Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist ein strukturiertes HR-Instrument, das Mitarbeiter:innen mit Leistungsdefiziten klare Ziele, Maßnahmen und einen Zeitrahmen für Verbesserungen vorgibt. In Deutschland dient der PIP häufig als Vorstufe zur Abmahnung oder Kündigung, weshalb sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen ihre Rechte und Pflichten kennen sollten. Ein gut dokumentierter PIP mit SMART-Zielen und regelmäßigem Feedback kann helfen, Leistungsprobleme zu lösen – oder rechtssicher eine Trennung vorzubereiten.
Was ist ein Performance Improvement Plan?
Definition und Zweck
Ein Performance Improvement Plan – auf Deutsch Leistungsverbesserungsplan – ist ein formelles Dokument, das Arbeitgeber einsetzen, um Leistungsdefizite von Mitarbeiter:innen systematisch zu adressieren. Der PIP benennt konkrete Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, definiert messbare Ziele und legt einen verbindlichen Zeitrahmen fest.
Der ursprüngliche Zweck eines PIP ist die Unterstützung: Er soll Mitarbeiter:innen die Chance geben, ihre Leistung zu verbessern, bevor weitergehende Maßnahmen ergriffen werden. In der Praxis nutzen Unternehmen den PIP jedoch auch, um Leistungsmängel zu dokumentieren und eine mögliche Kündigung rechtlich abzusichern.
Typische Inhalte eines PIP
Ein vollständiger Performance Improvement Plan enthält in der Regel folgende Elemente:
- Beschreibung der Leistungsdefizite: Konkrete, nachweisbare Beispiele für unzureichende Arbeitsergebnisse
- Erwartete Leistungsstandards: Klare Definition, welche Leistung künftig erwartet wird
- SMART-Ziele: Spezifische, messbare, attraktive, realistische und terminierte Verbesserungsziele
- Unterstützungsmaßnahmen: Schulungen, Coaching oder andere Hilfestellungen des Arbeitgebers
- Zeitrahmen: Üblicherweise 30, 60 oder 90 Tage
- Konsequenzen: Mögliche Folgen bei Nichterreichung der Ziele (z.B. Abmahnung, Kündigung)
- Feedback-Termine: Regelmäßige Zwischengespräche zur Fortschrittskontrolle
Rechtliche Grundlagen in Deutschland
PIP im deutschen Arbeitsrecht
Das deutsche Arbeitsrecht kennt den Begriff „Performance Improvement Plan" nicht als eigenständiges Rechtsinstrument. Der PIP ist vielmehr ein aus dem angelsächsischen Raum übernommenes Management-Tool, das Unternehmen freiwillig einsetzen.
Arbeitsrechtlich relevant wird der PIP vor allem im Kontext des Kündigungsschutzes. Nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) muss eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein – und hier kann ein dokumentierter PIP als Nachweis dienen, dass der Arbeitgeber mildere Mittel vor einer Kündigung ausgeschöpft hat.
Abgrenzung: PIP vs. Abmahnung
Ein Performance Improvement Plan ist keine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinne. Die Abmahnung ist eine formelle Rüge, die ein konkretes Fehlverhalten beanstandet und für den Wiederholungsfall Konsequenzen androht. Sie ist bei einer verhaltensbedingten Kündigung in der Regel Voraussetzung.
Der PIP hingegen ist ein Entwicklungsinstrument. Er kann einer Abmahnung vorausgehen, sie ersetzen oder parallel eingesetzt werden. Wichtig zu wissen: Ein PIP allein erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen einer Abmahnung. Wenn du als Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten möchtest, solltest du zusätzlich zum PIP eine formelle Abmahnung aussprechen.
Voraussetzungen für eine Kündigung wegen Minderleistung
Die Kündigung wegen schlechter Arbeitsleistung – sogenannter Low Performance – ist in Deutschland an hohe Hürden geknüpft. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gilt:
- Erhebliche Minderleistung: Die Leistung muss über einen längeren Zeitraum mindestens ein Drittel unter der Durchschnittsleistung vergleichbarer Kolleg:innen liegen.
- Volle Beweislast beim Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss die Minderleistung konkret darlegen und beweisen können.
- Ultima Ratio: Die Kündigung darf nur das letzte Mittel sein. Zuvor müssen mildere Maßnahmen wie Gespräche, Schulungen oder Versetzungen geprüft werden.
- Unterscheidung „Will nicht" vs. „Kann nicht": Bei verhaltensbedingter Minderleistung (Mitarbeiter:in könnte besser arbeiten, will aber nicht) ist eine Abmahnung erforderlich. Bei personenbedingter Minderleistung (Mitarbeiter:in will besser arbeiten, kann aber nicht) ist keine Abmahnung nötig, aber ein Hinweis auf die Leistungsmängel.
Aufbau eines Performance Improvement Plans
SMART-Ziele formulieren
Damit ein PIP wirksam ist, müssen die definierten Ziele dem SMART-Prinzip entsprechen:
- Spezifisch: „Bearbeitung von mindestens 15 Kundenanfragen pro Tag" statt „Mehr arbeiten"
- Messbar: Quantifizierbare Kennzahlen wie Stückzahlen, Fehlerquoten oder Bearbeitungszeiten
- Attraktiv: Ziele, die erreichbar sind und den:die Mitarbeiter:in motivieren
- Realistisch: Anforderungen, die unter normalen Bedingungen erfüllbar sind
- Terminiert: Klare Deadlines für Zwischen- und Endergebnisse
Vage Formulierungen wie „bessere Kommunikation" oder „mehr Engagement" sind nicht geeignet. Sie lassen sich weder messen noch gerichtlich durchsetzen.
Zeitrahmen: 30, 60 oder 90 Tage
Die Dauer eines PIP richtet sich nach Art und Umfang der Leistungsdefizite:
- 30 Tage: Bei klar definierten, schnell messbaren Verbesserungszielen (z.B. Einhaltung von Deadlines)
- 60 Tage: Standarddauer für die meisten PIPs
- 90 Tage: Bei komplexeren Defiziten, die Schulungen oder längere Einarbeitungszeiten erfordern
Zu kurze Fristen können den PIP unwirksam machen, da sie der:dem Mitarbeiter:in keine faire Chance zur Verbesserung geben. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen betont, dass die gesetzten Zeiträume angemessen sein müssen.
Unterstützungsmaßnahmen definieren
Ein fairer PIP beschreibt nicht nur die Defizite, sondern auch die Unterstützung, die der Arbeitgeber anbietet. Dazu können gehören:
- Regelmäßige Feedback-Gespräche (wöchentlich oder alle zwei Wochen)
- Schulungen und Weiterbildungen
- Mentoring durch erfahrene Kolleg:innen
- Anpassung der Arbeitsbedingungen (falls diese zur Minderleistung beitragen)
- Coaching oder externe Beratung
Diese Maßnahmen dokumentieren, dass der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommt – ein wichtiger Aspekt für die rechtliche Absicherung.
PIP aus Arbeitgebersicht
Wann ist ein PIP sinnvoll?
Ein Performance Improvement Plan ist dann das richtige Instrument, wenn:
- Leistungsprobleme dokumentiert und adressiert werden sollen
- Eine faire Chance zur Verbesserung gegeben werden soll
- Eine mögliche Kündigung rechtlich vorbereitet werden muss
- Klare Erwartungen und Konsequenzen kommuniziert werden sollen
Ein PIP ist nicht sinnvoll, wenn bereits feststeht, dass die Trennung unvermeidlich ist. In diesem Fall wäre der PIP nur eine Verzögerung und könnte als unehrlich wahrgenommen werden.
Dokumentation und rechtssichere Umsetzung
Für eine rechtssichere Umsetzung solltest du als HR-Verantwortliche:r folgende Punkte beachten:
- Vor dem PIP: Führe ein Gespräch, in dem du die Leistungsprobleme ansprichst
- PIP schriftlich aufsetzen: Alle Ziele, Maßnahmen und Fristen dokumentieren
- Unterschriften einholen: Idealerweise von Mitarbeiter:in, Führungskraft und HR
- Regelmäßige Check-ins: Fortschritte schriftlich festhalten
- Abschlussbewertung: Ergebnis dokumentieren (erfolgreich, teilweise erfolgreich, nicht erfolgreich)
Die Einbeziehung der Personalabteilung und gegebenenfalls der Rechtsabteilung von Anfang an ist empfehlenswert.
Typische Fehler vermeiden
Häufige Fehler bei der PIP-Umsetzung sind:
- Unklare Ziele: Vage Formulierungen, die nicht messbar sind
- Unrealistische Erwartungen: Ziele, die auch Top-Performer:innen nicht erreichen würden
- Fehlende Unterstützung: Keine konkreten Hilfsangebote
- Mangelhafte Dokumentation: Keine schriftlichen Aufzeichnungen der Gespräche
- Keine echte Chance: Der PIP wird nur pro forma durchgeführt
PIP aus Arbeitnehmersicht
Muss ich einen PIP unterschreiben?
Nein, es besteht keine rechtliche Pflicht, einen Performance Improvement Plan zu unterschreiben. Die Unterschrift bestätigt lediglich die Kenntnisnahme – sie bedeutet nicht, dass du den Vorwürfen zustimmst.
Wenn du den PIP nicht unterschreibst, kann der Arbeitgeber ihn dennoch als einseitige Weisung umsetzen. Die Ziele gelten dann trotzdem, auch wenn die rechtliche Durchsetzbarkeit im Streitfall geringer sein kann.
Tipp: Lass den PIP vor einer Unterschrift rechtlich prüfen. Du kannst auch mit dem Zusatz „zur Kenntnis genommen" unterschreiben, um klarzustellen, dass du die Inhalte nicht automatisch akzeptierst.
Rechte und Handlungsoptionen
Als Arbeitnehmer:in hast du bei einem PIP folgende Rechte:
- Stellungnahme: Du kannst schriftlich deine Sicht der Dinge darlegen
- Betriebsrat einschalten: Falls vorhanden, kann der Betriebsrat dich beraten und unterstützen
- Rechtliche Beratung: Fachanwält:innen für Arbeitsrecht können die Rechtmäßigkeit des PIP prüfen
- Realistische Ziele fordern: Wenn Ziele unerfüllbar sind, solltest du das schriftlich beanstanden
- Unterstützung einfordern: Der Arbeitgeber muss dir helfen, die Ziele zu erreichen
Falls du den PIP als ungerechtfertigt empfindest oder unrealistische Ziele enthält, solltest du frühzeitig rechtliche Beratung suchen – idealerweise bevor die Frist abläuft.
Häufige Fragen zum Performance Improvement Plan
Was ist ein Performance Improvement Plan (PIP)?
Ein Performance Improvement Plan ist ein formelles Dokument zur Leistungsverbesserung. Er definiert Defizite, setzt Ziele, legt Maßnahmen fest und gibt einen Zeitrahmen vor – typischerweise 30, 60 oder 90 Tage. Die Unterschrift beider Parteien ist üblich, aber nicht zwingend erforderlich.
Muss ich als Arbeitnehmer:in einen PIP unterschreiben?
Nein, eine rechtliche Pflicht zur Unterschrift besteht nicht. Die Unterschrift bestätigt nur die Kenntnisnahme, nicht die Zustimmung zu den Vorwürfen. Ohne Unterschrift gilt der PIP als einseitige Weisung des Arbeitgebers. Eine rechtliche Beratung vor der Unterschrift ist empfehlenswert.
Ist ein PIP eine Abmahnung?
Nein, ein PIP ersetzt keine arbeitsrechtliche Abmahnung. Während der PIP ein Entwicklungsinstrument ist, stellt die Abmahnung eine formelle Rüge dar. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine Abmahnung Pflicht – der PIP allein reicht dafür nicht aus.
Wie lange dauert ein Performance Improvement Plan?
Die übliche Dauer liegt zwischen 30 und 90 Tagen, abhängig von Art und Umfang der Defizite. Der Zeitrahmen muss angemessen sein und eine echte Chance zur Verbesserung bieten. Zu kurze Fristen können den PIP unwirksam machen.
Was passiert, wenn ich den PIP nicht bestehe?
Mögliche Konsequenzen sind eine formelle Abmahnung, eine Versetzung oder im äußersten Fall eine Kündigung. Eine Kündigung erfordert jedoch weitere Voraussetzungen nach dem Kündigungsschutzgesetz. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er mildere Mittel geprüft hat. Viele Kündigungen wegen Minderleistung werden vor Gericht erfolgreich angefochten.
Kann ich wegen Minderleistung gekündigt werden?
Ja, aber die Hürden sind hoch. Nach der BAG-Rechtsprechung muss die Leistung langfristig um mindestens ein Drittel unter dem Durchschnitt vergleichbarer Kolleg:innen liegen. Der Arbeitgeber trägt die volle Beweislast. Bei verhaltensbedingter Minderleistung ist eine Abmahnung erforderlich, bei personenbedingter nicht.
Welche Ziele gehören in einen PIP?
Ein PIP sollte SMART-Ziele enthalten: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Dazu gehören konkrete Leistungskennzahlen (KPIs), klar beschriebene Verhaltensänderungen und definierte Unterstützungsmaßnahmen wie Schulungen oder Coaching.
Wie erstelle ich einen rechtssicheren PIP?
Für einen rechtssicheren PIP solltest du Defizite konkret und nachweisbar benennen, realistische und messbare Ziele setzen, einen angemessenen Zeitrahmen wählen und Unterstützung anbieten. Dokumentiere alle Gespräche schriftlich und beziehe HR sowie gegebenenfalls die Rechtsabteilung ein.
Fazit
Der Performance Improvement Plan ist ein zweischneidiges Instrument: Richtig eingesetzt, kann er Mitarbeiter:innen helfen, Leistungsprobleme zu überwinden und im Unternehmen zu bleiben. Falsch angewendet, dient er als Vorstufe zur Kündigung, ohne echte Verbesserungschancen zu bieten.
Für Arbeitgeber gilt: Ein PIP muss fair, dokumentiert und rechtlich sauber sein. Unrealistische Ziele oder fehlende Unterstützung können ihn unwirksam machen – und eine darauf gestützte Kündigung vor Gericht scheitern lassen.
Für Arbeitnehmer:innen gilt: Nimm einen PIP ernst, aber lass dich nicht unter Druck setzen. Prüfe die Ziele auf Machbarkeit, fordere Unterstützung ein und hole dir bei Bedarf rechtliche Beratung.
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Quellen
- Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/kschg/
- BGB § 611a Arbeitsvertrag. Bundesministerium der Justiz, 2024. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__611a.html
- BAG-Rechtsprechung zur Minderleistung. Bundesarbeitsgericht, 2003. Seidler, Christoph: Low Performer und Improver im Arbeitsrecht. Human Resources Manager, 2025. https://www.humanresourcesmanager.de/arbeitsrecht/low-performer-und-improver/
- Seidler, Christoph: Low Performer und Improver im Arbeitsrecht. Human Resources Manager, 2025. https://www.humanresourcesmanager.de/arbeitsrecht/low-performer-und-improver/
- Byers, Philipp: Kündigung von Low Performern. BDU, 2016. https://www.bdu.de/newsletter/ausgabe-32016/low-performer-im-unternehmen-worauf-arbeitgeber-achten-sollten/
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