Der Fachkräftemangel hat sich in den letzten Jahren zu einer der größten Herausforderungen für Unternehmen entwickelt. Laut einer Studie der Monster Worldwide GmbH planen 82% der Unternehmen Neueinstellungen – doch 39% kämpfen damit, Kandidat:innen mit den richtigen Qualifikationen zu finden. Die externe Personalbeschaffung ist dabei der wichtigste Hebel: Rund 80% aller Neueinstellungen stammen aus externen Quellen.

Doch wie funktioniert externe Rekrutierung effektiv? Welche Methoden sind am erfolgreichsten? Und wie vermeidest du kostspielige Fehlbesetzungen?

In diesem Ratgeber erfährst du alles über die externe Personalbeschaffung: von der Definition über bewährte Methoden bis hin zu konkreten Erfolgsfaktoren. Du lernst, wie du den Recruiting-Prozess optimierst und mit objektiven Auswahlverfahren die besten Talente für dein Unternehmen gewinnst. Aktuelle Studien und Praxisbeispiele zeigen dir, was funktioniert – und was nicht.

Was ist externe Personalbeschaffung? – Definition und Grundlagen

Die externe Personalbeschaffung bezeichnet den Prozess, neue Mitarbeiter:innen von außerhalb des Unternehmens zu rekrutieren. Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung, bei der bestehende Mitarbeitende versetzt oder befördert werden, werden bei der externen Variante Kandidat:innen über den Arbeitsmarkt gesucht und eingestellt.

Das Ziel: Offene Stellen mit qualifizierten Fachkräften besetzen, die das Unternehmen mit neuen Kompetenzen, frischen Perspektiven und zusätzlichen Kapazitäten bereichern.

Definition: Externe vs. interne Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung lässt sich grundsätzlich in zwei Wege unterteilen:

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung – und die meisten Unternehmen nutzen eine Kombination aus beiden. Die Recruiting Trends-Studie der Universität Bamberg zeigt jedoch: Über 70% der Einstellungen erfolgen über externe Kanäle wie Unternehmenswebseiten und Jobbörsen.

Wann ist externe Rekrutierung sinnvoll?

Externe Personalbeschaffung ist besonders dann die richtige Wahl, wenn:

• Spezielles Know-how benötigt wird, das intern nicht vorhanden ist
• Frische Perspektiven gewünscht sind, um Betriebsblindheit zu überwinden
• Intern keine geeigneten Kandidat:innen für die Position verfügbar sind
• Das Unternehmen wächst und neue Kapazitäten aufbauen möchte
• Innovationen von außen ins Unternehmen getragen werden sollen
• Spezielle Führungskompetenzen gefragt sind, die intern nicht entwickelt wurden

Die wichtigsten Methoden der externen Personalbeschaffung

Die Möglichkeiten, extern Personal zu beschaffen, sind vielfältig. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen passiven und aktiven Methoden – je nachdem, ob Kandidat:innen auf dich zukommen oder du sie proaktiv ansprichst.

Passive Methoden: Jobbörsen, Karriereseiten, Initiativbewerbungen

Bei passiven Methoden wartest du darauf, dass sich qualifizierte Bewerber:innen bei dir melden:

Jobbörsen und Stellenportale: Sie sind nach wie vor die meistgenutzte Methode der externen Personalbeschaffung. Plattformen wie StepStone, Indeed oder Xing ermöglichen eine breite Reichweite. Die Studie der Universität Bamberg zeigt, dass Jobbörsen zusammen mit Unternehmenswebseiten über 70% aller Einstellungen generieren.

Karriereseite des Unternehmens: Eine gut gestaltete Karriereseite ist essenziell. Hier können potenzielle Bewerber:innen sich über das Unternehmen informieren, offene Stellen finden und sich direkt bewerben. Die Karriereseite ist oft der erste Kontaktpunkt und prägt die Candidate Experience.

Initiativbewerbungen: Manche Kandidat:innen bewerben sich auch ohne konkrete Stellenausschreibung. Ein gut gepflegter Talentpool kann diese Bewerbungen systematisch erfassen und bei Bedarf aktivieren.

Aktive Methoden: Active Sourcing, Headhunting, Social Media Recruiting

Bei aktiven Methoden gehst du proaktiv auf potenzielle Kandidat:innen zu:

Active Sourcing: Das ist die proaktive Ansprache von potenziellen Kandidat:innen durch Recruiter:innen – auch wenn diese nicht aktiv auf Jobsuche sind. Plattformen wie LinkedIn und XING sind dafür zentrale Kanäle. Ein:e Recruiter:in schreibt beispielsweise ein interessantes Profil an und stellt eine offene Position vor.

Headhunting und Personalvermittlung: Für schwer zu besetzende Positionen oder Führungskräfte werden oft spezialisierte Personalberater:innen eingeschaltet. Sie verfügen über Netzwerke und Expertise, um auch passive Kandidat:innen zu erreichen.

Social Media Recruiting: Soziale Netzwerke wie LinkedIn, XING, aber auch Instagram und Facebook bieten Möglichkeiten zur Kandidatenansprache. Gesponserte Stellenanzeigen erreichen gezielt passive Kandidat:innen, die nicht aktiv suchen.

Unterstützende Maßnahmen: Employer Branding, Mitarbeiterempfehlungen

Neben direkten Recruiting-Methoden spielen flankierende Maßnahmen eine wichtige Rolle:

Employer Branding: Eine starke Arbeitgebermarke zieht Talente an. Laut der DGFP Benchmark-Studie 2023 sehen 62% der Unternehmen Recruiting als Kernfunktion – und Employer Branding ist dafür das Fundament. Unternehmen mit gutem Ruf erhalten mehr und qualitativ bessere Bewerbungen.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Empfehlungen durch bestehende Mitarbeitende gewinnen an Bedeutung. Die DGFP-Studie zeigt, dass Mitarbeiterempfehlungen gegenüber Active Sourcing an Bedeutung gewinnen und um 8% zugelegt haben. Der Vorteil: Mitarbeitende kennen das Unternehmen und empfehlen meist passende Kandidat:innen.

Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Bevor du dich für externe Rekrutierung entscheidest, solltest du die Vor- und Nachteile abwägen.

Vorteile: Neues Know-how, größerer Talentpool, frische Perspektiven

Die externe Personalbeschaffung bietet zahlreiche Vorteile:

• Größerer Talentpool: Du hast Zugang zu einem viel breiteren Spektrum an Kandidat:innen als bei der internen Suche. Das erhöht die Chancen, die ideale Person für die Position zu finden.
• Neues Know-how: Externe Mitarbeiter:innen bringen Erfahrungen aus anderen Unternehmen und Branchen mit. Sie kennen andere Arbeitsweisen, Tools und Prozesse.
• Frische Perspektiven: Neue Teammitglieder hinterfragen etablierte Prozesse und können Betriebsblindheit aufbrechen. Das fördert Innovation und kontinuierliche Verbesserung.
• Gezielte Kompetenzlücken schließen: Du kannst spezifisch nach Qualifikationen suchen, die intern fehlen – sei es technisches Fachwissen, Führungserfahrung oder Sprachkenntnisse.
• Kapazitäten aufbauen: Im Gegensatz zur internen Besetzung, die lediglich Kapazitäten verschiebt, ermöglicht externe Rekrutierung echtes Wachstum.

Nachteile: Höhere Kosten, längere Einarbeitung, Risiko Fehlbesetzung

Gleichzeitig gibt es Herausforderungen, die du berücksichtigen solltest:

• Höhere Kosten: Die Cost-per-Hire liegt in Deutschland durchschnittlich bei 3.000-5.000€. Dazu gehören Stellenanzeigen (100-1.000€), Headhunter (15-30% des Jahresgehalts), Tools und die interne Arbeitszeit für Screening und Interviews.
• Längere Einarbeitungszeit: Externe Mitarbeiter:innen müssen das Unternehmen, die Prozesse und die Kultur erst kennenlernen. Das Onboarding dauert entsprechend länger.
• Höheres Fehlbesetzungsrisiko: Da die Person weniger bekannt ist, ist das Risiko einer Fehlentscheidung größer. Studien zeigen, dass ohne strukturierte Auswahlverfahren die Fehlbesetzungsquote bei 24% liegt.
• Time-to-Hire: Der gesamte Prozess – von der Bedarfsanalyse bis zum Onboarding – nimmt Zeit in Anspruch. Durchschnittlich dauert es 78 Tage, bis eine Stelle besetzt ist.
• Motivation interner Mitarbeiter:innen: Werden externe Kandidat:innen bevorzugt, kann das die Motivation interner Mitarbeiter:innen senken, die sich Aufstiegschancen erhofft haben.

Der externe Personalbeschaffungsprozess Schritt für Schritt

Ein strukturierter Prozess ist der Schlüssel zum Erfolg. Hier sind die fünf wesentlichen Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil erstellen

Bevor du mit der Suche beginnst, musst du genau wissen, wen du suchst. Ein klares Anforderungsprofil ist die Basis für erfolgreiche Personalbeschaffung.

Das Anforderungsprofil sollte enthalten:

• Fachliche Qualifikationen und Berufserfahrung
• Soft Skills und persönliche Eigenschaften
• Kulturelle Passung (Cultural Fit)
• Nice-to-have vs. Must-have Kriterien

Tipp: Ein unklares Anforderungsprofil ist einer der häufigsten Fehler im Recruiting. Je präziser du definierst, wen du suchst, desto zielgerichteter ist deine Suche – und desto höher die Qualität der Bewerbungen.

2. Recruiting-Kanäle auswählen

Nicht jeder Kanal eignet sich für jede Position. Die Wahl der richtigen Kanäle hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Zielgruppe: Wo sind deine idealen Kandidat:innen aktiv?
• Position: Für Führungskräfte ist Headhunting oft sinnvoller als Jobbörsen
• Budget: Active Sourcing ist günstiger als Headhunter, erfordert aber mehr Zeit
• Zeitrahmen: Wie schnell muss die Stelle besetzt werden?

Die Studie der Universität Bamberg zeigt, dass ein Mix verschiedener Kanäle am erfolgreichsten ist. E-Recruiting über digitale Kanäle dominiert, aber auch persönliche Netzwerke und Mitarbeiterempfehlungen spielen eine wichtige Rolle.

3. Bewerber:innen gewinnen und vorauswählen

Sobald Bewerbungen eingehen, beginnt die Vorauswahl. Dieser Schritt ist entscheidend für die Effizienz des gesamten Prozesses.

Bewerbungsunterlagen sichten: Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse geben erste Hinweise auf die Eignung. Allerdings zeigen Studien, dass die Aussagekraft von Unterlagen begrenzt ist. Die Metastudie von Schmidt und Hunter (1998) belegt: Klassische Bewerbungsunterlagen haben nur eine Validität von r=.18 für die Vorhersage von Berufserfolg.

Technische Vorauswahl: Moderne Tools können die Vorauswahl beschleunigen. Eine effiziente Vorauswahl mit Eignungsdiagnostik ermöglicht es, schnell die Kandidat:innen mit der besten Passung zu identifizieren.

4. Auswahlverfahren durchführen – objektiv und fair

Das Auswahlverfahren ist das Herzstück der Personalauswahl. Hier entscheidet sich, ob du die richtige Person findest.

Strukturierte Interviews: Die Forschung ist eindeutig: Strukturierte Interviews (r=.51) haben eine deutlich höhere Validität als unstrukturierte Gespräche (r=.38), wie Schmidt und Hunter (1998) zeigen. Stelle allen Kandidat:innen dieselben Fragen und bewerte nach einheitlichen Kriterien.

Eignungsdiagnostische Verfahren: Wissenschaftlich fundierte Tests können die Vorhersagekraft weiter erhöhen. Eignungstests erreichen eine Validität von r=.54 – höher als jede andere Methode. Durch den Einsatz von Eignungsdiagnostik sinkt die Fehlbesetzungsquote laut CriteriaCorp-Analysen von 24% auf 6%.

Bias vermeiden: Ein oft unterschätztes Problem ist der Unconscious Bias. Subjektive Einschätzungen führen zu Fehlentscheidungen. Objektive, standardisierte Verfahren helfen, Vorurteile zu reduzieren.

5. Entscheidung und Onboarding

Die finale Entscheidung sollte auf Basis aller gesammelten Informationen erfolgen – nicht aus dem Bauch heraus. Beziehe mehrere Interviewer:innen ein und nutze strukturierte Bewertungsbögen.

Nach der Einstellung: Ein gutes Onboarding ist entscheidend für die langfristige Bindung. Die ersten Wochen prägen die Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen. Plane das Onboarding sorgfältig und begleite neue Teammitglieder aktiv.

Externe Personalbeschaffung optimieren: Erfolgsfaktoren

Um im Wettbewerb um Talente zu bestehen, reicht es nicht, nur die Grundlagen zu beherrschen. Diese Erfolgsfaktoren machen den Unterschied:

Objektive Eignungsdiagnostik statt Bauchgefühl

Das berühmte Bauchgefühl ist einer der größten Risikofaktoren im Recruiting. Es führt zu systematischen Verzerrungen und Fehlentscheidungen. Objektive Eignungsdiagnostik bietet eine wissenschaftlich fundierte Alternative.

Die Vorteile:

• Höhere Vorhersagekraft für Berufserfolg
• Reduktion von Unconscious Bias durch standardisierte Verfahren
• Bessere Vergleichbarkeit zwischen Kandidat:innen
• Schnellere Vorauswahl durch automatisierte Auswertung
• Positive Candidate Experience durch moderne Formate

Moderne Ansätze wie Game-Based Assessments kombinieren wissenschaftliche Validität mit einer ansprechenden Kandidatenerfahrung. Tools wie Aivy nutzen solche Verfahren, die an der Freien Universität Berlin validiert wurden, um objektive, datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Time-to-Hire und Cost-per-Hire als Steuerungsgrößen

Wer nicht misst, kann nicht verbessern. Die DGFP Benchmark-Studie 2023 identifiziert Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Channel Effectiveness als die wichtigsten KPIs im Recruiting.

Time-to-Hire: Die Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Durchschnittlich liegt sie bei 78 Tagen – oft zu lang. Gute Kandidat:innen sind schnell vom Markt, und jede Verzögerung erhöht das Risiko, Talente zu verlieren.

Cost-per-Hire: Die Gesamtkosten pro Einstellung. Sie umfassen Anzeigenkosten, Tools, Arbeitszeit und ggf. Headhunter-Gebühren. Ein Bewusstsein für diese Kosten hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen.

Candidate Experience als Wettbewerbsvorteil

In einem Kandidatenmarkt entscheiden nicht nur Unternehmen über Bewerber:innen – auch die Kandidat:innen wählen ihren Arbeitgeber. Eine positive Candidate Experience ist daher ein echter Wettbewerbsvorteil.

Was eine gute Candidate Experience ausmacht:

• Schnelle Rückmeldungen (idealerweise innerhalb von 24 Stunden)
• Transparente Kommunikation über den Prozess
• Wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
• Moderne, unkomplizierte Bewerbungsverfahren
• Zeitnahes Feedback – auch bei Absagen

Praxisbeispiel: Wie Unternehmen mit datenbasierter Auswahl erfolgreicher rekrutieren

Die Praxis zeigt: Unternehmen, die auf objektive Eignungsdiagnostik setzen, erzielen messbare Erfolge.

MCI Deutschland konnte durch den Einsatz von Game-Based Assessments die Time-to-Hire um 55% reduzieren und gleichzeitig die Cost-per-Hire um 92% senken. Matthias Kühne, Director People & Culture bei MCI, betont: „Den Recruitingprozess hatten wir seit Langem dank softgarden weitestgehend digitalisiert. Mit Aivy haben wir nun einen weiteren Prozessschritt in der Personalbeschaffung digitalisiert und durch die objektivere Bewertungsgrundlage stark professionalisiert."

Auch Lufthansa setzt auf objektive Verfahren: Mit einer Trefferquote von 96% bei der Vorhersage von Bewerber:innen-Eignung und 81% Zufriedenheit von Bewerbenden zeigt sich, dass wissenschaftlich fundierte Auswahl und positive Candidate Experience Hand in Hand gehen. Mehr Details findest du in der Lufthansa-Erfolgsgeschichte.

Häufige Fehler bei der externen Personalbeschaffung – und wie du sie vermeidest

Auch erfahrene HR-Teams machen Fehler. Diese vier sind besonders häufig:

Fehler 1: Unklares Anforderungsprofil

Das Problem: Ohne präzise Definition, wen du suchst, wird die Suche ineffizient. Du erhältst viele unpassende Bewerbungen und verschwendest Zeit mit falschen Kandidat:innen.

Die Lösung: Investiere Zeit in ein detailliertes Anforderungsprofil. Unterscheide zwischen Must-have und Nice-to-have Kriterien. Beziehe die Fachabteilung ein.

Fehler 2: Zu wenig Recruiting-Kanäle nutzen

Das Problem: Wer nur auf einen Kanal setzt, verpasst potenzielle Talente. Unterschiedliche Zielgruppen sind auf unterschiedlichen Plattformen aktiv.

Die Lösung: Nutze einen Mix aus verschiedenen Kanälen. Teste, welche Kanäle für welche Positionen am besten funktionieren. Die DGFP-Studie zeigt, dass die Bewertung der Channel Effectiveness zu den wichtigsten KPIs gehört.

Fehler 3: Subjektive Auswahlentscheidungen (Unconscious Bias)

Das Problem: Unbewusste Vorurteile beeinflussen Entscheidungen – oft ohne dass wir es merken. Der Affinity Bias führt dazu, dass wir Kandidat:innen bevorzugen, die uns ähnlich sind. Der Halo-Effekt lässt uns von einer positiven Eigenschaft auf andere schließen.

Die Lösung: Setze auf strukturierte Interviews und objektive Eignungsdiagnostik. Standardisierte Verfahren reduzieren den Einfluss von Bias. Beziehe mehrere Interviewer:innen mit unterschiedlichen Perspektiven ein.

Fehler 4: Zu lange Time-to-Hire

Das Problem: Ein langwieriger Prozess führt dazu, dass gute Kandidat:innen abspringen. Sie erhalten andere Angebote oder verlieren das Interesse.

Die Lösung: Optimiere jeden Prozessschritt. Schnelle Rückmeldungen, effiziente Vorauswahl und klare Entscheidungsprozesse verkürzen die Time-to-Hire. MCI zeigt, dass eine Reduktion um 55% möglich ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung?Bei der internen Personalbeschaffung werden offene Stellen mit bestehenden Mitarbeiter:innen besetzt (durch Versetzung, Beförderung oder interne Ausschreibung). Bei der externen Personalbeschaffung werden Kandidat:innen von außerhalb des Unternehmens rekrutiert. Etwa 80% aller Neueinstellungen erfolgen extern.

Welche Methoden der externen Personalbeschaffung sind am effektivsten?Laut Recruiting Trends-Studie generieren Unternehmens-Webseiten und Jobbörsen zusammen über 70% der Einstellungen. Mitarbeiterempfehlungen und Active Sourcing gewinnen an Bedeutung. Die Effektivität hängt jedoch stark von der Zielgruppe und Branche ab.

Was kostet externe Personalbeschaffung?Die Kosten variieren stark: Stellenanzeigen (100-1.000€), Headhunter (15-30% des Jahresgehalts), Tools und interne Arbeitszeit. Die durchschnittliche Cost-per-Hire liegt in Deutschland bei 3.000-5.000€, kann bei Führungskräften aber deutlich höher sein.

Wie vermeide ich Fehlbesetzungen bei externer Rekrutierung?Durch klare Anforderungsprofile, strukturierte Interviews statt unstrukturierter Gespräche, Einsatz wissenschaftlich validierter Eignungsdiagnostik, Einbezug mehrerer Interviewer:innen und Reduktion von Unconscious Bias durch objektive Verfahren. Mit Eignungsdiagnostik sinkt die Fehlbesetzungsquote von 24% auf 6%.

Wie reduziere ich die Time-to-Hire?Durch klare Anforderungsprofile, Nutzung mehrerer Recruiting-Kanäle, schnelle Reaktion auf Bewerbungen, effiziente Vorauswahl mit Eignungsdiagnostik, strukturierte Interviews und digitalisierte Prozesse. MCI konnte die Time-to-Hire um 55% reduzieren.

Was ist Eignungsdiagnostik und warum ist sie wichtig?Eignungsdiagnostik umfasst wissenschaftlich fundierte Verfahren zur Beurteilung von Kompetenzen und Eigenschaften im Arbeitskontext. Sie erhöht die Vorhersagekraft für Berufserfolg (r=.54 laut Schmidt & Hunter), reduziert Bias und senkt Fehlbesetzungsquoten erheblich.

Fazit: So gelingt externe Personalbeschaffung in Zeiten des Fachkräftemangels

Externe Personalbeschaffung ist für die meisten Unternehmen der wichtigste Weg, um Talente zu gewinnen. Mit der richtigen Strategie kannst du den Wettbewerb um Fachkräfte erfolgreich bestehen.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

• Klare Anforderungsprofile als Basis für zielgerichtete Suche
• Mix aus verschiedenen Recruiting-Kanälen für maximale Reichweite
• Objektive Auswahlverfahren statt Bauchgefühl-Entscheidungen
• Schnelle Prozesse für eine positive Candidate Experience
• Kontinuierliche Messung und Optimierung mit KPIs

Wissenschaftlich fundierte Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy unterstützen dich dabei, den Recruiting-Prozess zu professionalisieren. Sie ermöglichen datenbasierte Entscheidungen, reduzieren Bias und verbessern sowohl die Qualität der Einstellungen als auch die Erfahrung der Bewerber:innen.

Der Arbeitsmarkt wird auch in Zukunft herausfordernd bleiben. Unternehmen, die ihre externe Personalbeschaffung strategisch und professionell gestalten, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Quellen

• Schmidt, F. L. & Hunter, J. E. (1998). The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology. Psychological Bulletin, 124(2), 262-274.
• Recruiting Trends (Universität Bamberg, 2003-heute). Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS).
• DGFP Benchmark-Studie: Recruiting-Strukturen 2023. Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.
• Monster Recruiting-Studie (2021). Monster Worldwide Deutschland GmbH & Dynata.
• CriteriaCorp / HeyJobs: Analysen zur Effektivität von Eignungsdiagnostik.