Ein Einarbeitungsplan ist ein strukturierter Leitfaden für die fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiter:innen. Er definiert Aufgaben, Ziele, Ansprechpersonen und zeitliche Abläufe für die ersten Wochen und Monate im Unternehmen. Ein professioneller Einarbeitungsplan reduziert Frühfluktuation, beschleunigt die Produktivität und stärkt die Mitarbeiterbindung.

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Definition und Zweck

Ein Einarbeitungsplan ist ein strukturierter Ablaufplan, der die Integration neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen systematisch organisiert. Er legt fest, wer, wann, wo und wie neue Beschäftigte in ihre Aufgaben eingeführt und ins Team integriert werden. Der Plan umfasst sowohl die fachliche Einarbeitung – also das Erlernen spezifischer Tätigkeiten und Prozesse – als auch die soziale Integration ins Team und die Unternehmenskultur.

Im Gegensatz zu informellen Einarbeitungen, bei denen neue Mitarbeiter:innen "ins kalte Wasser geworfen" werden, schafft ein Einarbeitungsplan Struktur und Orientierung. Er dient als Fahrplan für die ersten Wochen und Monate und stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

Abgrenzung: Onboarding vs. Einarbeitung vs. Einarbeitungsplan

Die Begriffe Onboarding, Einarbeitung und Einarbeitungsplan werden oft synonym verwendet – dabei gibt es wichtige Unterschiede:

Onboarding bezeichnet den gesamten Integrationsprozess vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit (oft 3-6 Monate). Es umfasst organisatorische Aspekte (Vertrag, IT-Zugänge), fachliche Einarbeitung und soziale Integration.

Einarbeitung ist der Teil des Onboardings, der sich auf die konkrete Vermittlung von Aufgaben, Prozessen und Wissen konzentriert. Sie beschreibt den Prozess des Lernens und Einübens.

Einarbeitungsplan ist das strukturierte Dokument, das diesen Prozess plant und dokumentiert. Er ist das Werkzeug, mit dem Einarbeitung systematisch gesteuert wird.

Warum ist ein Einarbeitungsplan wichtig?

Das Problem: Frühfluktuation kostet Geld und Zeit

Die Zahlen sind alarmierend: Laut der Haufe Onboarding-Studie 2023 verzeichnen 36% der Unternehmen Kündigungen zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Jede:r sechste neue Mitarbeiter:in verlässt das Unternehmen bereits in der Probezeit, wie die softgarden Onboarding-Studie 2025 zeigt.

Die häufigsten Gründe für diese Frühfluktuation sind:

• Falsche Erwartungen (56% der Befragten)
• Probleme mit Team oder Führungskraft (38%)
• Fehlender Cultural Fit (28%)
• Unprofessionelles Onboarding (21%)

Die Kosten sind erheblich: Neben den direkten Recruiting-Kosten entstehen Aufwände für die erneute Stellenbesetzung, verloren gegangene Arbeitszeit und mögliche Imageschäden. Ein schlechter Start kann langfristige Folgen für die Mitarbeiterbindung haben.

Die Lösung: Strukturierte Einarbeitung bindet Mitarbeiter:innen

Ein strukturierter Einarbeitungsplan ist die wirksamste Maßnahme gegen Frühfluktuation. Er sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen sich vom ersten Tag an willkommen, gut betreut und wertgeschätzt fühlen. Statt im Chaos zu versinken, haben sie klare Orientierung und wissen, was von ihnen erwartet wird.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Schnellere Produktivität: Neue Mitarbeiter:innen finden sich schneller zurecht und können früher eigenständig arbeiten
• Höhere Zufriedenheit: Strukturiertes Onboarding signalisiert Wertschätzung und Professionalität
• Bessere Bindung: Positive erste Eindrücke prägen die langfristige Beziehung zum Arbeitgeber
• Geringere Fluktuation: Gut eingearbeitete Mitarbeiter:innen bleiben länger im Unternehmen

Zahlen und Fakten: Was Studien sagen

Die Forschung belegt eindeutig den Wert strukturierter Einarbeitung:

• 69% der Mitarbeiter:innen bleiben mindestens 3 Jahre im Unternehmen, wenn sie ein gutes Onboarding erlebt haben (SHRM, 2023)
• 92% der Beschäftigten spüren bereits in den ersten 100 Tagen, ob Job und Arbeitgeber zu ihnen passen (softgarden, 2025)
• Nur 12% der Angestellten sind zufrieden mit ihrem Einarbeitungs- und Orientierungsprozess im Unternehmen (Gallup, 2024)
• 49% der Bewerber:innen berücksichtigen das Onboarding bei ihrer Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber (softgarden, 2025)

Diese Zahlen zeigen: Ein professioneller Einarbeitungsplan ist kein Nice-to-have, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil im War for Talents.

Was gehört in einen Einarbeitungsplan?

Organisatorische Komponenten

Der organisatorische Teil des Einarbeitungsplans umfasst alle administrativen und technischen Vorbereitungen:

• Arbeitsvertrag: Rechtzeitige Zusendung und Klärung offener Fragen
• IT-Ausstattung: Laptop, Smartphone, E-Mail-Adresse, Zugänge zu Software und Systemen
• Arbeitsplatz: Büro, Schreibtisch, Schlüssel, Parkkarte
• Administrative Unterlagen: Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bankverbindung
• Unternehmensinfos: Organigramm, Ansprechpersonen, interne Leitfäden

Diese Basics sollten idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag vorbereitet sein, damit neue Mitarbeiter:innen sofort starten können.

Fachliche Inhalte

Der fachliche Teil konzentriert sich auf die konkrete Arbeit:

• Aufgabenbeschreibung: Detaillierte Übersicht der Verantwortungsbereiche
• Schulungen und Trainings: Software-Einführungen, Prozess-Trainings, Produktschulungen
• Lernziele: Was soll nach 1 Woche, 1 Monat, 3 Monaten beherrscht werden?
• Projekte und Tasks: Konkrete erste Aufgaben zum Einarbeiten
• Feedback-Termine: Regelmäßige Gespräche mit Führungskraft (nach 1, 4, 12 Wochen)

Ein guter fachlicher Einarbeitungsplan baut systematisch auf: Von einfachen zu komplexen Aufgaben, mit klaren Meilensteinen.

Soziale Integration

Die soziale Einarbeitung wird oft unterschätzt, ist aber entscheidend für langfristigen Erfolg:

• Team-Vorstellung: Kennenlernen aller Kolleg:innen, nicht nur der direkten Ansprechpersonen
• Mentor:in oder Buddy: Eine feste Bezugsperson für alle Fragen
• Willkommenspaket: Kleine Aufmerksamkeit (Unternehmens-Merchandise, Snacks, persönlicher Gruß)
• Team-Events: Mittagessen, Kaffee-Runde, After-Work mit dem Team
• Unternehmenskultur: Vermittlung von Werten, Verhaltensregeln, Dresscode

Neue Mitarbeiter:innen, die sich sozial gut integriert fühlen, identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen und bleiben länger.

Zeitliche Struktur

Ein Einarbeitungsplan braucht klare zeitliche Meilensteine. Die Dauer hängt von der Komplexität der Rolle ab:

• Einfache Tätigkeiten: 2-4 Wochen strukturierte Einarbeitung
• Fachkräfte: 1-3 Monate mit zunehmender Verantwortung
• Führungskräfte/Spezialist:innen: 3-6 Monate inklusive Strategie-Einbindung

Der Goldstandard: Mindestens die ersten 90 Tage strukturiert planen, denn in diesem Zeitraum entscheidet sich, ob neue Mitarbeiter:innen langfristig bleiben.

Die 4 Phasen eines Einarbeitungsplans

Phase 1: Preboarding (vor dem ersten Arbeitstag)

Das Preboarding beginnt direkt nach der Vertragsunterzeichnung und endet am Tag vor dem ersten Arbeitstag. In dieser Phase geht es darum, den Kontakt zu halten und Vorfreude zu wecken.

Wichtige Maßnahmen:

• Versand eines Willkommenspakets (Unternehmensinfos, Team-Fotos, Wegbeschreibung)
• Einrichtung der IT-Infrastruktur (E-Mail-Adresse, Zugänge)
• Information über den Ablauf des ersten Arbeitstags (Uhrzeit, Treffpunkt, Ansprechperson)
• Optionale Einladungen zu virtuellen Events oder Team-Treffen

Warum Preboarding so wichtig ist: Die Haufe-Studie zeigt, dass 36% der Unternehmen Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag erleben. Ein aktives Preboarding reduziert diese Zahl signifikant, indem es neue Mitarbeiter:innen frühzeitig einbindet und Sicherheit gibt.

Phase 2: Orientierung (erste Woche)

Die erste Woche dient der grundlegenden Orientierung im Unternehmen. Neue Mitarbeiter:innen lernen die wichtigsten Personen, Räume und Prozesse kennen.

Typische Inhalte:

• Willkommensgespräch mit der Führungskraft
• Rundgang durch das Unternehmen (Büros, Kantine, Sozialräume)
• Vorstellung im Team (persönlich oder digital)
• Einführung in wichtigste Tools und Systeme
• Administrative Aufgaben abschließen
• Erste einfache Aufgaben zum "Warm werden"

Ziel: Am Ende der ersten Woche sollten neue Mitarbeiter:innen wissen, wo sie was finden, wen sie bei Fragen ansprechen können und wie typische Arbeitstage ablaufen.

Phase 3: Integration (erste 3 Monate)

In der Integrationsphase geht es um die Vertiefung: Neue Mitarbeiter:innen übernehmen zunehmend Verantwortung, lernen komplexere Prozesse und bauen ihre Rolle aus.

Fokus-Bereiche:

• Fachlich: Systematischer Aufbau von Fachwissen und Kompetenzen
• Sozial: Aufbau von Beziehungen zu Kolleg:innen anderer Abteilungen
• Kulturell: Verstehen und Verinnerlichen der Unternehmenswerte
• Strategisch: Verstehen des "großen Bildes" – wo steht das Unternehmen, wohin geht es?

Feedback-Schleifen: Regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft (z.B. nach 30, 60, 90 Tagen) helfen, Fortschritte zu reflektieren und Anpassungen vorzunehmen.

Phase 4: Evaluierung (nach 3-6 Monaten)

Am Ende der Einarbeitungsphase steht eine gemeinsame Evaluierung. Hier wird bilanziert, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und wie es weitergeht.

Inhalte des Abschlussgesprächs:

• Rückblick auf die Einarbeitungszeit: Was lief gut? Was hätte besser sein können?
• Überprüfung der Lernziele: Wurden alle wichtigen Kompetenzen aufgebaut?
• Feedback in beide Richtungen: Von Führungskraft zu Mitarbeiter:in und umgekehrt
• Perspektiven: Welche Entwicklungsziele gibt es für die nächsten 6-12 Monate?
• Offizieller Abschluss der Einarbeitungsphase

Auch wenn die strukturierte Einarbeitung endet, sollte die Unterstützung weitergehen. Regelmäßige Entwicklungsgespräche und kontinuierliches Feedback sind die Basis für langfristige Mitarbeiterbindung.

Praktische Umsetzung: So erstellst du einen Einarbeitungsplan

Schritt 1: Ziele definieren

Bevor du mit der Planung beginnst, definiere klare Ziele: Was sollen neue Mitarbeiter:innen am Ende der Einarbeitungszeit können, wissen und fühlen?

Beispiel-Ziele:

• Nach 1 Woche: Orientierung im Unternehmen, alle wichtigen Ansprechpersonen kennen, erste einfache Aufgaben selbstständig erledigen
• Nach 1 Monat: Wichtigste Prozesse und Tools beherrschen, erste Projekte eigenständig bearbeiten
• Nach 3 Monaten: Vollständig produktiv, komplexe Aufgaben selbstständig lösen, ins Team integriert

Schritt 2: Aufgaben und Meilensteine festlegen

Erstelle eine detaillierte Übersicht aller Aufgaben, Schulungen und Termine für die ersten Wochen und Monate. Nutze dabei folgende Struktur:

Schritt 3: Verantwortlichkeiten klären

Ein guter Einarbeitungsplan verteilt Verantwortung auf mehrere Schultern:

• HR-Abteilung: Organisatorischer Teil (Vertrag, IT, Büro, Preboarding)
• Führungskraft: Fachlicher Inhalt (Aufgaben, Ziele, Feedback)
• Mentor:in/Buddy: Tägliche Fragen, soziale Integration, Ansprechperson im Alltag
• Team: Unterstützung bei konkreten Fachfragen, soziale Einbindung

Schritt 4: Zeitplan erstellen

Übersetze die Aufgaben in einen konkreten Zeitplan. Berücksichtige dabei:

• Realistische Zeitfenster: Plane großzügig, neue Mitarbeiter:innen brauchen Zeit zum Verarbeiten
• Pufferzeiten: Unvorhergesehenes einplanen (Krankheit, dringende Projekte)
• Regelmäßige Check-ins: Feste Feedback-Termine alle 1-2 Wochen
• Flexibilität: Der Plan sollte anpassbar sein, nicht starr

Schritt 5: Individualisierung

Kein Einarbeitungsplan passt für alle. Individualisiere basierend auf:

• Vorkenntnissen: Erfahrene Fachkräfte brauchen weniger Grundlagen-Schulungen
• Lerngeschwindigkeit: Manche lernen schneller, andere brauchen mehr Zeit
• Rolle und Verantwortung: Führungskräfte haben andere Anforderungen als Fachkräfte
• Persönlichen Stärken: Berücksichtige individuelle Kompetenzen und Potenziale

Für eine stärkenbasierte Einarbeitung kann objektive Eignungsdiagnostik helfen. Die digitale Plattform Aivy ermöglicht es bereits im Recruiting-Prozess, individuelle Stärken wissenschaftlich fundiert zu identifizieren. Diese Erkenntnisse können in den Einarbeitungsplan einfließen und die Einarbeitung gezielt auf die Kompetenzen der Person abstimmen. Unternehmen wie Callways berichten, dass die Gespräche durch objektive Assessments "deutlich besser und mehr auf dem Punkt" sind – was auch die Einarbeitung erleichtert.

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Checkliste: Einarbeitungsplan in der Praxis

Vor dem ersten Arbeitstag:

• ☐ Arbeitsvertrag versandt und unterschrieben
• ☐ IT-Ausstattung bereitgestellt (Laptop, Zugänge)
• ☐ Arbeitsplatz vorbereitet
• ☐ Willkommenspaket versandt
• ☐ Team über Neuzugang informiert
• ☐ Mentor:in oder Buddy zugewiesen

Erste Woche:

• ☐ Willkommensgespräch mit Führungskraft
• ☐ Rundgang durch Unternehmen
• ☐ Vorstellung im Team
• ☐ IT-Schulung absolviert
• ☐ Erste einfache Aufgaben bearbeitet
• ☐ Feedback-Gespräch am Ende der Woche

Erste 3 Monate:

• ☐ Monatliche Check-ins durchgeführt
• ☐ Wichtigste Schulungen absolviert
• ☐ Erste Projekte eigenständig bearbeitet
• ☐ Sozial ins Team integriert
• ☐ Abschlussgespräch nach 90 Tagen

Wer erstellt den Einarbeitungsplan?

Die Erstellung eines Einarbeitungsplans ist Teamarbeit und erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen:

HR-Abteilung (Organisatorischer Part):

• Erstellt Standard-Vorlage für alle Neueinstellungen
• Koordiniert Preboarding-Aktivitäten
• Kümmert sich um Vertrag, IT-Ausstattung, administratives Onboarding
• Stellt sicher, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind

Führungskraft (Fachlicher Part):

• Definiert fachliche Lernziele und Meilensteine
• Erstellt individuellen Plan basierend auf der Rolle
• Führt Feedback-Gespräche und passt Plan bei Bedarf an
• Verantwortet die erfolgreiche Einarbeitung

Team (Unterstützung):

• Unterstützt bei der sozialen Integration
• Beantwortet Fachfragen im Alltag
• Mentor:in oder Buddy begleitet täglich

Best Practice: HR liefert die Grundstruktur, Führungskraft füllt sie mit fachlichen Inhalten, Team unterstützt bei der Umsetzung. Diese Verantwortungsteilung stellt sicher, dass nichts vergessen wird und neue Mitarbeiter:innen umfassend betreut werden.

Häufige Fragen zum Einarbeitungsplan

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan ist ein strukturierter Leitfaden für die Integration neuer Mitarbeiter:innen. Er definiert Aufgaben, Ziele, Ansprechpersonen und den Zeitplan für die ersten Wochen und Monate im Unternehmen. Der Plan umfasst sowohl die fachliche Einarbeitung als auch die soziale Integration ins Team.

Wie lange sollte ein Einarbeitungsplan dauern?

Die Dauer hängt von der Komplexität der Rolle ab. Einfache Tätigkeiten erfordern 2-4 Wochen strukturierte Einarbeitung, Fachkräfte benötigen 1-3 Monate, Führungskräfte und Spezialist:innen 3-6 Monate. Der Goldstandard: Mindestens die ersten 90 Tage systematisch strukturieren, da in dieser Zeit die Weichen für langfristige Bindung gestellt werden.

Was gehört in einen Einarbeitungsplan?

Ein vollständiger Einarbeitungsplan umfasst vier Bereiche: Organisatorische Infos (Arbeitsvertrag, IT-Zugänge, Büro), fachliche Schulungen und Aufgaben, soziale Integration (Team-Vorstellung, Mentor:in) sowie Meilensteine und regelmäßige Feedbackgespräche. Alle vier Komponenten sind wichtig für eine erfolgreiche Einarbeitung.

Wer erstellt den Einarbeitungsplan?

Die Verantwortung ist geteilt: Die HR-Abteilung kümmert sich um den organisatorischen Teil (Vertrag, IT, Büro), die Führungskraft gestaltet den fachlichen Inhalt (Aufgaben, Schulungen, Ziele), und das Team unterstützt bei der sozialen Integration. Diese Arbeitsteilung stellt sicher, dass alle Aspekte der Einarbeitung abgedeckt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung?

Onboarding bezeichnet den gesamten Integrationsprozess vom Zeitpunkt vor dem Arbeitsbeginn bis zum Ende der Probezeit. Einarbeitung ist ein Teil des Onboardings und fokussiert sich auf die fachliche und soziale Integration. Der Einarbeitungsplan ist das strukturierte Dokument, das diesen Prozess plant und dokumentiert.

Was ist Preboarding?

Preboarding bezeichnet die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit erhalten neue Mitarbeiter:innen Willkommensinfos, Unterlagen und Zugangsdaten. Preboarding ist wichtig, denn laut Haufe-Studie 2023 erleben 36% der Unternehmen Kündigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag – ein aktives Preboarding reduziert diese Quote erheblich.

Wie verhindere ich Frühfluktuation?

Frühfluktuation lässt sich durch strukturierte Einarbeitung deutlich reduzieren: Erstelle einen detaillierten Einarbeitungsplan von Tag 1 an, führe regelmäßige Feedbackgespräche (nach 1, 4, 12 Wochen), kommuniziere klare Erwartungen, weise eine:n Mentor:in oder Buddy zu und fördere aktiv die soziale Integration. Die Daten zeigen: 69% der Mitarbeiter:innen bleiben mindestens 3 Jahre, wenn sie gutes Onboarding erleben.

Wie individualisiere ich den Einarbeitungsplan?

Individualisierung ist entscheidend für erfolgreiche Einarbeitung: Berücksichtige Vorkenntnisse und Erfahrung der Person, passe Tempo und Tiefe an die individuelle Lerngeschwindigkeit an, nutze objektive Stärkenanalysen (z.B. durch Eignungsdiagnostik), und berücksichtige persönliche Ziele und Entwicklungswünsche. Kein Einarbeitungsplan sollte starr sein – Flexibilität ist der Schlüssel.

Fazit

Ein professioneller Einarbeitungsplan ist kein administrativer Aufwand, sondern eine strategische Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Die Zahlen sprechen für sich: 69% der Mitarbeiter:innen bleiben mindestens 3 Jahre, wenn sie gutes Onboarding erleben. Gleichzeitig verzeichnen 36% der Unternehmen ohne strukturierte Einarbeitung Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag.

Die vier Phasen – Preboarding, Orientierung, Integration und Evaluierung – bilden das Gerüst für erfolgreiche Einarbeitung. Entscheidend ist dabei die klare Verantwortungsteilung zwischen HR, Führungskraft und Team sowie die Individualisierung des Plans basierend auf den Bedürfnissen und Stärken neuer Mitarbeiter:innen.

In Zeiten des Fachkräftemangels können sich Unternehmen Frühfluktuation nicht leisten. Ein strukturierter Einarbeitungsplan ist die wirksamste Maßnahme, um neue Talente langfristig zu binden und schnell produktiv zu machen.

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Quellen

• Haufe Onboarding-Studie 2023. Haufe Talent Solutions, 2023. https://www.haufe.de/personal/hr-management/umfrage-zum-onboarding-in-unternehmen_80_396926.html
• softgarden Onboarding-Studie 2025: Erfolgreiches Onboarding. softgarden e-recruiting GmbH, 2025. https://softgarden.com/de/ressourcen/studien/erfolgreiches-onboarding-2025/
• Employee Onboarding Statistics 2025. Appical (basierend auf SHRM, HCI, Gallup), 2025. https://www.appical.com/resources/blog/employee-onboarding-statistics
• Why Onboarding Is Key for Retention. Society for Human Resource Management (SHRM), 2023. https://www.shrm.org
• State of the American Workplace: Employee Engagement Insights. Gallup Inc., 2024. https://www.gallup.com
• Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter. Personio GmbH, 2022. https://www.personio.de/hr-lexikon/einarbeitungsplan/
• Einarbeitungsplan: Der Schlüssel für einen guten Start. Factorial HR, 2024. https://factorialhr.de/blog/einarbeitungsplan/