Ein Schulungsplan ist ein strukturiertes Dokument, das alle Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter:innen systematisch erfasst und plant. Er enthält Schulungsziele, Teilnehmer:innen, Zeitpläne, Methoden und Erfolgskriterien. Ein guter Schulungsplan steigert die Mitarbeiterkompetenz, verbessert die Motivation und hilft bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie ISO 9001.

Definition: Was ist ein Schulungsplan?

Ein Schulungsplan (auch Weiterbildungsplan oder Trainingsplan genannt) ist ein dokumentiertes Konzept zur Organisation und Durchführung von Schulungsmaßnahmen in einem Unternehmen. Er legt fest, welche Mitarbeiter:innen wann, wie und zu welchem Thema geschult werden.

Im Gegensatz zu einem spontanen Training folgt ein Schulungsplan einer systematischen Logik: Der Bedarf wird analysiert, Ziele werden definiert, Maßnahmen geplant und der Erfolg gemessen. Der Schulungsplan bildet damit das Herzstück einer strategischen Personalentwicklung.

Abgrenzung: Schulungsplan vs. Schulungsmatrix

Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Dinge. Der Schulungsplan beschreibt die zeitliche Planung von Schulungsmaßnahmen – wer wird wann zu welchem Thema geschult. Die Schulungsmatrix hingegen ist eine Übersicht, die zeigt, welche Mitarbeiter:innen welche Qualifikationen bereits besitzen und welche noch benötigt werden. In der Praxis ergänzen sich beide Instrumente: Die Matrix zeigt den Ist-Zustand, der Plan definiert die Maßnahmen zur Zielerreichung.

Warum ist ein Schulungsplan wichtig?

Ein durchdachter Schulungsplan bringt messbare Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen.

Vorteile für Unternehmen

Systematische Weiterbildung steigert die Produktivität und Qualität der Arbeit. Wenn Mitarbeiter:innen gezielt geschult werden, sinken Fehlerquoten und die Effizienz steigt. Zudem erfüllt ein dokumentierter Schulungsplan Compliance-Anforderungen: Die ISO 9001:2015 fordert im Abschnitt 7.2, dass Unternehmen die erforderliche Kompetenz ihrer Mitarbeiter:innen bestimmen und sicherstellen müssen. Ein Schulungsplan ist der Nachweis, dass diese Anforderung erfüllt wird.

Darüber hinaus reduziert strukturierte Weiterbildung die Fluktuation. Laut dem LinkedIn Workplace Learning Report 2024 sehen Mitarbeiter:innen Entwicklungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Faktoren für die Arbeitgeberwahl.

Vorteile für Mitarbeiter:innen

Für Mitarbeiter:innen bedeutet ein Schulungsplan Transparenz und Planbarkeit. Sie wissen, welche Weiterbildungen geplant sind, können sich vorbereiten und ihre Karriereentwicklung aktiv mitgestalten. Gezielte Schulungen stärken das Selbstvertrauen und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Schulungsbedarf ermitteln

Bevor du einen Schulungsplan erstellst, musst du den tatsächlichen Bedarf kennen. Eine fundierte Bedarfsanalyse verhindert, dass Zeit und Budget in irrelevante Schulungen fließen.

Methoden der Bedarfsanalyse

Es gibt verschiedene Wege, den Schulungsbedarf zu ermitteln. Mitarbeitergespräche und Feedbackrunden liefern direkte Einblicke in Wissenslücken und Weiterbildungswünsche. Leistungsbeurteilungen zeigen, wo Kompetenzen fehlen oder ausgebaut werden sollten. Auch die Analyse von Kundenfeedback oder Projektauswertungen kann Hinweise auf Schulungsbedarf geben.

Skill-Gap-Analyse

Eine besonders wirksame Methode ist die Skill-Gap-Analyse. Dabei werden die für eine Stelle benötigten Kompetenzen (Soll-Profil) mit den vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen (Ist-Profil) verglichen. Die identifizierten Lücken bilden die Grundlage für gezielte Schulungsmaßnahmen.

Objektive Potenzialanalysen als Grundlage

Subjektive Einschätzungen können durch unbewusste Vorurteile verzerrt sein. Objektive Potenzialanalysen auf Basis wissenschaftlich validierter Verfahren liefern eine neutralere Datenbasis für die Schulungsplanung. Sie zeigen nicht nur Schwächen, sondern auch verborgene Stärken, die gezielt gefördert werden können.

Schulungsplan erstellen: 6 Schritte

Die Erstellung eines Schulungsplans folgt einem strukturierten Prozess. Diese sechs Schritte führen dich von der Planung bis zur Evaluation.

Schritt 1: Ziele definieren

Jede Schulung braucht ein klares Ziel. Formuliere, was die Teilnehmer:innen nach der Schulung können oder wissen sollen. Gute Lernziele sind spezifisch und messbar. Statt „Mitarbeiter:innen sollen Excel besser können" ist „Mitarbeiter:innen können selbstständig Pivot-Tabellen erstellen" ein konkretes Ziel.

Schritt 2: Teilnehmer:innen festlegen

Definiere, wer an welcher Schulung teilnehmen soll. Das kann eine einzelne Person, ein Team oder eine Berufsgruppe sein. Berücksichtige dabei den individuellen Wissensstand, damit niemand unter- oder überfordert wird.

Schritt 3: Inhalte und Methoden planen

Lege fest, welche Inhalte vermittelt werden und welche Methode am besten geeignet ist. Mögliche Formate sind Präsenzschulungen, E-Learning, Blended Learning (Kombination aus Präsenz und Online), Workshops, Coaching oder Learning on the Job. Die Wahl hängt vom Lernziel, der Zielgruppe und den verfügbaren Ressourcen ab.

Schritt 4: Zeitplan und Budget

Erstelle einen realistischen Zeitplan mit konkreten Terminen. Plane Pufferzeiten ein und berücksichtige die Verfügbarkeit der Teilnehmer:innen. Kalkuliere das Budget für externe Trainer:innen, Räume, Materialien, Software und eventuelle Reisekosten.

Schritt 5: Durchführung organisieren

Kümmere dich um die Logistik: Räume buchen, Einladungen versenden, Materialien vorbereiten, Technik testen. Bei externen Schulungen: Anmeldungen durchführen und Abwesenheiten im Team koordinieren.

Schritt 6: Erfolg messen und evaluieren

Nach der Schulung folgt die Evaluation. Hole Teilnehmer-Feedback ein, führe Wissenstests durch oder beobachte die Umsetzung im Arbeitsalltag. Vergleiche die Ergebnisse mit den definierten Zielen und ziehe Schlüsse für künftige Schulungen.

Schulungsarten im Überblick

Nicht jede Schulung ist gleich. Je nach Zielsetzung kommen unterschiedliche Schulungsarten zum Einsatz.

Onboarding-Schulungen führen neue Mitarbeiter:innen in Unternehmen, Prozesse und Aufgaben ein. Sie sind die Grundlage für einen erfolgreichen Start. Mehr dazu im Artikel über Onboarding.

Fachschulungen vermitteln spezifisches Wissen für eine Tätigkeit – von Software-Trainings über Produktschulungen bis zu Branchenwissen.

Compliance-Schulungen sind oft gesetzlich vorgeschrieben, etwa zu Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Geldwäscheprävention. Sie müssen regelmäßig wiederholt und dokumentiert werden.

Soft-Skill-Trainings stärken überfachliche Kompetenzen wie Kommunikation, Konfliktmanagement oder Zeitmanagement.

Führungskräfteentwicklung bereitet Mitarbeiter:innen auf Leitungsaufgaben vor oder unterstützt erfahrene Führungskräfte bei ihrer Weiterentwicklung.

Häufige Fragen zu Schulungsplänen

Was gehört in einen Schulungsplan?

Ein vollständiger Schulungsplan enthält: Schulungsthema und -ziele, Teilnehmer:innen (Namen oder Gruppen), Termin, Dauer und Ort, Schulungsmethode (intern/extern, Präsenz/E-Learning), verantwortliche Person oder Trainer:in, Budget und Kosten sowie Kriterien zur Erfolgsmessung.

Wie ermittle ich den Schulungsbedarf meiner Mitarbeiter:innen?

Nutze eine Kombination aus Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen, Skill-Gap-Analysen und – falls verfügbar – objektiven Potenzialanalysen. Vergleiche die benötigten Kompetenzen mit den vorhandenen Fähigkeiten, um konkrete Lücken zu identifizieren.

Wie oft sollten Mitarbeiter:innen geschult werden?

Das hängt von Branche und Aufgabenbereich ab. Pflichtschulungen (z.B. Arbeitssicherheit, Datenschutz) sind meist jährlich erforderlich. Fachliche Weiterbildungen sollten mindestens ein- bis zweimal pro Jahr stattfinden. Ergänzend empfiehlt sich regelmäßiges Micro-Learning für kontinuierliche Entwicklung.

Wer ist für die Schulungsplanung verantwortlich?

In den meisten Unternehmen liegt die Verantwortung bei der Personalabteilung oder einem:r Learning & Development Manager:in. Führungskräfte sind für die Bedarfsermittlung in ihren Teams verantwortlich und sollten aktiv einbezogen werden.

Ist ein Schulungsplan für ISO 9001 Pflicht?

Die ISO 9001:2015 fordert im Abschnitt 7.2, dass Unternehmen die erforderliche Kompetenz ihrer Mitarbeiter:innen bestimmen und sicherstellen müssen. Ein dokumentierter Schulungsplan erfüllt diese Anforderung und dient als Nachweis bei Audits. Wichtig: Auch die durchgeführten Schulungen müssen dokumentiert und aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Schulungsplan und Schulungsmatrix?

Der Schulungsplan beschreibt die zeitliche Planung von Schulungsmaßnahmen. Die Schulungsmatrix ist eine Übersicht der vorhandenen und benötigten Qualifikationen je Mitarbeiter:in. Beide Instrumente ergänzen sich in der systematischen Personalentwicklung.

Wie messe ich den Erfolg von Schulungen?

Erfolg lässt sich auf verschiedenen Ebenen messen: direkt nach der Schulung durch Teilnehmer-Feedback, kurzfristig durch Wissenstests oder praktische Prüfungen, mittelfristig durch Beobachtung der Arbeitsleistung (Vorher-Nachher-Vergleich) und langfristig durch KPIs wie Fehlerquote, Produktivität oder Kundenzufriedenheit.

Welche Vorlagen gibt es für Schulungspläne?

Im Internet findest du zahlreiche kostenlose Excel-Vorlagen für Schulungspläne. Diese enthalten typischerweise Spalten für Schulungsthema, Teilnehmer:innen, Termine, Trainer:in, Status und Kosten. Für größere Unternehmen lohnt sich der Einsatz eines Learning Management Systems (LMS).

Fazit

Ein strukturierter Schulungsplan ist kein bürokratischer Overhead, sondern ein strategisches Instrument für erfolgreiche Personalentwicklung. Er sorgt für Transparenz, optimiert den Ressourceneinsatz und erfüllt Compliance-Anforderungen. Die sechs Schritte – Ziele definieren, Teilnehmer:innen festlegen, Inhalte planen, Budget kalkulieren, Durchführung organisieren und Erfolg messen – bilden einen klaren Rahmen für systematische Weiterbildung.

Der Schlüssel liegt in der fundierten Bedarfsermittlung: Nur wenn du weißt, welche Kompetenzen fehlen oder ausgebaut werden sollen, kannst du gezielt schulen. Dabei helfen objektive Methoden wie Skill-Gap-Analysen und Potenzialanalysen, um über subjektive Einschätzungen hinauszugehen.

Investiere Zeit in die Planung – sie zahlt sich durch motiviertere, kompetentere Mitarbeiter:innen und eine stärkere Mitarbeiterbindung aus.

Quellen

• ISO 9001:2015 – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, Abschnitt 7.2 Kompetenz. International Organization for Standardization, 2015. https://www.iso.org/standard/62085.html
• Berufsbildungsgesetz (BBiG). Bundesministerium für Bildung und Forschung, 2020. https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/
• Workplace Learning Report 2024. LinkedIn Learning, 2024. https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report
• DGFP-Praxispapiere Personalentwicklung. Deutsche Gesellschaft für Personalführung, 2023. https://www.dgfp.de