Bewirtungsbeleg – Pflichtangaben, Ausfüllen & steuerliche Absetzbarkeit

Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezielles Dokument, das Pflichtangaben für die steuerliche Absetzbarkeit von Geschäftsessen festhält – und ist nicht mit dem einfachen Kassenbon zu verwechseln. Seit 2023 sind nur noch maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Belege mit TSE-Sicherung anerkannt; das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 präzisiert zudem die Anforderungen für die neue E-Rechnungspflicht. Sind alle Pflichtangaben korrekt, können 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerrechtliches Dokument, das die Kosten eines geschäftlichen Essens für das Finanzamt nachvollziehbar macht. Er dient als Grundlage, um Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend zu machen.

Wichtig zu verstehen: Der Bewirtungsbeleg ist nicht der Kassenbon, den du im Restaurant beim Bezahlen erhältst. Während der Kassenbon lediglich die verzehrten Speisen und den Gesamtbetrag listet, enthält der Bewirtungsbeleg zusätzliche Angaben – insbesondere Namen aller Teilnehmer:innen und den konkreten Anlass des Treffens. Diese Informationen trägt der Gastgeber selbst ein, in der Regel auf einem sogenannten Eigenbeleg (einem Vordruck auf der Rückseite der Rechnung oder einem separaten Formular).

Werden Kosten für Speisen, Getränke oder andere Genussmittel im Rahmen eines Geschäftsessens übernommen, handelt es sich rechtlich um eine Bewirtung. Absetzbar sind laut § 4 Absatz 5 Nummer 2 Einkommensteuergesetz (EStG) auch zwangsläufig anfallende Zusatzkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühren.

Pflichtangaben im Überblick

Welche Angaben ein Bewirtungsbeleg enthalten muss, hängt von der Höhe des Rechnungsbetrags ab. Die entscheidende Grenze liegt bei 250 Euro brutto.

Bewirtungsbeleg bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung)

Bei Beträgen bis 250 Euro brutto handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Folgende Angaben sind Pflicht:

• Name und Anschrift des Restaurants (Ausstellerin der Rechnung)
• Datum der Bewirtung
• Genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke (Einzelpreise + Gesamtbetrag inkl. MwSt.) – eine allgemeine Angabe wie „4 x Hauptspeise" reicht nicht aus
• Anzahl der Teilnehmer:innen und ihre Namen (inkl. Name des Gastgebers)
• Konkreter Anlass der Bewirtung (nicht: „Geschäftsessen" – mehr dazu unten)
• Unterschrift des bewirtenden Unternehmers/der bewirtenden Unternehmerin mit Datum
• TSE-Angaben: Transaktionsnummer, Seriennummer des Kassensystems oder QR-Code (bei elektronischen Kassensystemen)

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist ein Sicherheitsmodul in modernen Kassensystemen, das alle Buchungen manipulationssicher aufzeichnet. Ein Beleg, der mit TSE-Angaben versehen ist, gilt als ordnungsgemäß maschinell erstellt.

Bewirtungsbeleg über 250 Euro (vollständige Rechnung)

Bei Beträgen über 250 Euro brutto reicht die einfache Quittung nicht mehr aus. Du benötigst eine vollständige Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), die zusätzlich enthält:

• Name und Anschrift des Gastgebers (Leistungsempfänger:in) – muss vom Restaurant eingetragen werden
• Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag nach Steuersätzen und Mehrwertsteuerbetrag
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen – Schritt für Schritt

Ein häufiger Fehler: Mitarbeitende gehen davon aus, dass der Kassenbon allein ausreicht. Das stimmt nicht. So gehst du vor:

Schritt 1 – Beim Bestellen ankündigen: Weise das Servicepersonal darauf hin, dass du einen Bewirtungsbeleg benötigst. Die meisten Restaurants drucken diesen maschinell aus oder stellen ihn auf der Rechnungsrückseite zur Verfügung.

Schritt 2 – Beleg vor Ort prüfen: Kontrolliere unmittelbar nach Erhalt, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Ein fehlender TSE-Vermerk oder eine ungenaue Speisenliste lässt sich am Tisch noch korrigieren.

Schritt 3 – Eigenbeleg ausfüllen: Trage Namen und Firmenzugehörigkeit aller Teilnehmer:innen sowie den konkreten Anlass ein. Bei größeren Gruppen reicht die Benennung der Personengruppe (z.B. „Sales-Team XY").

Schritt 4 – Zeitnah unterschreiben: Unterschreibe den Beleg innerhalb von etwa zehn Tagen nach dem Essen.

Den Bewirtungsanlass korrekt formulieren

Der häufigste Ablehnungsgrund beim Finanzamt ist ein schwammiger oder zu allgemeiner Anlass. Die folgende Tabelle zeigt, was akzeptiert wird und was nicht:

Die Faustregel: Der Anlass muss so präzise sein, dass ein Dritter nachvollziehen kann, worum es bei dem Treffen ging.

Bewirtungskosten steuerlich absetzen

Die 70-Prozent-Regel (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)

Laut § 4 Absatz 5 Nummer 2 EStG sind Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Die verbleibenden 30 Prozent gelten steuerrechtlich als privat veranlasst – mit der Begründung, dass der Gastgeber durch das Restaurantessen eigene Haushaltskosten spart.

Für Bewirtungen, die nach dem 31.12.2025 stattfinden, ist zudem zu beachten: Der Mehrwertsteuersatz für im Restaurant verzehrte Speisen sinkt ab 2026 von 19 auf 7 Prozent (Steueränderungsgesetz 2025), was sich auf die Berechnung des abzugsfähigen Betrags auswirkt.

Betriebliche vs. geschäftliche Bewirtung

Nicht alle Bewirtungen sind gleich zu behandeln:

• Geschäftliche Bewirtung (externe Gäste: Kunden, Geschäftspartner:innen, Lieferant:innen): Nur 70 Prozent der angemessenen Kosten sind als Betriebsausgaben abziehbar.
• Betriebliche Bewirtung (ausschließlich eigene Mitarbeitende, z.B. Betriebsfeier oder Teamevent): 100 Prozent der angemessenen Kosten sind absetzbar.
• Gemischte Runde (Mitarbeitende und externe Gäste): Die Kosten müssen anteilig aufgeteilt werden.

Vorsteuerabzug

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können die im Rechnungsbetrag enthaltene Mehrwertsteuer beim Vorsteuerabzug zu 100 Prozent geltend machen – unabhängig von der 70-Prozent-Regel beim Betriebsausgabenabzug. Voraussetzung ist, dass alle umsatzsteuerlichen Anforderungen nach § 14 UStG erfüllt sind.

Neue Regeln 2025: TSE, E-Rechnung und digitaler Eigenbeleg

TSE-Pflicht seit 2023

Seit dem 1. Januar 2023 werden handschriftliche Quittungen als Bewirtungsbelege grundsätzlich nicht mehr anerkannt. Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, muss die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit einer zertifizierten TSE abgesichert sein. Der Beleg weist die TSE-Informationen durch Transaktionsnummer, Seriennummer oder – häufig – einen QR-Code aus.

Fällt das Kassensystem aus, kann das Finanzamt Belege ausnahmsweise auch ohne TSE-Angaben akzeptieren.

BMF-Schreiben vom 19. November 2025

Das Bundesfinanzministerium hat mit dem Schreiben vom 19.11.2025 die bisherigen Regelungen (BMF-Schreiben vom 30.06.2021) für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 aktualisiert. Hintergrund ist die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025.

Neu geregelt ist:

• E-Rechnungen (nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG, z.B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) können als Bewirtungsnachweis dienen.
• Eine Bewirtungsrechnung in Papierform darf digitalisiert werden. Der digitalisierte Beleg ist steuerrechtlich gleichwertig.
• Für den digitalen Eigenbeleg gilt: Er muss durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung autorisiert werden. Nachträgliche, undokumentierte Änderungen sind unzulässig.
• Digitaler Eigenbeleg und digitale Bewirtungsrechnung müssen digital zusammengefügt werden.

Für die Praxis bedeutet das: Spesenabrechnung-Apps und HR-Software, die Belege fotografieren und digital archivieren, sind rechtlich zulässig – sofern die oben genannten Anforderungen eingehalten werden.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

Schon ein einzelner fehlender Pflichtbestandteil kann dazu führen, dass das Finanzamt den Bewirtungsbeleg ablehnt. Die häufigsten Stolperfallen:

1. Schwammiger Anlass – „Geschäftsessen" reicht nicht; konkrete Projekte und Gesprächsthemen müssen benannt sein.
2. Fehlender oder fehlerhafter TSE-Vermerk – Prüfe den Kassenbeleg direkt vor Ort auf Transaktionsnummer oder QR-Code.
3. Fehlende Teilnehmer:innen-Namen – Alle anwesenden Personen inkl. Firmenzugehörigkeit müssen aufgeführt sein.
4. Überhöhte Kosten – Das Finanzamt prüft auf Plausibilität. Ausgaben müssen dem Anlass und der Branche entsprechen.
5. Verblasster Thermopapier-Ausdruck – Thermopapier verblasst mit der Zeit. Scanne oder fotografiere den Beleg zeitnah und lege ihn digital ab.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege beträgt zehn Jahre.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Was ist ein Bewirtungsbeleg und wozu brauche ich ihn?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezielles Dokument, das über den einfachen Kassenbon hinausgeht und zusätzliche Angaben – wie Teilnehmer:innen und Anlass – enthält. Nur mit einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg können Geschäftsessen steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Fehlt er oder ist er unvollständig, lehnt das Finanzamt die Ausgabe ab. Bewirtungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Welche Pflichtangaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Zu den Pflichtangaben zählen: Name und Anschrift des Restaurants, genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen, Datum der Bewirtung, Namen und Firmenzugehörigkeit aller Teilnehmer:innen (inkl. des Gastgebers/der Gastgeberin), ein konkreter Anlass sowie Unterschrift und Datum. Bei Kassensystemen mit TSE sind zudem Transaktionsnummer oder Seriennummer Pflicht. Bei Beträgen über 250 Euro kommen Name und Anschrift des Gastgebers auf der Rechnung, gesonderter Steuerausweis und die USt-ID des Restaurants hinzu.

Was muss bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro zusätzlich beachtet werden?

Ab 250 Euro brutto reicht die normale Quittung nicht mehr aus – du benötigst eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG. Diese muss zusätzlich deinen Namen und deine Anschrift als Leistungsempfänger:in enthalten, den Rechnungsbetrag nach Steuersätzen aufschlüsseln und die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants ausweisen. Fordere diese Angaben beim Restaurant ausdrücklich an, bevor die Rechnung ausgestellt wird.

Wie formuliere ich den Bewirtungsanlass korrekt?

Der Anlass muss so konkret sein, dass ein Dritter das geschäftliche Ziel des Treffens erkennen kann. Angaben wie „Geschäftsessen" oder „Informationsaustausch" werden vom Finanzamt in der Regel abgelehnt. Korrekte Formulierungen nennen Projekt, Thema oder konkreten Geschäftszweck – zum Beispiel: „Vertragsverhandlung Lieferant Y" oder „Kick-off-Gespräch Projekt X".

Kann ich Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg absetzen?

Ja. Trinkgeld ist als Teil der Bewirtungskosten absetzbar (ebenfalls mit der 70-Prozent-Regel bei geschäftlicher Bewirtung). Es muss vom Servicepersonal auf der Rechnung bestätigt werden. Bei einem üblichen Betrag von bis zu 10 Prozent des Rechnungsbetrags ist auch ein handschriftlicher Nachtrag auf dem Beleg möglich, sofern die Höhe vom Personal quittiert wurde.

Sind handschriftliche Bewirtungsbelege noch gültig?

Nein. Seit dem 1. Januar 2023 werden handschriftliche Quittungen als Bewirtungsbelege grundsätzlich nicht mehr anerkannt. Erlaubt ist weiterhin, den Eigenbeleg (Anlass, Namen, Unterschrift) handschriftlich auszufüllen – die eigentliche Restaurantrechnung muss jedoch maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

Was hat sich durch das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 geändert?

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ersetzt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 das bisherige Schreiben vom 30.06.2021. Es regelt die Verwendung von E-Rechnungen als Bewirtungsnachweis, erlaubt die Digitalisierung von Papierbelegen und definiert Anforderungen an den digitalen Eigenbeleg (elektronische Unterschrift, unveränderliche Zusammenführung mit der Bewirtungsrechnung).

Was ist der Unterschied zwischen betrieblicher und geschäftlicher Bewirtung?

Bei der geschäftlichen Bewirtung sind externe Personen (Kunden, Partner:innen, Lieferant:innen) dabei – hier sind nur 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Bei der betrieblichen Bewirtung nehmen ausschließlich eigene Mitarbeitende teil – diese Kosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig. Bei gemischten Runden müssen die Kosten anteilig aufgeteilt werden. Der Vorsteuerabzug ist in beiden Fällen zu 100 Prozent möglich, sofern alle Rechnungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Fazit

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist keine Formalität – er ist die einzige Grundlage, auf der das Finanzamt Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkennt. Die wichtigsten Punkte: Den Kassenbon nicht mit dem Bewirtungsbeleg verwechseln, den Anlass konkret formulieren, TSE-Angaben auf der Rechnung prüfen und den Eigenbeleg zeitnah unterschreiben.

Seit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 sind auch digitale und digitalisierte Belege anerkannt – was Spesenabrechnung-Prozesse in Unternehmen deutlich vereinfachen kann. HR-Verantwortliche sollten Richtlinien zur korrekten Belegerfassung in ihre Spesenregelungen aufnehmen und Mitarbeitende entsprechend schulen.

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Quellen

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG – Nichtabziehbare Betriebsausgaben. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 33 UStDV – Angaben in der Rechnung (Kleinbetragsrechnungen). Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv/__33.html
• BMF-Schreiben vom 19.11.2025 – Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Bundesfinanzministerium, 2025. https://www.bundesfinanzministerium.de
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – § 6 Belegausgabepflicht. Bundesministerium der Justiz, 2025. https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/
• Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Beleganforderungen. IHK Region Stuttgart, 2025. https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/einkommen-und-koerperschaftssteuer/bewirtungskosten-676424
• Neue Regeln zum Nachweis von Bewirtungskosten 2025. IVD Bundesverband, 2025. https://ivd.net/bundesverband/nachweis-der-bewirtungskosten/