Anforderungsprofile erstellen

Die wichtigsten Tipps für mehr Wissenschaftlichkeit in Ihrer Personalauswahl

Eine fundierte Anforderungsanalyse bildet nach DIN 33430 die Grundlage einer erfolgreichen und professionellen Personalauswahl. Im Rahmen dieser werden Kriterien für beruflichen Erfolg definiert, anhand derer ein Anforderungsprofil erstellt wird. Das Anforderungsprofil, auch bekannt als Qualifikationsprofil, ist eine systematische, meist tabellarische Auflistung aller für die ausgeschriebene Stelle erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen.

Es beantwortet dabei eine zentrale Leitfrage: Was muss ein:e ideale:r Bewerber:in mitbringen, um in der zu besetzenden Position erfolgreich zu sein? Damit gehören Anforderungsprofile zu den wichtigsten Instrumenten der Personalauswahl.

Denn klar ist: Nur, wenn Personalverantwortliche die konkreten Anforderungen einer Stelle kennen, können sie die Eignung der Kandidat:innen für ausgeschriebene Stellen bewerten.

Definition: Anforderungsprofil

Unter einem Anforderungsprofil versteht man eine systematische Auflistung aller Kompetenzen, die Bewerbende mitbringen müssen, um in einer Position erfolgreich zu sein.

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1. Was gehört in ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil enthält alle fachlichen und überfachlichen Anforderungsgruppen (auch bekannt als Qualifikationsgruppen und Merkmalsgruppen), die an die Bewerbenden gestellt werden. Personalverantwortliche unterscheiden dabei in der Regel vier Kategorien:

  • Formale Anforderungen (z.B. Ausbildung, Berufserfahrung)
  • Fachliche Anforderungen (z.B. Programmierfähigkeiten, Excel-Kenntnisse)
  • Methodische Kompetenzen (z.B. Analytisches Denken, Verhandlungsgeschick)
  • Soziale/Persönliche Kompetenzen (z.B. Teamfähigkeit, Empathie)

Je nach Aufgabenstellung des Arbeitsplatzes können zudem weitere Anforderungsgruppen aufgenommen werden. Beispiele hierfür sind körperliche und geistige Anforderungen.

2. Wie erstellt man ein Anforderungsprofil?

Schritt 1: Anforderungsanalyse

Im ersten Schritt der Anforderungsprofilerstellung sollte immer eine fundierte Anforderungsanalyse erfolgen. Dabei finden in der Praxis primär zwei Methoden Anwendung:

Erfahrungsgeleitet-intuitive Methoden

Erfahrungsgeleitete-intuitive Methoden verlassen sich, wie es schon der Name vermuten lässt, auf erfahrungs- oder intuitionsbasierte Urteile von Experten. Meist sind dies erfahrene Personalverantwortliche oder Führungskräfte aus dem Fachbereich. Oft kann es auch Sinn machen Stellenvorgänger einzubeziehen. Das Anforderungsprofil stellt dabei eine Zusammenstellung aller Kompetenzen und Eigenschaften dar, die die Experten für den Erfolg in der Stelle als erforderlich erachten.

Personenbezogen-empirische Methoden

Personenbezogen-empirische Methoden nutzen statistische Zusammenhänge zwischen den Merkmalen von Berufstätigen und deren beruflichen Leistung, um Anforderungsprofile abzuleiten.

Ein Beispiel: Beobachtet man, dass Vertriebsmitarbeitende mit einem hohen Maß an Empathie besonders häufig ihre Vertriebsziele erreichen, würde Empathie in das Anforderungsprofil aufgenommen werden.

Ziel dabei ist, dass das Profil immer genau die Anforderungen enthält, die beruflichen Erfolg am besten vorhersagen.

Die Methoden im Vergleich

Während der Vorteil erfahrungsgeleiteter Methoden in der Einfachheit der Implementierung liegt, haben empirische Methoden den Vorteil, dass sie Verzerrungen durch subjektive Wahrnehmungen der Profis weitgehend ausschließen und sich meist schneller an Veränderungen in der Arbeitswelt anpassen können.

Ein Beispiel: Führungskräfte und Personalverantwortliche neigen zur Benennung von Kompetenzen, die sie selbst zu besitzen glauben und nehmen Veränderungen in den erforderlichen Kompetenzen im Zeitverlauf oft erst verspätet war.

Schritt 2: Anforderungsanalyse

Wurden die Anforderungen an einer Stelle analysiert und identifiziert, geht es in eine zweiten Schritt darum, die Informationen zu nutzen, um möglichst konkrete Anforderungen an Bewerbende festzulegen. Wir haben für Sie 5 Erfolgsgeheimnisse zusammengefasst, mit Hilfe derer Sie die Qualität Ihrer Anforderungsprofile langfristig steigern können.

Ein gutes Anforderungprofil ist…

  1. Eindeutig und trennscharf
  • Formulieren Sie Anforderungsprofile präzise, eindeutig und vermeiden Sie Floskeln.
  • Formulieren Sie Anforderungen möglichst konkret (z.B. Fähigkeit zum empathischenZuhören) und vermeiden Sie übergeordnete Kompetenzbegriffe (z.B. Sozialkompetenz)
  1. Konsensbasiert und empirisch fundiert
  • Integrieren Sie verschiedene Perspektiven (z.B. abteilungsübergreifender Austausch)
  • Bevorzugen Sie empirische gegenüber erfahrungsbasiert-intuitiven Methoden und integrieren Sie statistische Daten über den beruflichen Erfolg bisheriger Bewerbender
  1. Aktuell und zukunftsorientiert
  • Verstehen Sie Anforderungsprofile als kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)
  • Prüfen Sie regelmäßig Entwicklungen der Stelle und des Stellenumfelds und passen Sie an
  • Integrieren Sie potenzialbezogene Kompetenzen (z.B. Veränderungsfähigkeit), um den Herausforderungen einer schnelllebigen Arbeitswelt gerecht zu werden
  1. Lässt Gewichtungen zu
  • Gewichten Sie Kriterien nach Ihrer Wichtigkeit und unterscheiden Sie zwischen Muss-, Soll- und Kann-Kriterien
  • Listen Sie die Anforderungen in der Reihenfolge Ihrer Wichtigkeit auf
  • Prüfen Sie ob Muss-Kriterien für den Erfolg in einer Position tatsächlich unabdingbar sind
  1. Fair und nicht diskriminierend
  • Vermeiden Sie Benachteiligung von Gruppen basierend auf z.B. Geschlecht oder Kultur
  • Inkludieren Sie Anforderungen (z.B. körperliche Merkmale), die Gruppen potenziell benachteiligen können nur, wenn diese für die Stelle unabdingbar sind (Muss-Kriterien)
  • Verwenden Sie eine inklusive Sprache, die Individuen aller Geschlechter und Kulturen gleichermaßen anspricht

3. Das Anforderungsprofil in Ihrem Personalauswahlprozess richtig einsetzen!

Das Anforderungsprofil ist fertig – und jetzt? Jetzt wird es erst richtig spannend! Denn dem Anforderungsprofil kommen im Personalauswahlprozess zwei zentrale Schlüsselrollen zu.

  • Personalbeschaffung: Das Anfordeurngsprofil ist ein zentrales Element von Stellenanzeigen und spielt damit eine wichtige Rolle in der Anziehung zukünftiger Talente. Denn so beeinflussen die darin festgelegten Anforderungen a) wer die Stelle als attraktiv einstuft und b) wer sich für diese geeignet fühlt. Das Anforderungsprofil, welches Sie vorgeben, beeinflusst damit also die Talente, die Sie anziehen und finden.
  • Personalauswahl: Das Anforderungsprofil spielt zudem eine zentrale Rolle im eignungsdiagnostischen Auswahlprozess. So bestimmt es einerseits, welche Kompetenzen im Personalauswahlprozess gemessen werden, und ermöglicht andererseits eine strukturierte Bewertung der Eignung von Bewerbenden für die Stelle. Dabei dienen die im Anforderungsprofil festgelegten Kriterien zur Erstellung eines Soll-Profils, mit welchem die tatsächlichen Komptenzen von Bewerbenden verglichen werden können (Soll-Ist-Abgleich). Dies ermöglicht es Personalverantwortlichen zu erkennen, in welchen Bereichen Bewerbende die Anforderungen übertreffen oder hinter diesen zurückbleiben (siehe Abbilungd 1).
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