Candidate Experience: Wie du dein Recruiting zu einem echten Erlebnis machst

Stell dir vor, du gehst in ein Restaurant. Du wirst freundlich begrüßt, der Service ist aufmerksam und das Essen schmeckt hervorragend. Du wirst dieses Erlebnis weiterempfehlen und vielleicht sogar zu einem Stammgast. Genau das ist das Ziel einer positiven Candidate Experience im Recruiting: Bewerber:innen so zu behandeln, dass sie selbst bei einer Absage eine positive Erfahrung mit deinem Unternehmen verbinden und zu Markenbotschafter:innen werden.

In einem immer enger werdenden Arbeitsmarkt ist eine exzellente Candidate Experience kein Luxus mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Sie entscheidet darüber, ob die besten Talente zu dir kommen, bei dir bleiben und dein Unternehmen weiterempfehlen – oder ob sie sich für die Konkurrenz entscheiden.

In diesem Artikel erfährst du, was hinter dem Begriff steckt, warum sie so wichtig ist und wie du deine Recruiting-Prozesse wissenschaftlich fundiert und menschlich zugleich gestaltest.

Was ist Candidate Experience? Eine Definition

Die Candidate Experience beschreibt die Gesamtheit aller Erfahrungen, die ein:e Bewerber:in während des gesamten Bewerbungsprozesses mit deinem Unternehmen macht. Sie beginnt nicht erst mit der Bewerbung, sondern schon viel früher: beim ersten Kontakt mit deiner Arbeitgebermarke, sei es über Social Media, deine Karriere-Website oder eine Stellenanzeige. Sie endet auch nicht mit der Zu- oder Absage, sondern reicht bis in die Einarbeitung hinein oder, im Falle einer Absage, bis zum Ende der Kommunikation.

Ein positiver Bewerbungsprozess zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Schnelle & transparente Kommunikation: Bewerber:innen werden regelmäßig über den Status ihrer Bewerbung informiert.
• Einfache & intuitive Prozesse: Die Bewerbung ist unkompliziert und idealerweise auch mobil möglich.
• Respektvoller & wertschätzender Umgang: Die Bewerber:innen fühlen sich ernst genommen und als Person geschätzt.
• Fairness & Objektivität: Die Entscheidungsprozesse sind nachvollziehbar und frei von unbewussten Vorurteilen.
• Feedbackkultur: Bewerber:innen erhalten konstruktives Feedback.

Die Candidate Journey: Phasen und Stolpersteine

Um die Candidate Experience zu verstehen und zu optimieren, hilft es, die gesamte Reise der Bewerber:innen nachzuvollziehen. Diese sogenannte Candidate Journey lässt sich in mehrere Phasen unterteilen:

1. Phase der Recherche und des Interesses: Hier stöbern potenzielle Bewerber:innen auf deiner Karriere-Website, deinen Social-Media-Kanälen und in Jobbörsen. Ein unklarer oder unattraktiver Auftritt kann hier schon zum Abbruch führen.
2. Phase der Bewerbung: Der Kernprozess. Ist das Bewerbungsformular zu lang? Muss man einen Lebenslauf umständlich manuell abtippen, obwohl die Daten schon im Anhang liegen? Hohe Absprungraten sind hier vorprogrammiert.
3. Phase der Bewertung: Deine HR-Kolleg:innen sichten die Unterlagen, führen Interviews und Assessments durch. Eine fehlende Rückmeldung nach der Bewerbung oder ein unklarer Ablauf der nächsten Schritte sind hier häufige Kritikpunkte. Auch unfaire oder einseitige Auswahlmethoden können eine negative Erfahrung hinterlassen.
4. Phase der Zu- oder Absage: Unabhängig vom Ergebnis ist eine schnelle, persönliche und respektvolle Kommunikation entscheidend. Eine standardisierte Absage ohne Begründung ist das Gegenteil einer positiven Candidate Experience.
5. Phase der Bindung (Onboarding): Wenn der/die Kandidat:In eingestellt wird, ist der Übergang ins Unternehmen entscheidend. Ein mangelhaftes Onboarding-Programm lässt die zuvor aufgebaute positive Erfahrung schnell verblassen.

Die größten Stolpersteine auf dem Weg:

• Lange Antwortzeiten: Bewerber:innen, die wochenlang auf eine Rückmeldung warten.
• Mangelnde Transparenz: Unklare Ansprechpartner:innen und nächste Schritte.
• Fehlende Wertschätzung: Standardisierte Massen-E-Mails und unpersönliche Kommunikation.
• Inkonsistente Erfahrungen: Die Candidate Journey ist von der Phase der Recherche bis zum Vertrag nicht stimmig.

Warum eine positive Candidate Experience über den Erfolg deines Unternehmens entscheidet

Die Bedeutung der Candidate Experience geht weit über das bloße  „Nett sein" hinaus. Sie hat direkte Auswirkungen auf die wichtigsten HR-Kennzahlen:

• Senkung der Absprungrate: Je positiver das Bewerbungserlebnis, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Kandidat:innen den Prozess vorzeitig abbrechen. Eine Glassdoor-Studie belegt, dass Unternehmen, die in eine positive Candidate Experience investieren, ihre Absprungrate im Bewerbungsprozess um 40% senken können.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Eine positive Candidate Experience stärkt dein Employer Branding. Zufriedene Bewerber:innen werden zu Botschafter:innen und erzählen in ihrem Netzwerk von ihren positiven Erfahrungen. Laut einer CareerArc-Studie betrifft dies 72% der zufriedenen Kandidaten. Das macht dein Unternehmen attraktiver. (https://www.careerarc.com/blog/candidate-experience-study-infographic/)
• Erhöhung der Bewerberqualität: Eine starke Marke zieht bessere Talente an.
• Verbesserung der Einstellungsqualität: Eine faire und objektive Candidate Experience hilft, die wirklich passenden Talente zu finden, was die langfristige Mitarbeiter:innenbindung und -zufriedenheit erhöht.
• Rechtliche Absicherung: Ein transparenter und fairer Prozess, der Diskriminierung aktiv vermeidet, sichert dich gegen rechtliche Risiken ab.

Besonders in Branchen mit Fachkräftemangel oder in umkämpften Talentmärkten (z.B. IT, Ingenieurwesen) kann die Candidate Experience der entscheidende Faktor sein, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Sie ist nicht nur ein Instrument, um die richtigen Leute zu finden, sondern auch, um die falschen nicht einzustellen.

Wie du die Candidate Experience messen und analysieren kannst

Um deine Candidate Experience zu verbessern, musst du sie zunächst messen. Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) sind:

• Bewerberzufriedenheit (Candidate Satisfaction Score): Kannst du mit kurzen Umfragen nach Abschluss des Prozesses ermitteln.
• Absprungrate (Drop-off Rate): Wo im Prozess brechen die meisten Kandidat:innen ab?
• Dauer des Bewerbungsprozesses (Time-to-Hire: Wie lange dauert es von der Bewerbung bis zur Zusage?
• Wiederempfehlungsquote (NPS): Wie wahrscheinlich ist es, dass Bewerber:innen dein Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden?

10 Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience

Die Optimierung der Candidate Experience ist ein fortlaufender Prozess. Mit den folgenden Best Practices kannst du dein Recruiting sofort auf ein neues Level heben.

1. Transparente Kommunikation: Informiere Bewerber:innen proaktiv über den Stand ihrer Bewerbung und die nächsten Schritte.
2. Effiziente Prozesse: Halte Bewerbungsformulare kurz und schlank. Vermeide unnötige Bürokratie.
3. Wertschätzung zeigen: Jede:r Bewerber:In sollte eine Eingangsbestätigung und im Falle einer Absage ein persönliches, konstruktives Feedback erhalten.
4. Feedback einholen: Nutze Umfragen, um die Erfahrungen der Bewerber:innen systematisch zu erfassen und zu bewerten.
5. Moderne Technologien nutzen: Setze auf digitale Tools, die den Prozess automatisieren und für die Bewerber:innen intuitiv gestalten.
6. Realistisches Job-Angebot: Vermeide es, im Auswahlprozess unrealistische Erwartungen zu wecken. Biete den Kandidat:innen einen authentischen Einblick in die Unternehmenskultur.
7. Gamification: Spielerische Elemente können den Bewerbungsprozess nicht nur attraktiver machen, sondern auch objektivere Daten liefern.
8. Fairness & Objektivität: Stelle sicher, dass die Auswahlverfahren frei von unbewussten Vorurteilen (Bias) sind. (Hier könnte ein Link zu einem Artikel über Bias im Recruiting folgen).
9. Stellenanzeigen optimieren: Mache Stellenanzeigen zugänglicher, indem du eine gendersensible Sprache verwendest und die Anforderungen präzise formulierst.

Feedback geben: Auch nach einer Absage sollten Bewerber:innen eine professionelle und wertschätzende Rückmeldung erhalten.

Wissenschaftlicher Ansatz trifft auf Technologie

Viele Unternehmen erkennen die Bedeutung der Candidate Experience, doch die Umsetzung scheitert oft an unstrukturierten Prozessen und einem Mangel an objektiven, wissenschaftlich fundierten Instrumenten. Das Problem: Traditionelle Methoden wie das klassische Anschreiben, unstrukturierte Interviews oder standardisierte Persönlichkeitstests sind oft zeitaufwändig, subjektiv und bieten keine positive User Experience. Hier setzt ein moderner, digitaler Ansatz an.

Eine Lösung für dieses Problem ist der Einsatz von Game-Based Assessments und wissenschaftlich fundierten Fragebögen, die in eine benutzerfreundliche digitale Plattform integriert sind. Solche Tools ermöglichen es dir, das Beste aus zwei Welten zu vereinen:

1. Objektivität & Fairness: Die Verfahren sind wissenschaftlich validiert und messen die relevanten Kompetenzen, die eine erfolgreiche Leistung im Job vorhersagen. Das hilft, unbewusste Verzerrungen im Auswahlprozess (Unconscious Bias) zu minimieren und eine diskriminierungsfreie Entscheidungsfindung zu gewährleisten, wie es die DIN 33430 fordert. [Link auf DIN 33430 Artikel setzen].
2. Attraktive Candidate Experience: Statt langweiliger, statischer Formulare durchlaufen die Bewerber:innen interaktive, spielerische Assessments. Das macht den Prozess zu einem positiven, spannenden Erlebnis, ist wertschätzend und führt zu besseren Gesprächen.
3. Effizienz & Transparenz: Die Prozesse sind automatisiert und geben Bewerber:innen sofortiges Feedback zu ihren Stärken.

Aivy: Eine Lösung, die Wissenschaft und Erlebnis vereint

Die Aivy-Plattform wurde genau für diese Herausforderungen entwickelt. Sie kombiniert wissenschaftliche Eignungsdiagnostik mit modernster Technologie und einem Fokus auf die Nutzererfahrung.

• Wissenschaftliche Fundierung: Die Assessments basieren auf den neuesten psychologischen Erkenntnissen. Sie messen relevante Soft Skills, kognitive Fähigkeiten und die Passung zur Unternehmenskultur auf eine Weise, die objektiv und fair ist.
• Gamification als Erlebnis: Die Bewerber:innen absolvieren spielerische Aufgaben am Smartphone. Das ist intuitiv, macht Spaß und schafft eine positive, moderne Candidate Experience. Die Frankfurt School konnte so durch Aivy eine 30% höherer Candidate Experience erreichen. Dabei zeigen Studien, dass Gamification unabhängig des Alters gut funktioniert. 
• Transparenz und Feedback: Nach Abschluss des Assessments erhalten die Bewerber:innen eine detaillierte Auswertung ihrer Stärken und Potenziale. Dieses sofortige, wertschätzende Feedback ist ein Schlüsselelement für eine positive CE, selbst bei einer Absage.

Effizienz für HR-Teams: Die Plattform automatisiert zeitaufwändige Schritte, sodass sich HR-Expert:innen auf das Wesentliche konzentrieren können: den menschlichen Kontakt und die strategische Auswahl. So wird die Time-to-Hire um 55% reduziert.

Praxisbeispiel: Wie Diehl anderen Unternehmen die Bewerber:innen wegschnappt

Das Unternehmen Diehl suchte nach einer Möglichkeit, seine Recruiting-Prozesse zu modernisieren. Ein entscheidender Punkt war, die Candidate Experience für die junge Zielgruppe zu verbessern. Durch den Einsatz des Aivy wurden die Bewerbungsprozesse digitalisiert und durch spielerische Elemente aufgewertet. Das Ergebnis: Die Bewerbungsquote stieg, die Zufriedenheit der Kandidat:innen verbesserte sich signifikant. So stark, dass sie anderen Unternehmen sogar die besten Talente “wegschnappen” konnten. Somit konnte sich das Unternehmen sich als moderner, attraktiver Arbeitgeber positionieren.

Fazit: Die Candidate Experience als strategischer Erfolgsfaktor

Die Candidate Experience ist weit mehr als nur ein Trend – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor im modernen Recruiting. In einer Welt, in der Talente knapp sind, gewinnt das Unternehmen, das nicht nur die besten Kandidat:innen findet, sondern sie auch am besten behandelt.

Die Grundlage dafür ist ein reibungsloser, transparenter und vor allem wertschätzender Bewerbungsprozess. Durch den Einsatz wissenschaftlich fundierter, digitaler Lösungen wie die von Aivy kannst du eine Candidate Experience schaffen, die nicht nur deine Bewerber:innen begeistert, sondern auch deine Recruiting-Ziele effizienter erreicht. Es ist der Weg zu einem fairen, objektiven und menschlichen Recruiting, das dein Unternehmen nachhaltig stärkt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Candidate Experience

1. ‍Was versteht man unter Candidate Experience? Die Candidate Experience beschreibt alle Erfahrungen, die Bewerber:innen während des gesamten Bewerbungsprozesses mit einem Unternehmen machen. Dazu gehören der erste Kontakt über die Stellenanzeige, die Bewerbung selbst, Interviews, Tests bis hin zur Zu- oder Absage und dem Onboarding.‍
2. Warum ist eine gute Candidate Experience so wichtig? Eine positive Candidate Experience trägt maßgeblich zur Stärkung der Arbeitgebermarke bei, senkt die Absprungrate im Bewerbungsprozess und erhöht die Qualität der eingestellten Mitarbeiter:innen. Sie kann im Fachkräftemangel den entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.‍
3. Wie kann man die Candidate Experience verbessern? Um die Candidate Experience zu verbessern, solltest du den gesamten Prozess aus der Sicht der Bewerber:innen betrachten. Wichtige Maßnahmen sind schnelle und transparente Kommunikation, ein einfacher, mobiler Bewerbungsprozess, wertschätzendes Feedback und der Einsatz objektiver, fairer Auswahlmethoden.
4. ‍Wie misst man die Candidate Experience? Die Candidate Experience lässt sich mit Kennzahlen wie der Bewerberzufriedenheit (z.B. durch Umfragen), der Absprungrate im Prozess oder der Dauer des Bewerbungsprozesses messen. Auch das Feedback von Bewerber:innen ist eine wichtige Quelle.
5. ‍Wie kann Gamification zur Candidate Experience beitragen? Gamification im Recruiting, wie sie bei Game-Based Assessments zum Einsatz kommt, macht den Bewerbungsprozess interaktiver, unterhaltsamer und fairer. Bewerber:innen können ihre Fähigkeiten in einer spielerischen Umgebung unter Beweis stellen, was die Candidate Experience positiv beeinflusst und gleichzeitig objektive Daten für die Auswahl liefert.

Quellen:

• Blouin, D., Day, A. G., & Pavlov, A. (2012). Comparative Reliability of Structured Versus Unstructured Interviews in the Admission Process of a Residency Program. Journal of Graduate Medical Education, 4(1), 101–105. https://doi.org/10.4300/jgme-d-10-00248.1 
• Bohnet, I. (2016). Ten Evidence-Based Practices for De-Biasing the Workplace. Harvard Kennedy School.
• CareerArc. (2018). 2018 Candidate Experience Study.‍
• DIN. (2016). DIN 33430: Requirements for work-related aptitude diagnostics. Beuth Verlag.
• Leutner, F., Ahmetoglu, G., Chamorro-Premuzic, T., & Kostopoulos, G. (2023). Game-based assessments of cognitive ability in recruitment: Validity, fairness, and test-taking experience. Frontiers in Psychology, 14, 942662. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2022.942662 
• Talent Board. (2022). 2022 Candidate Experience Benchmark Research Report.