Du kennst das Problem: Stellen bleiben wochenlang unbesetzt, gute Kandidat:innen springen ab, und am Ende passt die Einstellung trotzdem nicht. Der Recruiting-Prozess fühlt sich oft an wie ein Glücksspiel – dabei muss er das nicht sein.

Aktuelle Studien zeigen, dass strukturierte Auswahlverfahren eine deutlich höhere Vorhersagekraft haben als unstrukturierte Interviews oder reine Bauchentscheidungen. Die Meta-Analyse von Schmidt und Hunter (1998) belegt: Während unstrukturierte Interviews nur eine Validität von r=.38 erreichen, kommen strukturierte Verfahren auf r=.51 und Eignungstests sogar auf r=.54.

In diesem Ratgeber erfährst du, wie ein professioneller Recruiting-Prozess aufgebaut ist, welche sieben Phasen er durchläuft und wie du jeden einzelnen Schritt optimieren kannst. Du lernst, welche KPIs wirklich zählen, wie du Unconscious Bias vermeidest und warum objektive Eignungsdiagnostik der Gamechanger für deine Personalauswahl sein kann.

Was ist der Recruiting-Prozess? Definition und Bedeutung

Der Recruiting-Prozess umfasst alle systematischen Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um eine offene Stelle mit der passenden Person zu besetzen. Er beginnt mit der Erkenntnis, dass eine Position besetzt werden muss, und endet idealerweise mit einer erfolgreichen Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden.

Ein gut strukturierter Prozess ist mehr als nur eine Abfolge von Tätigkeiten – er ist ein strategisches Instrument, das über die Qualität deiner Einstellungen entscheidet. Laut Glassdoor Economic Research (2023) liegt die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland bei 28,5 Tagen. Unternehmen, deren Prozess deutlich länger dauert, riskieren, die besten Talente an die Konkurrenz zu verlieren.

Abgrenzung: Recruiting vs. Personalauswahl vs. Talent Acquisition

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Dinge:

Für diesen Artikel konzentrieren wir uns auf den operativen Recruiting-Prozess – also den konkreten Ablauf von der offenen Stelle bis zur Einstellung.

Die 7 Phasen des Recruiting-Prozesses im Überblick

Ein professioneller Recruiting-Prozess lässt sich in sieben aufeinander aufbauende Phasen gliedern. Jede Phase hat ihre eigenen Herausforderungen und Erfolgsfaktoren.

Phase 1: Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil

Bevor du eine Stelle ausschreibst, musst du wissen, wen du eigentlich suchst. Die Bedarfsanalyse klärt zwei zentrale Fragen: Wird die Stelle wirklich gebraucht? Und welche Kompetenzen sind für den Erfolg in dieser Rolle entscheidend?

Ein gutes Anforderungsprofil unterscheidet zwischen:

• Must-haves: Unverzichtbare Qualifikationen und Kompetenzen
• Nice-to-haves: Wünschenswerte, aber nicht zwingende Eigenschaften
• Ausschlusskriterien: Klare Grenzen, die nicht verhandelbar sind

Der häufigste Fehler in dieser Phase: Das Anforderungsprofil wird als Wunschliste formuliert, die kein:e Kandidat:in erfüllen kann. Oder – noch problematischer – es fehlt ganz und die Auswahl erfolgt nach Bauchgefühl.

Phase 2: Sourcing und Stellenausschreibung

Mit dem Anforderungsprofil in der Hand geht es an die Suche. Sourcing bedeutet, potenzielle Kandidat:innen dort anzusprechen, wo sie sich aufhalten – sei es auf Jobbörsen, in sozialen Netzwerken oder durch Active Sourcing.

Die Stellenausschreibung ist dabei dein wichtigstes Werkzeug. Sie sollte:

• Den Job realistisch und attraktiv beschreiben
• Klare Anforderungen kommunizieren
• Einblicke in die Unternehmenskultur geben
• Einen einfachen Bewerbungsweg aufzeigen

Unterschätze nicht die Macht einer guten Candidate Experience: 78% der Bewerber:innen schließen von ihrem Erlebnis im Bewerbungsprozess auf die Unternehmenskultur (CareerBuilder, 2022).

Phase 3: Bewerber:innen-Screening und Vorauswahl

Jetzt wird es kritisch: Aus der Masse der Bewerbungen musst du die vielversprechendsten Kandidat:innen identifizieren. Hier lauert die größte Gefahr für Unconscious Bias – unbewusste Vorurteile, die deine Entscheidungen verzerren.

Die wegweisende Studie von Bertrand und Mullainathan (2004) zeigte: Bewerber:innen mit typisch "weißen" Namen wie Emily oder Greg erhielten bei identischen Qualifikationen 50% mehr Rückrufe als solche mit afroamerikanisch klingenden Namen. Das bedeutet: Schon beim Screening des Lebenslaufs können Bias-Effekte wirken.

Strukturierte Screening-Kriterien helfen, diese Verzerrungen zu reduzieren:

• Definiere vorab, welche Kriterien du prüfst
• Nutze ein einheitliches Bewertungsschema
• Trenne die Bewertung verschiedener Kriterien
• Ziehe nach Möglichkeit mehrere Personen hinzu

Phase 4: Eignungsdiagnostik und Assessments

Diese Phase macht den Unterschied zwischen Hoffen und Wissen. Während klassische Auswahlverfahren stark auf subjektive Eindrücke setzen, liefert professionelle Eignungsdiagnostik objektive Daten über Kompetenzen und Potenziale.

Die Eignungsdiagnostik umfasst wissenschaftlich validierte Methoden zur Messung von Fähigkeiten, Persönlichkeitseigenschaften und Verhaltenstendenzen. Dazu gehören:

• Kognitive Leistungstests: Messen logisches Denken, Problemlösung, Lernfähigkeit
• Persönlichkeitsfragebögen: Erfassen stabile Verhaltenstendenzen (z.B. Big Five)
• Situative Tests: Prüfen Reaktionen in jobrelevanten Szenarien
• Game-Based Assessments: Moderne, spielerische Testverfahren

Laut Schmidt und Hunter (1998) haben Eignungstests mit r=.54 die höchste prädiktive Validität aller Auswahlverfahren – noch vor strukturierten Interviews. Der Vorteil: Sie messen, was Kandidat:innen tatsächlich können, nicht was sie im Gespräch darstellen.

Phase 5: Interviews und Auswahlgespräche

Das Vorstellungsgespräch bleibt ein zentrales Element – aber es muss richtig gemacht werden. Unstrukturierte Interviews, bei denen jede:r Interviewer:in unterschiedliche Fragen stellt, haben eine erschreckend niedrige Vorhersagekraft.

Strukturierte Interviews hingegen folgen einem festen Leitfaden:

• Alle Kandidat:innen erhalten die gleichen Fragen
• Antworten werden anhand definierter Kriterien bewertet
• Verhaltensbasierte Fragen ("Erzählen Sie von einer Situation, in der...") ersetzen hypothetische
• Mehrere Interviewer:innen bewerten unabhängig voneinander

Der Unterschied in der Validität ist erheblich: Strukturierte Interviews erreichen r=.51, unstrukturierte nur r=.38 (Schmidt & Hunter, 1998). Das klingt nach einem kleinen Unterschied, macht aber in der Praxis den Unterschied zwischen Zufall und fundierter Entscheidung.

Phase 6: Entscheidung und Vertragsverhandlung

Mit den Ergebnissen aus Eignungsdiagnostik und Interviews steht die Entscheidung an. Idealerweise basiert sie auf:

• Objektiven Daten aus den Assessments
• Strukturierten Interviewbewertungen
• Einem transparenten Entscheidungsprozess mit mehreren Beteiligten

Die Vertragsverhandlung sollte zügig erfolgen. Gute Kandidat:innen haben Optionen – und wer zu lange wartet, verliert sie. Kommuniziere transparent, halte Zusagen ein und gestalte das Angebot wettbewerbsfähig.

Phase 7: Preboarding und Onboarding

Der Recruiting-Prozess endet nicht mit der Unterschrift. Die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag (Preboarding) sowie die strukturierte Einarbeitung (Onboarding) entscheiden darüber, ob die Einstellung langfristig erfolgreich ist.

Ein gutes Onboarding umfasst:

• Fachliche Einarbeitung in Aufgaben und Tools
• Soziale Integration ins Team
• Kulturelle Orientierung im Unternehmen
• Regelmäßige Feedback-Gespräche

Studien zeigen: Mitarbeitende mit strukturiertem Onboarding sind produktiver, zufriedener und bleiben länger im Unternehmen.

Recruiting-Prozess optimieren: Best Practices

Du hast einen Prozess – aber funktioniert er? Die folgenden Best Practices helfen dir, jeden Schritt zu verbessern.

Zeit sparen: Automatisierung und Tools

Viele Recruiting-Aufgaben lassen sich automatisieren, ohne dass die Qualität leidet:

• Bewerbermanagement-Systeme (ATS): Automatisierte Eingangsbestätigungen, Statusupdates, Terminplanung
• Screening-Tools: Vorfilterung nach definierten Kriterien
• Digitale Assessments: Online-Tests statt aufwändiger Präsenz-Verfahren
• Interview-Scheduling: Automatische Terminkoordination

Die Zeitersparnis kann erheblich sein: Unternehmen wie MCI Deutschland berichten von 55% schnellerer Time-to-Hire durch die Integration digitaler Eignungsdiagnostik.

Qualität steigern: Objektive Eignungsdiagnostik

Der größte Hebel für bessere Einstellungen liegt in der Objektivierung der Auswahl. Statt auf Bauchgefühl zu setzen, liefern wissenschaftlich validierte Verfahren belastbare Daten.

Was macht ein gutes Assessment aus?

• Validität: Das Verfahren misst, was es messen soll
• Reliabilität: Die Ergebnisse sind zuverlässig und reproduzierbar
• Fairness: Keine Benachteiligung bestimmter Gruppen
• Akzeptanz: Kandidat:innen erleben den Test als fair und relevant

Game-Based Assessments erfüllen diese Kriterien und bieten zusätzlich eine positive Candidate Experience – die Testangst sinkt, die Akzeptanz steigt.

Candidate Experience verbessern

Jeder Kontaktpunkt im Recruiting-Prozess prägt das Bild, das Kandidat:innen von deinem Unternehmen haben. Kleine Verbesserungen machen große Unterschiede:

• Schnelle Rückmeldungen (maximal 1-2 Wochen zwischen den Schritten)
• Transparente Kommunikation über den Prozess und die nächsten Schritte
• Respektvoller Umgang – auch bei Absagen
• Wertschätzende Feedback-Gespräche

Unconscious Bias im Recruiting-Prozess vermeiden

Unconscious Bias – unbewusste Vorurteile – sind einer der größten Qualitätskiller im Recruiting. Sie führen dazu, dass nicht die besten Kandidat:innen eingestellt werden, sondern diejenigen, die dem:der Entscheider:in am ähnlichsten sind.

Die häufigsten Bias-Typen im Recruiting

Mehr zu den verschiedenen Bias-Typen erfährst du im Artikel Überwindung des Unconscious Bias im Recruiting.

Wie objektive Verfahren Bias reduzieren

Die gute Nachricht: Unconscious Bias lässt sich nicht eliminieren, aber seine Auswirkungen können reduziert werden. Der Schlüssel liegt in strukturierten, objektiven Verfahren:

1. Standardisierung: Gleiche Fragen und Bewertungskriterien für alle
2. Objektivierung: Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
3. Diversifizierung: Mehrere Personen in der Entscheidung
4. Blindbewertung: Irrelevante Informationen ausblenden

Trainings allein zeigen laut Studien wenig langfristige Wirkung. Wirksamer sind strukturelle Maßnahmen – wie die Einführung objektiver Eignungsdiagnostik vor dem ersten persönlichen Kontakt.

Recruiting-KPIs: Den Prozess messbar machen

Was du nicht misst, kannst du nicht verbessern. Die folgenden KPIs geben dir einen Überblick über die Gesundheit deines Recruiting-Prozesses.

Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality of Hire

Time-to-Hire bezeichnet die Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterschrift. Der Benchmark in Deutschland liegt bei etwa 28-30 Tagen. Längere Prozesse führen zu höheren Abbruchraten – 60% der Bewerber:innen brechen ab, wenn der Prozess länger als sechs Wochen dauert.

Cost-per-Hire erfasst alle Kosten einer Einstellung: Stellenanzeigen, Personaldienstleister, interne Arbeitszeit, Tools, Onboarding. Die durchschnittliche Cost-per-Hire variiert stark nach Branche und Position – wichtiger als der absolute Wert ist die Entwicklung über Zeit.

Quality of Hire ist die wichtigste, aber am schwierigsten zu messende Kennzahl. Sie bewertet die Leistung und den Erfolg neuer Mitarbeitender, typischerweise gemessen durch:

• Performance-Bewertungen nach 6 und 12 Monaten
• Bestehen der Probezeit
• Retention nach 1 und 2 Jahren
• Feedback von Führungskräften

Laut SHRM kostet eine Fehlbesetzung 50-200% des Jahresgehalts der betroffenen Position. Bei einer 60.000€-Stelle sind das 30.000-120.000€ – ein starkes Argument für Investitionen in bessere Auswahlverfahren.

Objektive Eignungsdiagnostik im Recruiting-Prozess

Objektive Eignungsdiagnostik ist kein "Nice-to-have", sondern ein strategischer Vorteil. Sie macht den Unterschied zwischen Raten und Wissen.

Game-Based Assessments als Prozessschritt

Eine moderne Form der Eignungsdiagnostik sind Game-Based Assessments. Diese spielerischen Testverfahren messen kognitive Fähigkeiten und Soft Skills in einer ansprechenden Umgebung – ohne dass sich Kandidat:innen wie in einer Prüfungssituation fühlen.

Die Vorteile gegenüber klassischen Tests:

• Geringere Testangst: Spielerische Umgebung reduziert Stress
• Höhere Akzeptanz: Kandidat:innen erleben den Test als fair und interessant
• Objektive Daten: Wissenschaftlich validierte Messung von Kompetenzen
• Keine Vorbereitung nötig: Erfasst echte Fähigkeiten, nicht angelerntes Testwissen

Plattformen wie Aivy nutzen Game-Based Assessments, die in Zusammenarbeit mit der Freien Universität Berlin wissenschaftlich validiert wurden. Die Tests messen Kompetenzen wie Problemlösungsfähigkeit, Aufmerksamkeit und Entscheidungsverhalten – unabhängig vom Lebenslauf.

Praxisbeispiel: Wie MCI die Time-to-Hire um 55% senkte

Die Theorie ist überzeugend – aber wie sieht es in der Praxis aus? MCI Deutschland GmbH hat den Recruiting-Prozess durch die Integration objektiver Eignungsdiagnostik grundlegend optimiert.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• 55% schnellere Time-to-Hire
• 92% geringere Cost-per-Hire
• 96% Abschlussquote im Assessment
• 5x stärkere Vorhersagekraft gegenüber traditionellen Methoden

Matthias Kühne, Director People & Culture bei MCI Deutschland, beschreibt die Veränderung so: "Den Recruitingprozess hatten wir seit Langem dank softgarden weitestgehend digitalisiert. Mit Aivy haben wir nun einen weiteren Prozessschritt in der Personalbeschaffung digitalisiert und durch die objektivere Bewertungsgrundlage stark professionalisiert. Da beide Systeme auch noch vollkommen reibungslos interagieren, spart das Ganze nicht nur Zeit, sondern macht auch noch wirklich viel Spaß in der täglichen Arbeit!"

Auch Lufthansa setzt auf objektive Eignungsdiagnostik und erreicht eine Trefferquote von 96% bei der Vorhersage von Bewerber:innen-Eignung – bei gleichzeitig 81% Zufriedenheit der Bewerbenden und 100+ Minuten eingesparter Testzeit pro Bewerber:in. Mehr Details findest du in der MCI-Erfolgsgeschichte und der Lufthansa-Erfolgsgeschichte.

Checkliste: Recruiting-Prozess optimieren

Nutze diese Checkliste, um deinen aktuellen Prozess zu bewerten:

Phase 1-2: Vorbereitung

• Anforderungsprofil mit klaren Must-haves und Nice-to-haves
• Stellenausschreibung mit realistischer Jobbeschreibung
• Definierte Sourcing-Kanäle

Phase 3-4: Auswahl

• Strukturierte Screening-Kriterien
• Objektive Eignungsdiagnostik vor dem Interview
• Dokumentierte Bewertungskriterien

Phase 5-6: Entscheidung

• Strukturierte Interviews mit standardisierten Fragen
• Mehrere Entscheider:innen eingebunden
• Schnelle Entscheidung und Kommunikation

Phase 7: Onboarding

• Preboarding-Maßnahmen definiert
• Strukturierter Einarbeitungsplan
• Feedback-Gespräche terminiert

KPIs

• Time-to-Hire wird gemessen
• Cost-per-Hire wird erfasst
• Quality of Hire wird nachverfolgt

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange sollte ein Recruiting-Prozess dauern?
Die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland liegt bei etwa 28-35 Tagen. Prozesse, die länger als sechs Wochen dauern, führen zu hohen Abbruchraten – 60% der Bewerber:innen springen dann ab. Gleichzeitig sollte der Prozess nicht so kurz sein, dass fundierte Entscheidungen unmöglich werden.

Was kostet eine Fehlbesetzung?
Laut SHRM kostet eine Fehlbesetzung 50-200% des Jahresgehalts der betroffenen Position. Bei einer 60.000€-Stelle sind das 30.000-120.000€ – durch direkte Kosten wie erneutes Recruiting und Einarbeitung sowie indirekte Kosten wie Produktivitätsverlust und Team-Moral.

Welche KPIs sollte ich im Recruiting messen?
Die wichtigsten KPIs sind: Time-to-Hire (Prozessdauer), Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung), Quality of Hire (Erfolg der Einstellung), Candidate Satisfaction, Offer Acceptance Rate und Retention Rate nach 12 Monaten.

Was ist der Unterschied zwischen strukturierten und unstrukturierten Interviews?
Bei strukturierten Interviews erhalten alle Kandidat:innen die gleichen Fragen und werden nach einheitlichen Kriterien bewertet. Unstrukturierte Interviews verlaufen frei und variieren von Gespräch zu Gespräch. Strukturierte Interviews haben eine deutlich höhere Vorhersagekraft (r=.51 vs. r=.38).

Wie kann ich Unconscious Bias im Recruiting reduzieren?
Vier wirksame Maßnahmen: Strukturierte Interviews mit standardisierten Fragen, anonymisierte Bewerbungen (Blind Hiring), objektive Eignungsdiagnostik vor dem persönlichen Kontakt und diverse Auswahlgremien. Trainings allein zeigen wenig langfristige Wirkung.

Was sind Game-Based Assessments?
Game-Based Assessments sind spielerische, wissenschaftlich validierte Testverfahren, die kognitive Fähigkeiten und Soft Skills messen. Sie reduzieren Testangst, erhöhen die Candidate Experience und liefern objektive Daten für die Auswahlentscheidung – ohne dass Kandidat:innen sich vorbereiten können.

Fazit: Der optimale Recruiting-Prozess

Ein professioneller Recruiting-Prozess ist kein Zufall, sondern das Ergebnis bewusster Gestaltung. Die sieben Phasen – von der Bedarfsanalyse über Sourcing, Screening, Eignungsdiagnostik, Interviews und Entscheidung bis zum Onboarding – bilden das Fundament für erfolgreiche Einstellungen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Strukturierung macht den Unterschied: Standardisierte Prozesse schlagen Bauchgefühl
• Objektivität zahlt sich aus: Wissenschaftlich validierte Verfahren haben die höchste Vorhersagekraft
• Bias ist real: Nur strukturelle Maßnahmen reduzieren unbewusste Vorurteile nachhaltig
• KPIs schaffen Transparenz: Miss Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Quality of Hire
• Candidate Experience zählt: Jeder Kontaktpunkt prägt dein Arbeitgeberimage

Objektive Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy unterstützen dich dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen statt zu raten. Die Ergebnisse sprechen für sich: Unternehmen wie MCI erreichen 55% schnellere Besetzungszeiten bei 92% geringeren Kosten.

Der nächste Schritt? Analysiere deinen aktuellen Prozess mit der Checkliste oben – und identifiziere, wo du den größten Hebel hast.

Quellen

• Bertrand, M. & Mullainathan, S. (2004). Are Emily and Greg More Employable than Lakisha and Jamal? A Field Experiment on Labor Market Discrimination. American Economic Review, 94(4), 991-1013.
• CareerBuilder (2022). Candidate Experience Survey.
• Glassdoor Economic Research (2023). Time to Hire Benchmark Report.
• Schmidt, F. L. & Hunter, J. E. (1998). The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology. Psychological Bulletin, 124(2), 262-274.
• Society for Human Resource Management (SHRM). The Cost of a Bad Hire.