Elektronische Zeiterfassung bei Kurzarbeit – Pflichten, Praxis & Tipps

Bei Kurzarbeit sind Arbeitgeber:innen nach § 320 SGB III verpflichtet, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und die ausgefallenen Stunden lückenlos zu dokumentieren – unabhängig davon, ob dies elektronisch oder manuell geschieht. Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern die BA-konforme Dokumentation erheblich und reduzieren das Risiko von Rückforderungen bei Prüfungen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Was bedeutet elektronische Zeiterfassung bei Kurzarbeit?

Elektronische Zeiterfassung bei Kurzarbeit bezeichnet den Einsatz digitaler Systeme zur Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und der ausgefallenen Stunden während einer Kurzarbeitsphase. Sie ist kein Selbstzweck, sondern eine gesetzliche Notwendigkeit: Wer Kurzarbeitergeld (KUG) bezieht, muss gegenüber der Bundesagentur für Arbeit (BA) lückenlos nachweisen können, welche Stunden tatsächlich gearbeitet wurden und welche nicht.

Allgemeine Zeiterfassungspflicht vs. Kurzarbeit-spezifische Dokumentation

Hier ist eine klare Unterscheidung wichtig, die in der Praxis häufig verwechselt wird:

Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) verpflichtet Arbeitgeber:innen grundsätzlich dazu, die Arbeitszeit ihrer Belegschaft systematisch zu erfassen. Diese allgemeine Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse und ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG).

Die Kurzarbeit-spezifische Dokumentationspflicht nach § 320 SGB III ist davon unabhängig und gilt spezifisch für den Zeitraum des Kurzarbeitergeld-Bezugs. Sie stellt sicher, dass der Umfang des tatsächlichen Arbeitsausfalls korrekt belegt werden kann – denn genau auf dieser Basis errechnet die BA das auszuzahlende Kurzarbeitergeld.

Beide Pflichten überlagern sich: Wer Kurzarbeit anmeldet, muss nicht nur die allgemeinen Arbeitszeitaufzeichnungen führen, sondern zusätzlich eine kurzarbeitsspezifische Dokumentation vorhalten.

Rechtliche Grundlagen: Was schreibt das Gesetz vor?

§ 320 SGB III – Die zentrale Aufzeichnungspflicht

§ 320 des Sozialgesetzbuchs III (SGB III) schreibt Arbeitgeber:innen vor, während des Bezugs von Kurzarbeitergeld Aufzeichnungen über die tatsächlich geleisteten und die ausgefallenen Arbeitsstunden zu führen. Diese Aufzeichnungen müssen der Bundesagentur für Arbeit auf Verlangen vorgelegt werden und bilden die Grundlage für Prüfungen nach Auszahlung des KUG.

Die Vorschrift ist nicht optional: Wer keine ausreichende Dokumentation führt, riskiert Rückforderungen – selbst wenn die Kurzarbeit materiell-rechtlich berechtigt war.

Das BAG-Urteil 2022 und seine Bedeutung für Kurzarbeit

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber:innen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Urteil konkretisiert die Anforderungen aus dem EuGH-Urteil in der Rechtssache CCOO (2019), das aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie eine Pflicht zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung ableitet.

Für Kurzarbeit bedeutet das: Die ohnehin bestehende Pflicht aus § 320 SGB III wird durch die allgemeine Zeiterfassungspflicht nicht ersetzt, sondern ergänzt. Ein Unternehmen, das bereits ein elektronisches Zeiterfassungssystem betreibt, ist bei Kurzarbeit gut aufgestellt – vorausgesetzt, das System kann Ausfallstunden gesondert ausweisen.

EU-Richtlinie und nationaler Gesetzgebungsprozess

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) bildet den europarechtlichen Rahmen. Ein nationales Arbeitszeiterfassungsgesetz, das die BAG-Rechtsprechung kodifiziert, befindet sich zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels noch im Gesetzgebungsprozess. HR-Verantwortliche sollten die weitere Entwicklung beobachten, da sich die konkreten Anforderungen noch ändern können.

Was muss bei Kurzarbeit dokumentiert werden?

Ist-Arbeitszeit und Ausfallstunden: Was genau ist aufzuzeichnen?

Die Dokumentation muss zwei Dimensionen abdecken:

Die Ist-Arbeitszeit umfasst alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – also die Stunden, in denen Arbeitnehmer:innen trotz Kurzarbeit gearbeitet haben. Maßgeblich ist nicht die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit, sondern was real geleistet wurde.

Die Ausfallstunden sind jene Stunden, die aufgrund des Arbeitsausfalls nicht gearbeitet wurden. Auf dieser Basis berechnet die Bundesagentur für Arbeit das Kurzarbeitergeld: Je höher der Anteil der ausgefallenen Stunden, desto höher die KUG-Leistung.

Für jede Arbeitnehmer:in müssen folgende Angaben vorliegen:

• Name und Personalnummer
• Datum und Wochentag
• Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit
• Summe der geleisteten Stunden
• Summe der Ausfallstunden
• Unterschrift der Arbeitnehmer:in (oder digitale Bestätigung)

Checkliste: BA-konforme Zeiterfassung bei Kurzarbeit

Die folgenden Punkte helfen dabei, eine prüfungssichere Dokumentation aufzubauen:

• Zeiterfassung beginnt mit dem ersten Tag der Kurzarbeit – nicht erst bei der Abrechnung
• Ist-Arbeitszeit und Ausfallstunden werden täglich und getrennt voneinander erfasst
• Aufzeichnungen sind für jede Arbeitnehmer:in individuell nachvollziehbar
• Daten sind chronologisch geordnet und vollständig (keine Lücken)
• Aufzeichnungen sind revisionssicher gespeichert oder archiviert
• Monatliche Zusammenfassung ist exportierbar (für BA-Einreichung)
• Aufbewahrungsfrist von mindestens 2 Jahren wird eingehalten

Elektronisch oder manuell – Was ist erlaubt?

Anforderungen an elektronische Systeme

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form der Zeiterfassung vor. Elektronische Systeme sind erlaubt, aber nicht zwingend vorgeschrieben. Wer sich für ein digitales Tool entscheidet, sollte auf folgende Kriterien achten:

Revisionssicherheit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht ohne Protokolleintrag verändert werden. Manipulierbare Systeme sind für BA-Prüfungen problematisch.

Separate Ausweisung von Ausfallstunden: Nicht jede Zeiterfassungssoftware unterscheidet automatisch zwischen Ist-Arbeitszeit und Ausfallstunden. Diese Funktion muss explizit vorhanden oder einrichtbar sein.

DSGVO-Konformität: Da Arbeitszeitdaten personenbezogene Daten sind, muss das System die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllen.

Exportfunktion: Für die monatliche Abrechnung gegenüber der BA muss eine strukturierte Exportmöglichkeit vorhanden sein (z. B. PDF oder Excel).

Reicht Excel für die Zeiterfassung bei Kurzarbeit?

Grundsätzlich ist auch eine manuelle oder tabellenbasierte Aufzeichnung zulässig – das Gesetz schreibt keine digitale Lösung vor. Eine Excel-Tabelle kann formal ausreichen, hat aber in der Praxis erhebliche Nachteile:

Excel-Dateien sind nicht revisionssicher. Daten können nachträglich verändert werden, ohne dass dies dokumentiert wird. Im Falle einer BA-Prüfung kann das zu Problemen führen, wenn der Nachweis der Unveränderlichkeit nicht erbracht werden kann.

Empfehlenswert ist daher der Einsatz eines dedizierten Zeiterfassungssystems, das Ausfallstunden gesondert erfasst und revisionssichere Exports ermöglicht. Bei der Auswahl sollten HR-Verantwortliche die Informationen zum Arbeitszeitgesetz als ergänzenden rechtlichen Rahmen berücksichtigen.

Aufbewahrungsfristen und Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit

Nach § 320 SGB III sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, die Zeiterfassungsdaten mindestens 2 Jahre nach Ende des Kurzarbeitergeld-Bezugs aufzubewahren. Aus steuerrechtlichen Gründen (§ 147 AO) empfiehlt sich in der Praxis eine Aufbewahrung von 4 bis 5 Jahren, um auch im Rahmen von Betriebsprüfungen abgesichert zu sein.

Die Bundesagentur für Arbeit kann nach Auszahlung des Kurzarbeitergeldes Prüfungen durchführen. Dabei werden die dokumentierten Ist-Arbeitszeiten und Ausfallstunden mit den eingereichten Abrechnungen abgeglichen. Häufige Prüfungsgründe sind unplausible Ausfallquoten, fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen sowie Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Dokumenten.

Tipps zur Prüfungsvorbereitung: Aufzeichnungen monatlich archivieren, Mitarbeitende unterschreiben lassen (oder digitale Bestätigung einholen) und alle relevanten Dokumente zentral und zugänglich ablegen.

Häufige Fragen zur elektronischen Zeiterfassung bei Kurzarbeit

Sind Arbeitgeber:innen bei Kurzarbeit zur Zeiterfassung verpflichtet?

Ja. § 320 SGB III schreibt die Aufzeichnungspflicht ausdrücklich vor. Sowohl die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden (Ist-Arbeitszeit) als auch die ausgefallenen Stunden müssen dokumentiert werden. Diese Pflicht gilt unabhängig vom BAG-Urteil 2022, das eine separate, allgemeine Grundlage für die Arbeitszeiterfassung schafft.

Was muss die Zeiterfassung bei Kurzarbeit enthalten?

Die Aufzeichnung muss für jede Arbeitnehmer:in den Namen, das Datum, Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit, die Summe der geleisteten Stunden sowie die Summe der Ausfallstunden enthalten. Zudem ist eine Unterschrift oder digitale Bestätigung der Arbeitnehmer:in erforderlich.

Reicht Excel für die Zeiterfassung bei Kurzarbeit?

Formal ja – das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. In der Praxis ist Excel jedoch fehleranfällig und nicht revisionssicher. Elektronische Systeme mit Exportfunktion und Revisionssicherheit sind für BA-Prüfungen deutlich besser geeignet.

Wie lange müssen die Zeiterfassungsdaten bei Kurzarbeit aufbewahrt werden?

Mindestens 2 Jahre nach Ende des Kurzarbeitergeld-Bezugs, wie in § 320 SGB III festgelegt. Aus steuerrechtlichen Gründen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von 4 bis 5 Jahren.

Was passiert bei fehlerhafter oder fehlender Zeiterfassung?

Die Bundesagentur für Arbeit kann zu Unrecht ausgezahltes Kurzarbeitergeld zurückfordern. In schwerwiegenden Fällen – insbesondere bei vorsätzlich falschen Angaben – droht eine Strafanzeige wegen Subventionsbetrugs nach § 264 StGB. Darüber hinaus sind Bußgelder bei Ordnungswidrigkeiten möglich.

Gilt das BAG-Urteil zur Zeiterfassung auch für Kurzarbeit?

Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) gilt für alle Arbeitsverhältnisse und damit grundsätzlich auch bei Kurzarbeit. Für Kurzarbeit existiert jedoch zusätzlich die spezifische Pflicht aus § 320 SGB III. Beide Pflichten überlagern sich: Die Kurzarbeit-Dokumentation erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen des BAG-Urteils.

Welche Software eignet sich für die Zeiterfassung bei Kurzarbeit?

Relevante Auswahlkriterien sind: BA-konforme Exportfunktion (monatliche Übersicht mit Ist- und Ausfallstunden), Revisionssicherheit, DSGVO-Konformität und die Möglichkeit, Ausfallstunden gesondert auszuweisen. Die konkrete Softwareauswahl hängt von der Unternehmensgröße und dem bestehenden HR-System ab.

Fazit

Elektronische Zeiterfassung bei Kurzarbeit ist keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. § 320 SGB III verpflichtet Arbeitgeber:innen, Ist-Arbeitszeit und Ausfallstunden lückenlos zu dokumentieren – und das über den gesamten Zeitraum des Kurzarbeitergeld-Bezugs. Wer diese Pflicht vernachlässigt, riskiert Rückforderungen der Bundesagentur für Arbeit und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.

Elektronische Systeme bieten gegenüber manuellen Aufzeichnungen klare Vorteile: Sie sind revisionssicher, ermöglichen strukturierte Exports für die BA-Abrechnung und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Entscheidend ist, dass das gewählte System Ausfallstunden separat ausweisen kann und DSGVO-konform ist.

HR-Verantwortliche sollten außerdem die weitere Entwicklung des nationalen Arbeitszeiterfassungsgesetzes beobachten – die gesetzliche Lage kann sich mit Umsetzung der EU-Richtlinie noch konkretisieren. Aktuelle Informationen rund um digitale HR-Dokumentation findest du auch im Aivy HR-Blog.

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Quellen

• § 320 SGB III – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__320.html
• § 95 ff. SGB III – Kurzarbeitergeld, Anspruchsvoraussetzungen. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__95.html
• BAG-Urteil vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21 – Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Bundesarbeitsgericht, 2022. https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-eines-elektronischen-zeiterfassungssystems/
• Merkblatt 8a – Kurzarbeitergeld für Arbeitgeber:innen. Bundesagentur für Arbeit, 2024. https://www.arbeitsagentur.de/datei/merkblatt-8a-kurzarbeitergeld_ba015385.pdf
• FAQ zur Arbeitszeiterfassung. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), 2023. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Lohn-Gehalt/Zeiterfassung/zeiterfassung.html
• Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung. Europäische Union, 2003. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32003L0088