Du möchtest ein Empfehlungsschreiben anfordern oder selbst eines verfassen? Oder fragst du dich als HR-Verantwortliche:r, wie aussagekräftig diese Dokumente wirklich sind?

Empfehlungsschreiben gewinnen im deutschsprachigen Raum zunehmend an Bedeutung. Während sie im angelsächsischen Raum (letter of recommendation) seit Jahrzehnten Standard sind, nutzen immer mehr deutsche Unternehmen und Bewerber:innen dieses Format als Alternative oder Ergänzung zum klassischen Arbeitszeugnis. Der Grund: Arbeitszeugnisse stehen wegen ihrer codierten Formulierungen zunehmend in der Kritik, und persönliche Empfehlungen versprechen authentischere Einblicke.

Doch wie verlässlich sind Empfehlungsschreiben tatsächlich? Die Forschung zeigt ein differenziertes Bild. Eine Meta-Analyse von Schmidt und Hunter (1998) ergab, dass Referenzen eine prognostische Validität von nur r = .26 aufweisen – deutlich weniger als strukturierte Interviews (r = .51) oder Eignungstests (r = .54). Das bedeutet: Empfehlungsschreiben sind hilfreich, aber kein Garant für gute Personalentscheidungen.

In diesem Ratgeber erfährst du alles, was du über Empfehlungsschreiben wissen musst – aus der Perspektive von Bewerber:innen UND HR-Verantwortlichen. Du lernst, wie du ein überzeugendes Schreiben anforderst, welche Inhalte hineingehören und wie du als Recruiter:in Referenzen kritisch bewerten kannst.

Was ist ein Empfehlungsschreiben? Definition und Abgrenzung

Ein Empfehlungsschreiben ist ein persönliches Dokument, in dem eine dritte Person – meist ehemalige Vorgesetzte, Professor:innen oder Mentor:innen – dich für eine bestimmte Stelle, ein Stipendium oder einen Studienplatz empfiehlt. Anders als ein standardisiertes Arbeitszeugnis ist es in der Ich-Form verfasst und richtet sich an einen konkreten Adressaten.

Der entscheidende Unterschied zu anderen Dokumenten: Das Empfehlungsschreiben ist freiwillig. Es gibt keinen rechtlichen Anspruch darauf, und es existieren keine gesetzlichen Vorgaben für Inhalt oder Formulierung. Das macht es einerseits authentischer – andererseits aber auch anfälliger für Verzerrungen.

Empfehlungsschreiben vs. Referenzschreiben – der Unterschied

Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich aber in einem wichtigen Punkt:

Ein Referenzschreiben kannst du also bei mehreren Bewerbungen verwenden, während ein Empfehlungsschreiben speziell für eine Stelle angefertigt wird – und dadurch oft aussagekräftiger ist.

Empfehlungsschreiben vs. Arbeitszeugnis – Vor- und Nachteile

Das klassische Arbeitszeugnis ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und muss wohlwollend formuliert sein. Das hat einen entscheidenden Nachteil: Über die Jahre haben sich codierte Formulierungen entwickelt, die die tatsächliche Bewertung verschleiern. "Stets zur vollsten Zufriedenheit" klingt gut – aber was bedeutet "zur Zufriedenheit"?

Empfehlungsschreiben Muster und Vorlage

Die folgende Vorlage kannst du als Orientierung nutzen – passe sie unbedingt individuell an die jeweilige Person und Situation an.

Kostenlose Vorlage zum Download

[Name des Verfassers]
[Position]
[Unternehmen]
[Adresse]
[Telefon/E-Mail]

[Ort], [Datum]

[Name Empfänger:in]
[Unternehmen]
[Adresse]

Empfehlungsschreiben für [Vor- und Nachname]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

als [Position] bei [Unternehmen] hatte ich das Vergnügen, [Name]
in den vergangenen [X] Jahren als [Rolle/Position] kennenzulernen
und eng mit ihr/ihm zusammenzuarbeiten. Dass sie/er unser
Unternehmen nun verlässt, um sich beruflich weiterzuentwickeln,
bedauere ich sehr.

[Name] war bei uns verantwortlich für [Aufgaben]. In dieser
Funktion hat sie/er [konkrete Erfolge/Projekte]. Besonders
hervorzuheben ist [spezifische Leistung mit messbarem Ergebnis].

Fachlich zeichnet sich [Name] durch [Kompetenzen] aus. Darüber
hinaus schätze ich ihre/seine [persönliche Eigenschaften].
Ein konkretes Beispiel: [Situation beschreiben].

Für die Position als [Zielposition] in Ihrem Unternehmen halte
ich [Name] für bestens geeignet. Ihre/Seine [relevante Stärken]
werden Ihrem Team einen echten Mehrwert bringen.

Ich kann [Name] ohne Einschränkung empfehlen und stehe Ihnen
gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Name]

Beispiel: Empfehlungsschreiben für Mitarbeiter:innen

Auszug aus einem konkreten Empfehlungsschreiben:

"Frau Schmidt war von Januar 2020 bis Dezember 2024 als Senior HR Business Partner in meinem Team tätig. In dieser Zeit hat sie maßgeblich zur Professionalisierung unserer Personalarbeit beigetragen.

Besonders beeindruckt hat mich ihre Initiative zur Einführung strukturierter Interviews: Sie entwickelte einen standardisierten Fragenkatalog, schulte alle Hiring Manager und führte ein Bewertungssystem ein. Das Ergebnis: Unsere Einstellungsentscheidungen wurden nachweislich treffsicherer, und die Fluktuation in der Probezeit sank um 25%.

Frau Schmidt verbindet analytische Stärke mit echtem Interesse an Menschen. Kandidat:innen schätzten ihre wertschätzende Gesprächsführung, Kolleg:innen ihre Verlässlichkeit."

Wie bitte ich um ein Empfehlungsschreiben? Tipps für Bewerber:innen

Ein Empfehlungsschreiben anzufordern, fühlt sich manchmal unangenehm an. Dabei ist es völlig legitim – und die meisten Vorgesetzten und Professor:innen sind bereit, gute Mitarbeiter:innen oder Studierende zu unterstützen.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Idealerweise:

• Bei Jobwechsel: Während der Kündigungsfrist oder kurz danach
• Bei Studienende: Vor Abschluss, solange der Kontakt frisch ist
• Bei Praktikumsende: Am letzten Tag oder kurz danach

Wichtig: Plane ausreichend Vorlaufzeit ein. Zwei bis drei Wochen sind das Minimum – niemand möchte unter Zeitdruck ein Empfehlungsschreiben verfassen.

Die richtige Person ansprechen

Wähle jemanden, der:

• Deine Arbeit aus erster Hand kennt
• Dich positiv bewerten kann und will
• Eine relevante Position innehat (direkte Vorgesetzte sind oft besser als Geschäftsführer:innen, die dich kaum kennen)
• Im Idealfall: Expertise im relevanten Bereich hat

Vermeide: Kolleg:innen auf gleicher Ebene, Untergebene oder Personen, mit denen du Konflikte hattest.

Formulierungshilfen für die Anfrage

Per E-Mail (beruflich):

"Liebe Frau Müller,

wie Sie wissen, werde ich das Unternehmen zum 31. März verlassen, um eine neue Herausforderung anzunehmen. Die Zusammenarbeit mit Ihnen in den letzten drei Jahren war für mich sehr prägend.

Ich bewerbe mich derzeit auf eine Position als [Rolle] bei [Unternehmen]. Wären Sie bereit, mir für diese Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen?

Gerne sende ich Ihnen die Stellenausschreibung und meinen aktuellen Lebenslauf zu, falls das hilfreich ist. Selbstverständlich kann ich auch Eckpunkte vorbereiten, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Herzliche Grüße[Name]"

Persönlich (akademisch):

"Herr Professor Schmidt, ich bewerbe mich für das Masterprogramm an der [Universität]. Da Sie meine Bachelorarbeit betreut haben und mich auch aus dem Seminar kennen, wollte ich fragen, ob Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen könnten?"

Empfehlungsschreiben aus HR-Sicht: Wie aussagekräftig sind sie wirklich?

Als HR-Verantwortliche:r kennst du das Dilemma: Ein begeistertes Empfehlungsschreiben liegt vor dir – aber wie viel Gewicht solltest du ihm geben? Die Wissenschaft liefert hier wichtige Erkenntnisse.

Die Grenzen subjektiver Referenzen (Studien)

Die Forschung zur Validität von Referenzen ist ernüchternd. Schmidt und Hunter analysierten in ihrer Meta-Analyse (1998) Dutzende Studien und kamen zu dem Ergebnis: Die prognostische Validität von Referenzen liegt bei nur r = .26. Zum Vergleich: Strukturierte Interviews erreichen r = .51, kognitive Eignungstests r = .54.

Was bedeutet das? Referenzen sagen nur begrenzt voraus, wie erfolgreich jemand im neuen Job sein wird. Ein wesentlicher Grund ist der sogenannte Leniency Bias (Milde-Bias): Referenzgeber:innen bewerten systematisch zu positiv. Schließlich schreibt niemand ein Empfehlungsschreiben für jemanden, den er oder sie nicht empfehlen möchte.

Mosel und Goheen zeigten bereits 1959, dass dieser Effekt die Unterscheidungsfähigkeit von Referenzen stark einschränkt. Wenn fast alle Empfehlungsschreiben "hervorragend" sind, verlieren sie an Aussagekraft.

Unconscious Bias in Empfehlungsschreiben

Ein weiteres Problem: Empfehlungsschreiben sind anfällig für unbewusste Verzerrungen. Der Affinity Bias (Ähnlichkeitsbias) beschreibt die Tendenz, Menschen zu bevorzugen, die uns ähnlich sind. Wenn Referenzgeber:in und Bewerber:in den gleichen Hintergrund teilen – etwa dieselbe Uni besucht haben – fällt die Empfehlung oft positiver aus als die tatsächliche Leistung rechtfertigt.

McCarthy und Goffin (2001) zeigten, dass die persönliche Beziehung zwischen Referenzgeber und Bewerber:in den Inhalt des Schreibens stärker beeinflusst als die objektive Arbeitsleistung. Das ist menschlich verständlich, aber problematisch für faire Personalentscheidungen.

Auch der Halo-Effekt spielt eine Rolle: Ein einzelnes positives Merkmal – etwa eine sympathische Ausstrahlung – kann die gesamte Wahrnehmung einer Person überstrahlen und zu übertrieben positiven Einschätzungen führen.

Checkliste: Empfehlungsschreiben objektiv bewerten

Um Empfehlungsschreiben kritisch einzuordnen, helfen folgende Fragen:

Zur Glaubwürdigkeit:

• Wie lange und intensiv hat der Referenzgeber mit der Person zusammengearbeitet?
• Ist die Position des Referenzgebers geeignet, die relevanten Kompetenzen zu beurteilen?
• Gibt es konkrete Beispiele und messbare Ergebnisse?

Zum Inhalt:

• Werden spezifische Stärken genannt – oder nur Allgemeinplätze?
• Passt der Inhalt zur ausgeschriebenen Stelle?
• Gibt es auch konstruktive Hinweise oder Entwicklungsfelder?

Zur Einordnung:

• Wie ordnet sich das Schreiben im Vergleich zu anderen Bewerbungsunterlagen ein?
• Decken sich die Aussagen mit dem Vorstellungsgespräch?
• Wäre ein telefonisches Referenzgespräch sinnvoll?

Wichtig: Behandle Empfehlungsschreiben als zusätzliche Informationsquelle – nicht als ausschlaggebendes Kriterium.

Objektive Alternativen: Eignungsdiagnostik als Ergänzung

Die Grenzen subjektiver Referenzen werfen eine wichtige Frage auf: Wie kannst du als HR-Verantwortliche:r fundiertere Personalentscheidungen treffen?

Warum wissenschaftlich validierte Tests Referenzen ergänzen sollten

Die Eignungsdiagnostik bietet einen evidenzbasierten Ansatz. Wissenschaftlich validierte Testverfahren erfassen Kompetenzen, kognitive Fähigkeiten und Persönlichkeitseigenschaften standardisiert – und erreichen deutlich höhere prognostische Validitätswerte als subjektive Referenzen.

Der Vorteil: Alle Bewerber:innen werden nach identischen Kriterien bewertet. Persönliche Beziehungen, unbewusste Vorurteile und der Leniency Bias spielen keine Rolle. Das Ergebnis sind objektivere, fairere und treffsicherere Einstellungsentscheidungen.

Moderne Verfahren wie Game-Based Assessments kombinieren wissenschaftliche Fundierung mit einer positiven Candidate Experience. Statt trockener Fragebögen durchlaufen Bewerber:innen spielerische Aufgaben, die relevante Kompetenzen erfassen – ohne Testangst zu erzeugen.

Praxisbeispiel: Wie Unternehmen CV-unabhängig auswählen

Immer mehr Unternehmen ergänzen oder ersetzen subjektive Bewertungsmethoden durch objektive Diagnostik.

Lufthansa setzt auf einen datenbasierten Ansatz und erreicht damit beeindruckende Ergebnisse: eine Trefferquote von 96% bei der Vorhersage von Bewerber:innen-Eignung – bei gleichzeitig 81% Zufriedenheit der Bewerbenden. Susanne Berthold-Neumann von Lufthansa erklärt den Hintergrund: "Die Unterlagen schauen wir uns erst spät an, weil sie nur einen kleinen Teil der Person zeigen und wenig darüber aussagen, ob jemand die Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen besitzt."

Auch OMR hat mit objektiver Eignungsdiagnostik positive Erfahrungen gemacht. Kaya Kruse, People Lead bei OMR, berichtet: "Aivy wirkt. Wir reduzieren Bias, gewinnen mehr Objektivität im Hiring und stärken langfristig die Diversität." Besonders bemerkenswert: Kandidat:innen wurden eingestellt, die anhand des CVs abgelehnt worden wären – und die sich als hervorragende Mitarbeiter:innen erwiesen.

Objektive Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy – eine wissenschaftliche Ausgründung der Freien Universität Berlin – ermöglichen datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl. Die Plattform nutzt Game-Based Assessments und validierte psychometrische Verfahren, um Potenziale unabhängig vom Lebenslauf zu erfassen. Mit über 100.000 durchgeführten Assessments zeigt sich: Die Kombination aus persönlichen Referenzen und objektiver Diagnostik liefert die besten Ergebnisse.

Die Kombination aus Referenzen und objektiver Diagnostik

Die Antwort auf die Frage "Empfehlungsschreiben oder Eignungsdiagnostik?" lautet: beides – aber richtig gewichtet.

Empfehlungsschreiben bieten:

• Persönliche Einschätzungen und Beziehungskontext
• Informationen über Soft Skills und Arbeitsweise
• Einblicke in die Zusammenarbeit aus Kolleg:innensicht

Objektive Diagnostik bietet:

• Standardisierte, vergleichbare Ergebnisse
• Höhere prognostische Validität
• Reduktion von Unconscious Bias
• Faire Chancen für alle Bewerber:innen

Die Forschung ist eindeutig: Die besten Personalentscheidungen entstehen durch die Kombination mehrerer valider Methoden. Nutze Empfehlungsschreiben als ergänzende Informationsquelle – aber stütze deine Entscheidung auf objektive Daten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Habe ich einen rechtlichen Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben? Nein. Anders als beim Arbeitszeugnis gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben. Es ist eine freiwillige Leistung des Ausstellenden. Du bist also darauf angewiesen, dass jemand bereit ist, für dich zu bürgen.

Wer kann mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen? Idealerweise Personen, die deine Arbeitsleistung aus erster Hand kennen: direkte Vorgesetzte, Teamleiter:innen, Professor:innen, Mentor:innen oder – bei Freiberufler:innen – zufriedene Kund:innen. Wichtig ist, dass die Person sowohl deine Arbeit beurteilen kann als auch eine glaubwürdige Position innehat.

Wie lang sollte ein Empfehlungsschreiben sein? Eine DIN-A4-Seite ist der Standard. Zu kurz wirkt oberflächlich, zu lang kann unprofessionell erscheinen. Wichtiger als die Länge ist die Qualität der Aussagen: konkrete Beispiele und eine persönliche Note sind entscheidend.

Kann ich ein Empfehlungsschreiben für mehrere Bewerbungen nutzen? Ein klassisches Empfehlungsschreiben ist auf eine spezifische Stelle zugeschnitten und daher nur einmal verwendbar. Ein Referenzschreiben dagegen ist allgemeiner formuliert ("An wen es betrifft") und kann mehrfach eingereicht werden – ist aber oft weniger aussagekräftig.

Sollte ich als HR-Manager:in Referenzgeber:innen kontaktieren? Bei wichtigen Positionen ist ein telefonisches Referenzgespräch empfehlenswert. So kannst du gezielte Fragen stellen und einen authentischeren Eindruck gewinnen als durch ein standardisiertes Schreiben. Achte dabei auf offene Fragen und höre auch auf das, was nicht gesagt wird.

Wie verlässlich sind Empfehlungsschreiben für die Personalauswahl? Studien zeigen eine begrenzte prognostische Validität (r = .26 nach Schmidt & Hunter). Empfehlungsschreiben sind durch Leniency Bias und Affinity Bias verzerrt und sollten daher als ergänzende Informationsquelle betrachtet werden – nicht als Hauptentscheidungskriterium. Kombiniere sie mit objektiven Auswahlverfahren.

Was mache ich, wenn mein Chef kein Empfehlungsschreiben ausstellen möchte? Das ist sein gutes Recht. Frage in diesem Fall andere Personen, die deine Arbeit kennen – etwa frühere Vorgesetzte, Projektleiter:innen oder Kund:innen. Manchmal hilft es auch, die Bitte zu begründen und anzubieten, Eckpunkte vorzubereiten.

Wie gehe ich mit einem mittelmäßigen Empfehlungsschreiben um? Wenn ein Empfehlungsschreiben lau formuliert ist, solltest du es nicht einreichen. Besser: Frage eine andere Person oder verzichte auf die Referenz. Ein schwaches Empfehlungsschreiben schadet mehr als gar keines.

Fazit: Empfehlungsschreiben richtig nutzen – als Bewerber:in und HR

Empfehlungsschreiben sind ein wertvolles Instrument im Bewerbungsprozess – wenn du sie richtig einsetzt und realistisch einordnest.

Für Bewerber:innen gilt:

• Wähle Referenzgeber:innen, die dich wirklich kennen und unterstützen wollen
• Gib ausreichend Vorlaufzeit und liefere alle relevanten Informationen
• Ein starkes Empfehlungsschreiben kann deine Bewerbung aufwerten – ein schwaches schadet

Für HR-Verantwortliche gilt:

• Behandle Empfehlungsschreiben als zusätzliche, aber nicht ausschlaggebende Informationsquelle
• Sei dir der Grenzen bewusst: Leniency Bias, Affinity Bias und begrenzte prognostische Validität
• Kombiniere subjektive Referenzen mit objektiven Auswahlverfahren für bessere Entscheidungen

Die Forschung zeigt eindeutig: Wer fundierte Personalentscheidungen treffen will, sollte sich nicht auf einzelne Quellen verlassen. Objektive Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy ergänzen persönliche Referenzen durch wissenschaftlich validierte Daten – für fairere, treffsicherere Einstellungen.

Quellen

• Schmidt, F. L. & Hunter, J. E. (1998). The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology: Practical and Theoretical Implications of 85 Years of Research Findings. Psychological Bulletin, 124(2), 262-274.
• Mosel, J. N. & Goheen, H. W. (1959). The Validity of the Employment Recommendation Questionnaire in Personnel Selection. Personnel Psychology, 12(4), 481-490.
• McCarthy, J. M. & Goffin, R. D. (2001). Improving the Validity of Letters of Recommendation: An Investigation of Three Standardized Reference Forms. Military Psychology, 13(4), 199-222.
• Schuler, H. (2014). Psychologische Personalauswahl: Eignungsdiagnostik für Personalentscheidungen und Berufsberatung. Hogrefe.
• Aivy Erfolgsgeschichte Lufthansa: https://www.aivy.app/erfolgsgeschichten/lufthansa