Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument, das Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und die organisatorische Einordnung einer Position definiert. Sie bildet die Grundlage für Stellenausschreibungen, Leistungsbeurteilungen und strukturierte Personalauswahl. Mit einer professionellen Vorlage sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle relevanten Inhalte abgedeckt sind.
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Definition
Eine Stellenbeschreibung (auch: Job Description oder Tätigkeitsbeschreibung) ist ein formelles Dokument der Personalabteilung, das alle wesentlichen Merkmale einer Position im Unternehmen festhält. Sie beschreibt, welche Aufgaben mit einer Stelle verbunden sind, welche Verantwortlichkeiten die Person trägt und wie die Position in die Organisationsstruktur eingebettet ist.
Anders als eine Stellenausschreibung richtet sich die Stellenbeschreibung primär nach innen: Sie dient als Orientierung für Führungskräfte, Mitarbeiter:innen und die HR-Abteilung. Gleichzeitig bildet sie die Basis für externe Stellenanzeigen.
Unterschied: Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung vs. Anforderungsprofil
Diese drei Begriffe werden häufig verwechselt, haben aber unterschiedliche Funktionen:
Die Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument, das die Stelle selbst beschreibt: Aufgaben, Verantwortung, organisatorische Einordnung. Sie ist sachlich formuliert und dient der Dokumentation.
Die Stellenausschreibung ist ein externes Dokument, das Bewerber:innen anziehen soll. Sie enthält neben Aufgaben auch eine Unternehmensbeschreibung, Benefits und einen werblichen Ton.
Das Anforderungsprofil beschreibt nicht die Stelle, sondern die ideale Person: Welche Qualifikationen, Kompetenzen und Eigenschaften sollte ein:e Kandidat:in mitbringen? Es ist die Grundlage für die Personalauswahl.
In der Praxis ergänzen sich alle drei Dokumente. Die Stellenbeschreibung ist dabei der Ausgangspunkt, aus dem Stellenausschreibung und Anforderungsprofil abgeleitet werden.
Warum ist eine Stellenbeschreibung wichtig?
Vorteile für Unternehmen
Eine professionelle Stellenbeschreibung bringt messbare Vorteile für die gesamte Organisation:
Klare Strukturen schaffen: Durch die schriftliche Fixierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten entstehen eindeutige Zuständigkeiten. Das verhindert Überschneidungen und Lücken in der Aufgabenverteilung.
Recruiting beschleunigen: Aus einer guten Stellenbeschreibung lässt sich schnell eine Stellenausschreibung ableiten. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Kommunikation nach außen.
Leistungsbeurteilung ermöglichen: Die Stellenbeschreibung definiert, was von einer Person erwartet wird. Damit wird sie zur Grundlage für faire und transparente Mitarbeitergespräche.
Onboarding erleichtern: Neue Mitarbeiter:innen verstehen schneller, was ihre Rolle umfasst und wie sie in die Organisation eingebettet sind.
Qualitätsmanagement unterstützen: Für Zertifizierungen wie ISO 9001 sind dokumentierte Stellenbeschreibungen häufig erforderlich oder empfohlen.
Vorteile für Mitarbeiter:innen
Auch aus Mitarbeitersicht bietet eine klare Stellenbeschreibung Mehrwert:
Orientierung: Mitarbeiter:innen wissen genau, was von ihnen erwartet wird und können ihre Arbeit entsprechend priorisieren.
Entwicklungsperspektive: Die Stellenbeschreibung zeigt, welche Kompetenzen für die Position relevant sind. Das erleichtert die Identifikation von Entwicklungsfeldern.
Fairness: Klare Kriterien für Aufgaben und Anforderungen schaffen Transparenz bei Beurteilungen und Gehaltsverhandlungen.
Was gehört in eine Stellenbeschreibung? – Aufbau & Inhalte
Pflichtangaben
Eine vollständige Stellenbeschreibung enthält folgende Kernelemente:
Stellenbezeichnung: Der offizielle Titel der Position, möglichst eindeutig und branchenüblich.
Organisatorische Einordnung: Wem ist die Stelle unterstellt? Welche Positionen sind ihr unterstellt? In welcher Abteilung ist sie angesiedelt?
Stellenziel: Eine kurze Beschreibung des Zwecks der Position (2-3 Sätze). Was soll mit dieser Stelle erreicht werden?
Hauptaufgaben: Die zentralen Tätigkeiten, idealerweise mit prozentualer Gewichtung (z.B. "Kundenbetreuung: 40%").
Verantwortlichkeiten und Befugnisse: Welche Entscheidungen darf die Person eigenständig treffen? Wofür trägt sie die Verantwortung?
Anforderungen: Fachliche Qualifikationen (Ausbildung, Studium), Berufserfahrung und erforderliche Kompetenzen.
Optionale Elemente
Je nach Unternehmen und Position können weitere Angaben sinnvoll sein:
Nebenaufgaben: Gelegentliche Tätigkeiten, die nicht zum Kernbereich gehören, aber zur Stelle gehören.
Schnittstellen: Mit welchen anderen Abteilungen oder externen Partner:innen arbeitet die Position zusammen?
Besondere Anforderungen: Reisetätigkeit, Schichtarbeit, spezielle Zertifizierungen.
Entwicklungsperspektiven: Mögliche Karrierepfade ausgehend von dieser Position.
Stellenbeschreibung erstellen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgabenanalyse durchführen
Bevor du schreibst, sammle alle relevanten Informationen. Befrage aktuelle Stelleninhaber:innen: Welche Aufgaben nehmen die meiste Zeit ein? Welche Tätigkeiten sind besonders wichtig für den Erfolg der Position?
Binde auch die direkte Führungskraft ein. Sie kennt die strategische Bedeutung der Stelle und kann einschätzen, wie sich die Aufgaben in Zukunft entwickeln könnten.
Schritt 2: Kompetenzen und Anforderungen definieren
Überlege, welche Fähigkeiten und Eigenschaften für die erfolgreiche Ausübung der Aufgaben tatsächlich notwendig sind. Unterscheide dabei zwischen Muss-Kriterien (zwingend erforderlich) und Kann-Kriterien (wünschenswert).
Achte darauf, sowohl fachliche Kompetenzen (Hard Skills) als auch überfachliche Kompetenzen (Soft Skills) zu berücksichtigen. Gerade berufliche Interessen und Werteorientierung spielen für die langfristige Passung eine wichtige Rolle.
Schritt 3: Diskriminierungsfreie Formulierung (AGG)
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Achte bei der Formulierung auf:
Geschlechtsneutrale Sprache: Verwende den Doppelpunkt (z.B. "Mitarbeiter:in") oder formuliere neutral ("Person mit Erfahrung in...").
Keine Altersangaben: Vermeide Formulierungen wie "jung und dynamisch" oder "mindestens 10 Jahre Berufserfahrung" (es sei denn, sie sind sachlich begründbar).
Keine unnötigen Anforderungen: Fordere nur Qualifikationen, die für die Stelle tatsächlich relevant sind.
Stellenbeschreibung Vorlage & Muster zum Download
Eine professionelle Vorlage enthält alle oben genannten Elemente in einer übersichtlichen Struktur. Du kannst sie als Word-Dokument herunterladen und an deine Bedürfnisse anpassen.
Typischer Aufbau der Vorlage:
- Kopfbereich: Stellenbezeichnung, Abteilung, Standort
- Organisatorische Einordnung: Vorgesetzte:r, unterstellte Mitarbeiter:innen
- Stellenziel: Kurzbeschreibung des Zwecks
- Hauptaufgaben: Mit prozentualer Gewichtung
- Nebenaufgaben: Gelegentliche Tätigkeiten
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- Anforderungen: Qualifikationen, Erfahrung, Kompetenzen
- Fußbereich: Erstellungsdatum, Genehmigung, nächste Überprüfung
Tipp: Plane die Aktualisierung direkt mit ein. Stellenbeschreibungen sollten mindestens alle ein bis zwei Jahre überprüft und bei Veränderungen sofort angepasst werden.
Von der Stellenbeschreibung zur objektiven Personalauswahl
Die Stellenbeschreibung definiert, welche Aufgaben und Kompetenzen eine Position erfordert. Doch wie lässt sich prüfen, ob Bewerber:innen diese Anforderungen tatsächlich erfüllen? Klassische Methoden wie das Vorstellungsgespräch sind anfällig für subjektive Verzerrungen.
Hier setzen wissenschaftlich fundierte Eignungsdiagnostik-Verfahren an. Die digitale Plattform Aivy ermöglicht es, die in der Stellenbeschreibung definierten Kompetenzen objektiv zu messen – durch Game-Based Assessments und validierte Fragebögen. Die Praxis zeigt messbare Ergebnisse: MCI Deutschland konnte durch den Einsatz objektiver Diagnostik die Time-to-Hire um 55% reduzieren und erreichte eine Abschlussquote von 96% im Assessment.
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Häufige Fragen zur Stellenbeschreibung
Was ist der Unterschied zwischen Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung?
Die Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument, das Aufgaben und Anforderungen einer Position sachlich dokumentiert. Die Stellenausschreibung hingegen richtet sich nach außen an potenzielle Bewerber:innen und enthält zusätzlich eine Unternehmensbeschreibung, Benefits und einen werblichen Charakter. Die Stellenbeschreibung ist häufig die Grundlage für die Stellenausschreibung.
Was gehört alles in eine Stellenbeschreibung?
Eine vollständige Stellenbeschreibung enthält: Stellenbezeichnung, organisatorische Einordnung (Vorgesetzte, Abteilung), Stellenziel, Hauptaufgaben mit prozentualer Gewichtung, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sowie die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen.
Ist eine Stellenbeschreibung Pflicht?
Gesetzlich ist eine Stellenbeschreibung nicht vorgeschrieben. In einigen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen kann sie jedoch verpflichtend sein. Für Qualitätsmanagement-Zertifizierungen wie ISO 9001 werden dokumentierte Stellenbeschreibungen empfohlen. Unabhängig davon gilt sie als Best Practice für strukturiertes Personalmanagement.
Wie oft sollte eine Stellenbeschreibung aktualisiert werden?
Stellenbeschreibungen sollten mindestens alle ein bis zwei Jahre überprüft werden. Bei Veränderungen der Aufgaben oder der Organisationsstruktur ist eine sofortige Anpassung erforderlich. Vor jeder Neubesetzung einer Stelle sollte die Beschreibung auf Aktualität geprüft werden.
Wer erstellt die Stellenbeschreibung?
Üblicherweise erstellt die HR-Abteilung die Stellenbeschreibung in Zusammenarbeit mit der zuständigen Führungskraft. Fachliche Inputs kommen oft von aktuellen Stelleninhaber:innen, die die täglichen Aufgaben am besten kennen. Die finale Freigabe erfolgt durch die Vorgesetzten.
Was ist der Unterschied zwischen Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil?
Die Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle selbst: Aufgaben, Verantwortlichkeiten, organisatorische Einordnung. Das Anforderungsprofil beschreibt die ideale Person für diese Stelle: Qualifikationen, Kompetenzen, Eigenschaften. Beide Dokumente ergänzen sich und bilden gemeinsam die Grundlage für eine fundierte Personalauswahl.
Kann eine Stellenbeschreibung rechtlich bindend sein?
Wenn die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag verankert oder als Anlage beigefügt wird, kann sie rechtlich bindend sein. Als einseitiges Dokument des Arbeitgebers dient sie hingegen nur der Orientierung. Der Arbeitgeber kann Aufgaben dann im Rahmen seines Direktionsrechts anpassen, solange dies dem Arbeitsvertrag nicht widerspricht.
Fazit
Eine professionelle Stellenbeschreibung ist mehr als ein bürokratisches Dokument. Sie schafft Klarheit für alle Beteiligten, beschleunigt das Recruiting und bildet die Grundlage für faire Leistungsbeurteilungen. Mit einer strukturierten Vorlage sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle relevanten Inhalte berücksichtigt werden.
Wichtig: Die Stellenbeschreibung ist erst der Anfang. Um die definierten Anforderungen bei Bewerber:innen objektiv zu prüfen, braucht es wissenschaftlich fundierte Auswahlverfahren. So wird aus einer guten Stellenbeschreibung eine erfolgreiche Besetzung.
Quellen
- DIN 33430: Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik. DIN Deutsches Institut für Normung, 2016. https://www.din.de
- Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Bundesministerium der Justiz, 2006 (zuletzt geändert 2024). https://www.gesetze-im-internet.de/agg/
- Schuler, H. (2014): Psychologische Personalauswahl. Einführung in die Berufseignungsdiagnostik. Hogrefe Verlag.
- Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP): Praxispapiere Kompetenzmanagement, 2023. https://www.dgfp.de
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