Schulungsbedarf ermitteln bedeutet, systematisch zu analysieren, welche Kenntnisse und Fähigkeiten Mitarbeitende benötigen, um ihre Aufgaben optimal zu erfüllen. Die Bedarfsermittlung erfolgt durch Soll-Ist-Vergleiche, Mitarbeiterbefragungen und Leistungsanalysen – idealerweise kombiniert mit objektiven Kompetenzdaten. So investierst du dein Weiterbildungsbudget gezielt und vermeidest das Gießkannenprinzip.
Definition: Was bedeutet Schulungsbedarf ermitteln?
Schulungsbedarf liegt vor, wenn Mitarbeitende bestimmte Aufgaben nicht so gut oder sicher erledigen können, wie es das Unternehmen benötigt. Die Ermittlung dieses Bedarfs ist ein systematischer Prozess, bei dem HR-Verantwortliche analysieren, welche Kompetenzen aktuell fehlen oder künftig gebraucht werden.
Der Fachbegriff dafür lautet Schulungsbedarfsanalyse (englisch: Training Needs Analysis, TNA). Sie umfasst drei zentrale Schritte: Zunächst definierst du die erforderlichen Kompetenzen für eine Stelle (Soll), dann erfasst du die vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden (Ist) und schließlich leitest du aus der Differenz konkrete Schulungsmaßnahmen ab.
Die Schulungsbedarfsermittlung unterscheidet sich von der allgemeinen Personalentwicklung dadurch, dass sie einen konkreten, messbaren Bedarf identifiziert – nicht pauschal Weiterbildung anbietet.
Warum ist die Bedarfsermittlung wichtig?
Die systematische Ermittlung des Schulungsbedarfs ist für Unternehmen heute wichtiger denn je. Der Grund: Die Arbeitswelt verändert sich rasant, und ungezieltes Gießkannen-Training verschwendet Budget und Zeit.
Aktuelle Zahlen zur Weiterbildung
Die Bitkom Weiterbildungsstudie 2024 zeigt deutlich, wie groß der Handlungsbedarf ist: 74 Prozent der Befragten bewerten Weiterbildung zu digitalen Technologien als wichtig für die eigene berufliche Entwicklung – ein Plus von 11 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Gleichzeitig fehlt laut Digital Office Index 2024 rund 60 Prozent der Unternehmen Personal mit den erforderlichen digitalen Kompetenzen.
Dennoch haben nur 22 Prozent der Unternehmen ein festes Budget für digitale Weiterbildung. Das bedeutet: Die meisten Unternehmen investieren ad hoc – ohne systematische Bedarfsermittlung.
Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende
Eine strukturierte Bedarfsanalyse bringt messbare Vorteile. Unternehmen setzen ihr Weiterbildungsbudget gezielter ein und schließen Kompetenzlücken, bevor sie zum Problem werden. Mitarbeitende profitieren von passgenauen Schulungen statt Standardprogrammen, die an ihrem tatsächlichen Bedarf vorbeigehen.
Weitere Vorteile: Du vermeidest Entlassungen, weil du interne Fachkräfte entwickelst, statt extern zu rekrutieren. Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn Beschäftigte merken, dass ihre Entwicklung ernst genommen wird.
5 typische Auslöser für Schulungsbedarf
Schulungsbedarf entsteht nicht zufällig. Diese fünf Auslöser sind in der HR-Praxis besonders häufig:
- Kompetenzlücken: Mitarbeitende können bestimmte Aufgaben nicht ausführen, weil ihnen Wissen oder Fertigkeiten fehlen. Das zeigt sich oft erst bei neuen Projekten oder Aufgabenerweiterungen.
- Technologische Veränderungen: Neue Software, Automatisierung oder digitale Tools erfordern Schulungen. Laut Bitkom setzen bereits 70 Prozent der Unternehmen auf automatisierte Lösungen – entsprechend groß ist der Qualifizierungsbedarf.
- Neue Anforderungen und Gesetze: Regulatorische Änderungen, neue Compliance-Vorgaben oder aktualisierte Branchenstandards machen Schulungen notwendig.
- Karriereentwicklung: Mitarbeitende, die sich auf neue Rollen oder Führungspositionen vorbereiten, benötigen gezielte Qualifizierung.
- Onboarding: Neue Mitarbeitende oder Quereinsteiger:innen müssen grundlegende oder fachspezifische Kompetenzen aufbauen, um produktiv arbeiten zu können.
Methoden zur Schulungsbedarfsermittlung
Um den Schulungsbedarf zuverlässig zu identifizieren, kombinierst du am besten verschiedene Methoden. So erhältst du eine solide Datenbasis und vermeidest einseitige Einschätzungen.
Mitarbeiterbefragung
Frage deine Beschäftigten direkt, wo sie Schulungsbedarf sehen. Das gelingt über strukturierte Fragebögen oder persönliche Gespräche. Wichtig: Nutze standardisierte Fragen, um vergleichbare Ergebnisse zu erhalten. Die Bitkom-Studie 2024 zeigt, dass 59 Prozent der Berufstätigen individualisierte Lernformate bevorzugen – die Selbsteinschätzung ist also ein guter Startpunkt.
Führungskräfte-Interviews
Führungskräfte haben den besten Überblick über die tägliche Arbeit und die Anforderungen in ihrem Team. Befrage sie systematisch zu Kompetenzlücken, anstehenden Herausforderungen und dem Entwicklungspotenzial einzelner Teammitglieder.
Leistungsbeurteilung
Regelmäßige Performance Reviews zeigen, wo Kompetenzen fehlen. Besonders aussagekräftig ist das 360-Grad-Feedback, bei dem Rückmeldungen aus dem direkten Umfeld – von Kolleg:innen, Führungskräften und unterstellten Teammitgliedern – zusammenfließen.
Kompetenzanalyse: Der Soll-Ist-Vergleich
Der systematische Abgleich zwischen benötigten Kompetenzen (Soll) und vorhandenen Fähigkeiten (Ist) ist die objektivste Methode. Dafür erstellst du eine Kompetenzmatrix: eine Übersicht, die zeigt, welche Fähigkeiten für welche Stelle benötigt werden und wer diese bereits besitzt.
Für einen validen Soll-Ist-Vergleich setzen Unternehmen zunehmend auf wissenschaftlich validierte Eignungsdiagnostik. Statt sich nur auf Selbst- und Fremdeinschätzungen zu verlassen, liefern Game-Based Assessments messbare Kompetenzprofile. Die digitale Plattform Aivy ermöglicht solche objektiven Analysen und macht nicht nur Defizite, sondern auch versteckte Stärken sichtbar – eine solide Grundlage für gezielte Schulungsplanung.
Top-Down vs. Bottom-Up
Zwei grundsätzliche Ansätze prägen die Bedarfsermittlung:
Beim Top-Down-Ansatz definiert die Führungsebene den Schulungsbedarf basierend auf Unternehmenszielen und strategischen Anforderungen. Der Vorteil: Die Weiterbildung zahlt direkt auf Geschäftsziele ein.
Beim Bottom-Up-Ansatz melden Mitarbeitende selbst ihren Bedarf. Das fördert Eigenverantwortung und stellt sicher, dass niemand übergangen wird. Die Bitkom-Studie zeigt: 88 Prozent der Beschäftigten möchten im Austausch mit Kolleg:innen lernen.
Die besten Ergebnisse erzielst du durch eine Kombination beider Ansätze.
In 7 Schritten den Schulungsbedarf ermitteln
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gehst du strukturiert vor:
Schritt 1: Unternehmensziele analysieren - Bevor du Schulungen planst, kläre: Wohin entwickelt sich dein Unternehmen? Welche neuen Anforderungen stehen an? Die Personalentwicklung muss auf diese Ziele einzahlen.
Schritt 2: Stellenanforderungen definieren - Welche Kompetenzen braucht jede Rolle, um erfolgreich zu sein? Erstelle oder aktualisiere Stellenbeschreibungen mit konkreten Kompetenzanforderungen.
Schritt 3: Ist-Kompetenzen erheben - Erfasse die vorhandenen Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden – durch Befragungen, Leistungsdaten oder objektive Assessments.
Schritt 4: Soll-Ist-Vergleich durchführen - Vergleiche systematisch: Wo gibt es Lücken zwischen Anforderungen und vorhandenen Kompetenzen?
Schritt 5: Priorisierung - Nicht jede Lücke ist gleich dringend. Bewerte: Welche Kompetenzdefizite haben den größten Einfluss auf Unternehmensziele? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Schritt 6: Maßnahmenplanung - Entwickle konkrete Schulungsprogramme für die priorisierten Bedarfe. Definiere Lernziele, Formate (Präsenz, Online, On-the-Job) und Zeitrahmen.
Schritt 7: Erfolgsmessung - Evaluiere nach der Schulung, ob die Maßnahme erfolgreich war. Das Kirkpatrick-Modell bietet dafür einen bewährten Rahmen.
Erfolgsmessung: Das Kirkpatrick-Modell
Wie misst du, ob eine Schulung wirklich etwas gebracht hat? Das Kirkpatrick-Modell ist der etablierte Standard für die Evaluation von Weiterbildungsmaßnahmen. Es unterscheidet vier Ebenen:
Ebene 1 – Reaktion: Wie zufrieden waren die Teilnehmenden? Gemessen wird über Feedback-Bögen direkt nach der Schulung. Wichtig, aber nicht ausreichend – denn Zufriedenheit bedeutet nicht automatisch Lernerfolg.
Ebene 2 – Lernen: Haben die Teilnehmenden neues Wissen oder neue Fähigkeiten erworben? Überprüfbar durch Tests, Prüfungen oder praktische Übungen.
Ebene 3 – Verhalten: Wenden die Teilnehmenden das Gelernte im Arbeitsalltag an? Diese Ebene ist entscheidend – und lässt sich durch Beobachtung, Führungskräfte-Feedback oder 360-Grad-Beurteilungen messen.
Ebene 4 – Ergebnis: Welchen messbaren Business-Impact hat die Schulung? Zum Beispiel: weniger Fehler, höhere Produktivität, bessere KPIs. Der Abgleich mit den ursprünglichen Zielen zeigt den tatsächlichen ROI.
Häufige Fragen zum Schulungsbedarf ermitteln
Wie oft sollte der Schulungsbedarf erhoben werden?
Mindestens einmal jährlich im Rahmen der strategischen Personalplanung. Bei großen Veränderungen – neue Systeme, Gesetzesänderungen, Umstrukturierungen – ist auch eine unterjährige Erhebung sinnvoll. Führungskräfte sollten den Bedarf kontinuierlich im Blick behalten.
Wer ist für die Bedarfsermittlung verantwortlich?
Die HR-Abteilung koordiniert den Prozess, aber Führungskräfte sind unverzichtbar: Sie kennen die operativen Anforderungen am besten. Auch die Mitarbeitenden selbst sollten einbezogen werden – sie wissen oft genau, wo ihnen Kompetenzen fehlen. Falls vorhanden, ist der Betriebsrat einzubeziehen.
Welche digitalen Tools unterstützen die Bedarfsermittlung?
Learning Management Systeme (LMS), HR-Software mit Kompetenzmanagement-Modulen und digitale Feedbacktools ermöglichen eine datenbasierte Analyse. Auch Umfragetools für strukturierte Befragungen und Assessment-Plattformen für objektive Kompetenzerfassung sind hilfreich. Wichtig: Die Tools sollten zur vorhandenen Systemlandschaft passen.
Was ist der Unterschied zwischen Schulungsbedarf und Weiterbildungsbedarf?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Schulungsbedarf bezieht sich meist auf konkrete Qualifikationslücken für aktuelle Aufgaben. Weiterbildungsbedarf kann breiter gefasst sein und auch strategische Kompetenzentwicklung für künftige Anforderungen umfassen.
Wie lassen sich Kompetenzlücken objektiv identifizieren?
Am effektivsten durch den Abgleich zwischen Soll-Kompetenzen und Ist-Fähigkeiten. Kombiniere Selbst- und Fremdeinschätzungen mit objektiven Daten – etwa aus Leistungskennzahlen, Qualitätsdaten oder wissenschaftlich validierten Assessments. Kompetenzmodelle und standardisierte Bewertungsraster sorgen für Vergleichbarkeit.
Welche Fehler sollte ich bei der Bedarfsermittlung vermeiden?
Die häufigsten Fehler: Gießkannenprinzip (alle erhalten dieselbe Schulung), ausschließliches Vertrauen auf Führungskräfte-Einschätzung, fehlende Verknüpfung mit Unternehmenszielen und keine Erfolgsmessung nach der Schulung. Auch die Vernachlässigung des Bottom-Up-Ansatzes – also der Mitarbeiterperspektive – führt zu ungenauen Ergebnissen.
Wie messe ich den Erfolg von Schulungsmaßnahmen?
Nutze das Kirkpatrick-Modell mit seinen vier Ebenen: Reaktion (Zufriedenheit), Lernen (Wissenszuwachs), Verhalten (Anwendung im Alltag) und Ergebnis (Business-Impact). Vergleiche die Ergebnisse mit den ursprünglichen Zielsetzungen der Schulung.
Fazit
Die systematische Ermittlung des Schulungsbedarfs ist kein Nice-to-have, sondern Grundlage für wirksame Personalentwicklung. Wer Kompetenzlücken frühzeitig erkennt und gezielt schließt, investiert Weiterbildungsbudget sinnvoll, hält Mitarbeitende motiviert und macht das Unternehmen zukunftsfähig.
Der Schlüssel liegt in der Kombination verschiedener Methoden: Mitarbeiterbefragung, Führungskräfte-Input, Leistungsdaten und objektive Kompetenzanalysen ergeben zusammen ein vollständiges Bild. Mit dem Kirkpatrick-Modell stellst du sicher, dass Schulungen nicht nur stattfinden, sondern auch wirken.
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Quellen
- Bitkom Akademie & HRpepper (2024). Weiterbildungsstudie 2024: Alles nur KI?
https://bitkom-akademie.de/weiterbildungsstudie-2024 - Bitkom (2024). Digital Office Index 2024.
https://bitkom-akademie.de/news/digital-office-index-2024 - Kirkpatrick Partners. Kirkpatrick Four Levels of Training Evaluation.
https://www.kirkpatrickpartners.com/ - Haufe Akademie (2025). Schulungsbedarf ermitteln – Schritt für Schritt.
https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/personalentwicklung/schulungsbedarf/
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