Recruiting Software ist eine digitale Lösung, die den gesamten Bewerbungsprozess automatisiert und zentralisiert – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis zur Einstellung. Sie umfasst Funktionen wie Multiposting, Bewerber-Tracking, automatisierte Kommunikation und Reporting. Moderne Systeme lassen sich durch Eignungsdiagnostik-Tools erweitern, um die Auswahlqualität zu steigern.
Was ist Recruiting Software?
Definition und Abgrenzung
Recruiting Software bezeichnet digitale Werkzeuge, die Unternehmen bei der Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter:innen unterstützen. Sie fasst verschiedene Funktionen in einer zentralen Plattform zusammen: das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen, die Verwaltung eingehender Bewerbungen, die Kommunikation mit Kandidat:innen und die Auswertung des gesamten Prozesses.
Der Begriff wird oft synonym mit Applicant Tracking System (ATS) oder Bewerbermanagement-Software verwendet. Streng genommen ist ein ATS jedoch nur ein Teil des Gesamtpakets: Es konzentriert sich auf die Verwaltung von Bewerber:innen, während eine vollständige Recruiting Software zusätzliche Funktionen wie Multiposting, Karriereseiten-Builder oder Analytics umfassen kann.
Historische Entwicklung: Von Excel zu Cloud-Lösungen
Noch vor wenigen Jahren verwalteten viele Unternehmen ihre Bewerbungen über Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und physische Ordner. Diese Methode war fehleranfällig, zeitaufwendig und führte häufig zu verlorenen Bewerbungen oder verspäteten Rückmeldungen.
Mit der Digitalisierung entstanden zunächst einfache Datenbanklösungen, die Bewerber:innen-Daten zentral speicherten. Heute dominieren cloudbasierte Systeme, die von überall zugänglich sind, automatische Updates erhalten und sich nahtlos mit anderen HR-Tools verbinden lassen. Laut einer Untersuchung von Jobscan nutzen mittlerweile über 98% der Fortune-500-Unternehmen Recruiting Software.
Die wichtigsten Funktionen
Stellenausschreibung und Multiposting
Eine zentrale Funktion ist das Multiposting: Mit einem Klick veröffentlichst du eine Stellenanzeige auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig – oft auf 500 bis über 1.000 Portalen. Das spart enorm viel Zeit im Vergleich zur manuellen Veröffentlichung auf einzelnen Plattformen. Zusätzlich bieten viele Systeme einen Karriereseiten-Builder, mit dem du eine professionelle Stellenübersicht auf deiner Unternehmenswebsite erstellen kannst.
Bewerbermanagement (ATS-Funktionen)
Das Herzstück jeder Recruiting Software ist das Applicant Tracking System. Es ermöglicht dir, alle Bewerber:innen in einer übersichtlichen Pipeline zu verwalten. Du siehst auf einen Blick, wer sich in welcher Phase befindet – von der Bewerbung über das Screening bis zum finalen Angebot. Rollen und Zugriffsrechte stellen sicher, dass Hiring Manager:innen und Recruiter:innen nur die für sie relevanten Informationen sehen.
Kandidatenkommunikation
Schnelle und professionelle Kommunikation ist entscheidend für eine positive Candidate Experience. Recruiting Software automatisiert Bestätigungs-E-Mails, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und Status-Updates. Viele Systeme bieten auch Self-Service-Funktionen, bei denen Kandidat:innen selbstständig Termine buchen können. Das reduziert die Abstimmungszeit erheblich und hält Bewerber:innen durchgehend informiert.
Screening und Vorauswahl
Moderne Recruiting Software unterstützt bei der Vorauswahl durch CV-Parsing – das automatische Auslesen und Strukturieren von Lebenslauf-Daten. Filteroptionen helfen, Kandidat:innen nach Qualifikationen, Erfahrung oder Standort zu sortieren.
Für eine objektivere und validere Vorauswahl lässt sich Recruiting Software durch spezialisierte Eignungsdiagnostik-Tools erweitern. Die digitale Plattform Aivy beispielsweise integriert sich nahtlos in bestehende ATS-Systeme wie softgarden und ergänzt sie um wissenschaftlich fundierte Game-Based Assessments. So können Unternehmen Kandidat:innen unabhängig vom Lebenslauf bewerten – basierend auf kognitiven Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen. MCI Deutschland konnte durch diese Integration die Time-to-Hire um 55% reduzieren und gleichzeitig die Cost-per-Hire um 92% senken.
Reporting und Analytics
Datenbasierte Entscheidungen sind auch im Recruiting unverzichtbar. Recruiting Software liefert Kennzahlen wie Time-to-Hire (Zeit bis zur Einstellung), Cost-per-Hire (Kosten pro Besetzung), Conversion Rates (Verhältnis von Bewerbungen zu Einstellungen) und Kanalperformance (welche Jobbörsen bringen die besten Kandidat:innen). Diese Daten helfen dir, Budgets gezielter einzusetzen und Engpässe im Prozess zu identifizieren.
Arten von Recruiting Software
ATS (Applicant Tracking System)
Ein reines ATS fokussiert sich auf die Kernaufgabe: Bewerber:innen durch den Auswahlprozess verwalten. Es ist ideal für Unternehmen, die eine schlanke Lösung suchen und bereits andere Tools für Multiposting oder Onboarding nutzen. ATS-Systeme sind oft günstiger und schneller implementiert als Komplettlösungen.
RMS (Recruitment Management System)
Ein Recruitment Management System geht über das ATS hinaus. Es integriert zusätzliche Funktionen wie ein Candidate Relationship Management (ähnlich dem Talent Relationship Management), Chatbots für die erste Kandidat:innen-Interaktion, erweiterte Reporting-Dashboards und teilweise sogar Onboarding-Module. RMS-Lösungen eignen sich für mittelgroße bis große Unternehmen mit hohem Recruiting-Volumen.
HR-Plattform mit Recruiting-Modul
Anbieter wie Personio oder Workday bieten umfassende HR-Plattformen, in denen Recruiting nur ein Modul neben Personalverwaltung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung ist. Der Vorteil liegt in der nahtlosen Datenweitergabe: Sobald jemand eingestellt wird, werden die Daten automatisch in die Personalakte übernommen. Der Nachteil ist, dass das Recruiting-Modul oft weniger spezialisiert ist als dedizierte Lösungen.
Vorteile für Unternehmen
Effizienz: Time-to-Hire reduzieren
Automatisierung beschleunigt den gesamten Prozess. Statt Stunden mit dem Veröffentlichen von Stellenanzeigen zu verbringen, erledigst du das in Minuten. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Bewerbung liegen bleibt. Eine Studie von Bitkom Research und Personio zeigt: Unternehmen mit softwaregestütztem Bewerber-Tracking führen weniger Interviews durch – und stellen trotzdem genauso viele Menschen ein.
Candidate Experience verbessern
32% der Bewerber:innen brechen einen Bewerbungsprozess ab, weil er zu lange dauert, so der Candidate Experience Report von Criteria Corp. Schnelle Kommunikation und transparente Prozesse sind daher entscheidend. Recruiting Software ermöglicht automatisierte, aber personalisierte Kommunikation – und das zahlt sich aus: Zufriedene Kandidat:innen empfehlen das Unternehmen weiter, auch wenn sie selbst nicht eingestellt werden.
Datenbasierte Entscheidungen
Mit integrierten Analytics siehst du genau, welche Recruiting-Kanäle funktionieren und wo Optimierungspotenzial besteht. Du kannst A/B-Tests für Stellenanzeigen durchführen, die Performance verschiedener Jobbörsen vergleichen und fundiert entscheiden, wo du dein Budget investierst.
Die richtige Software auswählen
Anforderungen definieren
Bevor du verschiedene Anbieter vergleichst, solltest du deine Anforderungen klären: Wie viele Stellen besetzt du pro Jahr? Benötigst du Multiposting auf internationalen Jobbörsen? Sollen Hiring Manager:innen selbstständig Feedback eintragen können? Je präziser deine Anforderungsliste, desto leichter fällt die Auswahl.
Integrationen prüfen
Eine Recruiting Software sollte sich nahtlos in deine bestehende Systemlandschaft einfügen. Prüfe, ob Schnittstellen zu deinem HRIS, Kalender-System (Outlook, Google Calendar), Video-Interview-Tools und gegebenenfalls Eignungsdiagnostik-Plattformen existieren. Offene APIs ermöglichen zusätzliche Flexibilität. Die Aivy-Plattform beispielsweise lässt sich per API oder native Integration mit führenden ATS-Anbietern wie softgarden verbinden – so profitierst du von wissenschaftlich fundierter Eignungsdiagnostik, ohne dein bestehendes System zu wechseln.
Skalierbarkeit berücksichtigen
Dein Unternehmen wächst – und deine Software sollte mitwachsen können. Achte darauf, ob das Preismodell auf Basis von Nutzer:innen, aktiven Stellen oder Einstellungen pro Jahr berechnet wird. Manche Anbieter bieten Einstiegspakete ab etwa 50 Euro pro Monat, während Enterprise-Lösungen deutlich teurer sind.
Häufige Fragen zu Recruiting Software
Was ist eine Recruiting Software?
Recruiting Software ist eine digitale Lösung zur Automatisierung des Bewerbungsprozesses. Sie umfasst Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Kommunikation und Auswahl. Andere Bezeichnungen sind ATS, Bewerbermanagement-System oder Talent Acquisition Software.
Was sind die wichtigsten Funktionen?
Die Kernfunktionen sind Multiposting auf Jobbörsen, Bewerber-Tracking durch alle Phasen, automatisierte E-Mails und Terminplanung, CV-Parsing und Kandidatenfilter sowie Reporting und Analytics.
Was ist der Unterschied zwischen ATS und RMS?
Ein ATS (Applicant Tracking System) fokussiert sich auf die Bewerberverwaltung. Ein RMS (Recruitment Management System) bietet zusätzliche Funktionen wie CRM, Chatbots und Onboarding. HR-Plattformen integrieren Recruiting als ein Modul neben Payroll und Zeiterfassung.
Für welche Unternehmensgröße ist Recruiting Software sinnvoll?
Bereits ab 10 Einstellungen pro Jahr kann sich die Investition lohnen. 98% der Fortune-500-Unternehmen nutzen Recruiting Software. Für KMU gibt es Einstiegslösungen ab ca. 50 Euro pro Monat.
Welche Recruiting Software ist in Deutschland verbreitet?
Zu den verbreiteten Lösungen zählen Personio (HR-Plattform mit Recruiting), softgarden (spezialisiert auf Bewerbermanagement), Recruitee (international, modernes Interface), Greenhouse (Enterprise-fokussiert) und Zoho Recruit (Teil des Zoho-Ökosystems).
Wie lässt sich Recruiting Software erweitern?
Recruiting Software lässt sich durch Integration von Eignungsdiagnostik-Tools wie Aivy, Video-Interview-Software, Background-Check-Anbietern und Onboarding-Modulen erweitern.
Was kostet Recruiting Software?
Die Kosten variieren stark: Einstiegslösungen beginnen bei ca. 50 Euro pro Monat, während Enterprise-Lösungen mehrere hundert Euro kosten können. Das Preismodell basiert meist auf Nutzer:innen-Anzahl, aktiven Stellen oder Einstellungen pro Jahr.
Fazit
Recruiting Software ist heute unverzichtbar für Unternehmen, die im Wettbewerb um Talente bestehen wollen. Sie automatisiert zeitraubende Aufgaben, verbessert die Candidate Experience und liefert datenbasierte Entscheidungsgrundlagen. Bei der Auswahl solltest du deine Anforderungen genau definieren, auf Integrationen achten und die Skalierbarkeit im Blick behalten.
Besonders wertvoll wird Recruiting Software, wenn du sie durch spezialisierte Tools erweiterst: Eignungsdiagnostik-Plattformen wie Aivy ergänzen das klassische ATS um wissenschaftlich fundierte Assessments – für objektivere Auswahlentscheidungen und eine höhere Qualität der Einstellungen.
Quellen
- Bitkom Research / Personio: Recruiting-Studie – Unternehmen mit ATS stellen mehr ein. 2022. https://www.personio.com
- Criteria Corp: Candidate Experience Report. 2022. https://www.criteriacorp.com
- XING E-Recruiting / forsa: NEW HIRING Study. 2022. https://www.xing.com
- OMR Reviews: Best Recruiting Software. 2024. https://omr.com/en/reviews/category/recruiting
- Oracle HCM: What is Recruiting Software. 2024. https://www.oracle.com/human-capital-management/recruiting/what-is-recruiting-software/
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