Ein Fahrkostenzuschuss ist eine freiwillige oder vertraglich vereinbarte Leistung des Arbeitgebers, die Mitarbeiter:innen bei ihren Pendelkosten unterstützt. Für ÖPNV-Zuschüsse – einschließlich des Deutschlandtickets – gilt unter bestimmten Voraussetzungen Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG; Zuschüsse für Fahrten mit dem PKW werden hingegen pauschal mit 15 % Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 EStG versteuert. HR-Verantwortliche sollten die steuerliche Behandlung, die schriftliche Dokumentation und die Auswirkungen auf die Sozialversicherung kennen.
Was ist ein Fahrkostenzuschuss?
Ein Fahrkostenzuschuss ist eine Zahlung des Arbeitgebers, mit der dieser die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ganz oder teilweise übernimmt. Er kann als Barzuschuss, als Erstattung gegen Nachweis oder als Sachbezug (z. B. Übergabe eines Monatstickets) gewährt werden.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Entfernungspauschale: Diese ist ein Steuerabzugsbetrag für Arbeitnehmer:innen (0,30 € je Entfernungskilometer, ab dem 21. km: 0,38 €) und hat mit dem Arbeitgeberzuschuss rechtlich nichts zu tun – sie betrifft die Steuererklärung der Arbeitnehmer:innen. Erhält eine Person jedoch einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG, mindert dieser den Betrag, der in der Steuererklärung als Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann (§ 3 Nr. 15 Satz 3 EStG).
Einen gesetzlichen Anspruch auf einen Fahrkostenzuschuss gibt es in Deutschland grundsätzlich nicht. Ausnahmen können sich aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Gewährt ein Arbeitgeber den Zuschuss regelmäßig und ohne ausdrücklichen Vorbehalt, kann durch sogenannte betriebliche Übung ein Rechtsanspruch entstehen. Deshalb empfiehlt sich stets ein schriftlicher Freiwilligkeitsvorbehalt.
Rechtliche Grundlagen
Die steuerliche Behandlung des Fahrkostenzuschusses richtet sich nach zwei zentralen Paragraphen des Einkommensteuergesetzes (EStG):
§ 3 Nr. 15 EStG: Steuerfreiheit für ÖPNV-Zuschüsse
Nach § 3 Nr. 15 EStG sind Zuschüsse des Arbeitgebers für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr (Bus, Bahn, U-Bahn, Straßenbahn) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerfrei – aber nur, wenn der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Gehaltsumwandlungsmodelle (also eine Umwidmung bestehenden Gehalts) sind damit ausgeschlossen. Eine Höchstgrenze gibt es nicht.
Das Deutschlandticket (derzeit 58 € pro Monat, Stand April 2026) gilt als ÖPNV-Ticket im Linienverkehr und ist damit explizit begünstigt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat dies mit einem Schreiben aus dem Jahr 2023 klargestellt. Arbeitgeber können das Ticket vollständig oder anteilig bezuschussen – sowohl als Sachbezug (Übergabe des Tickets) als auch als Barzuschuss.
§ 40 Abs. 2 EStG: Pauschalversteuerung für PKW-Zuschüsse
Zuschüsse für Fahrten mit dem privaten PKW fallen nicht unter die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 15 EStG. Sie können jedoch durch den Arbeitgeber mit einem pauschalen Steuersatz von 15 % versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Diese Pauschalsteuer übernimmt der Arbeitgeber; für die Arbeitnehmer:innen entsteht keine individuelle Steuerlast. Voraussetzung: Der Zuschuss darf die Entfernungspauschale (0,30 € bzw. 0,38 € je Kilometer und Arbeitstag) nicht überschreiten.
Arten des Fahrkostenzuschusses im Vergleich
ÖPNV-Zuschuss und Deutschlandticket
Die einfachste Variante ist die vollständige Übernahme des Deutschlandtickets (58 €/Monat). Arbeitgeber können entweder das Ticket selbst als Sachbezug bereitstellen oder den Betrag als Barzuschuss überweisen. Beim Barzuschuss empfiehlt es sich, den Verwendungszweck (ÖPNV-Nutzung) schriftlich festzuhalten, um bei einer Betriebsprüfung abgesichert zu sein.
PKW-Zuschuss: Pauschalversteuerung
Für Mitarbeiter:innen ohne ÖPNV-Anschluss oder mit langen Pendelstrecken kann ein PKW-Zuschuss sinnvoller sein. Dieser wird in der Lohnabrechnung mit 15 % pauschal versteuert und ist für Arbeitnehmer:innen damit de facto nettowirksam. Wichtig: Die 15 % Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer trägt der Arbeitgeber.
Steuerliche Behandlung: Beispielrechnung
Szenario: Arbeitgeber übernimmt das Deutschlandticket vollständig (58 €/Monat) als Barzuschuss.
Im Vergleich: Bei einem PKW-Zuschuss von 50 € käme für den Arbeitgeber die 15 % Pauschalsteuer hinzu, sodass die tatsächlichen Kosten ca. 57–58 € betrügen – bei etwas höherem Verwaltungsaufwand.
Fahrkostenzuschuss einführen: Checkliste für HR
Die folgenden Schritte helfen dabei, einen Fahrkostenzuschuss rechtskonform einzuführen:
- Entscheidung treffen: ÖPNV-Zuschuss, PKW-Zuschuss oder beides? Gilt er für alle Mitarbeiter:innen oder nur für bestimmte Gruppen?
- Form wählen: Barzuschuss, Ticket als Sachbezug oder Erstattung gegen Nachweis?
- Schriftliche Regelung: Aufnahme in Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung – immer mit Freiwilligkeitsvorbehalt.
- Lohnbuchhaltung informieren: Steuerliche Behandlung (§ 3 Nr. 15 EStG oder § 40 Abs. 2 EStG) klar kommunizieren.
- Nachweise sichern: Dokumentation der Zuschusshöhe, des Verwendungszwecks und der Auszahlung für Betriebsprüfungen aufbewahren.
- Homeoffice-Regelung klären: Gilt der Zuschuss auch an Homeoffice-Tagen? Wenn ja, ist ein anteiliger steuerpflichtiger Betrag möglich – klare interne Regelung schaffen.
- Regelmäßige Überprüfung: Bei Gesetzesänderungen (EStG, neue BMF-Schreiben) sofort anpassen.
Häufige Fragen zum Fahrkostenzuschuss
Ist der Fahrkostenzuschuss steuerfrei?
Das hängt von der Art des Zuschusses ab. ÖPNV-Zuschüsse sind steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG, sofern sie zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden und nicht durch Gehaltsumwandlung finanziert sind. Zuschüsse für PKW-Fahrten sind nicht steuerfrei, können aber nach § 40 Abs. 2 EStG mit einem pauschalen Steuersatz von 15 % versteuert werden – die Pauschalsteuer übernimmt dabei der Arbeitgeber.
Wie hoch darf der Fahrkostenzuschuss sein?
Für ÖPNV-Zuschüsse nach § 3 Nr. 15 EStG gibt es keine gesetzliche Höchstgrenze. Arbeitgeber können also auch höhere Beträge steuerfrei erstatten, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Beim pauschal versteuerten PKW-Zuschuss gilt als Orientierung die Entfernungspauschale (0,30 € je Entfernungskilometer und Arbeitstag, ab dem 21. km: 0,38 €).
Kann ich das Deutschlandticket als Fahrkostenzuschuss steuerbefreit bezuschussen?
Ja. Das Deutschlandticket gilt als ÖPNV-Ticket im Linienverkehr und ist damit nach § 3 Nr. 15 EStG begünstigt. Das BMF hat dies 2023 ausdrücklich bestätigt. Sowohl die direkte Übergabe des Tickets (Sachbezug) als auch ein Barzuschuss in Höhe des Ticketpreises sind möglich. Beim Barzuschuss empfiehlt sich ein schriftlicher Nachweis der ÖPNV-Nutzung.
Ist der Fahrkostenzuschuss sozialversicherungspflichtig?
Steuerfreie ÖPNV-Zuschüsse nach § 3 Nr. 15 EStG sind in der Regel auch sozialversicherungsfrei. Für PKW-Zuschüsse, die nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden, gilt ebenfalls Sozialversicherungsfreiheit – vorausgesetzt, der Arbeitgeber führt die Pauschalsteuer ab. Gehaltsumwandlungsmodelle können andere Regeln auslösen und sollten vermieden werden.
Muss der Fahrkostenzuschuss im Arbeitsvertrag geregelt sein?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht. Dennoch ist eine schriftliche Regelung – im Arbeitsvertrag, in einer Zusatzvereinbarung oder in einer Betriebsvereinbarung – dringend empfohlen. Ohne einen Freiwilligkeitsvorbehalt kann durch regelmäßige Gewährung eine betriebliche Übung entstehen, die zu einem dauerhaften Rechtsanspruch der Mitarbeiter:innen führt.
Gilt der Fahrkostenzuschuss auch für Homeoffice-Tage?
Nein, nicht automatisch. Der steuerfreie ÖPNV-Zuschuss setzt grundsätzlich voraus, dass tatsächliche Fahrten zur Arbeitsstätte stattfinden. Wird eine Monatskarte bezuschusst, obwohl Mitarbeiter:innen teilweise im Homeoffice arbeiten, kann ein anteiliger Betrag steuerpflichtig werden. Empfehlung: Im Unternehmen eine klare Regelung schaffen und bei Bedarf steuerrechtliche Beratung einholen.
Was ist der Unterschied zwischen Entfernungspauschale und Fahrkostenzuschuss?
Die Entfernungspauschale ist ein Steuerrecht-Begriff aus Sicht der Arbeitnehmer:innen: Sie können 0,30 € je Entfernungskilometer (ab dem 21. km: 0,38 €) in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Fahrkostenzuschuss ist eine Leistung des Arbeitgebers. Beide Regelungen sind voneinander unabhängig – allerdings mindert ein steuerfreier ÖPNV-Zuschuss des Arbeitgebers den absetzbaren Betrag in der Steuererklärung der Arbeitnehmer:innen (§ 3 Nr. 15 Satz 3 EStG).
Fazit
Ein Fahrkostenzuschuss ist ein einfach umzusetzendes, aber steuerrechtlich differenziertes Mitarbeiter-Benefit. ÖPNV-Zuschüsse – insbesondere die Übernahme des Deutschlandtickets – sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. PKW-Zuschüsse sind über die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG ebenfalls effizient gestaltbar. Entscheidend ist eine saubere schriftliche Grundlage mit Freiwilligkeitsvorbehalt und eine klare Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung.
Bei Fragen zur konkreten Umsetzung empfiehlt sich die Rücksprache mit einer Steuerberater:in oder einer Fachanwält:in für Arbeitsrecht, da die individuelle Situation (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Homeoffice-Regelungen) abweichende Anforderungen begründen kann.
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Quellen
- § 3 Nr. 15 Einkommensteuergesetz (EStG) – Steuerbefreiung für ÖPNV-Zuschüsse. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html
- § 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) – Pauschalierung der Lohnsteuer. Bundesministerium der Justiz, 2023. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__40.html
- BMF-Schreiben: Lohnsteuerliche Behandlung des Deutschlandtickets. Bundesministerium der Finanzen, 2023. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/2023-04-27-Deutschlandticket.html
- Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 40.2. Bundesministerium der Finanzen, 2023. https://www.bundesfinanzministerium.de
- Entgeltabrechnung aktuell: Fahrkostenzuschüsse korrekt abrechnen. Haufe-Verlag, 2024. https://www.haufe.de/personal/entgelt
- Lohnbuchhaltung: Fahrkostenzuschuss – Praxisleitfaden. DATEV, 2024. https://www.datev.de
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