Ein Vergütungsplan ist ein strukturiertes Dokument, das festlegt, wie Mitarbeitende für ihre Arbeit entlohnt werden – von Grundgehalt über Boni bis zu Benefits wie betrieblicher Altersvorsorge. Er hilft Unternehmen, Talente zu gewinnen, Mitarbeitende zu binden und faire, transparente Gehaltsentscheidungen zu treffen. Ein durchdachter Vergütungsplan basiert auf Marktdaten, klaren Gehaltsbändern und einer Vergütungsphilosophie, die zur Unternehmenskultur passt.
Definition: Was ist ein Vergütungsplan?
Ein Vergütungsplan (englisch: Compensation Plan) ist ein strukturiertes Dokument, das alle Vergütungsbestandteile eines Unternehmens definiert und regelt. Er legt fest, wie Mitarbeitende für ihre Arbeit entlohnt werden und umfasst dabei sowohl direkte Zahlungen wie Gehalt und Boni als auch indirekte Leistungen wie Krankenversicherung oder Weiterbildungsbudgets.
Der Vergütungsplan dient als verbindliche Grundlage für Gehaltsentscheidungen und schafft Transparenz – sowohl für HR-Verantwortliche als auch für Mitarbeitende. Er definiert Gehaltsbänder für verschiedene Positionen, Kriterien für Gehaltserhöhungen und die Berechtigungen für variable Vergütungsbestandteile. Laut einer Studie von PayScale arbeiten rund 70 Prozent der Unternehmen bereits mit einem Vergütungsplan oder planen dessen Einführung.
Bestandteile eines Vergütungsplans
Ein vollständiger Vergütungsplan umfasst verschiedene Komponenten, die sich in direkte und indirekte Vergütung unterteilen lassen.
Direkte Vergütung
Die direkte Vergütung umfasst alle monetären Leistungen, die Mitarbeitende unmittelbar erhalten:
Grundgehalt: Das feste monatliche oder jährliche Gehalt bildet die Basis der Vergütung. Es orientiert sich an Qualifikation, Erfahrung, Verantwortung und marktüblichen Gehältern für die jeweilige Position.
Variable Vergütung: Hierzu zählen leistungsabhängige Bestandteile wie Boni, Provisionen, Prämien oder Gewinnbeteiligungen. Sie motivieren zu höherer Leistung und verknüpfen individuelle Ziele mit Unternehmenszielen.
Sonderzahlungen: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Jubiläumszuwendungen fallen ebenfalls unter die direkte Vergütung.
Beteiligungen: In manchen Unternehmen erhalten Mitarbeitende Aktienoptionen, virtuelle Anteile (VSOP) oder andere Formen der Kapitalbeteiligung.
Indirekte Vergütung (Benefits)
Die indirekte Vergütung bezeichnet nicht-monetäre Leistungen, die den Gesamtwert der Vergütung erhöhen:
Gesundheitsleistungen: Betriebliche Krankenversicherung, Zahnzusatzversicherung oder Zuschüsse zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften.
Altersvorsorge: Betriebliche Altersvorsorge (bAV), Zuschüsse zur privaten Rentenversicherung oder Pensionszusagen.
Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, Remote-Work-Möglichkeiten, zusätzliche Urlaubstage oder Sabbatical-Optionen.
Weiterbildung: Budgets für Fortbildungen, Konferenzen, Sprachkurse oder berufsbegleitende Studiengänge.
Mobilität: Dienstwagen, Jobrad-Leasing, ÖPNV-Zuschüsse oder Tankgutscheine.
Vergütungsplan erstellen: 7 Schritte
Die Entwicklung eines Vergütungsplans ist ein strukturierter Prozess, der in der Regel vier bis acht Wochen dauert und die Zusammenarbeit von HR, Finanzabteilung und Geschäftsführung erfordert.
1. Vergütungsphilosophie definieren
Bevor du mit der konkreten Planung beginnst, solltest du die grundlegende Haltung deines Unternehmens zur Vergütung festlegen. Die Vergütungsphilosophie beantwortet Fragen wie: Zahlen wir über, am oder unter dem Marktdurchschnitt? Wie wichtig ist variable Vergütung? Welche Werte spiegelt unsere Vergütung wider?
2. Jobarchitektur aufbauen
Ein Vergütungsplan basiert auf einer klaren Struktur der Rollen im Unternehmen. Definiere Jobfamilien (z. B. Marketing, IT, Vertrieb), Karrierestufen (Junior, Senior, Lead, Head) und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten. Diese Jobarchitektur bildet das Fundament für faire Gehaltsbänder.
3. Marktdaten recherchieren (Benchmarking)
Vergleiche deine aktuellen Gehälter mit dem Markt. Nutze dafür Gehaltsreports von Anbietern wie Kienbaum, StepStone oder Glassdoor. Benchmarking zeigt dir, ob deine Vergütung wettbewerbsfähig ist und wo Anpassungsbedarf besteht.
4. Gehaltsbänder festlegen
Gehaltsbänder definieren die Vergütungsspanne für jede Position oder Karrierestufe. Sie umfassen typischerweise ein Minimum, einen Median und ein Maximum. Gehaltsbänder schaffen Transparenz, erleichtern Gehaltsverhandlungen und helfen, interne Gerechtigkeit sicherzustellen.
5. Benefits und variable Vergütung definieren
Lege fest, welche indirekten Leistungen du anbieten möchtest und wie variable Vergütungsbestandteile funktionieren. Definiere Berechtigungskriterien (z. B. ab welcher Betriebszugehörigkeit, für welche Rollen) und die Berechnungslogik für Boni.
6. Budget kalkulieren
Berechne die Gesamtkosten deines Vergütungsplans. Addiere direkte Kosten (Gehälter, Boni) und indirekte Kosten (Benefits, Sozialabgaben). Stelle sicher, dass der Plan wirtschaftlich tragfähig ist und plane Puffer für Gehaltserhöhungen ein.
7. Kommunikationsplan entwickeln
Ein Vergütungsplan ist nur so gut wie seine Kommunikation. Entwickle klare Materialien, die erklären, wie Gehaltsentscheidungen getroffen werden. Transparenz fördert Vertrauen und reduziert Unzufriedenheit.
Vergütungsplan vs. Vergütungsstrategie
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen:
Die Vergütungsstrategie ist der übergeordnete Rahmen. Sie definiert das "Warum" hinter der Vergütung: Wie positioniert sich das Unternehmen im Markt? Welche Prinzipien leiten Gehaltsentscheidungen? Die Strategie ist langfristig angelegt und verknüpft Vergütung mit Unternehmenskultur und Geschäftszielen.
Der Vergütungsplan ist die operative Umsetzung. Er definiert das "Wie": konkrete Gehaltsbänder, Boni-Strukturen, Benefits und Berechtigungsregeln. Der Plan wird in der Regel jährlich überprüft und angepasst.
Best Practices für faire Vergütung
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe deinen Vergütungsplan mindestens jährlich im Rahmen der Budgetplanung. Passe Gehaltsbänder an Marktentwicklungen an.
Transparenz schaffen: Die EU-Lohntransparenzrichtlinie (2023/970) verpflichtet Unternehmen ab 2026, Gehaltsspannen in Stellenanzeigen anzugeben. Mitarbeitende erhalten zudem Auskunftsrechte zu Gehältern vergleichbarer Positionen.
Pay Equity sicherstellen: Führe regelmäßige Analysen durch, um Gender Pay Gaps oder andere ungewollte Ungleichheiten zu identifizieren und zu beheben.
Leistung und Gehalt verknüpfen: Definiere klare, messbare Kriterien für Gehaltserhöhungen und variable Vergütung. Dies fördert Motivation und Fairness.
Dokumentation: Halte alle Vergütungsentscheidungen schriftlich fest. Dies schützt vor Willkür und ist im Streitfall wichtig.
Häufige Fragen zum Vergütungsplan
Was ist ein Vergütungsplan?
Ein Vergütungsplan ist ein strukturiertes Dokument, das alle Vergütungsbestandteile eines Unternehmens definiert. Er umfasst Grundgehalt, Boni, Benefits und Zusatzleistungen sowie Regeln für Gehaltserhöhungen und Berechtigungen.
Was ist der Unterschied zwischen fester und variabler Vergütung?
Die feste Vergütung (Grundgehalt) wird unabhängig von der Leistung gezahlt und bietet Planungssicherheit. Die variable Vergütung (Boni, Provisionen) ist leistungsabhängig und soll zu höherer Performance motivieren.
Was sind Gehaltsbänder?
Gehaltsbänder sind Vergütungsspannen für bestimmte Positionen oder Karrierestufen. Sie definieren Minimum, Median und Maximum und schaffen Transparenz bei Gehaltsverhandlungen.
Wie oft sollte ein Vergütungsplan überprüft werden?
Mindestens einmal jährlich im Rahmen der Budgetplanung. Bei signifikanten Marktveränderungen, Gesetzesänderungen (z. B. EU-Lohntransparenz) oder starkem Unternehmenswachstum auch häufiger.
Was bedeutet die EU-Lohntransparenzrichtlinie für Vergütungspläne?
Ab 2026 müssen Unternehmen Gehaltsspannen in Stellenanzeigen angeben. Mitarbeitende erhalten Auskunftsrechte, und Unternehmen mit über 100 Beschäftigten müssen über den Gender Pay Gap berichten. Ein strukturierter Vergütungsplan ist dafür unverzichtbar.
Welche Vorteile hat ein Vergütungsplan?
Er hilft, Talente zu gewinnen und zu binden, schafft Fairness und Transparenz, unterstützt die Budgetplanung, reduziert Fluktuation und stellt Compliance mit gesetzlichen Vorgaben sicher.
Wer ist an der Vergütungsplanung beteiligt?
Typischerweise HR (Koordination), Finanzabteilung (Budget), Geschäftsführung (Genehmigung) und Führungskräfte (Input zu Teamgehältern). In größeren Unternehmen gibt es oft dezidierte Compensation & Benefits Manager:innen.
Fazit
Ein durchdachter Vergütungsplan ist mehr als nur eine Liste von Gehältern – er ist ein strategisches Instrument für Talentgewinnung, Mitarbeiterbindung und faire Arbeitsbedingungen. Mit der EU-Lohntransparenzrichtlinie wird er für deutsche Unternehmen ab 2026 noch wichtiger: Wer jetzt klare Gehaltsbänder, transparente Kriterien und eine dokumentierte Vergütungsphilosophie entwickelt, ist bestens vorbereitet.
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Quellen
- Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen. Europäische Union, 2023. https://eur-lex.europa.eu/
- Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG). Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, 2017. https://www.gesetze-im-internet.de/entgtranspg/
- Compensation Best Practices Report. PayScale, 2024. https://www.payscale.com/
- Compensation Planning in 7 Actionable Steps. Academy to Innovate HR (AIHR), 2024. https://www.aihr.com/blog/compensation-planning/
- Vergütungsplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung. Deel, 2024. https://www.deel.com/de/blog/vergutungsplan-erstellen-anleitung/
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