Talent Relationship Management

Die Gründe für die Notwendigkeit, eine neue Stelle zu besetzen, können vielfältig sein.‍

Das Unternehmen wächst und neue Arbeitsplätze entstehen. Ein Mitarbeiter kündigt, eine Mitarbeiterin geht in den Ruhestand.

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Die scheinbare Lösung:

Die Schaltung einer Stellenanzeige in einem Karriereportal der Wahl. Im Anschluss gilt es sich in der Regel zurückzulehnen und zu warten, bis sich die gewünschten High Potentials für die Stelle interessieren und bewerben. 

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Das Problem:‍

Diese scheinbar einfache Lösung des Problems wird in Zeiten des War for Talents und der zunehmenden Verschiebung hin zu einem Arbeitnehmermarkt (offene Stellen > High Potentials) nicht mehr zum Erfolg führen.

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Das Ergebnis:‍

Personalverantwortliche warten vergeblich auf die erwünschten Bewerbungen, Schlüsselpositionen werden nicht mit den Talenten besetzt, deren Kompetenzen dem zuvor festgelegten Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle entsprechen.

Die finale Konsequenz:

‍Unternehmen verlieren Ihre Wettbewerbsfähigkeit im Markt, indem sie die wichtigste Ressource in der heutigen wissensintensiven Arbeitswelt verspielen: Talent. Die Nachwuchskräfte von morgen, die für den zukünftigen Unternehmenserfolg entscheidend sind, bleiben aus. 

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Was aber tun, wenn situative und reaktive Rekrutierungs- und Personalmarketingaktivitäten nicht mehr ausreichen, um den stetig steigenden Personalbedarf zu decken?

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Die Antwort:

‍Höchste Zeit, in den Aufbau eines strategischen und nachhaltigen Talent Relationship Managements zu investieren.

Wie dies gelingt? Wir verraten dir die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren

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1. Talent Relationship Management ist zielgruppenorientiert und nicht vakanzorientiert

Im Gegensatz zu traditionellen Rekrutierungsansätzen liegt der Fokus von TRM nicht auf der zu besetzenden Stelle (Vakanz), sondern auf dem zu gewinnenden Talent (siehe Abbildung 1).

Der wichtigste erste Schritt im TRM besteht daher darin, die relevante Zielgruppe klar zu definieren und ein gutes Verständnis für sie zu entwickeln. Wer die Zielgruppe für die zu besetzenden Positionen ist, lässt sich durch eine empirische Anforderungsanalyse ermitteln.

Ist jedoch die Anforderungsanalyse abgeschlossen und die Zielgruppe identifiziert, liegt der Fokus nicht mehr auf den Anforderungen der Stelle, sondern auf den Bedürfnissen der Talente. Wichtige Fragen, die Sie sich nun stellen sollten, sind unter anderem:

• Wie denkt meine Zielgruppe?
• Welche Arbeitgebereigenschaften sind aus Sicht meiner Zielgruppe besonders attraktiv?
• Wo erreiche ich meine Zielgruppe?

Diese Fragen und die Antworten darauf entscheiden letztendlich über die gewählte Sprache (z.B. Verwendung von Du oder Sie) und Argumentationsstruktur im Personalmarketing (z.B. Hervorheben von Selbstentwicklungsmöglichkeiten oder Gehaltsoptionen), wozu auch die gewählten Kanäle zur Ansprache der Talente gehören (führe ich z.B. Kampagnen über Social Media durch oder setze ich auf Kontakte auf Karrieremessen).

Die wichtigste Leitlinie: Welche Maßnahmen am besten geeignet sind, um den Erfolg Ihre TRM zu sichern, hängt von den Bedürfnissen der Zielgruppe ab: Der Köder muss dem Fisch schmecken - nicht dem Angler. 

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2. TRM fokussiert sich auf die Besetzung von Schlüsselpositionen

Talentmanagement unterscheidet sich vom Candidate Relationship Management dadurch, dass die Maßnahmen des Talentmanagements auf ausgewählte, schwer erreichbare und konkret definierte Zielgruppen ausgerichtet sind. Es geht um die Besetzung von Schlüsselpositionen, das heißt von Positionen, die für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Wichtig ist, dass diese nicht nur auf der obersten Führungsebene, sondern auch auf unteren Hierarchieebenen vorhanden sein können. So kann die Besetzung neuer Auszubildenden in einem Lehrbetrieb oder Talente im Vertrieb ebenso von zentraler Bedeutung für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sein wie die Besetzung einer Managementposition.

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3. Talent Relationship Management beginnt vor dem tatsächlichen Bedarf und setzt auf langfristige Bindung.

Ein gut gestaltetes Talent Relationship Management zeichnet sich dadurch aus, dass es bereits vor dem akuten Besetzungsbedarf einer Stelle beginnt (siehe Abbildung 1). 

Mögliche Maßnahmen dazu sind Active-Sourcing-Maßnahmen (d.h. aktive direkte Suche und Ansprache von Kandidat:innen). Besteht die definierte Zielgruppe aus Schülern und Studenten, ist es primär ratsam, aktiv in strategisches Hochschulmarketing zu investieren. Vielversprechende Maßnahmen in diesem Bereich sind das Angebot von Workshops und Praxisvorträgen an Hochschulen oder die Förderung besonders begabter Studierender mithilfe von Stipendienprogrammen oder etwa dem Sponsoring von Preisen (z.B. für die beste Masterarbeit).

Klingt etwas oldschool und sehr aufwendig? Nicht unbedingt, denn das geht auch digital! So existieren heute zahlreiche Methoden, um genau Ihre Zielgruppe online und damit deutlich kostengünstiger und effizienter anzusprechen. Ein Beispiel hierfür ist die Verwendung von Karriereapps wie Aivy. So bietet Aivy ein Tool, in welchem sie passende Bewerber:innen für Ihre Stelle automatisiert ansprechen und für Ihr Unternehmen begeistern können. Durch die Festlegung einer Mindestpassung der Kandidat:innen zu dem festgelegten Anforderungsprofil der Stelle (z.B. bestimmte Leistungsindikatoren in psychometrischen Minispielen) stellen Sie dabei sicher, dass Sie genau die Bewerber:innen ansprechen, die tatsächlich auf Ihre Stelle passen.

Das spart Zeit und Geld: durch Vermeidung kostenintensiver Fehl- und Nichtbesetzungen sowie schnellere Neubesetzungen offener Stellen. Denn so haben alle TRM-Maßnahmen ein gemeinsames Ziel: im Vorfeld einer Stellenbesetzung eine so intensive Beziehung zu potenziell attraktiven Kandidat:innen aufzubauen, dass diese im Bedarfsfall direkt aktiviert werden können.

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Zur Erinnerung:

Beim TRM geht es um den Aufbau einer langfristigen Bindung und nicht allein um die Besetzung einer Stelle. TRM besteht daher aus dem Aufbau einer Beziehung zu den Bewerber:innen, bevor sie sich um eine Stelle bewerben (z.B. durch Active Sourcing via LinkedIn oder eine Karriereapp), bei der Bewerbung (z.B. durch eine angenehme Candidate Experience durch Game-based Assessments), nachdem sie sich beworben haben oder das Vorstellungsgespräch geführt haben (z.B. durch regelmäßiges Feedback und Transparenz über den Status im Bewerbungsprozess) und nachdem sie die Stelle angenommen haben (z.B. durch Zusendung wichtiger Informationen und Schaffen von Kontaktstellen zum Kennenlernen zukünftiger Teammitglieder). Je individueller die Maßnahmen zum Aufbau einer Beziehung zu den Talenten sind, desto besser.

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4. Talent Relationship Management endet nicht mit Besetzung der Stelle

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und die Stelle ist besetzt. Für viele Unternehmen ist damit ein Häkchen an ein erfolgreiches TRM gesetzt und der Prozess scheint abgeschlossen zu sein. Allerdings verschenken die Unternehmen hier wichtiges Potenzial.

Die Bindung von Talenten sollte sich nicht nur auf externe Kandidaten konzentrieren, sondern auch auf die im Unternehmen tätigen Mitarbeiter:innen. Dies gilt umso mehr, als sich Arbeitsverträge zunehmend zu Beziehungsverträgen wandeln, die auf Vertrauen und Wertschätzung basieren. Fehlt dies und ist die Bindung an das Unternehmen oder die Abteilung gering, werden die Talente das Unternehmen verlassen, sobald sich extern attraktivere Optionen ergeben. Dadurch entstehen nicht nur Kosten für die Neubesetzung der Stelle, sondern auch wertvolles Wissen und Erfahrung gehen verloren. Ein Umstand, den sich Unternehmen angesichts des heutigen Fachkräftemangels kaum leisten können. 

Um dem Wunsch von Mitarbeiter:innen sich auch intern weiterzuentwickeln, gerecht zu werden, und so nicht zu riskieren, High Potentials zu verlieren, lohnt es sich ebenso in den Aufbau von internen Tools zur Förderung der internen Mobilität zu investieren (z.B. interne Karrieremarktplätze, Apps zur Identifizierung von Entwicklungspotenzialen und passenden internen Stellen). 

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5. Talent Relationship Management ist in die allgemeine HR-Strategie integriert. 

Ein gutes Talent Relationship Management zeichnet sich durch die Ausrichtung aller Aktivitäten im Rahmen der definierten und dokumentierten HR-Strategie aus. Dazu gehören auch die strategische und systemseitige Integration und Schnittstellen in die vorhandene Talentmanagement-Software (z.B. Schnittstellen zum Bewerbermanagementsystem).

Die Möglichkeiten, die solche Schnittstellen bieten, sind vielfältig: So können Sie beispielsweise Talentpools nach eigens definierten Kriterien (z.B. Leistungsindikatoren in psychometrischen Minispielen) einrichten, Bewerber:innen regelmäßig per E-Mail informieren (z.B. über Neuigkeiten im Unternehmen, Tipps zur Bewerbung und Karriereentwicklung) und sie so kontinuierlich motivieren, die eigenen Daten im System aktuell zu halten. Denn nur so wird das langfristige Ziel von TRM erreicht: eine Beziehung zu schaffen, die sowohl für Sie als auch für das Talent langfristig gewinnbringend ist.

Doch Vorsicht ist geboten: denn nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Sie die Daten von Kandidat:innen nach 6 Monaten löschen, sofern keine anderweitige Einwilligung erteilt wurde. Aus diesem Grund empfiehlt es sich an dieser Stelle mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die eine entsprechende Einwilligung der Talente zur erneuten Ansprache durch potenzielle Arbeitgeber bei gleichzeitiger Datenschutzkonformität zusichern.

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• Heyse V, Ortmann S (2008) Talentmanagament in der Praxis. Eine Anleitung mit Arbeitsblättern, Checklisten, Softwarelösungen. Waxmann, Münster
• Trost, A. (2014). Introduction. In: Talent Relationship Management. Management for Professionals. Springer, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-54557-3_1
• Claßen, M., & Timm, E. (2011). Talent Management – die Kunst liegt in der Umsetzung. In A. Ritz & N. Thom (Hrsg.), Talent Management: Talente identifizieren, Kompetenzen entwickeln, Leistungsträger erhalten (2. Aufl., S. 97–110). Wiesbaden: Gabler.