Du investierst Zeit, Geld und Energie in dein Recruiting – aber weißt du wirklich, ob sich das lohnt? Viele HR-Verantwortliche kennen das Gefühl, "im Blindflug" zu rekrutieren. Die Geschäftsführung fragt nach Zahlen, aber du hast nur Bauchgefühl.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Recruiting KPIs kannst du deine Personalbeschaffung nicht nur messbar machen, sondern gezielt optimieren. Aktuelle Studien zeigen, dass Unternehmen mit datengetriebenem Recruiting schneller die richtigen Talente finden und dabei Kosten sparen.

In diesem Ratgeber erfährst du, welche Recruiting-Kennzahlen wirklich wichtig sind, wie du sie berechnest und – vor allem – wie du sie konkret verbesserst. Wir stützen uns dabei auf aktuelle Forschungsergebnisse und zeigen dir anhand von Praxisbeispielen, wie andere Unternehmen ihre KPIs optimiert haben.

Was sind Recruiting KPIs und warum sind sie so wichtig?

Definition: KPIs vs. Kennzahlen vs. Metriken

Bevor wir in die Details einsteigen, klären wir die Begriffe: KPI steht für Key Performance Indicator – also Schlüsselkennzahl. Im Recruiting sind KPIs messbare Werte, die den Erfolg deiner Personalbeschaffung bewerten und direkt auf deine strategischen Ziele einzahlen.

Der Unterschied zu allgemeinen Metriken? Metriken sind reine Datenpunkte ohne Kontext – etwa die Anzahl eingegangener Bewerbungen. Recruiting KPIs hingegen setzen diese Daten in Bezug zu deinen Zielen: Wie viele dieser Bewerbungen führten tatsächlich zu Einstellungen? Und zu welchen Kosten?

Eine wichtige Unterscheidung ist auch die zwischen quantitativen und qualitativen KPIs:

Warum datengetriebenes Recruiting Wettbewerbsvorteile schafft

In einer VONQ-Studie gaben 61% der befragten Recruiter:innen an, Schwierigkeiten zu haben, geeignete Kandidat:innen zu finden. Gleichzeitig hielten 47% Recruiting Analytics für zunehmend wichtig – aber nur 7% waren tatsächlich gut aufgestellt.

Diese Lücke ist deine Chance: Wer seine Recruiting-Prozesse mit KPIs steuert, kann:

• Ressourcen effizienter einsetzen: Du weißt, welche Kanäle funktionieren und welche nicht
• Budgets besser argumentieren: Konkrete Zahlen überzeugen die Geschäftsführung
• Probleme früh erkennen: Steigende Time-to-Hire? Du siehst es sofort
• Qualität steigern: Nicht nur schneller, sondern auch besser rekrutieren

Der Status quo in deutschen Unternehmen

Die Recruiting-Strukturen-Benchmark-Studie 2025 von DGFP, HTWK Leipzig und Wollmilchsau GmbH liefert spannende Einblicke: 65% der befragten Unternehmen arbeiten mittlerweile mit eigenständigen Recruiting-Einheiten. 74% erheben Time-to-Hire – aber nur 9% messen die Cost-of-Vacancy, also die Kosten einer unbesetzten Stelle.

Das zeigt: Bei vielen Kennzahlen gibt es noch ungenutztes Potenzial. Besonders die qualitativen KPIs wie Quality of Hire werden häufig vernachlässigt.

Die wichtigsten Recruiting KPIs im Überblick

Zeitbezogene KPIs: Time-to-Hire, Time-to-Fill, Time-to-Interview

Time-to-Hire ist die wohl bekannteste Recruiting-Kennzahl. Sie misst die Zeit vom Eingang einer Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift. Der Branchendurchschnitt liegt bei etwa 40 Tagen, Tech-Unternehmen erreichen oft 30 Tage oder weniger.

Die Formel ist einfach:

Time-to-Hire = Tag der Vertragsunterschrift − Tag des Bewerbungseingangs

Time-to-Fill geht einen Schritt weiter und umfasst den gesamten Prozess – von der internen Bedarfsmeldung bis zur Stellenbesetzung. Diese Kennzahl ist besonders wichtig, wenn du die Planungsphase vor der Ausschreibung optimieren möchtest.

Time-to-Interview misst, wie schnell du Bewerber:innen zum ersten Gespräch einlädst. Diese Kennzahl beeinflusst direkt die Candidate Experience: Lange Wartezeiten führen zu Absprüngen.

Kostenbezogene KPIs: Cost-per-Hire, Cost-per-Application, Cost of Vacancy

Cost-per-Hire zeigt dir, wie viel jede Neueinstellung im Durchschnitt kostet. Die Berechnung:

Cost-per-Hire = (Interne Kosten + Externe Kosten) ÷ Anzahl Einstellungen

Zu den internen Kosten zählen Personalkosten der Recruiter:innen, Interviewzeit der Hiring Manager und Software-Lizenzen. Externe Kosten umfassen Stellenanzeigen, Personalvermittler und Employer-Branding-Maßnahmen.

In Deutschland liegt die durchschnittliche Cost-per-Hire für Fachkräfte typischerweise zwischen 3.000 und 7.000 Euro. Für IT-Spezialist:innen oder Führungskräfte kann sie deutlich höher ausfallen.

Cost-per-Application hilft dir zu verstehen, wie teuer jede einzelne Bewerbung ist – unabhängig davon, ob sie zur Einstellung führt.

Cost of Vacancy ist eine oft übersehene, aber wichtige Kennzahl: Sie beziffert, was dich eine unbesetzte Stelle pro Tag kostet – durch entgangenen Umsatz, Mehrbelastung des Teams und Produktivitätsverlust. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 Euro kann die Cost of Vacancy zwischen 200 und 500 Euro pro Tag betragen.

Qualitätsbezogene KPIs: Quality of Hire, Offer Acceptance Rate, Retention Rate

Quality of Hire (Einstellungsqualität) ist die vielleicht wichtigste – und gleichzeitig am schwierigsten zu messende – Kennzahl. Sie bewertet, wie gut neue Mitarbeiter:innen zur Stelle und zum Unternehmen passen.

Da es keine einheitliche Formel gibt, definieren Unternehmen eigene Kriterien:

• Performance-Bewertungen nach 6-12 Monaten
• Verbleib im Unternehmen (Retention Rate nach Probezeit)
• Feedback von Hiring Managern
• Zielerreichung in der Einarbeitungsphase

Offer Acceptance Rate zeigt, wie viele Kandidat:innen dein Jobangebot annehmen. Eine niedrige Quote deutet auf Probleme im Auswahlprozess oder unattraktive Konditionen hin.

Retention Rate misst, wie viele Neueinstellungen nach einem bestimmten Zeitraum noch im Unternehmen sind – ein starker Indikator für die Quality of Hire.

Effektivitäts-KPIs: Channel Effectiveness, Candidate Experience, Bewerbungsabbruchquote

Channel Effectiveness beantwortet eine zentrale Frage: Welche Recruiting-Kanäle liefern die besten Ergebnisse? Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der Bewerbungen, sondern auch um deren Qualität.

Ein Beispiel: LinkedIn bringt vielleicht nur 30% aller Bewerbungen, aber 50% der letztendlich eingestellten Kandidat:innen. Das macht den Kanal sehr effektiv – und rechtfertigt höhere Investitionen.

Die Bewerbungsabbruchquote zeigt, wie viele Bewerbende den Prozess abbrechen, bevor sie ihn abschließen. Eine hohe Quote deutet auf zu komplizierte Formulare oder zu lange Prozesse hin.

So berechnest du die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen

Formeln und Berechnungsbeispiele

Hier findest du die wichtigsten Formeln auf einen Blick:

Welche Daten du brauchst und wo du sie findest

Für aussagekräftige KPIs brauchst du eine solide Datenbasis. Die wichtigsten Quellen:

• Bewerbermanagementsystem (ATS): Time-to-Hire, Bewerberzahlen, Kanalzuordnung
• Buchhaltung: Kosten für Anzeigen, Personalvermittler, Software
• HR-Abteilung: Personalkosten, Interviewzeiten
• Umfragen: Candidate Experience, Hiring Manager Zufriedenheit

Laut der Recruiting-Strukturen-Benchmark-Studie 2023 nutzen 13% der Unternehmen ihre KPIs wöchentlich fürs Reporting, 28% monatlich und 18% quartalsweise. Für operative Steuerung empfiehlt sich monatliche Auswertung, für strategische Anpassungen quartalsweise.

Häufige Fehler bei der KPI-Berechnung vermeiden

Fehler 1: Äpfel mit Birnen vergleichenVergleiche deine Zahlen nur mit ähnlichen Positionen. Die Time-to-Hire für eine Assistenzstelle ist nicht mit der für eine:n IT-Architekt:in vergleichbar.

Fehler 2: Quantität über Qualität stellenEine niedrige Time-to-Hire nützt nichts, wenn die Quality of Hire leidet. Betrachte KPIs immer im Zusammenhang.

Fehler 3: Daten isoliert betrachtenChannel Effectiveness allein sagt wenig aus. Kombiniere sie mit Quality of Hire: Welcher Kanal bringt nicht nur viele, sondern auch passende Bewerber:innen?

Quality of Hire: Die unterschätzte Kennzahl

Warum Effizienz allein nicht reicht

Time-to-Hire und Cost-per-Hire sind wichtig – aber sie messen nur Effizienz. Was nützt es, schnell und günstig einzustellen, wenn die Person nach drei Monaten wieder geht oder nicht performt?

Die Quality of Hire verbindet Recruiting mit Unternehmenserfolg. Eine Studie zeigt: Bis zu 25% der Arbeitsverhältnisse scheitern in der Probezeit. Das bedeutet: Viele Unternehmen optimieren die falschen KPIs.

HR-Verantwortliche schauen immer stärker auf diese Kennzahl, aber die Messung bleibt eine Herausforderung. Warum? Weil sie qualitative Faktoren umfasst und erst nach einer Einarbeitungszeit aussagekräftig wird.

Wie du die Einstellungsqualität misst

Da es keine einheitliche Formel gibt, hier ein praktischer Ansatz:

Schritt 1: Definiere 3-5 messbare Kriterien

• Performance-Rating nach 6 Monaten (Skala 1-10)
• Zielerreichung in der Einarbeitungsphase (%)
• Verbleib nach Probezeit (ja/nein)
• Hiring Manager Zufriedenheit (Skala 1-10)

Schritt 2: Gewichte die Kriterien nach Relevanz

Schritt 3: Berechne den Durchschnitt

Quality of Hire = (Kriterium 1 + Kriterium 2 + ... ) ÷ Anzahl Kriterien

Der Zusammenhang zwischen Auswahlmethode und Quality of Hire

Hier wird es spannend: Die Wahl deiner Auswahlmethode beeinflusst direkt die Quality of Hire. Die Meta-Analyse von Schmidt und Hunter (1998) zeigt deutliche Unterschiede in der Validität verschiedener Verfahren:

Das bedeutet: Mit wissenschaftlich fundierten Eignungsdiagnostik-Verfahren triffst du signifikant bessere Auswahlentscheidungen als mit Bauchgefühl.

KPIs verbessern: Von der Messung zur Optimierung

Zeitbezogene KPIs optimieren (ohne Qualitätsverlust)

Die Time-to-Hire zu senken ist ein häufiges Ziel – aber nicht um jeden Preis. Hier sind bewährte Maßnahmen, die Geschwindigkeit und Qualität verbinden:

1. Schnelle Rückmeldungen: Antworte innerhalb von 48 Stunden auf Bewerbungen. Lange Wartezeiten sind der häufigste Kritikpunkt auf Bewertungsplattformen.

2. Parallele statt sequenzielle Prozesse: Statt Interview → Testaufgabe → Zweitgespräch nacheinander zu planen, kombiniere Schritte wo möglich.

3. Strukturierte Vorauswahl: Mit validierten Assessment-Verfahren erkennst du schneller, wer passt – und wer nicht.

4. Standardisierte Entscheidungsprozesse: Klare Kriterien und feste Timelines für Hiring-Entscheidungen.

Kosten senken durch bessere Vorauswahl

Die Cost-per-Hire sinkt automatisch, wenn du weniger Zeit mit ungeeigneten Kandidat:innen verbringst. Der Hebel liegt in der Vorauswahl.

Unternehmen, die auf datenbasierte Vorauswahl setzen, berichten von deutlichen Effizienzgewinnen. Der Grund: Sie führen weniger, aber bessere Gespräche – und treffen schneller fundierte Entscheidungen.

Quality of Hire steigern mit objektiver Eignungsdiagnostik

Hier zeigt sich der größte Hebel: Objektive Auswahlverfahren verbessern gleich mehrere KPIs gleichzeitig.

Tools wie Aivy setzen auf wissenschaftlich validierte Game-Based Assessments, die eine objektive Datenbasis liefern. Statt sich auf den Lebenslauf zu verlassen – der laut Forschung wenig über zukünftige Performance aussagt – werden relevante Kompetenzen und Potenziale direkt gemessen.

Die Ergebnisse sprechen für sich: MCI konnte durch den Einsatz von Game-Based Assessments die Time-to-Hire um 55% reduzieren und gleichzeitig die Cost-per-Hire um 92% senken. Matthias Kühne, Director People & Culture bei MCI, hebt die "objektivere Bewertungsgrundlage" hervor, die den Prozess stark professionalisiert hat.

Auch Frankfurt School verzeichnet messbare Erfolge: 30% weniger Fehlentscheidungen noch vor dem ersten Gespräch und einen 4-fachen ROI im ersten Jahr.

Praxisbeispiel: Wie Lufthansa ihre Recruiting-KPIs verbessert hat

Ein besonders eindrucksvolles Beispiel liefert Lufthansa. Die Airline nutzt objektive Eignungsdiagnostik, um Bewerber:innen fair und effizient zu bewerten – mit beeindruckenden Ergebnissen:

• 96% Trefferquote (korrekte Vorhersage vs. Inhouse Assessment)
• 81% Zufriedenheit von Bewerbenden
• 100+ Minuten eingesparte Testzeit pro Bewerber:in
• 86% Abschlussrate im Assessment

Susanne Berthold-Neumann von Lufthansa erklärt den Ansatz: "Die Unterlagen schauen wir uns erst spät an, weil sie nur einen kleinen Teil der Person zeigen und wenig darüber aussagen, ob jemand die Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen besitzt."

Mehr Details findest du in der Lufthansa-Erfolgsgeschichte.

Recruiting Dashboard aufbauen: So gelingt der Start

Die richtige Auswahl: Weniger ist mehr (5-7 KPIs)

Ein häufiger Fehler: Zu viele Kennzahlen auf einmal tracken. Das führt zu Intransparenz und Handlungsunfähigkeit. Starte mit 5-7 KPIs, die für dein Unternehmen wirklich relevant sind.

Empfohlene Starter-KPIs:

1. Time-to-Hire (Effizienz)
2. Cost-per-Hire (Kosten)
3. Quality of Hire (Qualität)
4. Channel Effectiveness (Kanalsteuerung)
5. Offer Acceptance Rate (Attraktivität)
6. Bewerbungsabbruchquote (Prozessqualität)

Tools und Software für die KPI-Erhebung

Die Datenerhebung muss nicht kompliziert sein. Moderne Bewerbermanagementsysteme tracken viele KPIs automatisch. Ergänzt durch HR-Analytics-Tools erhältst du Dashboards auf Knopfdruck.

Wichtig ist die Integration: Dein ATS sollte nahtlos mit Diagnostik-Tools und Performance-Management-Systemen zusammenarbeiten. Nur so kannst du die Verbindung zwischen Recruiting-Daten und späterer Mitarbeiter:innen-Performance herstellen.

Vom Dashboard zur Handlung: Daten richtig interpretieren

Kennzahlen allein ändern nichts. Der Wert liegt in den Schlussfolgerungen:

Frage 1: Welche KPIs weichen vom Zielwert ab?Frage 2: Was sind mögliche Ursachen?Frage 3: Welche Maßnahmen können wir testen?Frage 4: Wie messen wir den Erfolg der Maßnahmen?

Ein Beispiel: Deine Time-to-Hire ist zu hoch. Mögliche Ursachen: Zu lange Feedbackschleifen mit Fachabteilungen, zu viele Interviewrunden, langsame Vorauswahl. Teste eine Maßnahme (z.B. strukturierte Vorauswahl mit Online Assessments) und miss die Veränderung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sind die 5 wichtigsten Recruiting KPIs? Die fünf wichtigsten KPIs sind Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality of Hire, Channel Effectiveness und Offer Acceptance Rate. Sie decken Effizienz, Kosten, Qualität und Prozesssteuerung ab.

Wie berechnet man Time-to-Hire? Time-to-Hire = Tag der Vertragsunterschrift minus Tag des Bewerbungseingangs. Beispiel: Bewerbung am 1. März, Vertrag am 20. April = 50 Tage Time-to-Hire.

Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill? Time-to-Hire misst die Zeit vom Bewerbungseingang bis zur Vertragsunterschrift. Time-to-Fill umfasst den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Stellenbesetzung – also auch die Planungs- und Ausschreibungsphase.

Wie misst man die Quality of Hire? Quality of Hire wird durch mehrere Faktoren gemessen: Performance-Bewertungen nach 6-12 Monaten, Retention Rate, Hiring-Manager-Zufriedenheit und kulturelle Passung. Unternehmen definieren eigene Kriterien und bewerten diese auf einer Skala.

Was sind gute Benchmark-Werte für Cost-per-Hire? In Deutschland liegt die durchschnittliche Cost-per-Hire für Fachkräfte typischerweise zwischen 3.000 und 7.000 Euro. Für Führungspositionen oder IT-Spezialist:innen kann sie deutlich höher sein.

Wie oft sollte man Recruiting KPIs auswerten? Laut DGFP-Studie nutzen 13% der Unternehmen ihre KPIs wöchentlich, 28% monatlich und 18% quartalsweise. Für operative Steuerung empfiehlt sich monatliche Auswertung, für strategische Anpassungen quartalsweise.

Wie hängen Recruiting KPIs mit Eignungsdiagnostik zusammen? Objektive Eignungsdiagnostik kann mehrere KPIs gleichzeitig verbessern: Time-to-Hire sinkt durch schnellere Vorauswahl, Quality of Hire steigt durch valide Potenzialanalyse, Cost-per-Hire sinkt durch weniger Fehlbesetzungen, und die Candidate Experience verbessert sich durch moderne Testverfahren.

Fazit: Mit den richtigen KPIs zum Recruiting-Erfolg

Recruiting KPIs sind mehr als Zahlenspielerei – sie sind dein Kompass für bessere Personalentscheidungen. Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Starte fokussiert: 5-7 KPIs reichen für den Anfang
• Balance halten: Quantitative und qualitative Kennzahlen kombinieren
• Quality of Hire priorisieren: Nicht nur schnell, sondern richtig rekrutieren
• Datenbasiert optimieren: Maßnahmen testen und messen
• Methoden hinterfragen: Die Auswahlmethode beeinflusst direkt die Ergebnisse

Der Schlüssel liegt nicht nur im Messen, sondern im gezielten Verbessern. Objektive Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy können dabei unterstützen, mehrere KPIs gleichzeitig zu optimieren – von der Time-to-Hire über die Cost-per-Hire bis zur Quality of Hire.

Dein nächster Schritt: Prüfe, welche KPIs du bereits erhebst – und wo die größten Lücken liegen. Die Studienergebnisse zeigen: Die meisten Unternehmen haben ungenutztes Potenzial, besonders bei qualitativen Kennzahlen.

Quellen

• Recruiting-Strukturen-Benchmark 2023/2025 – DGFP, HTWK Leipzig, Wollmilchsau GmbH
• Schmidt, F.L. & Hunter, J.E. (1998). The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology. Psychological Bulletin, 124(2), 262-274.
• VONQ-Studie 2019: Recruiting Analytics in der Praxis
• Aivy Erfolgsgeschichten: MCI, Lufthansa, Frankfurt School