über Rückkehrgespräche bis zum betrieblichen Gesundheitsmanagement – lassen sich Fehlzeiten gezielt und nachhaltig senken.

Was sind Fehlzeiten im Einzelhandel?

Fehlzeiten bezeichnen alle Abwesenheiten von Beschäftigten, die nicht als regulärer Urlaub geplant sind. Im betrieblichen Sprachgebrauch stehen dabei vor allem krankheitsbedingte Ausfälle im Mittelpunkt – also Tage, an denen Mitarbeiter:innen arbeitsunfähig gemeldet sind und nicht im Betrieb erscheinen.

Davon abzugrenzen ist der Absentismus: das bewusste oder motivationsbedingte Fernbleiben vom Arbeitsplatz ohne echte körperliche Erkrankung. Das Gegenteil – ebenfalls problematisch – ist der Präsentismus: Beschäftigte kommen trotz Krankheit zur Arbeit, sind dabei wenig produktiv und erhöhen das Ansteckungsrisiko für Kolleg:innen.

Im Einzelhandel spielen alle drei Phänomene eine Rolle. Die Branche ist durch Schichtarbeit, Wochenendarbeit, Kundenkontakt und körperliche Anforderungen geprägt – Faktoren, die das Fehlzeitengeschehen spürbar beeinflussen.

So berechnest du die Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote (auch Krankenstand) gibt an, welcher Anteil der Sollarbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht:

Formel:

Fehlzeitenquote (%) = (Fehltage ÷ Sollarbeitstage) × 100

Beispiel: Eine Filiale mit 10 Mitarbeiter:innen hat 20 Sollarbeitstage im Monat. Insgesamt fallen 8 Fehltage an. Der Krankenstand beträgt: (8 ÷ 200) × 100 = 4,0 Prozent.

Für aussagekräftigere Ergebnisse empfiehlt sich eine differenzierte Auswertung nach Standort, Abteilung, Altersgruppe oder Tätigkeit – so lassen sich Hotspots und strukturelle Ursachen leichter identifizieren.

Aktueller Krankenstand: Zahlen und Entwicklung

Rekordwert 2024: 7,14 Prozent

Laut einer Auswertung der AOK Rheinland/Hamburg auf Basis von über 100.000 versicherten Einzelhandelsbeschäftigten erreichte der Krankenstand im Einzelhandel 2024 einen Wert von 7,14 Prozent – den höchsten Stand seit Beginn der Erhebung im Jahr 2003. Das bedeutet: An jedem Kalendertag fehlten rechnerisch mehr als sieben von hundert Beschäftigten krankheitsbedingt. Im Jahr 2015 lag dieser Wert noch bei 5,28 Prozent.

Stefan Genth, Hauptgeschäftsführer des Handelsverbandes Deutschland (HDE), kommentierte die Entwicklung deutlich: Der hohe Krankenstand belaste die Unternehmen in ohnehin schwierigen Zeiten zusätzlich und schwäche die Wettbewerbsfähigkeit der Branche.

Branchenvergleich: Wo steht der Einzelhandel?

Quelle: AOK Rheinland/Hamburg, Dezember 2025

Der Einzelhandel liegt zwar knapp unter dem Gesamtdurchschnitt, doch der Anstieg der letzten Jahre ist alarmierend. Bemerkenswert: Das Durchschnittsalter der Beschäftigten im Einzelhandel liegt mit 37,7 Jahren deutlich unter dem Branchendurchschnitt von 41 Jahren – trotzdem steigen die Fehlzeiten kontinuierlich.

Besonderer Anstieg: Psychische Erkrankungen

Besonders auffällig ist laut der AOK-Auswertung der starke Zuwachs bei psychisch bedingten Fehlzeiten. Im Jahr 2024 war jede:r Beschäftigte im Einzelhandel im Schnitt 5,7 Tage aufgrund psychischer Erkrankungen arbeitsunfähig. Psychische Erkrankungen haben im Durchschnitt deutlich längere Ausfallzeiten als körperliche Beschwerden – mit entsprechend hohem Einfluss auf den Gesamtkrankenstand.

Ursachen von Fehlzeiten im Handel

Die Ursachen für Fehlzeiten sind vielfältig. In der Praxis unterscheidet man drei Kategorien:

Betriebliche Ursachen

Betriebliche Faktoren haben häufig den größten Hebel – und sind gleichzeitig am stärksten durch Führung und Unternehmenskultur beeinflussbar:

• Schichtarbeit und Wochenenddienste belasten das soziale Leben und die Erholung
• Körperliche Anforderungen wie langes Stehen, schweres Heben oder Temperaturwechsel (z.B. Kühlregale) erhöhen das Risiko für Muskel-Skelett-Erkrankungen
• Kundenkontakt und Konfliktsituationen – Beschwerden, aggressives Verhalten oder hoher Servicedruck erzeugen psychische Belastung
• Schlechtes Betriebsklima und mangelnde Wertschätzung wirken sich direkt auf die Motivation und Gesundheit aus
• Hoher Arbeitsdruck bei Unterbesetzung – ein Teufelskreis: Hohe Fehlzeiten erhöhen die Last für anwesende Kolleg:innen, die dadurch selbst häufiger krank werden

Eine AOK-Studie verdeutlicht den Zusammenhang mit Führungsverhalten eindrücklich: Wer sich von Vorgesetzten wertgeschätzt fühlt und die eigene Arbeit als sinnstiftend empfindet, fehlte im Schnitt 9,4 Arbeitstage pro Jahr – wer das nicht erlebt, fast doppelt so viele.

Personenbezogene Ursachen

• Chronische Erkrankungen oder persönliche Vorerkrankungen
• Altersbedingte Einschränkungen
• Familiäre Situation (z.B. Pflege von Angehörigen, Kinderbetreuung)
• Individuelle Stressresistenz und Gesundheitskompetenz

Externe Ursachen

• Saisonale Erkältungswellen (besonders Herbst/Winter)
• Globale Krisen (z.B. Pandemien)
• Wirtschaftliche Unsicherheit in der Branche – zwischen August 2024 und August 2025 verzeichnete der Kreditversicherer Allianz Trade 2.490 Insolvenzen im stationären Einzelhandel. Unsicherheit über den eigenen Arbeitsplatz erhöht psychischen Stress und damit Fehlzeiten.

Folgen hoher Fehlzeiten für Einzelhändler:innen

Hohe Fehlzeiten sind nicht nur ein logistisches Problem – sie wirken sich auf mehreren Ebenen negativ aus:

Direkte Kosten: Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist für Arbeitgeber:innen verpflichtend (bis zu 6 Wochen, §3 EFZG). Bundesweit beliefen sich diese Kosten laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) im Jahr 2023 auf 76,7 Milliarden Euro – ein Rekordwert. Hinzu kommen indirekte Kosten durch Zeitarbeit, Überstunden und sinkende Servicequalität.

Teamdynamik: Anwesende Kolleg:innen müssen Mehrarbeit leisten. Das erhöht Stress, Frustration und langfristig das eigene Erkrankungsrisiko – ein sich selbst verstärkender Kreislauf.

Fluktuation: Hohe Fehlzeiten und hohe Mitarbeiterfluktuation bedingen sich gegenseitig. Laut der AGA-Studie 2025 verzeichnete der Einzelhandel eine Fluktuationsquote von 25,7 Prozent – ein deutlicher Anstieg gegenüber dem Vorjahr (23,5 %). Wer häufig fehlt, ist oft weniger gebunden – und wer geht, hinterlässt Lücken, die die verbleibenden Beschäftigten belasten.

Wettbewerbsfähigkeit: Insbesondere für kleinere Einzelhandelsbetriebe ohne Personalreserven kann ein hoher Krankenstand existenzbedrohend sein.

Maßnahmen: Fehlzeiten gezielt reduzieren

Ein wirksames Fehlzeitenmanagement setzt an mehreren Stellen an – Prävention, schnelle Reaktion und nachhaltige Strukturen müssen zusammenspielen.

Rückkehrgespräche führen

Das Rückkehrgespräch ist eines der kosteneffizientesten Instrumente im Fehlzeitenmanagement. Direkt nach der Rückkehr aus einer Krankmeldung gibt es die Gelegenheit, Wertschätzung zu zeigen, Unterstützungsbedarf zu erkennen und mögliche betriebliche Ursachen zu besprechen – ohne Verhörcharakter.

Leitfaden für ein gutes Rückkehrgespräch:

• Zeitnah nach der Rückkehr führen (am ersten oder zweiten Arbeitstag)
• Wertschätzenden Ton wählen – kein Misstrauensgespräch
• Fragen: "Geht es dir wieder gut? Brauchst du Unterstützung? Hat deine Abwesenheit einen betrieblichen Hintergrund?"
• Keine Verpflichtung zur Offenbarung einer Diagnose
• Kurze Dokumentation empfehlenswert

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Ab 42 Krankheitstagen innerhalb von 12 Monaten sind Arbeitgeber:innen gesetzlich verpflichtet, Beschäftigten ein BEM-Gespräch anzubieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Ziel ist es, gemeinsam Wege zu finden, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden oder künftiger Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen.

Wichtig: Die Teilnahme am BEM ist für Beschäftigte freiwillig. Das Angebot muss jedoch dokumentiert werden – wer kein BEM anbietet, hat im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung eine deutlich schwächere Rechtsposition.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) aufbauen

Ein strukturiertes BGM ist kein Luxus für Großkonzerne – auch kleinere Einzelhandelsbetriebe können mit überschaubarem Aufwand effektive Maßnahmen einführen:

• Ergonomie am Arbeitsplatz: Hebe- und Tragehilfen, ergonomische Kassengestaltung, Stehmatten
• Psychische Entlastung: Stressmanagement-Angebote, offene Gesprächskultur, klare Aufgabenverteilung
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Wo möglich, Mitarbeiter:innen bei der Schichtplanung einbeziehen
• Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen: Probleme früh erkennen, bevor sie zu Fehlzeiten führen
• Gesundheitstage und Prävention: Rückentraining, Ernährungsberatung oder Stressbewältigung als niedrigschwellige Angebote

Führungsverhalten als Schlüsselfaktor

Führungskräfte sind die wichtigste Stellschraube im Fehlzeitenmanagement. Eine gesundheitsförderliche Führung hat nachweislich positive Effekte auf psychische Gesundheit, Arbeitszufriedenheit und Krankenstand. Konkret bedeutet das:

• Belastungssignale im Team frühzeitig erkennen und ansprechen
• Wertschätzung regelmäßig ausdrücken – nicht nur bei besonderen Leistungen
• Transparenz über betriebliche Entwicklungen schaffen, um Unsicherheit zu reduzieren
• Vorbildfunktion leben: Wer selbst krank arbeitet, signalisiert, dass Gesundheit nachrangig ist

Häufige Fragen zu Fehlzeiten im Einzelhandel

Wie hoch ist der Krankenstand im Einzelhandel aktuell?

Laut AOK Rheinland/Hamburg lag der Krankenstand im Einzelhandel 2024 bei 7,14 Prozent – dem höchsten Wert seit Beginn der Erhebung 2003. Das bedeutet: Täglich fehlten mehr als 7 von 100 Beschäftigten. Der branchenübergreifende Durchschnitt lag mit 7,18 Prozent nur minimal darüber. Zum Vergleich: 2015 betrug der Wert noch 5,28 Prozent. Die Daten basieren auf der Auswertung von über 100.000 versicherten Einzelhandelsbeschäftigten.

Wie berechnet man die Fehlzeitenquote?

Die Fehlzeitenquote ergibt sich aus: (Fehltage ÷ Sollarbeitstage) × 100. Beispiel: 10 Mitarbeiter:innen, 20 Sollarbeitstage, 8 Fehltage = 4 Prozent Krankenstand. Für belastbare Auswertungen empfiehlt sich eine Differenzierung nach Standort, Abteilung und Altersgruppe.

Was sind die häufigsten Ursachen für Fehlzeiten im Handel?

Betriebliche Ursachen wie Schichtarbeit, körperliche Belastung, Kundendruck und schlechtes Betriebsklima sind die häufigsten Treiber. Psychische Erkrankungen haben zuletzt deutlich zugenommen: 2024 fehlten Beschäftigte im Einzelhandel im Schnitt 5,7 Tage pro Jahr allein wegen psychischer Erkrankungen. Auch mangelnde Wertschätzung spielt eine zentrale Rolle.

Was kostet ein Krankheitstag den Arbeitgeber?

Neben der gesetzlich verpflichtenden Entgeltfortzahlung (bis zu 6 Wochen, §3 EFZG) entstehen indirekte Kosten durch Vertretung, Überstunden und Produktivitätsverluste. Bundesweit lagen die Entgeltfortzahlungskosten 2023 laut IW Köln bei 76,7 Milliarden Euro. Als Faustregel gilt: Ein Fehltag kostet das Anderthalb- bis Zweifache des Tagesgehalts an Gesamtkosten.

Wann ist ein BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement) Pflicht?

Sobald eine:r Beschäftigte:r innerhalb von 12 Monaten mehr als 42 Tage arbeitsunfähig war, sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, ein BEM anzubieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Die Teilnahme ist für Beschäftigte freiwillig – das Angebot muss aber dokumentiert sein. Wer kein BEM anbietet, schwächt die eigene Rechtsposition bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung erheblich.

Wie führe ich ein Rückkehrgespräch richtig?

Ein gutes Rückkehrgespräch findet zeitnah nach der Rückkehr statt, ist wertschätzend formuliert und hat keinen Kontrollcharakter. Fragen wie "Geht es dir wieder gut?" oder "Brauchst du Unterstützung?" signalisieren Fürsorge. Beschäftigte sind nicht verpflichtet, ihre Diagnose offenzulegen. Eine kurze Dokumentation schützt beide Seiten.

Was können Führungskräfte konkret tun, um Fehlzeiten zu senken?

Wertschätzende Führung ist der wirksamste Hebel: Beschäftigte, die sich wertgeschätzt fühlen und ihre Arbeit als sinnstiftend erleben, fehlen im Schnitt rund 9,4 Arbeitstage pro Jahr – im Vergleich zu fast 20 Tagen bei fehlender Wertschätzung (AOK-Studie). Konkret helfen regelmäßige Mitarbeitergespräche, offene Kommunikation über Belastungen und ein klares Bekenntnis zur psychischen Gesundheit im Team.

Beeinflusst hoher Krankenstand auch die Mitarbeiterfluktuation?

Ja – beide Faktoren verstärken sich gegenseitig. Laut AGA-Studie 2025 lag die Fluktuationsquote im Einzelhandel bei 25,7 Prozent. Hohe Fehlzeiten belasten anwesende Kolleg:innen, senken die Zufriedenheit und erhöhen die Abgangsbereitschaft. Umgekehrt bedeutet jede Stelle, die neu besetzt werden muss, Einarbeitungsaufwand und vorübergehende Unterbesetzung – die wiederum Fehlzeiten begünstigt.

Fazit

Fehlzeiten im Einzelhandel sind ein strukturelles Problem, das sich in den letzten Jahren deutlich verschärft hat. Der Rekordkrankenstand von 7,14 Prozent im Jahr 2024 zeigt: Die Branche steht unter Druck – wirtschaftlich, personell und gesundheitlich. Psychische Erkrankungen, körperliche Belastungen und mangelnde Wertschätzung sind die zentralen Treiber.

Die gute Nachricht: Ein Großteil der Fehlzeiten ist beeinflussbar. Wer betriebliche Ursachen ernst nimmt, Rückkehrgespräche konsequent führt, BEM-Angebote fristgerecht macht und in eine gesundheitsförderliche Führungskultur investiert, kann den Krankenstand spürbar senken – und gleichzeitig Fluktuation und Rekrutierungskosten reduzieren.

Dabei gilt: Fehlzeitenmanagement ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine dauerhaft strategische Aufgabe des HR-Managements.

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Quellen

• AOK Rheinland/Hamburg: Krankenstand im Einzelhandel 2024. Auswertung auf Basis von über 100.000 versicherten Beschäftigten. Dezember 2025. Berichtet via Handelsblatt, t-online, retail-news.de
• WIdO – Wissenschaftliches Institut der AOK: Fehlzeiten-Report 2025. https://www.wido.de
• AGA Unternehmensverband: 46. Studie Fehlzeiten & Fluktuation 2025. https://www.aga.de/presse/detail/aga-umfrage-fehlzeiten-und-fluktuation-in-den-unternehmen-steigen-an
• § 167 Abs. 2 SGB IX – Betriebliches Eingliederungsmanagement. Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9/__167.html
• § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/efzg/__3.html
• Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): Entgeltfortzahlungskosten 2023 – 76,7 Milliarden Euro. 2024. https://www.iwkoeln.de
• WIdO: Fehlzeiten-Report 2024 – Bindung und Gesundheit: Fachkräfte gewinnen und halten. https://www.wido.de
• AOK: Betriebliches Gesundheitsmanagement – Anwesenheiten stärken, Fehlzeiten reduzieren. https://www.aok.de/fk/bw/arbeitgebermagazin/personal/gesund-fuehren/anwesenheiten-staerken-fehlzeiten-reduzieren/