Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Gemäß §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die elektronische Zeiterfassung wird voraussichtlich 2026 gesetzlich konkretisiert – mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen.
Definition: Was ist das Arbeitszeiterfassungsgesetz?
Der Begriff „Arbeitszeiterfassungsgesetz" bezeichnet die rechtlichen Regelungen zur Dokumentation von Arbeitszeiten in Deutschland. Ein eigenständiges Gesetz mit diesem Namen existiert bisher nicht. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich vielmehr aus der Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) durch das Bundesarbeitsgericht (BAG).
Das BAG – das höchste deutsche Gericht für Arbeitsrecht – hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Damit setzte das Gericht eine Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 in deutsches Recht um.
Wichtig zu verstehen: Die Arbeitszeiterfassung ist nicht zu verwechseln mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten regelt. Die Erfassungspflicht ergänzt diese Regelungen, indem sie deren Einhaltung überprüfbar macht.
Rechtliche Grundlagen im Überblick
EuGH-Urteil 2019 – Das „Stechuhr-Urteil"
Den Ausgangspunkt bildet das Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, bekannt als „CCOO-Urteil"). Darin entschied das Gericht: Alle EU-Mitgliedstaaten müssen ihre Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Hintergrund war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank. Der EuGH argumentierte, dass ohne systematische Zeiterfassung weder die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten noch von Ruhezeiten effektiv kontrolliert werden könne.
BAG-Beschluss September 2022 – Der Paukenschlag
Am 13. September 2022 fällte das BAG einen wegweisenden Beschluss (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21). Das Gericht stellte klar: Arbeitgeber sind nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits jetzt gesetzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfasst werden.
Die Begründung: Das Arbeitsschutzgesetz verlangt vom Arbeitgeber, eine „geeignete Organisation" für den Arbeitsschutz bereitzustellen. Dazu gehört nach Auffassung des BAG auch ein Zeiterfassungssystem, da nur so die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sichergestellt werden kann.
Aktuelle Rechtsgrundlage: §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
Die zentrale Rechtsgrundlage ist §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Dieser verpflichtet Arbeitgeber, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen", um den Arbeitsschutz zu gewährleisten. Das BAG interpretiert diese Vorschrift so, dass sie auch die Arbeitszeiterfassung umfasst.
Ergänzend gilt §16 Abs. 2 ArbZG, der bereits vor dem BAG-Urteil vorschrieb, dass Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Werktag hinausgehen, aufgezeichnet werden müssen. Diese Regelung wurde durch das BAG-Urteil auf die gesamte Arbeitszeit ausgeweitet.
Was muss erfasst werden?
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
Laut BAG-Beschluss müssen folgende Daten dokumentiert werden:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit (als Ergebnis)
Die Aufzeichnungen müssen so gestaltet sein, dass die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten überprüfbar ist.
Pausen und Überstunden
Zusätzlich sollten Pausen dokumentiert werden, da sie nicht zur Arbeitszeit zählen und deren korrekte Gewährung ebenfalls dem Arbeitsschutz dient. Überstunden – also Arbeitszeiten über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus – sind ohnehin schon nach §16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnungspflichtig.
Wer ist von der Pflicht betroffen?
Arbeitgeber: Verantwortung und Pflichten
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft grundsätzlich alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Entscheidend ist: Der Arbeitgeber muss das System einrichten und dessen Nutzung sicherstellen.
Die praktische Erfassung kann allerdings an Arbeitnehmer:innen delegiert werden. Das bedeutet: Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst eintragen, beispielsweise per App oder Stundenzettel. Der Arbeitgeber bleibt jedoch verantwortlich dafür, dass das System vorhanden ist und tatsächlich genutzt wird.
Ausnahmen: Leitende Angestellte und Kleinbetriebe
Für bestimmte Personengruppen gelten Sonderregelungen:
Leitende Angestellte im Sinne von §5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Dazu zählen Führungskräfte mit eigenständiger Einstellungs- oder Entlassungsbefugnis oder mit Generalvollmacht beziehungsweise weitreichender Prokura. Normale Führungskräfte ohne diese Befugnisse fallen hingegen unter die Erfassungspflicht.
Kleinbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen nach dem geplanten Gesetzesentwurf von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden. Manuelle Aufzeichnungen würden für sie weiterhin genügen.
Elektronisch oder manuell? Die Form der Zeiterfassung
Eine wichtige Frage für viele Arbeitgeber: Muss die Zeiterfassung digital erfolgen? Die Antwort: Aktuell noch nicht zwingend.
Das BAG hat in seinem Beschluss ausdrücklich offengelassen, in welcher Form die Erfassung erfolgen muss. Manuelle Aufzeichnungen – etwa handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen – sind derzeit noch zulässig.
Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD kündigt jedoch an, die „Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch" zu regeln. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen dabei „angemessene Übergangsregelungen" vorgesehen werden.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer heute noch manuell erfasst, handelt noch rechtskonform. Es ist jedoch ratsam, sich frühzeitig mit digitalen Lösungen zu befassen, da die elektronische Pflicht absehbar kommt.
Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Eine häufige Sorge: Bedeutet die Erfassungspflicht das Ende der Vertrauensarbeitszeit? Die klare Antwort: Nein. Vertrauensarbeitszeit als Arbeitsmodell bleibt weiterhin erlaubt.
Der entscheidende Unterschied: Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Die flexible Einteilung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten ist davon unberührt. Was nicht mehr geht: Überhaupt keine Zeiterfassung durchzuführen.
Der Koalitionsvertrag 2025 betont ausdrücklich, dass „Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung im Einklang mit EU-Recht" möglich bleiben soll. Die konkrete Ausgestaltung bleibt abzuwarten.
Homeoffice und mobiles Arbeiten
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice uneingeschränkt. Arbeitgeber müssen daher auch für Beschäftigte im mobilen Arbeiten die Zeiterfassung sicherstellen. Die Delegation an die Arbeitnehmer:innen selbst – etwa per App oder digitaler Eingabemaske – ist hier besonders praktikabel.
Wichtig: Die Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen) und Höchstarbeitszeiten gelten im Homeoffice genauso wie im Büro. Die Zeiterfassung hilft, deren Einhaltung zu dokumentieren.
Konsequenzen bei Verstößen
Was droht Arbeitgebern, die keine Zeiterfassung einführen? Die Antwort ist differenziert:
Direkte Bußgelder speziell für das Fehlen eines Zeiterfassungssystems sind aktuell noch nicht gesetzlich vorgesehen. Das BAG-Urteil schafft zwar eine Pflicht, aber keine konkreten Sanktionen.
Indirekte Konsequenzen können jedoch erheblich sein:
- Verstöße gegen das ArbZG (etwa Überschreitung der Höchstarbeitszeit) können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden
- Behördliche Anordnungen: Arbeitsschutzbehörden können nach §22 Abs. 3 ArbSchG die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen. Bei Missachtung solcher Anordnungen drohen Bußgelder
- Beweislastnachteile: Bei arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten über Überstunden kann das Fehlen einer Dokumentation zu Lasten des Arbeitgebers gehen
Das Verwaltungsgericht Hamburg hat im August 2024 die Befugnis der Behörden bestätigt, solche Anordnungen zu erlassen (Az. 15 K 964/24).
Aktuelle Entwicklungen und Ausblick 2026
Die gesetzliche Konkretisierung der Arbeitszeiterfassung steht bevor. Der Koalitionsvertrag 2025 enthält klare Aussagen:
- Die elektronische Zeiterfassung soll „unbürokratisch" zur Pflicht werden
- Kleine und mittlere Unternehmen erhalten Übergangsfristen
- Vertrauensarbeitszeit soll im Einklang mit EU-Recht möglich bleiben
- Parallel wird eine Reform des Arbeitszeitrechts mit dem Fokus auf wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit diskutiert
Ein konkreter Gesetzesentwurf wird für 2026 erwartet. Arbeitgeber sollten die Zeit nutzen, um sich vorzubereiten – das BAG-Urteil gilt bereits jetzt.
Checkliste: So setzt du die Zeiterfassung um
Für HR-Verantwortliche und Geschäftsführer:innen hier die wichtigsten Schritte:
- Bestandsaufnahme: Gibt es bereits ein System zur Zeiterfassung? Werden alle Beschäftigten erfasst?
- Systemauswahl: Entscheide, ob manuell (Stundenzettel, Excel) oder digital (Zeiterfassungssoftware, App) erfasst werden soll. Bedenke: Elektronisch wird bald Pflicht.
- Betriebsrat einbinden: Falls vorhanden, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Systems (nicht beim „Ob", aber beim „Wie").
- Delegation regeln: Lege fest, ob Arbeitnehmer:innen selbst erfassen oder ob zentral erfasst wird. Dokumentiere die Regelung.
- Schulung: Informiere alle Beschäftigten über das System und ihre Pflichten.
- Kontrolle: Führe stichprobenartige Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass das System genutzt wird.
- Aufbewahrung: Bewahre die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf (§16 Abs. 2 ArbZG).
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits Pflicht?
Ja, seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Rechtsgrundlage ist §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Die Pflicht gilt sofort und nicht erst mit einem neuen Gesetz.
Was muss bei der Arbeitszeiterfassung dokumentiert werden?
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen sollten ebenfalls dokumentiert werden, da sie nicht zur Arbeitszeit zählen. Überstunden sind gesondert aufzuzeichnen.
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Aktuell ist die elektronische Erfassung noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Manuelle Aufzeichnungen wie Stundenzettel sind derzeit zulässig. Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt jedoch die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung an, mit Ausnahmen für Kleinbetriebe unter 10 Beschäftigten.
Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?
Leitende Angestellte nach §5 Abs. 3 BetrVG – also Führungskräfte mit eigenständiger Einstellungs- oder Entlassungsbefugnis – sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Normale Führungskräfte ohne diese Befugnisse müssen erfasst werden. Für Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeiter:innen sind Erleichterungen bei der elektronischen Erfassung geplant.
Was passiert bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?
Direkte Bußgelder für das Fehlen eines Zeiterfassungssystems sind noch nicht gesetzlich geregelt. Allerdings können Arbeitsschutzbehörden die Einführung anordnen, und Verstöße gegen diese Anordnungen werden sanktioniert. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz selbst (etwa Überschreitung der Höchstarbeitszeit) können mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld geahndet werden.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja, Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Allerdings müssen auch bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Die flexible Einteilung der Arbeit durch Beschäftigte bleibt erlaubt – nur die vollständige Nichterfassung ist nicht mehr zulässig.
Wie funktioniert Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice uneingeschränkt. Arbeitgeber müssen die Zeiterfassung auch für mobiles Arbeiten sicherstellen. Die Delegation an Arbeitnehmer:innen – etwa per App – ist dabei üblich und zulässig. Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten gelten wie im Büro.
Dürfen Arbeitnehmer:innen ihre Zeiten selbst erfassen?
Ja, die Zeiterfassung kann an Arbeitnehmer:innen delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt jedoch verantwortlich für die Einrichtung und Nutzung des Systems. Es empfiehlt sich, stichprobenartige Kontrollen durchzuführen, um sicherzustellen, dass das System tatsächlich genutzt wird.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss von 2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland Pflicht – nicht erst, wenn ein neues Gesetz verabschiedet wird. HR-Verantwortliche sollten jetzt handeln: System einrichten, Beschäftigte informieren und die kommende Pflicht zur elektronischen Erfassung im Blick behalten.
Die gute Nachricht: Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeitmodelle bleiben möglich. Die Erfassungspflicht betrifft die Dokumentation, nicht die Gestaltung der Arbeitszeit selbst.
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Quellen
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
- Europäischer Gerichtshof: Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO). https://curia.europa.eu/
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), §3 Abs. 2 Nr. 1. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §16 Abs. 2. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
- Koalitionsvertrag 2025 „Verantwortung für Deutschland", CDU/CSU und SPD.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): FAQ zur Arbeitszeiterfassung. https://www.bmas.de/
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