Entgeltbescheinigung – Definition, Pflichtangaben & Praxis-Tipps

Eine Entgeltbescheinigung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das Arbeitgeber:innen ihren Beschäftigten mit jeder Lohn- oder Gehaltszahlung aushändigen müssen (§ 108 GewO). Sie weist alle Entgeltbestandteile, Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge transparent aus. Arbeitgeber:innen sind zur korrekten und vollständigen Ausstellung verpflichtet – Verstöße können arbeitsrechtliche und bußgeldrelevante Konsequenzen haben.

Was ist eine Entgeltbescheinigung?

Die Entgeltbescheinigung – im Alltag häufig auch als „Lohnabrechnung" oder „Gehaltsabrechnung" bezeichnet – ist ein Pflichtdokument, das Arbeitgeber:innen bei jeder Entgeltzahlung erstellen und aushändigen müssen. Gesetzliche Grundlage ist § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Die genauen Mindestinhalte regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) aus dem Jahr 2013.

Das Dokument hat zwei zentrale Funktionen: Es schafft Transparenz für Arbeitnehmer:innen über die Zusammensetzung ihres Gehalts und dient gleichzeitig als Nachweis gegenüber Behörden, Sozialversicherungsträgern und Institutionen (z. B. Elterngeldstellen oder Banken).

Abgrenzung: Entgeltbescheinigung vs. Lohnabrechnung
Beide Begriffe werden umgangssprachlich synonym verwendet. Formal ist die „Entgeltbescheinigung" der gesetzlich korrekte Begriff gemäß § 108 GewO. „Lohn-" oder „Gehaltsabrechnung" sind informelle Bezeichnungen für dasselbe Dokument.

Rechtliche Grundlagen

§ 108 GewO – die zentrale Vorschrift

Laut § 108 Abs. 1 GewO ist der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin verpflichtet, der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Pflicht besteht bei jeder Entgeltzahlung. Eine Ausnahme gilt nur, wenn sich gegenüber dem Vormonat keine Änderungen ergeben haben – in diesem Fall kann auf eine erneute schriftliche Abrechnung verzichtet werden. Aus Dokumentationsgründen ist eine monatliche Ausstellung dennoch empfehlenswert.

Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)

Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) konkretisiert seit 2013, welche Angaben eine Entgeltbescheinigung mindestens enthalten muss. Sie legt fest, wie Entgeltbestandteile, Abzüge und Sozialversicherungsdaten darzustellen sind – auch im Hinblick auf die elektronische Übermittlung an Sozialversicherungsträger.

Ausstellungspflicht und Fristen

Die Entgeltbescheinigung muss spätestens mit der Entgeltzahlung ausgehändigt werden. Arbeitnehmer:innen können außerdem jederzeit verlangen, dass ihnen eine Bescheinigung ausgestellt wird – auch rückwirkend für vergangene Abrechnungszeiträume.

Pflichtangaben im Überblick

Die EBV sowie § 108 GewO definieren den Mindestinhalt. Folgende Angaben müssen in jeder Entgeltbescheinigung enthalten sein:

Persönliche Daten

• Name und Anschrift des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin
• Name, Anschrift und Geburtsdatum der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers
• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-Identifikationsnummer
• Steuerklasse, ggf. Faktor und Kinderfreibeträge
• Abrechnungszeitraum und Beschäftigungsart (Vollzeit/Teilzeit)

Entgeltbestandteile (Brutto)

• Grundlohn oder Grundgehalt
• Zuschläge (z. B. Überstunden, Nacht- oder Feiertagszuschläge)
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile
• Einmalzahlungen (z. B. Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld)
• Vermögenswirksame Leistungen (AG-Anteil)

Steuerliche Abzüge

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer (falls zutreffend)
• Solidaritätszuschlag

Sozialversicherungsbeiträge

• Beiträge zur Krankenversicherung (AN- und AG-Anteil)
• Beiträge zur Pflegeversicherung (AN- und AG-Anteil, ggf. Zuschlag für Kinderlose)
• Beiträge zur Rentenversicherung (AN- und AG-Anteil)
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (AN- und AG-Anteil)

Nettoauszahlung

• Nettoentgelt (Bruttoentgelt abzüglich aller gesetzlichen und freiwilligen Abzüge)
• Ausgezahlter Betrag (kann abweichen, z. B. durch Vorschüsse oder Pfändungen)

Entgeltbescheinigung vs. ähnliche Dokumente

Die Entgeltbescheinigung wird häufig mit anderen Bescheinigungen verwechselt. Diese Tabelle schafft Klarheit:

Merke: Die Lohnsteuerbescheinigung ist kein Ersatz für die monatliche Entgeltbescheinigung – sie fasst lediglich einmal jährlich die steuerlich relevanten Daten zusammen und wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt.

Digitale Entgeltbescheinigung

Seit der Ergänzung des § 108 Abs. 3 GewO ist es möglich, die Entgeltbescheinigung elektronisch zu übermitteln, anstatt sie in Papierform auszuhändigen. Dabei gelten folgende Voraussetzungen:

• Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer muss ausdrücklich und schriftlich eingewilligt haben.
• Das Dokument muss ausdruckbar und dauerhaft speicherbar sein (z. B. als PDF).
• Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden – in diesem Fall muss wieder zur Papierform gewechselt werden.

Viele moderne Payroll- und HR-Systeme bieten Mitarbeiter:innenportale an, über die Entgeltbescheinigungen sicher digital bereitgestellt werden. Das setzt eine sorgfältige Dokumentation der Einwilligungen voraus.

Spezialfälle

Entgeltbescheinigung für das Elterngeld

Wer Elterngeld beantragen möchte, benötigt einen Einkommensnachweis der letzten zwölf Monate vor der Geburt. Die reguläre monatliche Entgeltbescheinigung reicht dafür in der Regel nicht aus. Die zuständige Elterngeldstelle stellt ein gesondertes Formular bereit, das Arbeitgeber:innen ausfüllen müssen. Dieses enthält unter anderem:

• Monatliche Bruttobeträge des maßgeblichen Bezugszeitraums
• Einmalzahlungen und Sonderzuwendungen
• Informationen zu Unterbrechungen (z. B. Krankheit, Kurzarbeit)

Hinweis: Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, dieses Formular auf Anfrage zeitnah auszufüllen.

Entgeltbescheinigung bei Krankengeld

Wenn Arbeitnehmer:innen länger als sechs Wochen erkrankt sind und Krankengeld von der gesetzlichen Krankenkasse beziehen, fordert die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Krankengeldes an. Diese enthält Angaben zum regelmäßigen Arbeitsentgelt der letzten Abrechnungszeiträume und ist ebenfalls vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin auszufüllen.

Entgeltbescheinigung bei Kurzarbeit

Während Kurzarbeit muss die Entgeltbescheinigung das tatsächlich geleistete Entgelt sowie das Kurzarbeitergeld (das direkt von der Bundesagentur für Arbeit ausgezahlt wird) klar ausweisen. Arbeitgeber:innen sind außerdem verpflichtet, gegenüber der Bundesagentur für Arbeit entsprechende Abrechnungsunterlagen einzureichen.

Häufige Fragen zur Entgeltbescheinigung

Was ist der Unterschied zwischen Entgeltbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung?

Die Entgeltbescheinigung wird monatlich mit jeder Entgeltzahlung ausgestellt und weist alle Gehaltsbestandteile sowie Abzüge aus (§ 108 GewO). Die Lohnsteuerbescheinigung hingegen wird einmal jährlich erstellt und enthält ausschließlich steuerrelevante Daten für das Finanzamt (§ 41b EStG). Beide Dokumente ergänzen sich, ersetzen sich jedoch nicht.

Was muss eine Entgeltbescheinigung enthalten?

Pflichtangaben sind unter anderem: Name und Anschrift beider Parteien, Abrechnungszeitraum, Bruttoentgelt (aufgeschlüsselt), Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, alle Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer:innen- und Arbeitgeber:innenanteil) sowie der Nettoauszahlungsbetrag. Den vollständigen Mindestinhalt regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).

Wann muss die Entgeltbescheinigung ausgestellt werden?

Die Bescheinigung muss spätestens mit jeder Lohn- oder Gehaltszahlung ausgehändigt werden (§ 108 Abs. 1 GewO). Haben sich gegenüber dem Vormonat keine Änderungen ergeben, ist eine erneute schriftliche Abrechnung nicht zwingend vorgeschrieben – empfehlenswert ist sie trotzdem. Auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers muss jederzeit eine Bescheinigung ausgestellt werden.

Kann die Entgeltbescheinigung elektronisch übermittelt werden?

Ja. Laut § 108 Abs. 3 GewO ist die elektronische Übermittlung zulässig, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ausdrücklich eingewilligt hat. Das Dokument muss ausdruckbar und dauerhaft speicherbar sein. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Welche Entgeltbescheinigung brauche ich für das Elterngeld?

Für den Elterngeldantrag reicht die reguläre monatliche Entgeltbescheinigung nicht aus. Die zuständige Elterngeldstelle stellt ein gesondertes Formular bereit, das Arbeitgeber:innen auf Anfrage ausfüllen müssen. Es enthält die monatlichen Bruttoverdienste der letzten zwölf Monate vor der Geburt sowie Angaben zu Einmalzahlungen und Unterbrechungszeiträumen.

Wie lange müssen Entgeltbescheinigungen aufbewahrt werden?

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Lohnunterlagen mindestens sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB). Bei sozialversicherungsrechtlicher Relevanz kann die Aufbewahrungspflicht auf bis zu 30 Jahre ausgedehnt sein. Arbeitnehmer:innen wird empfohlen, ihre Entgeltbescheinigungen dauerhaft aufzubewahren – sie dienen u. a. als Nachweis für die spätere Rentenberechnung.

Was können Arbeitnehmer:innen tun, wenn keine Entgeltbescheinigung ausgestellt wird?

Zunächst sollte eine schriftliche Aufforderung an den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin erfolgen (Nachweis sichern). Bleibt diese erfolglos, kann die zuständige Aufsichtsbehörde (Gewerbeaufsicht) eingeschaltet werden, da § 108 GewO bußgeldrechtlich abgesichert ist. Im Streitfall empfiehlt sich die Beratung durch eine:n Fachanwält:in für Arbeitsrecht.

Fazit

Die Entgeltbescheinigung ist eine gesetzliche Pflicht, die Arbeitgeber:innen bei jeder Entgeltzahlung erfüllen müssen. § 108 GewO und die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) legen den Mindestinhalt verbindlich fest. Wer die Anforderungen kennt – von den Pflichtangaben über die digitale Ausstellung bis hin zu Spezialfällen wie Elterngeld oder Kurzarbeit – reduziert rechtliche Risiken und schafft Vertrauen bei Beschäftigten.

Für HR-Verantwortliche gilt: Eine saubere, vollständige und fristgerechte Entgeltbescheinigung ist nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch ein Signal für professionelles Personalmanagement.

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Quellen

• § 108 Gewerbeordnung (GewO) – Abrechnung. Bundesministerium der Justiz, laufend aktualisiert. https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html
• Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 2013. https://www.gesetze-im-internet.de/ebv/
• § 87 SGB IV – Meldepflichten. Bundesministerium der Justiz, laufend aktualisiert. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__87.html
• Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsbescheinigung und Entgeltunterlagen. https://www.arbeitsagentur.de
• Deutsche Rentenversicherung: Meldeverfahren zur Sozialversicherung. https://www.deutsche-rentenversicherung.de